Cục Hải quan hướng dẫn xử lý chứng từ ghi địa chỉ cũ sau sáp nhập hành chính

Theo Công văn số 12252/CHQ-GSQL ngày 03/7/2025, người khai hải quan vẫn được sử dụng chứng từ có thông tin địa chỉ cũ để làm thủ tục, trong thời gian hoàn thiện cập nhật địa chỉ mới sau khi sắp xếp đơn vị hành chính.

Việc sáp nhập và điều chỉnh địa giới hành chính theo quy hoạch mới của Nhà nước đang tác động mạnh đến hoạt động của các doanh nghiệp, đặc biệt trong công tác cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh, nơi đặt trụ sở. Để tránh gián đoạn hoạt động xuất nhập khẩu trong giai đoạn chuyển tiếp, Cục Hải quan đã ban hành Công văn số 12252/CHQ-GSQL ngày 03/7/2025, hướng dẫn cụ thể việc xử lý hồ sơ hải quan trong trường hợp doanh nghiệp chưa cập nhật kịp địa chỉ mới.

Chứng từ hải quan ghi địa chỉ cũ vẫn hợp lệ

Theo quy định tại công văn trên, kể từ ngày 01/7/2025, người khai hải quan vẫn được sử dụng chứng từ có thông tin địa chỉ cũ để làm thủ tục tại cơ quan hải quan trong thời gian chưa hoàn tất việc thay đổi địa chỉ. Điều này áp dụng đối với các loại chứng từ phổ biến như:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Hóa đơn thương mại
Vận đơn
Hợp đồng ngoại thương
Phiếu đóng gói
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Giấy kiểm tra chất lượng, kiểm dịch
Các loại giấy phép theo địa chỉ cũ

Cơ quan hải quan sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ mà không yêu cầu xuất trình lại chứng từ có thông tin địa chỉ mới, giúp doanh nghiệp tránh phát sinh thủ tục, chi phí và thời gian không cần thiết trong giai đoạn chuyển tiếp.

Chi tiết văn bản và hướng dẫn chính thức có thể tham khảo tại LuatVietnam.net.

Trách nhiệm cập nhật thông tin vẫn thuộc về doanh nghiệp

Dù được tạm thời sử dụng thông tin cũ, doanh nghiệp vẫn phải chủ động hoàn tất thủ tục cập nhật địa chỉ theo quy định của pháp luật hiện hành. Việc thay đổi thông tin phải được thông báo kịp thời đến cơ quan hải quan, đúng theo hướng dẫn tại điểm a khoản 5 Điều 6 Thông tư 38/2015/TT-BTC.

Việc chậm trễ cập nhật thông tin có thể dẫn đến rủi ro trong quá trình xử lý hồ sơ, thanh khoản, hoàn thuế hoặc các nghiệp vụ sau thông quan. Do đó, việc chủ động rà soát hồ sơ pháp lý và cập nhật địa chỉ là yêu cầu bắt buộc mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Linh hoạt về thủ tục – nhưng vẫn đảm bảo quản lý chặt chẽ

Chủ trương linh hoạt này của ngành hải quan giúp đảm bảo hoạt động thương mại quốc tế không bị gián đoạn, đồng thời phản ánh tinh thần hỗ trợ doanh nghiệp trong bối cảnh sắp xếp đơn vị hành chính theo định hướng phát triển dài hạn. Tuy nhiên, việc tuân thủ cập nhật thông tin là bắt buộc để đảm bảo sự đồng bộ trong hệ thống dữ liệu điện tử và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.

MAN – Master Accountant Network: Đồng hành cùng doanh nghiệp cập nhật pháp lý và kiểm toán

Đối với các doanh nghiệp đang cần hỗ trợ cập nhật thông tin pháp lý, rà soát hồ sơ hải quan, báo cáo tài chính, dịch vụ kiểm toán tại MAN – Master Accountant Network là lựa chọn uy tín được nhiều khách hàng tin tưởng. Đội ngũ kiểm toán viên giàu kinh nghiệm sẽ hỗ trợ bạn đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và kịp thời trong mọi thủ tục liên quan đến thuế và hải quan.

Thông tin liên hệ:

MAN – Master Accountant Network

Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh

Mobile / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622

Email: man@man.net.vn

Trích dẫn pháp lý: