Chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng bao nhiêu? Bảng giá chi tiết

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc kiểm soát và tối ưu hóa chi phí vận hành luôn là bài toán sống còn. Trong các khoản chi phí cố định, việc duy trì một phòng ban kế toán nội bộ hoàn chỉnh thường tiêu tốn một khoản ngân sách không hề nhỏ. Để giải quyết gánh nặng tài chính này, phần lớn các chủ doanh nghiệp hiện nay đều lựa chọn phương án thuê các đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ sổ sách. Vậy cụ thể, mức chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng hiện nay là bao nhiêu? Những yếu tố nào cấu thành nên biểu giá này và doanh nghiệp cần lưu ý những gì để kiểm soát tốt chất lượng dịch vụ khi thuê ngoài?

Mức chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng trên thị trường hiện nay vô cùng đa dạng, thường dao động trong khoảng từ 500.000 VNĐ đến 5.000.000 VNĐ mỗi tháng. Sự chênh lệch về chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng này phụ thuộc chủ yếu vào quy mô hóa đơn, tính chất phức tạp của ngành nghề kinh doanh và khối lượng chứng từ phát sinh thực tế của từng đơn vị. So với việc chi trả từ 10.000.000 VNĐ đến 20.000.000 VNĐ mỗi tháng để duy trì một nhân sự kế toán cứng tại văn phòng, việc tối ưu chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% ngân sách mà vẫn đảm bảo tính an toàn về mặt pháp lý trước các kỳ thanh tra thuế.

Dưới đây là bảng báo giá dịch vụ kế toán thuế trọn gói tóm tắt giúp các chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng đối chiếu nhanh chóng với quy mô hiện tại của đơn vị mình.

Bảng tóm tắt chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng theo quy mô

Loại hình / Quy mô doanh nghiệp	Nội dung công việc cơ bản	Chi phí tham khảo (tháng)
Doanh nghiệp chờ hoạt động	Kê khai thuế GTGT, TNCN trống, nộp báo cáo tài chính trắng	500.000 VNĐ – 1.000.000 VNĐ
Doanh nghiệp quy mô nhỏ	Dưới 20 – 50 hóa đơn, kê khai thuế, hạch toán, hoàn thiện sổ sách	1.000.000 VNĐ – 2.500.000 VNĐ
Doanh nghiệp quy mô vừa	Trên 50 hóa đơn, nhiều nghiệp vụ phát sinh phức tạp, quyết toán thuế	2.500.000 VNĐ – 5.000.000 VNĐ
Thuê Kế toán trưởng ngoài	Soát xét hệ thống số liệu, ký Báo cáo tài chính, giải trình thanh tra	5.000.000 VNĐ – 15.000.000 VNĐ

Liên Hệ Nhận Tư Vấn

Lưu ý: Bảng giá trên chỉ mang tính chất tham khảo cho các nghiệp vụ phổ thông. Để nhận được phương án tối ưu riêng cho mô hình kinh doanh của mình, quý doanh nghiệp can tham khảo trực tiếp bảng giá dịch vụ kế toán chi tiết từ MAN – Master Accountant Network để được tư vấn lộ trình thuế an toàn nhất.

Bảng giá chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng chi tiết theo ngành nghề

Để giúp quý doanh nghiệp có một cái nhìn trực quan và lập dự toán ngân sách chính xác, dưới đây là bảng báo giá chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng được phân loại chi tiết theo số lượng hóa đơn phát sinh hàng tháng và đặc thù của từng nhóm ngành nghề kinh doanh chính.

Bảng giá dịch vụ kế toán chi tiết theo quy mô hóa đơn và ngành nghề

Số lượng hóa đơn/tháng	Thương mại, Dịch vụ	Sản xuất, Gia công	Xây dựng, Lắp đặt
0 (Chưa phát sinh)	500.000 VNĐ	500.000 VNĐ	700.000 VNĐ
1 – 10 hóa đơn	1.000.000 VNĐ	1.500.000 VNĐ	1.800.000 VNĐ
11 – 30 hóa đơn	1.500.000 VNĐ	2.000.000 VNĐ	2.500.000 VNĐ
31 – 50 hóa đơn	2.000.000 VNĐ	2.800.000 VNĐ	3.200.000 VNĐ
51 – 100 hóa đơn	3.000.000 VNĐ	3.800.000 VNĐ	4.500.000 VNĐ
Trên 100 hóa đơn	Từ 4.000.000 VNĐ	Từ 5.000.000 VNĐ	Từ 5.500.000 VNĐ

Liên Hệ Nhận Tư Vấn

Mức phí cụ thể cho từng nhóm đối tượng doanh nghiệp sẽ có những điểm khác biệt rõ rệt về mặt tính chất nghiệp vụ và khối lượng công việc đi kèm. Sau đây là phân tích chi tiết cho từng nhóm dịch vụ phổ biến trên thị trường.

Phí dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp chưa phát sinh hóa đơn (Chờ hoạt động)

Nhiều chủ doanh nghiệp lầm tưởng rằng khi công ty mới thành lập, chưa đi vào hoạt động thực tế và chưa phát sinh hóa đơn đầu vào hay đầu ra thì không cần phải làm sổ sách kế toán. Thực tế, pháp luật quy định doanh nghiệp vẫn phải nộp đầy đủ các tờ khai thuế định kỳ đúng hạn để tránh bị phạt hành chính do chậm nộp tờ khai.

Đối với trường hợp này, mức giá dịch vụ kế toán chỉ nằm trong khoảng từ 500.000 VNĐ đến 1.000.000 VNĐ một tháng. Đơn vị dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm thiết lập hệ thống khai báo ban đầu, nộp tờ khai trống định kỳ hàng quý và hoàn thiện Báo cáo tài chính trắng vào cuối năm tài chính.

Báo giá dịch vụ kế toán thuế cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs)

Nhóm các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang hoạt động có sự phân hóa chi phí khá rõ rệt dựa trên ngành nghề kinh doanh:

• Nhóm Thương mại và Dịch vụ: Với số lượng hóa đơn phát sinh dưới 50 tờ mỗi tháng, nghiệp vụ chủ yếu xoay quanh mua đi bán lại hoặc cung cấp dịch vụ đơn giản, chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng thường nằm trong khoảng 1.000.000 VNĐ đến 2.500.000 VNĐ. Công việc lúc này tập trung vào đối chiếu công nợ, quản lý kho hàng hóa cơ bản và tối ưu hóa các khoản chi phí hợp lý.
• Nhóm Sản xuất, Gia công và Xây lắp: Đặc thù của nhóm này là có định mức nguyên vật liệu phức tạp, quá trình thi công kéo dài và cần tính giá thành sản phẩm chi tiết cho từng công trình. Vì thế, bảng giá dịch vụ kế toán doanh nghiệp cho nhóm này sẽ cao hơn, dao động từ 2.500.000 VNĐ đến hơn 5.000.000 VNĐ mỗi tháng tùy theo mức độ chi tiết của hồ sơ quyết toán.

Bảng giá dịch vụ kế toán hộ kinh doanh cá thể

Kể từ khi Thông tư 88/2021/TT-BTC có hiệu lực, các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai bắt buộc phải thực hiện chế độ kế toán với hệ thống 5 quyển sổ sách quy chuẩn. Điều này gây ra không ít khó khăn cho các chủ hộ kinh doanh vốn không chuyên về nghiệp vụ tài chính.

Hiện nay, mức phí dịch vụ kế toán dành riêng cho các hộ kinh doanh thường dao động từ 1.000.000 VNĐ đến 2.000.000 VNĐ mỗi tháng. Đơn vị dịch vụ sẽ hỗ trợ theo dõi doanh thu, xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và lập tờ khai thuế khoán hoặc thuế kê khai định kỳ đúng quy định của Tổng cục Thuế.

Chi phí thuê kế toán trưởng ngoài ký Báo cáo tài chính

Đối với các doanh nghiệp quy mô lớn hơn đã có nhân sự kế toán nội bộ xử lý các nghiệp vụ chứng từ hằng ngày, nhưng nhân sự này chưa đủ kinh nghiệm hoặc chưa có chứng chỉ hành nghề để đứng tên Kế toán trưởng, việc thuê ngoài một chuyên gia là phương án tối ưu.

Với mức phí từ 5.000.000 VNĐ đến 15.000.000 VNĐ mỗi tháng, đơn vị cung cấp sẽ cử một nhân sự đủ điều kiện pháp lý để đứng tên Kế toán trưởng chịu trách nhiệm rà soát lại toàn bộ hệ thống sổ sách, trực tiếp ký tên trên các Báo cáo tài chính năm và thay mặt doanh nghiệp làm việc trực tiếp với cơ quan Thuế khi có các đợt thanh tra định kỳ.

Chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng bao gồm những công việc gì?

Để đánh giá chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng là đắt hay rẻ, chủ doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất những đầu việc mà đơn vị dịch vụ sẽ thực hiện cho mình. Một dịch vụ kế toán trọn gói chuyên nghiệp sẽ bao phủ toàn bộ vòng đời của chứng từ kế toán trong doanh nghiệp thông qua bốn nhóm công việc chính dưới đây.

Kê khai và nộp báo cáo thuế định kỳ

Đây là phần việc quan trọng nhất nhằm đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế của doanh nghiệp. Hằng tháng hoặc hằng quý, kế toán dịch vụ sẽ thu thập toàn bộ hóa đơn đầu ra, đầu vào của doanh nghiệp để tiến hành phân loại và kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp.

Nội dung công việc chi tiết bao gồm:

• Thu thập hóa đơn, chứng từ mua bán, xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.
• Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn đầu vào, đầu ra để tránh rủi ro hóa đơn từ doanh nghiệp bỏ trốn.
• Lập và nộp tờ khai thuế Giá trị gia tăng (GTGT) theo tháng hoặc theo quý.
• Lập và nộp tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) tạm tính.
• Tính toán số thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tạm nộp hàng quý.
• Theo dõi và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu có yêu cầu từ cơ quan Thuế).

Hạch toán chứng từ kế toán và hoàn thiện hệ thống sổ sách

Sau khi hoàn thành nghĩa vụ kê khai thuế, toàn bộ chứng từ gốc sẽ được định khoản và nhập liệu vào các phần mềm kế toán chuyên dụng để xây dựng hệ thống sổ sách hoàn chỉnh.

Nội dung công việc chi tiết bao gồm:

• Phân loại, sắp xếp chứng từ gốc theo trình tự thời gian và tính chất nghiệp vụ.
• Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán.
• Thiết lập và in ấn đầy đủ hệ thống sổ sách kế toán bắt buộc bao gồm: Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng.
• Theo dõi chi tiết tình hình công nợ phải thu của khách hàng, công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
• Xây dựng bảng phân bổ công cụ dụng cụ, bảng trích khấu hao tài sản cố định hằng tháng.
• Báo cáo nhập – xuất – tồn kho hàng hóa, nguyên vật liệu định kỳ cho ban giám đốc.

Lập báo cáo tài chính cuối năm quyết toán thuế

Khi kết thúc năm tài chính, đơn vị dịch vụ có trách nhiệm tổng hợp số liệu để lập Báo cáo tài chính hoàn chỉnh nộp cho cơ quan Thuế, cơ quan Thống kê và các bên liên quan trước ngày 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Nội dung công việc chi tiết bao gồm:

• Thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí cuối năm để xác định kết quả kinh doanh.
• Lập Báo cáo tài chính (BCTC) gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Bản thuyết minh Báo cáo tài chính.
• Lập tờ khai quyết toán thuế TNDN năm của doanh nghiệp.
• Lập tờ khai quyết toán thuế TNCN năm cho người lao động có thu nhập tại đơn vị.
• In ấn và đóng tập toàn bộ sổ sách kế toán năm bàn giao cho doanh nghiệp lưu trữ tại văn phòng.

Tư vấn thuế chuyên sâu và trực tiếp giải trình cơ quan thuế

Một đơn vị kế toán dịch vụ chất lượng cao không chỉ dừng lại ở việc nhập liệu số liệu cũ mà còn phải đóng vai trò là người cố vấn tài chính cho doanh nghiệp, bảo vệ tối đa quyền lợi hợp pháp của khách hàng.

Nội dung công việc chi tiết bao gồm:

• Liên tục cập nhật và tư vấn cho doanh nghiệp các thay đổi mới nhất về luật thuế, chính sách ưu đãi thuế.
• Cảnh báo sớm các rủi ro về hóa đơn không hợp lý, chi phí vượt định mức hoặc các giao dịch có dấu hiệu rủi ro cao.
• Tư vấn phương án tối ưu hóa chi phí hợp lý hợp lệ theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
• Cử nhân sự chuyên trách trực tiếp đứng ra làm việc, giải trình số liệu trước cơ quan Thuế khi doanh nghiệp có quyết định thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất.

Cách tính chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng

Mỗi đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp đều có một ma trận tính phí khoa học dựa trên khối lượng công việc thực tế phát sinh của khách hàng, chứ không áp dụng một mức giá cào bằng chung cho mọi doanh nghiệp.

Tiêu chí phân loại	Mức độ phát sinh	Ảnh hưởng đến giá dịch vụ
Khối lượng hóa đơn	0 đến 20 hóa đơn/tháng	Thấp (Mức sàn tối thiểu của dịch vụ)
Khối lượng hóa đơn	20 đến 50 hóa đơn/tháng	Trung bình (Tăng nhẹ chi phí nhập liệu)
Khối lượng hóa đơn	Trên 100 hóa đơn/tháng	Cao (Tăng dần theo các gói hóa đơn phát sinh)
Quản lý kho hàng	Có phát sinh kho hàng hóa, vật tư	Tăng phí từ 15% đến 20% do phải đối chiếu xuất – nhập – tồn
Nghiệp vụ sản xuất	Tính giá thành nguyên vật liệu, nhân công	Tăng phí từ 20% đến 30% do cần xây dựng định mức
Giao dịch nước ngoài	Có hoạt động xuất nhập khẩu, hải quan	Tăng phí từ 30% đến 50% do chênh lệch tỷ giá

Tư Vấn Theo Nhu Cầu Doanh Nghiệp

Dựa vào bảng tiêu chí trên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự ước lượng được chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng của mình. Việc minh bạch hóa cách tính này giúp tránh tình trạng phát sinh các chi phí ẩn không rõ ràng trong quá trình hợp tác giữa hai bên.

3 yếu tố cốt lõi quyết định chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng

Để hiểu sâu hơn về lý do tại sao chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng có sự chênh lệch lớn giữa các báo giá dịch vụ kế toán thuế của các đơn vị khác nhau trên thị trường, doanh nghiệp cần lưu ý đến ba yếu tố cốt lõi cấu thành nên giá thành dưới đây.

Số lượng hóa đơn đầu vào – đầu ra thực tế phát sinh

Hóa đơn chính là thước đo trực quan nhất cho khối lượng công việc của một kế toán viên. Số lượng hóa đơn càng lớn đồng nghĩa với việc thời gian nhập liệu, đối chiếu chứng từ thanh toán ngân hàng và rủi ro sai sót số liệu càng cao. Do đó, các công ty dịch vụ thường chia nhỏ các gói báo giá dựa theo số lượng hóa đơn thực tế phát sinh hàng tháng của doanh nghiệp khách hàng để đảm bảo tính công bằng.

Lĩnh vực hoạt động và độ phức tạp về mặt nghiệp vụ

Lĩnh vực hoạt động quyết định trực tiếp đến mức độ chuyên sâu của nghiệp vụ kế toán. Trong khi các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại dịch vụ chỉ cần theo dõi dòng tiền mua vào bán ra đơn giản, thì các doanh nghiệp xây dựng, lắp đặt lại yêu cầu kế toán phải bóc tách chi phí nhân công, vật tư, máy thi công chi tiết cho từng hạng mục công trình. Sự phức tạp này đòi hỏi những kế toán viên có trình độ chuyên môn cao hơn xử lý, dẫn đến giá dịch vụ của nhóm sản xuất xây dựng luôn cao hơn nhóm thương mại dịch vụ từ 30% đến 50%.

Phạm vi công việc thực tế (Chỉ báo cáo thuế so với Dịch vụ kế toán trọn gói)

Một yếu tố cực kỳ quan trọng ảnh hưởng đến giá thuê là phạm vi trách nhiệm của đơn vị cung cấp. Có những đơn vị nhận làm dịch vụ với giá cực rẻ nhưng thực chất họ chỉ thực hiện việc nộp báo cáo thuế online hằng quý mà hoàn toàn bỏ bê hệ thống sổ sách kế toán nội bộ của doanh nghiệp.

Ngược lại, một dịch vụ kế toán trọn gói uy tín sẽ đảm nhận toàn bộ từ khâu hạch toán sổ sách chi tiết, in ấn chứng từ lưu trữ hằng năm, cho đến việc đứng ra bảo vệ số liệu khi quyết toán thuế. Việc lựa chọn gói dịch vụ toàn diện tuy có chi phí cao hơn một chút nhưng sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những khoản phạt thuế khổng lồ sau này do sổ sách bị rỗng số liệu hoặc hạch toán sai nguyên tắc.

Ví dụ thực tế (Case Study) về chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng

Để giúp các chủ doanh nghiệp dễ dàng hình dung mức chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng thực tế mà mình phải chi trả, dưới đây là ba tình huống thực tế điển hình của các doanh nghiệp đang vận hành hiện nay.

Case 1: Công ty thương mại bán lẻ quy mô nhỏ (Chi phí: 1.500.000 VNĐ/tháng)

Doanh nghiệp này hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, bán lẻ các mặt hàng đồ gia dụng, phát sinh trung bình khoảng 30 hóa đơn đầu vào và đầu ra mỗi tháng. Hệ thống thanh toán chủ yếu thông qua tài khoản ngân hàng của công ty và có một kho chứa hàng hóa quy mô nhỏ tại khu vực TPHCM.

Để xử lý trường hợp này, đơn vị kế toán dịch vụ tiến hành nhận chứng từ điện tử qua hệ thống online hằng tháng, thực hiện khai báo thuế GTGT và TNCN theo quý đúng kỳ hạn. Đồng thời, chuyên viên phụ trách sẽ tiến hành hạch toán tự động số liệu xuất – nhập – tồn kho trên phần mềm chuyên nghiệp, đối chiếu chi tiết sổ phụ ngân hàng và hoàn thiện, bàn giao hệ thống sổ sách sạch sẽ để lưu trữ hằng năm.

Case 2: Doanh nghiệp xây lắp, thi công nội thất (Chi phí: 4.000.000 VNĐ/tháng)

Đặc thù của doanh nghiệp này là nhận thầu thi công trọn gói nội thất cho các căn hộ chung cư và văn phòng. Trung bình mỗi tháng phát sinh khoảng 150 hóa đơn mua bán vật tư, thiết bị. Quy trình nghiệm thu và bàn giao công trình diễn ra cuốn chiếu, kéo dài qua nhiều giai đoạn thanh toán khác nhau.

Nhận diện được tính chất phức tạp của ngành xây dựng, kế toán dịch vụ phải theo dõi chi tiết chi phí dở dang cho từng công trình riêng biệt để xác định chuẩn xác giá thành thi công thực tế. Chuyên viên kế toán ngoài sẽ phối hợp chặt chẽ với kỹ sư công trình để đối chiếu định mức vật tư xây dựng như cát, sắt, xi măng xuất kho, kiểm soát rủi ro chi phí vượt định mức để tránh việc bị loại chi phí khi cơ quan Thuế vào thanh tra doanh nghiệp.

Case 3: Doanh nghiệp mới thành lập đang chờ hoạt động (Chi phí: 500.000 VNĐ/tháng)

Đây là một công ty khởi nghiệp trong lĩnh vực công nghệ vừa thành lập được 3 tháng. Đơn vị đang trong giai đoạn phát triển, chạy thử nghiệm phần mềm, hoàn toàn chưa có doanh thu phát sinh và chưa xuất hay nhận bất kỳ hóa đơn mua bán nào trên thị trường.

Mặc dù chưa phát sinh hóa đơn, đơn vị dịch vụ vẫn tiến hành nộp hồ sơ khai báo thuế ban đầu với cơ quan quản lý trực tiếp, thực hiện nộp đầy đủ các tờ khai thuế trắng đúng kỳ hạn quy định hàng quý. Việc này giúp bảo vệ doanh nghiệp tuyệt đối khỏi rủi ro bị liệt vào danh sách chậm nộp tờ khai (với mức xử phạt hành chính có thể lên tới hàng chục triệu đồng). Cuối năm tài chính, kế toán thực hiện nộp Báo cáo tài chính trắng theo đúng quy định.

Hướng dẫn hạch toán chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng đúng chuẩn Thông tư 133 và Thông tư 200

Một câu hỏi được rất nhiều kế toán nội bộ cũng như các chủ doanh nghiệp quan tâm là làm thế nào để hạch toán chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng đúng chuẩn mực kế toán hiện hành và được cơ quan Thuế chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Tài khoản sử dụng ghi nhận chi phí dịch vụ mua ngoài

Bản chất của khoản chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng là một khoản chi phí phục vụ cho công tác quản lý chung của toàn doanh nghiệp. Do đó, khoản chi phí này sẽ được ghi nhận trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp thông qua tài khoản đầu 6:

• Đối với các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Kế toán sử dụng tài khoản TK 6422 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).
• Đối với các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: Kế toán sử dụng tài khoản TK 6428 (Chi phí bằng tiền khác).

Định khoản kế toán chi tiết (Mẫu định khoản chuẩn xác)

Khi nhận được hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp từ đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán hàng tháng hoặc hàng quý, kế toán tiến hành định khoản nghiệp vụ như sau:

• Nợ TK 6422 (Nếu áp dụng Thông tư 133) hoặc Nợ TK 6428 (Nếu áp dụng Thông tư 200): Giá trị dịch vụ chưa bao gồm thuế GTGT.
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (thường áp dụng mức thuế suất là 10%).
• Có TK 111 (Nếu thanh toán bằng tiền mặt) hoặc Có TK 112 (Nếu chuyển khoản ngân hàng) hoặc Có TK 331 (Nếu chưa thanh toán cho nhà cung cấp).

Bộ chứng từ bắt buộc để chi phí này được tính là hợp lệ khi quyết toán thuế

Để chi phí thuê ngoài này không bị cơ quan Thuế loại ra khỏi chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế TNDN cuối năm, bộ phận kế toán cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ bộ chứng từ pháp lý đi kèm bao gồm:

• Hợp đồng dịch vụ kế toán được ký kết hợp pháp giữa hai bên, trong đó quy định rõ phạm vi công việc, mức phí dịch vụ và các điều khoản cam kết chịu trách nhiệm pháp lý nếu xảy ra sai sót.
• Hóa đơn điện tử hợp pháp được xuất từ đơn vị cung cấp dịch vụ đúng thời điểm hoàn thành công việc hằng tháng hoặc hằng quý.
• Biên bản nghiệm thu hoàn thành công việc hoặc biên bản giao nhận chứng từ có chữ ký xác nhận của đại diện hai bên cho từng kỳ kế toán.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Ủy nhiệm chi ngân hàng) nếu tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn từ 20.000.000 VNĐ lên theo đúng quy định của Luật Thuế TNDN hiện hành.

So sánh tài chính: Thuê kế toán dịch vụ ngoài và tuyển nhân viên nội bộ

Để đưa ra quyết định quản trị đúng đắn nhất cho doanh nghiệp của mình, các nhà quản lý cần thực hiện một bài toán so sánh chi tiết giữa hai phương án: thuê ngoài chuyên nghiệp và tự vận hành phòng kế toán nội bộ.

Bài toán chi phí trực tiếp và gián tiếp

Khi tuyển dụng một nhân sự kế toán nội bộ làm việc toàn thời gian tại văn phòng, doanh nghiệp không chỉ đơn thuần chi trả mức lương cứng hàng tháng. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải gánh thêm rất nhiều khoản chi phí ẩn khác:

• Chi phí phúc lợi bắt buộc: Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định (chiếm khoảng 21.5% quỹ lương của doanh nghiệp), lương tháng 13, thưởng lễ tết.
• Chi phí hạ tầng văn phòng: Đầu tư máy tính làm việc cấu hình tốt, bàn ghế, văn phòng phẩm, chi phí khấu hao chỗ ngồi làm việc tại văn phòng.
• Chi phí công nghệ: Chi phí mua bản quyền và duy trì phần mềm kế toán chuyên nghiệp hàng năm, phần mềm hóa đơn điện tử, chữ ký số.

Ngược lại, khi lựa chọn dịch vụ kế toán ngoài, chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng của doanh nghiệp chỉ là một khoản phí trọn gói duy nhất được ghi rõ trên hợp đồng dịch vụ. Toàn bộ các chi phí về hạ tầng, công nghệ hay bảo hiểm xã hội đều do đơn vị dịch vụ tự chi trả cho nhân sự của họ. Điều này giúp doanh nghiệp giải phóng được bài toán nhân lực cố định, tối ưu hóa các dòng tiền chi tiêu định kỳ, đặc biệt là trong giai đoạn đầu mới thành lập.

Tính liên tục của hệ thống và tính chịu trách nhiệm pháp lý

Một rủi ro rất lớn mà các doanh nghiệp SMEs thường gặp phải khi sử dụng kế toán nội bộ là tính bất ổn định của nhân sự. Khi nhân viên kế toán đột ngột xin nghỉ việc, hệ thống sổ sách của doanh nghiệp rất dễ bị gián đoạn, hồ sơ chứng từ bàn giao không hoàn chỉnh sẽ để lại những hậu quả phạt thuế vô cùng nghiêm trọng cho người kế nhiệm sau này.

Trong khi đó, khi ký hợp đồng với một pháp nhân dịch vụ chuyên nghiệp, doanh nghiệp sẽ được đảm bảo tính liên tục tuyệt đối của hệ thống sổ sách. Hơn thế nữa, các công ty dịch vụ uy tín luôn có điều khoản cam kết bồi thường thiệt hại rõ ràng trong hợp đồng pháp lý. Nếu xảy ra sai sót hạch toán dẫn đến việc bị cơ quan Thuế xử phạt hành chính, đơn vị dịch vụ sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm nộp phạt thay cho doanh nghiệp.

Quý doanh nghiệp đang phân vân giữa phương án tự vận hành và thuê ngoài có thể liên hệ trực tiếp với MAN để được tư vấn thiết lập lại hệ thống quản lý tài chính và tham khảo bảng giá dịch vụ kế toán tối ưu cho quy mô của mình.

Khi nào doanh nghiệp nên thuê kế toán ngoài

Mặc dù phương án thuê ngoài mang lại rất nhiều lợi ích vượt trội về mặt tài chính và quản trị, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng phù hợp để áp dụng mô hình này.

Doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang trong giai đoạn khởi nghiệp (Startup)

Ở giai đoạn đầu của chu kỳ kinh doanh, khối lượng công việc kế toán thường chưa nhiều và dòng tiền của doanh nghiệp cần được ưu tiên tập trung tối đa cho hoạt động phát triển sản phẩm và tìm kiếm khách hàng. Việc chi trả từ 10.000.000 VNĐ đến 15.000.000 VNĐ mỗi tháng cho một bộ phận kế toán nội bộ là một sự lãng phí tài nguyên không cần thiết. Thuê ngoài giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tính tuân thủ pháp lý vừa giữ cho bộ máy vận hành luôn gọn nhẹ nhất có thể.

Doanh nghiệp SMEs có doanh thu dưới 10 tỷ đồng/năm

Đối với các doanh nghiệp nhỏ có mức doanh thu dưới 10 tỷ đồng mỗi năm, tần suất phát sinh hóa đơn thường nằm trong khoảng dưới 100 tờ một tháng. Với khối lượng công việc ở mức vừa phải này, việc chuyển dịch sang tối ưu chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng thông qua sử dụng dịch vụ báo cáo thuế là giải pháp tối ưu nhất để cân bằng giữa chi phí vận hành và chất lượng quản lý số liệu kế toán.

Doanh nghiệp chưa có phòng kế toán riêng hoặc thiếu kế toán trưởng có hành nghề

Trong trường hợp doanh nghiệp đã có nhân viên hành chính văn phòng hỗ trợ xuất hóa đơn và thu thập chứng từ hàng ngày, nhưng chưa có một kế toán trưởng thực thụ để soát xét hệ thống và chịu trách nhiệm pháp lý trước cơ quan quản lý, việc thuê kế toán trưởng ngoài là một quyết định khôn ngoan. Chuyên gia từ đơn vị dịch vụ sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập một hệ thống kiểm soát chéo chặt chẽ, giảm thiểu tối đa các rủi ro sai sót số liệu nội bộ.

Kinh nghiệm chọn dịch vụ kế toán ngoài uy tín, hạn chế rủi ro pháp lý

Sự bùng nổ của thị trường dịch vụ kế toán hiện nay dẫn đến tình trạng vàng thau lẫn lộn. Để bảo vệ doanh nghiệp của mình trước những rủi ro pháp lý tiềm ẩn, các chủ doanh nghiệp cần trang bị cho mình những bộ tiêu chí đánh giá đơn vị cung cấp thực sự chất lượng.

Đánh giá pháp lý của đơn vị cung cấp: Đại lý thuế hay Cá nhân tự phát?

One of những sai lầm phổ biến nhất của các doanh nghiệp nhỏ là thuê các cá nhân tự do nhận làm kế toán tại nhà để tiết kiệm tối đa chi phí. Rủi ro của mô hình này cực kỳ lớn: các cá nhân tự do không có tư cách pháp nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật, không có hệ thống kiểm soát chéo chất lượng công việc nên rất dễ xảy ra sai sót. Thậm chí, khi doanh nghiệp bị cơ quan Thuế thanh tra sau 3 đến 5 năm hoạt động, chủ doanh nghiệp thường không thể liên lạc được với người nhận làm trước đó, dẫn đến việc phải tự gánh chịu toàn bộ hậu quả phạt thuế.

Lời quan trọng từ các chuyên gia tài chính là chỉ nên tin tưởng lựa chọn các đơn vị dịch vụ có tư cách pháp nhân rõ ràng và được cấp phép hoạt động Đại lý thuế bởi Tổng cục Thuế hoặc Bộ Tài chính. Các đơn vị này sở hữu đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt và luôn chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật về số liệu mà họ thực hiện.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp rắc rối với hệ thống sổ sách kế toán cũ do cá nhân tự do thực hiện không đúng chuẩn, việc thuê các đơn vị uy tín thực hiện dịch vụ dọn dẹp sổ sách kế toán là vô cùng cấp bách để chuẩn bị cho kỳ quyết toán thuế diễn ra suôn sẻ.

Chi tiết các điều khoản bảo mật và trách nhiệm đền bù sai sót trong hợp đồng dịch vụ

Hợp đồng dịch vụ chính là văn bản pháp lý bảo vệ doanh nghiệp khi xảy ra tranh chấp. Khi tiến hành ký kết hợp đồng với đơn vị dịch vụ kế toán, chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý và yêu cầu làm rõ hai điều khoản cốt lõi sau:

• Điều khoản bảo mật thông tin: Đơn vị dịch vụ phải cam kết bảo mật tuyệt đối toàn bộ số liệu tài chính, thông tin khách hàng và bí mật kinh doanh của doanh nghiệp, không được phép tiết lộ cho bất kỳ bên thứ ba nào khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của doanh nghiệp.
• Điều khoản bồi thường thiệt hại: Hợp đồng cần ghi rõ trách nhiệm đền bù thiệt hại vật chất cụ thể nếu lỗi sai phát sinh từ phía đơn vị dịch vụ (ví dụ: chậm nộp tờ khai dẫn đến bị phạt, hạch toán sai luật bị truy thu thuế). Đơn vị dịch vụ phải chịu trách nhiệm nộp phạt và trực tiếp đứng ra giải trình số liệu trước cơ quan Thuế mà không phát sinh thêm bất kỳ chi phí nào cho doanh nghiệp.

Để đảm bảo các tiêu chí này được thực hiện một cách chuyên nghiệp và an toàn nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ từ MAN – Master Accountant Network. Đây là một trong những mạng lưới kế toán chuyên nghiệp hàng đầu, chuyên cung cấp các giải pháp kế toán, kiểm toán và tư vấn thuế toàn diện với cam kết chịu trách nhiệm pháp lý tuyệt đối trên từng con số hạch toán cho khách hàng.

Giải đáp các câu hỏi thường gặp (FAQ) về chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng

Nhằm giúp quý độc giả có cái nhìn đa chiều và tháo gỡ được những vướng mắc thực tế, dưới đây là phần giải đáp cho những câu hỏi phổ biến nhất liên quan đến chủ đề này.

Có nên thuê dịch vụ kế toán tại nhà để tiết kiệm chi phí không?

Mặc dù việc thuê dịch vụ kế toán tại nhà giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một phần nhỏ chi phí ban đầu, nhưng rủi ro đi kèm là cực kỳ lớn. Các cá nhân tự do thường không có sự cam kết pháp lý lâu dài bằng hợp đồng dịch vụ có đóng dấu đỏ pháp nhân. Khi phát sinh các đợt quyết toán thuế phức tạp sau vài năm hoạt động, doanh nghiệp sẽ rất dễ rơi vào tình trạng thiếu người giải trình số liệu do nhân sự đã chuyển việc hoặc mất liên lạc. Do đó, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn các công ty dịch vụ chuyên nghiệp để đảm bảo an toàn tuyệt đối.

Chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng có được tính theo tỷ lệ phần trăm doanh thu không?

Hoàn toàn không. Chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng được các đơn vị cung cấp tính toán dựa trên khối lượng công việc thực tế, số lượng hóa đơn chứng từ phát sinh và độ phức tạp của ngành nghề kinh doanh (thương mại, dịch vụ, sản xuất hay xây dựng), chứ không phụ thuộc trực tiếp vào doanh thu hay lợi nhuận của doanh nghiệp.

Dịch vụ kế toán tại TPHCM và Hà Nội có làm tăng chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng không?

Thông thường, mặt bằng chi phí dịch vụ kế toán tại các đô thị lớn như TPHCM và Hà Nội có thể cao hơn từ 10% đến 20% so với các tỉnh thành khác do chi phí nhân công và vận hành tại đây đắt đỏ hơn. Tuy nhiên, đổi lại doanh nghiệp sẽ nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ kế toán viên chuyên nghiệp có chuyên môn cao, nhạy bén với các thay đổi luật thuế mới và có nhiều kinh nghiệm trực tiếp làm việc, giải trình số liệu với các chi cục Thuế lớn.

Thuê kế toán ngoài có phải ký hợp đồng không?

Bắt buộc phải ký hợp đồng dịch vụ kinh tế giữa hai pháp nhân. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để cơ quan Thuế chấp nhận chi phí thuê ngoài của doanh nghiệp là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, đồng thời là cơ sở phân định trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu đơn vị dịch vụ xảy ra sai sót trong quá trình hạch toán sổ sách.

Doanh nghiệp mới thành lập có cần chi trả chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng không?

Có. Doanh nghiệp mới thành lập dù chưa đi vào hoạt động thực tế vẫn phải thực hiện các thủ tục khai thuế ban đầu, nộp lệ phí môn bài và nộp tờ khai thuế định kỳ hàng quý đúng thời hạn quy định để tránh bị cơ quan Thuế xử phạt hành chính do chậm nộp tờ khai. Do đó, thuê dịch vụ kế toán ngoài là giải pháp tối ưu và tiết kiệm nhất cho giai đoạn này.

Chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng có được tính vào chi phí hợp lý không?

Có. Chi phí này hoàn toàn được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN nếu doanh nghiệp có đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ bao gồm: Hợp đồng dịch vụ, hóa đơn điện tử hợp pháp do đơn vị dịch vụ xuất, biên bản nghiệm thu hoàn thành công việc định kỳ và chứng từ thanh toán ngân hàng không dùng tiền mặt (nếu hóa đơn từ 20 triệu VNĐ trở lên).

Bao nhiêu hóa đơn thì doanh nghiệp nên thuê kế toán dịch vụ?

Các doanh nghiệp phát sinh dưới 100 hóa đơn mỗi tháng là đối tượng phù hợp nhất để sử dụng kế toán dịch vụ ngoài. Ở quy mô này, khối lượng chứng từ chưa quá lớn để phải đầu tư duy trì bộ máy nhân sự nội bộ cồng kềnh, việc sử dụng đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp sẽ giúp cân bằng hoàn hảo giữa chi phí vận hành và chất lượng quản lý số liệu kế toán.

Kết luận

Việc tối ưu hóa chi phí thuê kế toán ngoài hàng tháng là một chiến lược tài chính thông minh giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ giảm bớt gánh nặng chi phí vận hành cố định, từ đó tập trung nguồn lực quý giá của mình vào hoạt động cốt lõi là kinh doanh và phát triển thị trường.

Tuy nhiên, bên cạnh yếu tố về giá cả, doanh nghiệp cần đặt chất lượng chuyên môn và tính cam kết trách nhiệm pháp lý của đơn vị dịch vụ lên hàng đầu. Lựa chọn một đối tác uy tín như MAN – Master Accountant Network sẽ giúp doanh nghiệp hoàn toàn an tâm về mặt sổ sách, vững vàng phát triển bền vững trên chặng đường kinh doanh phía trước.