Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là một nghiệp vụ quen thuộc đối với kế toán các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào người mua hàng cũng là tổ chức hay doanh nghiệp có đầy đủ thông tin pháp lý. Nhiều trường hợp người mua là cá nhân – không có mã số thuế – khiến không ít doanh nghiệp lúng túng khi lập hóa đơn. Vậy, trong trường hợp này, hóa đơn cần ghi những thông tin gì? Có cần ghi tên, địa chỉ người mua? Mã số thuế có bắt buộc không?
Để tháo gỡ vướng mắc này, ngày 28/3/2025, Chi cục Thuế khu vực XVII đã ban hành Công văn số 157/CCTKV.XVII-QLDN1 hướng dẫn cụ thể cách ghi thông tin trên hóa đơn khi người mua là cá nhân. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp đầy đủ quy định hiện hành, hướng dẫn ghi hóa đơn và cách xử lý khi có sai sót, giúp doanh nghiệp yên tâm thực hiện đúng quy định.
Cơ sở pháp lý về xuất hóa đơn cho cá nhân
Khi đề cập đến việc lập hóa đơn GTGT cho cá nhân, chúng ta cần căn cứ vào Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ – quy định về hóa đơn, chứng từ.
Cụ thể, khoản 5 Điều 10 của Nghị định này nêu rõ:
“Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải ghi mã số thuế của người mua.”
Và quan trọng hơn, quy định tiếp tục bổ sung:
“Đối với một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân mà không cần xác định cụ thể người mua thì người bán không bắt buộc phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ người mua trên hóa đơn.”
Như vậy, pháp luật đã có sự linh hoạt đối với các giao dịch với khách hàng là cá nhân. Đây là một điểm hợp lý nhằm giảm tải thủ tục, đồng thời phù hợp với thực tế mua bán hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng – nơi mà người mua không luôn cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân.
Hướng dẫn cách ghi thông tin người mua trên hóa đơn GTGT
Dựa trên quy định tại khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và nội dung Công văn số 157/CCTKV.XVII-QLDN1, khi lập hóa đơn GTGT cho cá nhân, doanh nghiệp cần phân biệt rõ từng tình huống cụ thể.
Trường hợp cá nhân có mã số thuế
Khi người mua là cá nhân và có cung cấp mã số thuế, việc lập hóa đơn sẽ được thực hiện đầy đủ như sau:
- Ghi tên người mua theo đúng thông tin được cung cấp;
- Ghi địa chỉ nơi cư trú hoặc nơi đăng ký thuế của cá nhân;
- Ghi mã số thuế của người mua.
Cách ghi này không khác gì khi xuất hóa đơn cho tổ chức hoặc hộ kinh doanh. Tuy nhiên, trên thực tế, không nhiều cá nhân nắm rõ mã số thuế của mình hoặc sẵn sàng cung cấp thông tin.
Trường hợp cá nhân không có mã số thuế
Đây là tình huống phổ biến nhất. Cá nhân mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ không đăng ký mã số thuế. Trong trường hợp này, theo quy định pháp luật và công văn hướng dẫn, doanh nghiệp:
- Không bắt buộc ghi mã số thuế của người mua;
- Vẫn cần ghi tên và địa chỉ nếu người mua cung cấp.
Ví dụ:
Tên người mua: Nguyễn Văn A
Địa chỉ: Số 123 đường ABC, phường XYZ, quận 1, TP. HCM
Mã số thuế: (không ghi)
Tuy nhiên, nếu khách hàng không cung cấp thông tin, người bán có thể xử lý theo trường hợp số 3 dưới đây.
Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ đặc thù cho cá nhân tiêu dùng
Đây là điểm mới đáng lưu ý: Pháp luật cho phép doanh nghiệp không ghi tên và địa chỉ người mua nếu thuộc các giao dịch “đặc thù” – ví dụ như bán lẻ tại siêu thị, cửa hàng tiện lợi, dịch vụ ăn uống, vận chuyển, vé xem phim…
Chi cục Thuế khu vực XVII cũng xác nhận điều này trong Công văn số 157:
“Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua.”
Việc không ghi tên, địa chỉ người mua giúp đơn giản hóa thủ tục, đồng thời phù hợp với đặc điểm ngành nghề có giao dịch nhỏ, thường xuyên, số lượng lớn.
Xử lý hóa đơn sai sót: Áp dụng Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Dù đã nắm rõ quy định, không hiếm trường hợp kế toán doanh nghiệp lập sai hóa đơn – điền sai tên người mua, nhầm lẫn thông tin, xuất sai ngày… Khi đó, cần áp dụng đúng quy trình xử lý hóa đơn sai sót theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Các tình huống sai sót thường gặp:
- Ghi nhầm tên người mua là cá nhân;
- Nhập sai địa chỉ;
- Ghi nhầm mã số thuế (nếu có);
- Sai số tiền hoặc thuế suất.
Cách xử lý theo Điều 19:
Tùy vào thời điểm phát hiện sai sót và việc hóa đơn đã được kê khai thuế hay chưa, doanh nghiệp sẽ xử lý theo một trong ba phương án sau:
Trường hợp hóa đơn chưa kê khai thuế:
Doanh nghiệp lập biên bản thu hồi hóa đơn có sai sót (có chữ ký xác nhận của cả hai bên), sau đó xuất lại hóa đơn mới với thông tin chính xác.
Trường hợp hóa đơn đã kê khai thuế:
Hóa đơn sai không được phép hủy. Thay vào đó, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh – ghi rõ nội dung điều chỉnh tăng hoặc giảm – kèm theo biên bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua.
Trường hợp hóa đơn điện tử:
Việc điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn sẽ được thực hiện trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử, tuân theo hướng dẫn từ nhà cung cấp giải pháp và đúng quy trình xử lý sai sót đã đăng ký với cơ quan thuế.
Việc xử lý đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế, đồng thời hạn chế việc bị cơ quan thuế ấn định thuế do hóa đơn sai thông tin.
Chi cục Thuế khu vực XVII hướng dẫn cụ thể trong Công văn số 157/CCTKV.XVII-QLDN1
Ngày 28/3/2025, Chi cục Thuế khu vực XVII đã ban hành Công văn số 157/CCTKV.XVII-QLDN1 nhằm hướng dẫn cụ thể cách ghi thông tin trên hóa đơn GTGT khi người mua là cá nhân.
Tóm tắt nội dung chính:
- Việc ghi tên, địa chỉ, mã số thuế người mua thực hiện theo khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
- Nếu cá nhân không có mã số thuế, hóa đơn không cần ghi mã số thuế;
- Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân thì không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua trên hóa đơn;
- Nếu phát hiện sai sót, xử lý theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Công văn này có tính chất nhắc nhở và hướng dẫn thực tế cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, thường xuyên giao dịch với cá nhân tiêu dùng cuối cùng.
Một số lưu ý khi xuất hóa đơn cho cá nhân
Để đảm bảo việc lập hóa đơn chính xác và tránh rắc rối về sau, doanh nghiệp nên lưu ý:
- Xác nhận rõ thông tin người mua trước khi xuất hóa đơn: Nếu là cá nhân, hỏi rõ có cung cấp mã số thuế hay không.
- Trường hợp không có MST, chỉ cần ghi tên, địa chỉ – hoặc không ghi gì nếu thuộc trường hợp đặc thù.
- Kiểm tra kỹ trước khi ký số, gửi hóa đơn điện tử – vì khi đã phát hành rất khó sửa đổi.
- Lưu lại biên bản điều chỉnh (nếu có) trong trường hợp hóa đơn sai – để chứng minh thiện chí và tuân thủ quy định.]
Kết luận
Việc xuất hóa đơn cho cá nhân – đặc biệt là những người không có mã số thuế – không còn là vấn đề phức tạp nếu doanh nghiệp nắm rõ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và áp dụng linh hoạt theo từng trường hợp. Công văn số 157/CCTKV.XVII-QLDN1 của Chi cục Thuế khu vực XVII chính là sự khẳng định rõ ràng, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đúng, đủ và hợp lý.
Bên cạnh đó, người đọc có thể liên hệ MAN – Master Accountant Network để nhận trao đổi và tư vấn nghiệp vụ giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và chính xác thông qua:
- Mobile / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Nội dung liên quan
Tin tức
Tin tức
Tin tức
Tin tức
Tin tức
Tin tức