Công Tác Phí Có Tính Thuế TNCN Không? Hướng Dẫn Chi Tiết 2025

Giải đáp chi tiết về việc công tác phí có tính thuế TNCN không theo quy định mới nhất. Phân tích các trường hợp được miễn thuế và hướng dẫn cách tính thuế TNCN đối với công tác phí.

Tổng quan về công tác phí và thuế TNCN

Công tác phí là khoản chi phí mà doanh nghiệp chi trả cho người lao động khi đi công tác xa nơi cư trú của họ. Công tác phí bao gồm nhiều khoản như chi phí đi lại, ăn ở, sinh hoạt phí trong quá trình đi công tác. Theo quy định hiện hành, một số khoản công tác phí sẽ được miễn thuế thu nhập cá nhân (TNCN), một số khác lại phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Để xác định công tác phí có phải tính thuế TNCN hay không, cần căn cứ vào quy định tại Thông tư số 111/2013/TT-BTC và Thông tư số 92/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính. Cụ thể:

• Trường hợp công tác phí chi trả theo quy định của Nhà nước, trong phạm vi định mức hoặc có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thì sẽ được miễn thuế TNCN.
• Nếu công tác phí chi trả cao hơn mức quy định, hoặc chi không đúng quy định, thiếu hồ sơ, chứng từ thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Phân tích chi tiết: Công tác phí có tính thuế TNCN không?

Căn cứ theo Điều 11 Thông tư 92/2015/TT-BTC, công tác phí được miễn thuế trong những trường hợp sau:

• Khoản công tác phí nằm trong định mức quy định của Nhà nước. Cụ thể:
  • Tiền phụ cấp lưu trú tối đa 800.000 đồng/ngày khi đi công tác ở TP. Hà Nội, TP. HCM và 650.000 đồng/ngày đối với các địa phương khác.
  • Tiền phụ cấp đi lại bằng phương tiện công cộng (máy bay, tàu hỏa, xe khách..) theo giá vé hợp lý trên chứng từ.
  • Sinh hoạt phí tối đa 150.000 đồng/ngày khi đi công tác.
• Chi phí công tác phí có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định về thuế. Số tiền theo chứng từ được miễn không vượt quá quy định nêu trên.

Trường hợp công tác phí phải tính thuế TNCN:

• Công tác phí chi trả cao hơn mức quy định, khoản vượt định mức sẽ tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
• Chi công tác phí không đúng quy định, thiếu hóa đơn chứng từ hợp lệ.
• Khoán công tác phí, tiền ăn không đúng theo quy định.

Ví dụ:

• Anh A đi công tác 5 ngày tại Hà Nội, được chi phí lưu trú 3 triệu đồng (600.000 đồng/ngày), vé máy bay 4 triệu đồng, sinh hoạt phí 800.000 đồng. Các khoản chi có đầy đủ hóa đơn chứng từ. Vậy:
• Tiền lưu trú được miễn thuế: 800.000 x 5 = 4 triệu đồng
• Tiền vé máy bay được miễn thuế: 4 triệu đồng
• Sinh hoạt phí được miễn thuế: 150.000 x 5 = 750.000 đồng => Tổng miễn thuế là 8,75 triệu đồng. Phần chi phí lưu trú vượt mức (3 triệu – 4 triệu = -1 triệu đồng) và phần sinh hoạt phí vượt (800.000 – 750.000 = 50.000 đồng) sẽ tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của anh A.

Như vậy, để được miễn thuế TNCN, công tác phí phải đảm bảo đúng định mức quy định, có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ. Những khoản chi vượt định mức hoặc không đúng quy định sẽ phải tính vào thu nhập tính thuế TNCN của người lao động.

Hướng dẫn tính thuế TNCN với công tác phí

Đối với phần công tác phí vượt mức được miễn thuế, phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Thuế TNCN sẽ được tính trên tổng thu nhập vượt mức này cùng với các khoản thu nhập khác như lương, thưởng… Công thức tính thuế TNCN phải nộp như sau:

Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế x Thuế suất

Trong đó:

• Thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ
• Tổng thu nhập chịu thuế gồm lương, thưởng, phần công tác phí vượt mức miễn thuế…
• Các khoản giảm trừ gồm giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm xã hội bắt buộc, từ thiện nhân đạo…
• Thuế suất áp dụng theo Biểu thuế lũy tiến từng phần, từ 5% đến 35% tùy theo thu nhập tính thuế.

Ví dụ:

• Chị B có tổng thu nhập trong tháng là 30 triệu đồng, trong đó lương cơ bản 25 triệu đồng, thưởng 2 triệu đồng, công tác phí 5 triệu đồng (vượt mức miễn thuế 2 triệu). Chị B chỉ được giảm trừ gia cảnh bản thân 11 triệu đồng/tháng. Tính thuế TNCN phải nộp của chị B:
• Thu nhập chịu thuế = 25 triệu + 2 triệu + 2 triệu = 29 triệu đồng
• Thu nhập tính thuế = 29 triệu – 11 triệu = 18 triệu đồng
• Tra Biểu thuế lũy tiến, thu nhập 18 triệu đồng thuộc bậc 3, thuế suất 15% => Thuế TNCN phải nộp = 15% x 18 triệu = 2,7 triệu đồng

Bảng tổng hợp mức công tác phí được miễn thuế: STT Nội dung Mức được miễn thuế 1 Phụ cấp lưu trú – TP. Hà Nội, TP. HCM: 800.000 đ/ngày – Các địa phương khác: 650.000 đ/ngày 2 Phụ cấp đi lại Theo giá vé hợp lý trên hóa đơn chứng từ 3 Sinh hoạt phí 150.000 đ/ngày

Khi chi công tác phí, cần lưu ý để trong phạm vi mức miễn thuế, có đủ chứng từ theo quy định để tránh phải tính thêm thuế TNCN.

Quy định mới về công tác phí và thuế TNCN

Từ năm 2024, mức miễn thuế TNCN đối với công tác phí có một số thay đổi so với quy định cũ như sau:

• Mức phụ cấp lưu trú tối đa được miễn thuế tăng lên:
  • 1 triệu đồng/ngày khi công tác tại TP. Hà Nội, TP. HCM (tăng 200k so với trước)
  • 800.000 đồng/ngày với địa phương khác (tăng 150k)
• Quy định về chứng từ được nới lỏng hơn. Trường hợp chi tiền ăn cho người lao động có thể không cần chứng từ thanh toán nếu có bảng kê khai chi tiết có xác nhận của người sử dụng lao động.
• Tiền đi lại bằng phương tiện cá nhân được miễn thuế. Mức chi phí tính theo km thực tế nhưng không vượt quá 4.400 đồng/km.
• Các khoản chi công tác như thuê xe, thuê phòng, chi phí hội nghị… có hóa đơn trên 20 triệu đồng sẽ phải thực hiện kê khai thuế TNCN.

So với trước, quy định về công tác phí được miễn thuế TNCN đã được nới lỏng hơn, giúp người lao động giảm gánh nặng thuế phải nộp. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng cần lưu ý cập nhật và điều chỉnh chính sách chi trả công tác phí phù hợp quy định mới.

Hồ sơ và thủ tục kê khai thuế TNCN với công tác phí

Đối với doanh nghiệp chi trả công tác phí vượt quá mức miễn thuế, cần thực hiện kê khai thuế TNCN cho người lao động. Hồ sơ kê khai thuế gồm:

• Tờ khai thuế TNCN theo mẫu 05/KK-TNCN
• Phụ lục tổng hợp lương công tác phí vượt mức quy định
• Bảng kê 05-1/BK-TNCN (nếu có)
• Bản chụp chứng từ công tác phí

Hồ sơ kê khai được nộp cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý hoặc qua đường bưu điện. Thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng/quý tùy theo kỳ khai thuế của doanh nghiệp.

Nếu có phát sinh công tác phí tính thuế TNCN đột xuất, doanh nghiệp cần lập hồ sơ khai bổ sung và nộp cho cơ quan thuế trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh khoản công tác phí đó.

Việc kê khai, khấu trừ thuế TNCN với công tác phí đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị phạt về thuế sau này. Đồng thời cũng giúp người lao động không phải tự đi nộp thuế, giảm bớt thủ tục giấy tờ.

Xem thêm: Cách tính thu nhập chịu thuế TNCN cơ bản, nhanh nhất

Một số câu hỏi thường gặp về công tác phí và thuế TNCN

• Nếu công ty chi công tác phí theo ngày thì cần chứng từ gì? => Công ty cần lập Bảng kê chi tiết số ngày công tác của từng người trong tháng có xác nhận của giám đốc.
• Hóa đơn đổ xăng có được tính vào công tác phí? => Nếu là xăng xe cá nhân đi công tác thì không được tính. Phải có hóa đơn thuê xe thì mới hợp lý.
• Công tác phí khi đi nước ngoài thì quy định thế nào? => Mức công tác phí nước ngoài áp dụng theo quy chế của công ty, phải có chứng từ quy đổi sang VND. Nếu không có chứng từ thì chỉ được miễn thuế TNCN tối đa 2,5 triệu/ngày.
• Công tác phí cao hơn mức quy định thì có cần kê khai thuế TNCN không? => Bắt buộc phải kê khai thuế TNCN, khoản vượt mức sẽ tính vào thu nhập tính thuế của người lao động.
• Một tháng đi công tác nhiều nơi khác nhau thì áp dụng mức miễn thuế thế nào? => Được căn cứ vào từng nơi công t

Kết luận và khuyến nghị

Quy định về công tác phí và thuế TNCN liên quan đến công tác phí khá phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ để tránh rủi ro về thuế. Nhìn chung, để công tác phí được miễn thuế TNCN thì cần đảm bảo các yếu tố quan trọng sau:

• Chi trong phạm vi định mức quy định của Nhà nước về tiền lưu trú, tiền đi lại, sinh hoạt phí.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định của pháp luật về thuế.
• Những khoản chi vượt mức quy định hoặc khoán chi không đúng quy định sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Từ năm 2024, mức miễn thuế cho công tác phí đã được điều chỉnh tăng lên, cũng như quy định về chứng từ có phần linh hoạt hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần cập nhật kịp thời các thay đổi này để điều chỉnh chính sách và thủ tục chi trả công tác phí phù hợp, tránh sai sót.

Đối với người lao động, cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán để cung cấp đầy đủ chứng từ công tác phí, tránh phát sinh thu nhập tính thuế TNCN. Trường hợp vẫn có khoản công tác phí tính thuế thì cần kê khai đầy đủ, tránh rủi ro bị phạt về sau.

Nếu có bất cứ vấn đề gì liên quan đến công tác phí và thuế TNCN, doanh nghiệp và người lao động nên tham khảo ý kiến tư vấn từ các chuyên gia thuế, kế toán để có hướng xử lý phù hợp nhất.

Cần tư vấn chi tiết hơn về chính sách công tác phí và thuế TNCN? 

MAN – Master Accountant Network sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp bạn. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ

MAN – Master Accountant Network 

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Bình Thuận, Quận 7, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn
• Đăng ký tư vấn ngay hôm nay để được hỗ trợ kịp thời, hiệu quả!

Tổng hợp lại, bài viết trên cung cấp thông tin chi tiết và hướng dẫn về công tác phí có tính thuế TNCN không, phân tích đầy đủ các trường hợp cụ thể cũng như cập nhật những thay đổi trong quy định mới từ năm 2024. Để đảm bảo an toàn về thuế, doanh nghiệp và người lao động cần chú ý:

• Nắm rõ các quy định về mức miễn thuế, chứng từ công tác phí
• Kê khai, tính thuế TNCN với công tác phí vượt mức đầy đủ, kịp thời
• Cập nhật phù hợp với những thay đổi trong quy định áp dụng từ 2024
• Tham khảo ý kiến chuyên gia khi có vướng mắc

Hy vọng bài viết là nguồn thông tin hữu ích, giúp độc giả giải đáp thắc mắc về việc công tác phí có tính thuế TNCN không. Hãy liên hệ ngay với MAN để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết nhất!