Từ 1/6/2025: Cá nhân kinh doanh nào phải xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?

Hộ kinh doanh theo NĐ 123/2020 và TT 78/2021 đã được yêu cầu chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022. Đặc biệt, từ 01/06/2025 (NĐ 70/2025), hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm và một số ngành nghề đặc thù bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng chung của chuyển đổi số trong kinh doanh. Hộ kinh doanh cá thể cần nắm vững các quy định mới để đảm bảo hợp pháp. Theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021, kể từ 01/07/2022 mọi hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử. Gần đây, Nghị định 70/2025 (có hiệu lực từ 01/06/2025) bổ sung đối tượng và phương thức xuất hóa đơn mới (máy tính tiền) cho một số hộ kinh doanh. Tìm hiểu: hóa đơn hộ kinh doanh là gì, hóa đơn hộ kinh doanh có thuế GTGT không, các trường hợp áp dụng mới (từ 01/06/2025) và hướng dẫn chi tiết thực hiện.

Định nghĩa hóa đơn cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh là cơ sở kinh doanh do cá nhân hoặc hộ gia đình tự thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình. Theo quy định hiện hành, hóa đơn dùng cho hộ kinh doanh thường là hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (không bao gồm thuế GTGT riêng biệt) thay vì hóa đơn giá trị gia tăng. Luật thuế GTGT phân định rõ: hóa đơn giá trị gia tăng chỉ áp dụng cho các tổ chức, cá nhân khai thuế theo phương pháp khấu trừ; hộ kinh doanh không thuộc diện này nên không được phép xuất hóa đơn GTGT. Thông tin thuế GTGT không được tách riêng trên hóa đơn bán hàng của hộ kinh doanh (không có VAT riêng).

Trong thời đại chuyển đổi số, hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh là chứng từ điện tử ghi nhận giao dịch bán hàng của hộ kinh doanh. Hóa đơn này có thể có mã của cơ quan thuế (khi sử dụng phần mềm ký điện tử và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế) hoặc là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (không cần chữ ký số nhưng phải kết nối dữ liệu với cơ quan thuế). Trước đây, nếu chưa chuyển đổi, hộ kinh doanh mua hóa đơn giấy đặt in của cơ quan thuế để kê khai; hiện nay, theo quy định mới, tất cả phải chuyển sang hóa đơn điện tử.

Tóm lại, hóa đơn của hộ kinh doanh là hóa đơn bán hàng hóa/dịch vụ do hộ lập (dạng bán hàng không ghi riêng thuế). Hiện nay, nhà nước khuyến khích xuất hóa đơn này dưới dạng điện tử để thuận tiện quản lý và tra cứu thông tin, giảm rủi ro thất lạc dữ liệu.

Quy định pháp lý về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, từ ngày 01/07/2022, tất cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể, Thông tư 78/2021 (Điều 6) xác định các trường hợp hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai (áp dụng thuế suất cố định) phải sử dụng hóa đơn điện tử.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu xuất hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử (loại bán hàng) từng lần phát sinh.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu cần lập hóa đơn thì được cấp hóa đơn điện tử từng lần.

Ngoài ra, các hộ kinh doanh ở khu vực kinh tế – xã hội khó khăn được hoãn sử dụng hóa đơn điện tử tối đa 12 tháng kể từ 01/07/2022 nếu chưa có hạ tầng công nghệ hoặc không giao dịch điện tử với cơ quan thuế.

Nghị định 70/2025 (01/06/2025) bổ sung quy định về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Theo đó, bổ sung đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên và các ngành nghề bán lẻ (trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng), dịch vụ ăn uống – nhà hàng – khách sạn; vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, giải trí (chiếu phim); các dịch vụ phục vụ cá nhân khác (salon, spa, gym, v.v.). Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải đảm bảo được in từ thiết bị có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế và không bắt buộc có chữ ký số. Các quy định mới này nhằm tăng cường minh bạch, chống thất thu thuế.

Tóm lại, hiện nay tất cả hộ kinh doanh đều phải áp dụng hóa đơn điện tử. Hộ kinh doanh có thu nhập trên 1 tỷ đồng mỗi năm hoặc kinh doanh trong các ngành nghề nêu trên sẽ phải sử dụng máy tính tiền kết nối thuế từ 01/06/2025. Các quy định này giúp hộ kinh doanh khai thuế chính xác hơn và giảm thủ tục giấy tờ.

Các trường hợp phải lập hóa đơn điện tử bằng máy tính tiền (từ 01/06/2025)

Căn cứ Nghị định 70/2025 và hướng dẫn của cơ quan thuế, từ 01/06/2025 các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc các nhóm sau phải lập hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

• Doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.
• Cơ sở bán lẻ trực tiếp (trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ; không bao gồm ô tô, mô tô, xe máy và các loại xe có động cơ khác).
• Ngành ăn uống, nhà hàng, khách sạn: kinh doanh dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn.
• Vận tải, giải trí: dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi giải trí (ví dụ chiếu phim).
• Dịch vụ phục vụ cá nhân khác: các dịch vụ chăm sóc cá nhân (salon, spa, gym, v.v.) theo phân loại ngành kinh tế.

Những đối tượng trên cần sử dụng máy tính tiền điện tử (có chức năng lập hóa đơn điện tử và kết nối internet) để xuất hóa đơn. Hóa đơn từ máy tính tiền vẫn có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử thông thường. Yêu cầu này giúp cơ quan thuế quản lý chính xác doanh thu lớn, tăng tính minh bạch trong kinh doanh.

Xem thêm: Thông báo từ Chi cục Thuế

Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho hộ kinh doanh:

• Tiết kiệm chi phí và thời gian: Không cần in ấn, lưu trữ giấy; chỉ cần phần mềm hoặc thiết bị điện tử để lập và gửi hóa đơn.
  Thủ tục nhanh gọn, tự động: Hóa đơn lập xong được truyền tự động đến cơ quan thuế. Việc kê khai thuế GTGT, TNCN (nếu có) trở nên đơn giản hơn với dữ liệu sẵn có.
• Quản lý minh bạch, dễ tra cứu: Dữ liệu hóa đơn điện tử được lưu trữ tập trung, giúp tổng hợp và đối chiếu doanh thu dễ dàng. Điều này tăng tính minh bạch và chống thất thu thuế.
  Hạn chế mất mát và sai sót: Hóa đơn điện tử không bị cháy rách hay thất lạc. Dữ liệu điện tử giảm thiểu sai sót tính toán, và có thể sao lưu phòng hờ.
• Phục vụ khách hàng tốt hơn: Hộ kinh doanh có thể gửi hóa đơn điện tử qua email ngay khi lập, tạo sự thuận tiện và chuyên nghiệp cho khách hàng.

Nhìn chung, hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh giảm thủ tục, tiết kiệm chi phí và phù hợp với xu hướng công nghệ.

Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Để áp dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần:

• Đăng ký với cơ quan thuế: Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế hoặc qua Cổng Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Chọn đăng ký trực tuyến, điền thông tin theo mẫu (01/ĐKTĐ-HĐĐT) và gửi. Cơ quan thuế sẽ phản hồi qua email trong 1 ngày. Nếu được chấp nhận, hộ kinh doanh sẽ nhận tài khoản để sử dụng hệ thống.
• Chuẩn bị hạ tầng: Đảm bảo có máy tính, kết nối internet. Nếu thuộc đối tượng bắt buộc, cần trang bị máy tính tiền điện tử được đăng ký với cơ quan thuế. Nếu dùng hóa đơn điện tử có ký số, cần chứng thư số hợp lệ.
• Lựa chọn phần mềm/thiết bị: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí của Tổng cục Thuế hoặc của đơn vị được cấp phép. Đối với máy tính tiền, chọn sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn của NĐ 70/2025 và được cơ quan chức năng phê duyệt.
  
• Lập và gửi hóa đơn: Khi bán hàng, nhập thông tin lên phần mềm/máy tính tiền; hệ thống tự động tạo hóa đơn điện tử. Gửi hóa đơn cho khách qua email hoặc in cuống giao khách ngay khi lập.
• Báo cáo và lưu trữ: Dùng dữ liệu hóa đơn điện tử để kê khai thuế định kỳ. Lưu trữ hóa đơn điện tử (file XML) tối thiểu 10 năm theo quy định. Thường xuyên kiểm tra cổng thuế để xác nhận dữ liệu hóa đơn đã được ghi nhận.
  Việc triển khai ban đầu có thể đòi hỏi làm quen, nhưng về lâu dài hóa đơn điện tử giúp tự động hóa quy trình kinh doanh và kê khai thuế, giảm thiểu rủi ro và thủ tục giấy tờ.

Kết luận

Hóa đơn điện tử là công cụ quản lý doanh thu hiện đại và bắt buộc đối với hộ kinh doanh. Hóa đơn hộ kinh doanh là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ (ở dạng điện tử). Theo quy định, mọi hộ kinh doanh đã phải chuyển sang hóa đơn điện tử từ 01/07/2022. Từ 01/06/2025, các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm hoặc kinh doanh trong các ngành nghề đặc thù sẽ bắt buộc lập hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Việc tuân thủ quy định này giúp hộ kinh doanh minh bạch tài chính và tuân thủ pháp luật dễ dàng hơn.

Bên cạnh đó, người đọc có thể liên hệ MAN – Master Accountant Network để nhận trao đổi và tư vấn nghiệp vụ giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và chính xác thông qua:

• Mobile / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn