Việc thuê dịch vụ kế toán ngày càng phổ biến với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ cách lựa chọn đúng đơn vị cung cấp dịch vụ phù hợp với nhu cầu thực tế. Nếu không cẩn trọng, việc sai lầm khi thuê dịch vụ kế toán có thể gây ra những rủi ro nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu kỹ những sai lầm phổ biến nhất khi thuê dịch vụ kế toán và làm thế nào để tránh được những vấn đề đó.

Hiểu sai về vai trò và trách nhiệm của dịch vụ kế toán

Một trong những sai lầm khi thuê dịch vụ kế toán mà nhiều doanh nghiệp thường mắc phải là đánh giá thấp vai trò của kế toán. Nhiều người cho rằng kế toán chỉ đơn thuần là việc nhập liệu và làm báo cáo thuế theo định kỳ, từ đó dẫn đến việc chỉ tìm kiếm dịch vụ giá rẻ mà bỏ qua yếu tố chuyên môn và kinh nghiệm của đơn vị cung cấp. Thực tế, kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn tài chính, tối ưu chi phí và hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác. Một dịch vụ kế toán chuyên nghiệp không chỉ giúp lập báo cáo thuế mà còn tư vấn cách tuân thủ pháp luật thuế, cập nhật kịp thời các chính sách mới và phân tích số liệu tài chính để giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Chính vì thế, việc hiểu sai về vai trò của dịch vụ kế toán sẽ khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng thuê dịch vụ không đảm bảo chất lượng, từ đó gặp khó khăn trong quản lý tài chính cũng như đối mặt với các rủi ro pháp lý.

Sai lầm khi thuê dịch vụ kế toán chỉ vì giá rẻ

Nhiều doanh nghiệp khi chọn dịch vụ kế toán chỉ dựa vào tiêu chí chi phí thấp mà bỏ qua yếu tố chất lượng và chuyên môn. Đây là một trong những sai lầm khi thuê dịch vụ kế toán phổ biến nhất. Dịch vụ kế toán giá rẻ thường không có đội ngũ nhân sự đủ trình độ, thiếu kinh nghiệm, đồng thời không thể cập nhật kịp thời các thay đổi về quy định thuế và kế toán. Điều này dễ dẫn đến việc báo cáo tài chính không chính xác, kê khai thuế sai lệch hoặc trễ hạn, gây ra các khoản phạt hành chính và mất uy tín với cơ quan quản lý thuế.

Bên cạnh đó, dịch vụ giá rẻ cũng thường thiếu sự tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ kịp thời khi doanh nghiệp gặp các tình huống phức tạp. Do vậy, lựa chọn dịch vụ kế toán chỉ vì giá rẻ mà không cân nhắc kỹ sẽ gây ra thiệt hại lâu dài lớn hơn nhiều so với khoản chi phí ban đầu.

Không kiểm tra kỹ năng và uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán

Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sai lầm khi thuê dịch vụ kế toán là doanh nghiệp không dành thời gian đánh giá kỹ năng chuyên môn cũng như uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ. Thông thường, các doanh nghiệp chỉ quan tâm đến giá cả hoặc đơn vị có quảng cáo rầm rộ mà bỏ qua việc xác minh giấy phép kinh doanh, chứng chỉ hành nghề của đội ngũ kế toán viên, cũng như xem xét các phản hồi từ khách hàng trước đó.

Việc thiếu sự đánh giá kỹ lưỡng như vậy khiến doanh nghiệp có thể chọn nhầm đối tác không đủ năng lực, không đảm bảo quy trình làm việc chuyên nghiệp và không có cam kết bảo mật thông tin. Những vấn đề này ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của báo cáo tài chính và bảo mật dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.

Sai lầm khi thuê dịch vụ kế toán là phó mặc hoàn toàn và không giám sát quá trình làm việc

Rất nhiều doanh nghiệp sau khi thuê dịch vụ kế toán thường có tâm lý “phó mặc” toàn bộ cho đơn vị cung cấp mà không chủ động giám sát hoặc kiểm tra quá trình thực hiện. Điều này là một trong những sai lầm khi thuê dịch vụ kế toán rất phổ biến và gây ra nhiều rủi ro. Dù dịch vụ kế toán thực hiện công việc, nhưng trách nhiệm pháp lý vẫn thuộc về doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp không thường xuyên theo dõi, kiểm tra số liệu, và không phối hợp cung cấp đầy đủ chứng từ, thông tin cần thiết, rất dễ xảy ra tình trạng báo cáo sai lệch, nộp thuế chậm hoặc không đúng hạn, dẫn đến các khoản phạt không mong muốn. Do đó, dù đã thuê dịch vụ, doanh nghiệp vẫn cần giữ sự chủ động trong việc yêu cầu báo cáo định kỳ và kiểm tra số liệu để đảm bảo tính minh bạch và chính xác.

Ký hợp đồng không rõ ràng – một sai lầm nghiêm trọng khi thuê dịch vụ kế toán

Một trong những sai lầm thường bị bỏ qua khi doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán là không đọc kỹ hợp đồng hoặc thỏa thuận dịch vụ trước khi ký kết. Việc này khiến doanh nghiệp mất quyền lợi khi có sai sót hoặc tranh chấp phát sinh.

Hợp đồng cung cấp dịch vụ kế toán cần có các điều khoản rõ ràng về phạm vi công việc, trách nhiệm của bên cung cấp dịch vụ và bên thuê, quy định về bảo mật thông tin, mức phí dịch vụ và cách thanh toán, cũng như các điều khoản xử lý vi phạm hợp đồng. Thiếu một hợp đồng chặt chẽ sẽ khiến doanh nghiệp khó khăn trong việc bảo vệ quyền lợi pháp lý, gây ra thiệt hại về cả tài chính và uy tín.

Ví dụ thực tế về sai lầm khi thuê dịch vụ kế toán

Thực tế, có nhiều doanh nghiệp đã phải chịu hậu quả nghiêm trọng chỉ vì những sai lầm khi thuê dịch vụ kế toán. Chẳng hạn, một công ty nhỏ đã bị truy thu và phạt thuế lên đến gần 100 triệu đồng do đơn vị kế toán thuê không hiểu rõ đặc thù ngành nghề, dẫn đến kê khai thuế GTGT và thuế TNDN sai lệch. Một startup khác đã bỏ lỡ cơ hội gọi vốn đầu tư vì báo cáo tài chính không minh bạch và thiếu chi tiết, nguyên nhân bắt nguồn từ việc đơn vị dịch vụ kế toán chỉ làm báo cáo mang tính hình thức mà không tư vấn, phân tích số liệu. Một doanh nghiệp sản xuất còn bị phạt hành chính do đơn vị kế toán không cập nhật kịp thời quy định mới về hóa đơn điện tử, dẫn đến lập hóa đơn sai mẫu và bị xử phạt.

Những câu chuyện này minh chứng rõ ràng rằng việc thuê dịch vụ kế toán không đúng cách không chỉ ảnh hưởng đến tài chính mà còn có thể làm tổn hại uy tín và vận hành của doanh nghiệp.

Làm sao để tránh sai lầm khi thuê dịch vụ kế toán?

Để tránh được những sai lầm khi thuê dịch vụ kế toán, doanh nghiệp cần thận trọng và có chiến lược lựa chọn đối tác phù hợp. Trước hết, doanh nghiệp nên ưu tiên chọn những đơn vị có uy tín trên thị trường, có giấy phép hoạt động đầy đủ, đội ngũ kế toán viên có chứng chỉ hành nghề và kinh nghiệm đa dạng trong các ngành nghề. Tiếp theo, cần dành thời gian đọc kỹ các điều khoản trong hợp đồng dịch vụ, đảm bảo các quyền lợi, trách nhiệm và mức phí được quy định rõ ràng, minh bạch.

Hơn nữa, doanh nghiệp không nên phó mặc hoàn toàn quá trình kế toán cho đơn vị cung cấp mà cần chủ động phối hợp, cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ và thường xuyên kiểm tra, giám sát các báo cáo tài chính. Cuối cùng, việc chọn đơn vị am hiểu ngành nghề và cập nhật liên tục các quy định mới về kế toán, thuế cũng rất quan trọng để tránh sai sót không đáng có.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác kế toán đáng tin cậy, bạn có thể tham khảo dịch vụ tại MAN – dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, nơi đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong việc xử lý các vấn đề tài chính một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Tham khảo thêm

Để cập nhật các thông tin mới nhất về chính sách thuế và quy định kế toán, bạn có thể truy cập Cổng thông tin điện tử của Bộ Tài chính tại địa chỉ https://www.mof.gov.vn, nơi cung cấp nguồn tin chính thức và đa dạng, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản lý tài chính.

Kết luận

Việc thuê dịch vụ kế toán là quyết định quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Tuy nhiên, nếu không lựa chọn đúng đối tác và không giám sát kỹ lưỡng, doanh nghiệp rất dễ mắc phải những sai lầm khi thuê dịch vụ kế toán với hệ quả nghiêm trọng. Hiểu rõ vai trò của kế toán, chú trọng đến chất lượng dịch vụ thay vì chỉ tập trung vào chi phí, kiểm tra năng lực đơn vị cung cấp và đảm bảo hợp đồng minh bạch chính là những bước cần thiết giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro và phát triển bền vững.