Người lao động tự quyết toán thuế phải nộp chứng từ đã khấu trừ thuế

Theo Công văn số 1992/CT-CS do Cục Thuế ban hành ngày 24/6/2025, người lao động nếu tự thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) sẽ phải nộp chứng từ khấu trừ thuế trong hồ sơ quyết toán, nhằm chứng minh số thuế đã được khấu trừ trong năm.

Tài liệu: Công văn số 1992/CT-CS

Không ủy quyền thì phải có chứng từ

Căn cứ khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, nếu người lao động ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế.

Tuy nhiên, trong trường hợp người lao động tự quyết toán thuế, doanh nghiệp có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế để cá nhân nộp kèm hồ sơ.

Chứng từ khấu trừ là căn cứ đối chiếu thông tin thu nhập

Cục Thuế cho biết, có những trường hợp cá nhân quyết toán thuế trước thời điểm doanh nghiệp quyết toán, dẫn đến hệ thống thuế chưa có thông tin đầy đủ. Khi đó, chứng từ khấu trừ là tài liệu quan trọng để cơ quan thuế đối chiếu số thuế đã nộp và mức thu nhập thực tế của cá nhân.

Nếu doanh nghiệp đã hoàn thành quyết toán và cập nhật dữ liệu lên hệ thống, người lao động vẫn cần giữ chứng từ để đối chiếu chéo thông tin thu nhập và thuế đã khấu trừ, tránh sai sót từ phía doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp ngừng hoạt động

Trong trường hợp doanh nghiệp đã chấm dứt hoạt động và không thể cấp chứng từ khấu trừ, cơ quan thuế sẽ căn cứ dữ liệu nội bộ để xử lý hồ sơ quyết toán cho người lao động. Tuy nhiên, cá nhân vẫn nên chuẩn bị các tài liệu liên quan để đảm bảo tính minh bạch và chủ động.

Từ 1/6/2025: Áp dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử

Theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân dưới dạng điện tử sẽ chính thức được áp dụng từ ngày 1/6/2025. Cả doanh nghiệp và người lao động cần chủ động cập nhật quy trình lưu trữ, ký số và gửi chứng từ theo đúng hướng dẫn của các văn bản pháp luật mới nhằm đảm bảo việc quyết toán thuế diễn ra thuận lợi, hợp lệ và đúng hạn.

Cơ sở pháp lý

Thông tư 111/2013/TT-BTC – Hướng dẫn thực hiện Luật Thuế TNCN (áp dụng từ 1/10/2013)
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Điều 44 – Về thời hạn quyết toán thuế
Nghị định 70/2025/NĐ-CP – Về chứng từ thuế điện tử
Thông tư 32/2025/TT-BTC – Hướng dẫn thi hành Nghị định 70

Kết luận

Người lao động tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân cần lưu ý chuẩn bị đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế để tránh sai sót và chậm trễ trong việc hoàn thuế. Việc nắm rõ quy định và phối hợp với doanh nghiệp sẽ giúp quá trình quyết toán diễn ra minh bạch, chính xác và hiệu quả hơn.