Tuyển dụng Kế toán In-house hay thuê Dịch vụ Kế toán ngoài?

Trong bối cảnh kinh doanh biến động và quy định pháp lý ngày càng phức tạp, bộ phận kế toán không chỉ ghi chép sổ sách mà còn giữ vai trò chiến lược trong việc bảo đảm sức khỏe tài chính và tuân thủ của doanh nghiệp. Với CEO, mục tiêu luôn là minh bạch tài chính, tối ưu chi phí và giảm rủi ro pháp lý.

Trước yêu cầu tinh gọn bộ máy và tập trung vào hoạt động cốt lõi, bài toán đặt ra là: Nên thuê kế toán ngoài hay In-house? Đây không chỉ là vấn đề nhân sự mà là quyết định về mô hình vận hành và quản trị rủi ro dài hạn.

Bài viết này sẽ phân tích chuyên sâu hai mô hình đó là Kế toán In-house và Dịch vụ Kế toán Thuê ngoài, phần nào giúp CEO hiểu rõ ưu nhược điểm, chi phí, mức độ chuyên môn và các lưu ý pháp lý để đưa ra lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp.

Kế toán In-house: Kiểm soát tuyệt đối và Chi phí cố định

Lợi ích cũng như thách thức của Kế toán In-house

Kế toán In-house là nhân sự hoặc đội ngũ nhân sự được tuyển dụng và trực tiếp quản lý bởi công ty, là một phần của biên chế nội bộ. Giải pháp này từ lâu đã là mô hình truyền thống được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các Doanh nghiệp lớn, lựa chọn.

Lợi ích cốt lõi của Kế toán In-house

Để hiểu rõ giá trị mà mô hình này mang lại cho doanh nghiệp, chúng ta cùng đi vào từng lợi ích cụ thể dưới đây:

Khả năng kiểm soát tuyệt đối

Một Kế toán In-house có mặt tại văn phòng, cho phép CEO và các phòng ban khác kiểm soát trực tiếp quy trình làm việc, tiến độ xử lý hồ sơ, và chất lượng đầu ra. Mọi quy trình hạch toán, đối chiếu chứng từ, hay lập báo cáo nội bộ đều được thực hiện theo tiêu chuẩn và yêu cầu cụ thể của công ty.

Tính sẵn có và linh hoạt tức thời

Đây là ưu điểm lớn nhất. Kế toán In-house có khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh đột xuất hoặc cung cấp dữ liệu tài chính ngay lập tức cho ban lãnh đạo. Khi cần giải trình với cơ quan thuế hoặc kiểm toán viên, sự sẵn có của người phụ trách giúp quy trình diễn ra nhanh chóng, giảm thiểu độ trễ trong giao tiếp.

Hiểu biết sâu sắc về văn hóa và quy trình nội bộ

Nhân sự In-house sẽ thấm nhuần văn hóa công ty, nắm bắt tường tận mô hình kinh doanh, thói quen chi tiêu, và các quy trình đặc thù của từng phòng ban. Sự hiểu biết sâu sắc này giúp họ đưa ra các phân tích và dự báo tài chính chính xác hơn, phù hợp với chiến lược phát triển nội tại.

Tăng cường bảo mật thông tin

Khi mọi dữ liệu nhạy cảm được xử lý và lưu trữ trên hệ thống máy chủ nội bộ hoặc Cloud riêng của công ty, mức độ bảo mật sẽ được đảm bảo tối đa. Công ty có toàn quyền kiểm soát việc truy cập và chia sẻ thông tin.

Thách thức và hạn chế của Kế toán In-house

Để hiểu rõ những tác động này đến vận hành doanh nghiệp, chúng ta cùng đi sâu vào từng thách thức cụ thể dưới đây:

Chi phí cố định cao và dễ phình to

Việc tuyển dụng một Kế toán In-house đòi hỏi một khoản chi phí cố định đáng kể. Ngoài lương cơ bản, công ty phải chi trả:

Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp.
Chi phí tuyển dụng, đào tạo, và phát triển nghề nghiệp.
Chi phí phần mềm kế toán, thiết bị văn phòng, không gian làm việc.
Thưởng, phụ cấp và các phúc lợi khác.

Chi phí này không thay đổi ngay cả khi khối lượng công việc giảm, dẫn đến sự kém linh hoạt về mặt tài chính.

Rủi ro phụ thuộc vào cá nhân

Khi một kế toán giỏi hoặc kế toán trưởng nghỉ việc, công ty sẽ đối mặt với rủi ro thiếu hụt chuyên môn nghiêm trọng. Quá trình chuyển giao công việc thường mất thời gian và việc tìm kiếm, đào tạo người thay thế phù hợp có thể ảnh hưởng lớn đến tiến độ báo cáo và tuân thủ. Rủi ro này đặc biệt cao đối với SMEs (doanh nghiệp vừa và nhỏ) chỉ có một hoặc hai nhân sự kế toán.

Hạn chế về khả năng cập nhật chuyên môn

Kế toán In-house có thể bị hạn chế trong việc tiếp xúc với nhiều loại hình doanh nghiệp và các trường hợp phức tạp khác nhau. Việc cập nhật các Thông tư, Nghị định mới của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế cần sự chủ động từ phía cá nhân và chi phí đào tạo từ công ty.

Dịch vụ Kế toán thuê ngoài: Chuyên môn và tối ưu chi phí biến đổi

Lợi ích cũng như thách thức của Kế toán thuê ngoài

Dịch vụ Kế toán Thuê ngoài là việc giao phó một phần hoặc toàn bộ công việc kế toán, thuế và lương bổng cho một công ty dịch vụ chuyên nghiệp bên ngoài theo một hợp đồng đã định. Mô hình này đang trở thành xu hướng mạnh mẽ đối với các doanh nghiệp muốn tăng tính linh hoạt và hiệu quả.

Quý doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ kế toán chuyên nghiệp của MAN – Master Accountant Network.

Lợi ích Cốt lõi của Kế toán Thuê ngoài

Cùng MAN – Master Accountant Network tìm hiểu sâu vào từng khía cạnh cụ thể để thấy rõ vì sao mô hình kế toán thuê ngoài ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Tối ưu chi phí biến đổi

Đây là yếu tố hấp dẫn nhất đối với CEO. Bằng cách thuê ngoài, chi phí cố định cao của nhân sự In-house được chuyển thành chi phí biến đổi, chỉ thanh toán theo dịch vụ sử dụng. Hợp đồng có thể được điều chỉnh linh hoạt theo quy mô giao dịch, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể trong giai đoạn khởi nghiệp hoặc kinh doanh theo mùa vụ.

Chuyên môn cao và đa dạng

Các công ty dịch vụ kế toán thuê ngoài thường có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, được đào tạo chuyên sâu và thường xuyên xử lý các vấn đề phức tạp từ nhiều ngành nghề khác nhau. Họ có khả năng tiếp cận và xử lý những thay đổi pháp lý mới nhất một cách nhanh chóng, đảm bảo tính tuân thủ ở mức cao nhất. CEO được hưởng lợi từ kiến thức chuyên sâu của một đội ngũ mà không cần phải trả lương cho từng cá nhân.

Giảm rủi ro pháp lý và tuân thủ

Đơn vị thuê ngoài có trách nhiệm về tính chính xác và kịp thời của việc kê khai, báo cáo thuế. Trong hợp đồng, thường có các điều khoản quy định rõ trách nhiệm bồi thường nếu có sai sót dẫn đến phạt hành chính, giúp CEO chuyển giao phần lớn rủi ro tuân thủ cho bên dịch vụ.

Tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi

Với dịch vụ kế toán thuê ngoài, CEO và ban lãnh đạo có thể giải phóng thời gian và nguồn lực khỏi việc quản lý hành chính, nhân sự, và các vấn đề tuân thủ chi tiết, để tập trung hoàn toàn vào chiến lược phát triển, bán hàng, và đổi mới sản phẩm.

Thách thức và hạn chế

Để hiểu rõ những thách thức và hạn chế này tác động như thế nào tới hoạt động kế toán của doanh nghiệp, chúng ta cùng đi vào từng khía cạnh cụ thể dưới đây.

Giảm Khả năng Kiểm soát trực tiếp và Độ trễ giao tiếp

Do kế toán không có mặt thường xuyên tại công ty, CEO có thể cảm thấy giảm khả năng kiểm soát tức thời. Các yêu cầu dữ liệu hoặc phân tích gấp có thể gặp độ trễ nhất định. Cần thiết lập cơ chế giao tiếp và báo cáo rõ ràng qua hệ thống phần mềm để giảm thiểu rào cản này.

Rủi ro bảo mật phụ thuộc vào hợp đồng

Mặc dù dữ liệu được chia sẻ với bên thứ ba, rủi ro bảo mật vẫn tồn tại. Mức độ bảo mật hoàn toàn phụ thuộc vào tính chặt chẽ của Hợp đồng và Thỏa thuận Bảo mật Thông tin (NDA) giữa hai bên.

Thiếu sự hiểu biết sâu sắc về văn hóa Nội bộ

Đơn vị thuê ngoài, dù chuyên nghiệp đến mấy, cũng khó có thể nắm bắt được chi tiết văn hóa và các yếu tố phi tài chính của công ty như một nhân viên In-house. Điều này đôi khi có thể ảnh hưởng đến chất lượng tư vấn chiến lược dựa trên dữ liệu.

Vậy CEO cần cân nhắc điều gì? Nên thuê Kế toán ngoài hay In-house

Để CEO có cái nhìn rõ ràng và trực quan hơn giữa hai mô hình kế toán, bảng so sánh dưới đây tổng hợp các tiêu chí quan trọng nhất, kèm theo góc nhìn phân tích giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án phù hợp theo từng giai đoạn phát triển.

**Bảng:** Tổng hợp so sánh giữa 2 loại hình, nên thuê Kế toán ngoài hay In-house.
Tiêu chí	Kế toán In-house	Dịch vụ thuê ngoài	Phân tích
Chi phí	Cố định, cao hơn ban đầu (TCO lớn)	Biến đổi, linh hoạt hơn	Doanh nghiệp cần tối ưu chi phí giai đoạn đầu nên thuê ngoài. Doanh nghiệp ổn định có thể cân nhắc In-house.
Chuyên môn và cập nhật pháp luật	Giới hạn bởi kinh nghiệm cá nhân	Đội ngũ chuyên gia đa lĩnh vực, cập nhật pháp luật liên tục	Thuê ngoài đảm bảo chất lượng tuân thủ cao hơn, giảm rủi ro.
Khả năng kiểm soát	Cao, trực tiếp	Trung bình, chủ yếu dựa vào thỏa thuận hợp đồng và hệ thống Báo cáo	Doanh nghiệp cần kiểm soát tuyệt đối quy trình nên chọn In-house.
Rủi ro nghỉ việc	Cao, gián đoạn công việc	Thấp	Thuê ngoài đảm bảo tính liên tục của công việc.
Bảo mật	Nội bộ (cao)	Hợp tác với đơn vị uy tín, chuyên nghiệp thì hầu như bảo mật tuyệt đối.	Cần đánh giá mức độ nhạy cảm của thông tin, dữ liệu.
Quy mô	Doanh nghiệp lớn, quy trình phức tạp và giao dịch liên tục	SMEs, Startup, doanh nghiệp cần khi vào mùa cao điểm	Xác định rõ giai đoạn chủ chốt và phát triển hiện tại.

Từ bảng trên có thể thấy, không có mô hình nào “tối ưu tuyệt đối” cho mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần dựa vào quy mô, mức độ phức tạp trong vận hành và mục tiêu tối ưu chi phí, kiểm soát để chọn giải pháp phù hợp nhất cho từng giai đoạn phát triển.

Nếu doanh nghiệp có lượng lớn giao dịch mỗi ngày, nhiều chi nhánh và hoạt động đa quốc gia, Kế toán In-house có thể cần thiết cho việc kiểm soát chi tiết hàng ngày. Ngược lại, đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ (SMEs) hoặc các công ty khởi nghiệp (Startup) đang tìm kiếm sự linh hoạt, nên thuê kế toán ngoài để tiếp cận chuyên môn cao với chi phí hợp lý, tránh được những sai lầm kế toán thường gặp do thiếu kinh nghiệm nội bộ.

Công thức ước tính chi phí

Để có cái nhìn định lượng, doanh nghiệp cần phải phân tích Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO) của cả hai giải pháp. Từ đó đưa ra quyết định là nên thuê Kế toán ngoài hay In-house.

Chi phí Kế toán In-house (TCO cao)

Chi phí Kế toán In-house được xác định bởi công thức sau:

TCO = Lương cơ bản + Phúc lợi + Chi phí vận hành + Chi phí trang thiết bị + Chi phí đào tạo.

Ghi chú: Chi phí này là cố định và phải được chi trả hàng tháng, bất kể khối lượng công việc có đủ lớn hay không.

Chi phí sử dụng dịch vụ kế toán

Để xác định chính xác chi phí thuê Kế toán ngoài, cụ thể:

TCO = Phí dịch vụ + Chi phí phát sinh (nếu có)

Ghi chú: Chi phí này là biến đổi, dễ dự toán và thường đã bao gồm chi phí phần mềm, đào tạo, và chuyên môn của đội ngũ.

Từ công thức ước tính ở trên, doanh nghiệp đã có cái nhìn sơ bộ về chi phí và hiệu quả từng mô hình. Tuy nhiên, để tránh sai lệch trong đánh giá và hạn chế rủi ro tuân thủ. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ hơn về các ghi chú và trách nhiệm đi kèm với từng lựa chọn.

Ghi chú pháp lý và trách nhiệm

Để làm rõ hơn các yêu cầu tuân thủ và phạm vi trách nhiệm của từng mô hình kế toán, chúng ta cùng đi vào từng nhóm ghi chú pháp lý quan trọng dưới đây.

Trách nhiệm bảo mật thông tin

Trách nhiệm Bảo mật Thông tin là mối quan tâm hàng đầu khi nên thuê Kế toán ngoài hay In-house.

Đối với Thuê ngoài: Doanh nghiệp phải đảm bảo đơn vị dịch vụ cam kết bảo mật bằng Thỏa thuận Bảo mật Thông tin (Non-Disclosure Agreement – NDA) được đính kèm vào hợp đồng dịch vụ. NDA cần quy định rõ ràng về biện pháp kỹ thuật bảo mật, trách nhiệm của bên dịch vụ trong trường hợp rò rỉ, và cơ chế bồi thường.
Ghi chú Pháp lý: Cần tham khảo các quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân (đối với dữ liệu lương bổng, BHXH của nhân viên) và quy định về an toàn thông tin mạng đối với dữ liệu doanh nghiệp.

Quy định về Hợp đồng thuê ngoài

Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần xem xét kỹ các điều khoản sau trong hợp đồng dịch vụ kế toán:

Phạm vi Công việc (Scope of Work – SOW): Phải liệt kê chi tiết các công việc, từ kê khai thuế, lập báo cáo tài chính, đến việc nộp hồ sơ, nhằm tránh trường hợp thiếu sót gây ra phạt.
Điều khoản Chịu trách nhiệm Bồi thường: Đây là điều khoản cốt lõi. Hợp đồng phải quy định rõ ràng đơn vị dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm bồi thường (toàn bộ hoặc một phần) đối với các khoản phạt hành chính phát sinh do sai sót nghiệp vụ hoặc chậm trễ từ phía họ.
Tiêu chuẩn Chất lượng Dịch vụ (SLA): Quy định rõ thời gian phản hồi (turnaround time), tần suất và hình thức báo cáo, đảm bảo Ban Lãnh đạo luôn nhận được thông tin kịp thời.

Sau khi phân tích toàn diện, rõ ràng không có giải pháp nào là tối ưu tuyệt đối cho mọi doanh nghiệp. Quyết định nên thuê kế toán ngoài hay in-house phụ thuộc vào Giai đoạn phát triển của doanh nghiệp và Chiến lược Quản lý Rủi ro của Ban Lãnh đạo.

**Bảng:** Tóm tắt đánh giá nên thuê Kế toán ngoài hay In-house.
Mô hình doanh nghiệp	Khuyến nghị	Lý do
Startup, SMEs	Nên sử dụng dịch vụ kế toán ngoài	Tối ưu chi phí Biến đổi, tiếp cận Chuyên môn Cao, giảm rủi ro phụ thuộc vào cá nhân.
Quy mô lớn	Kế toán In-house	Kiểm soát Tuyệt đối, Khối lượng giao dịch lớn, Bảo mật thông tin tối đa.

Qua bảng tóm tắt đánh giá có thể thấy, mỗi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ phù hợp với một loại hình kế toán khác nhau. Startup và SME cần sự linh hoạt, chi phí tối ưu và chuyên môn sẵn có, nên thuê ngoài là lựa chọn hiệu quả. Trong khi đó, doanh nghiệp lớn đòi hỏi mức độ kiểm soát và bảo mật cao hơn, phù hợp với mô hình in-house kết hợp hỗ trợ chuyên sâu từ đơn vị dịch vụ. Việc chọn đúng mô hình ngay từ thời điểm hiện tại sẽ giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, giảm rủi ro và tối ưu hiệu quả tài chính lâu dài.

Kết luận

Dù doanh nghiệp lựa chọn xây dựng đội ngũ kế toán in-house hay thuê dịch vụ kế toán ngoài, mục tiêu cuối cùng vẫn là đảm bảo dữ liệu tài chính minh bạch, vận hành gọn nhẹ và tuân thủ pháp lý tuyệt đối. Mỗi mô hình đều có ưu – nhược điểm riêng và quyết định tối ưu phụ thuộc vào quy mô, đặc thù ngành nghề và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp đang cần một giải pháp vừa tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo chuyên môn vững vàng và giảm tối đa rủi ro tuân thủ, dịch vụ kế toán của MAN – Master Accountant Network sẽ là lựa chọn đáng cân nhắc. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và quy trình chuẩn hóa, MAN – Master Accountant Network sẵn sàng đồng hành để giúp doanh nghiệp của bạn vận hành hiệu quả và bền vững hơn.

Liên hệ ngay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời! MAN – Master Accountant Network rất hân hạnh được đồng hành cùng Quý doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.

Câu hỏi thường gặp về việc nên thuê Kế toán ngoài hay In-house

Doanh nghiệp mới thành lập nên chọn kế toán in-house hay thuê ngoài?

Đối với Startup và SMEs, thuê dịch vụ kế toán ngoài thường tối ưu hơn vì tiết kiệm chi phí, có sẵn chuyên môn và không phải lo đào tạo hay tuyển dụng.

Thuê kế toán ngoài có đảm bảo bảo mật dữ liệu tài chính không?

Đảm bảo, nếu doanh nghiệp chọn đơn vị uy tín và được Bộ Tài chính cấp phép như MAN - Master Accountant Network. Để đảm bảo, doanh nghiệp cần ký cam kết bảo mật (NDA) và áp dụng hệ thống quản lý dữ liệu chặt chẽ. Đây là điều bắt buộc trong ngành dịch vụ kế toán.

Thuê ngoài kế toán có chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu xảy ra sai sót không?

Các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán uy tín thường chịu trách nhiệm trong phạm vi hợp đồng và có quy trình kiểm soát để hạn chế rủi ro. Tuy nhiên, về pháp lý, Doanh nghiệp vẫn là bên chịu trách nhiệm cuối cùng trước cơ quan thuế.

Kế toán thuê ngoài có hỗ trợ làm việc với cơ quan thuế không?

Có. Hầu hết dịch vụ kế toán trọn gói đều hỗ trợ giải trình thuế, soát xét chứng từ, báo cáo, và đồng hành trong các đợt thanh tra, kiểm tra theo phạm vi hợp đồng.

Thuê ngoài có kiểm soát được tiến độ và chất lượng công việc không?

Có, thông qua hợp đồng dịch vụ, quy trình báo cáo định kỳ, đối soát chứng từ và KPI rõ ràng. Tại MAN - Master Accountant Network cung cấp hệ thống theo dõi realtime và luôn Báo cáo định kỳ.