Hóa đơn bất hợp pháp: Quy trình xử lý và công khai doanh nghiệp vi phạm theo Quyết định 2799/QĐ-CT

Hoá đơn bất hợp pháp là vấn đề pháp lý nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và quyền lợi doanh nghiệp. Bài viết này hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý hóa đơn điện tử, công khai doanh nghiệp vi phạm, các hành vi bị cấm và cách bảo quản hóa đơn theo Quyết định 2799/QĐ-CT 2025, giúp doanh nghiệp nắm rõ pháp luật và tuân thủ đúng quy định.

Tổng quan về hoá đơn điện tử và chứng từ điện tử

Trong bối cảnh kinh tế số, hoá đơn điện tử và chứng từ điện tử đóng vai trò quan trọng trong quản lý thuế, minh bạch tài chính và ngăn ngừa gian lận. Tuy nhiên, việc sử dụng hoá đơn bất hợp pháp vẫn diễn ra, gây rủi ro pháp lý và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.

Hoá đơn điện tử hợp pháp là các hóa đơn được cơ quan thuế chấp nhận, tuân thủ quy định tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi bổ sung tại khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Trong khi đó, hoá đơn bất hợp pháp là hóa đơn được sử dụng trái pháp luật, làm giả hoặc không đúng quy định về lập và lưu trữ.

Đối tượng được quản lý

Theo Quyết định 2799/QĐ-CT ngày 6/8/2025, đối tượng quản lý bao gồm:

• Hoá đơn điện tử: các loại hóa đơn quy định tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm các hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

• Chứng từ điện tử: các loại chứng từ theo Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cũng đã được điều chỉnh tại khoản 16 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Việc xác định đối tượng quản lý rõ ràng giúp cơ quan thuế thực hiện các bước giám sát, xử lý vi phạm một cách minh bạch và hiệu quả.

Quyết định 2799/QĐ-CT năm 2025 về quản lý hóa đơn điện tử

Ngày 6/8/2025, Cục Thuế ban hành Quyết định 2799/QĐ-CT về việc quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Quyết định này thay thế QĐ 1447/QĐ-TCT 2021 và QĐ 1391/QĐ-TCT 2022, có hiệu lực áp dụng cho tất cả cơ quan thuế các cấp.

Mục tiêu của quyết định là quy định trình tự, thủ tục quản lý đăng ký, sử dụng, khai thác thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và cung cấp thông tin hóa đơn điện tử. Đây là cơ sở pháp lý để các cơ quan thuế xử lý kịp thời các trường hợp sử dụng hoá đơn bất hợp pháp.

Quy trình xử lý hóa đơn điện tử

Các quy trình xử lý hóa đơn điện tử theo Quyết định 2799/QĐ-CT bao gồm:

• Tiếp nhận và xử lý tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) của người nộp thuế theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

• Cập nhật thông tin người nộp thuế ngừng hoặc tiếp tục sử dụng HĐĐT theo quy định tại Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi tại khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

• Cấp mã HĐĐT và tiếp nhận dữ liệu HĐĐT theo từng phương thức, đảm bảo tất cả hóa đơn điện tử hợp pháp được kiểm soát và lưu trữ đúng quy định.

Tiếp nhận và thông báo dữ liệu HĐĐT

Cơ quan thuế tiếp nhận dữ liệu hóa đơn điện tử theo mẫu 04/SS-HĐĐT, qua phương thức chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

Quy trình xử lý chứng từ điện tử

Cơ quan thuế thực hiện tiếp nhận và xử lý chứng từ điện tử, bao gồm cả chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), theo phương thức chuyển đầy đủ nội dung từng chứng từ. Mỗi chứng từ được kiểm tra tính hợp pháp, đảm bảo dữ liệu chính xác và minh bạch trước khi lưu trữ.

Sau khi tiếp nhận, cơ quan thuế thông báo kết quả xử lý dữ liệu chứng từ điện tử theo mẫu 04/SS-CTĐT, giúp người nộp thuế nắm rõ tình trạng dữ liệu đã gửi và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Các bước này không chỉ bảo đảm quản lý và lưu trữ chứng từ đúng pháp luật, mà còn giúp phát hiện kịp thời các hành vi sử dụng chứng từ bất hợp pháp, góp phần tăng cường tính minh bạch và răn đe các vi phạm trong lĩnh vực hóa đơn và chứng từ điện tử.

Hành vi bị cấm liên quan đến hoá đơn bất hợp pháp

Theo Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các hành vi bị cấm bao gồm:

Đối với công chức thuế

• Gây phiền hà hoặc khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ.

• Bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

• Nhận hối lộ khi thực hiện thanh tra, kiểm tra hóa đơn.

Đối với tổ chức, cá nhân

• Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc làm giả hóa đơn, chứng từ để thực hiện hành vi trái pháp luật.

• Cản trở cơ quan thuế trong quá trình thanh tra, kiểm tra.

• Truy cập trái phép, làm sai lệch hoặc phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ.

• Đưa hối lộ hoặc thực hiện hành vi liên quan nhằm mưu lợi bất chính.

• Không chuyển dữ liệu điện tử về cơ quan thuế theo quy định.

Những hành vi trên đều có thể dẫn đến xử phạt hành chính, truy cứu trách nhiệm pháp lý, đồng thời doanh nghiệp sẽ bị đưa vào danh sách sử dụng hoá đơn bất hợp pháp.

Bảo quản và lưu trữ hóa đơn, chứng từ

Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả hóa đơn và chứng từ phải được bảo quản đảm bảo các nguyên tắc sau:

• An toàn và bảo mật: thông tin không bị thay đổi, sai lệch, mất mát trong suốt thời gian lưu trữ.

• Toàn vẹn và đầy đủ: các dữ liệu hóa đơn, chứng từ phải được giữ nguyên định dạng và nội dung gốc.

• Tuân thủ thời hạn lưu trữ: đúng theo quy định của pháp luật kế toán.

Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, đồng thời phải có khả năng in ra giấy hoặc tra cứu khi cần thiết, đảm bảo minh bạch và dễ dàng kiểm tra.

Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn do cơ quan thuế đặt in hoặc tự in

• Hóa đơn chưa lập: lưu trữ trong kho theo chế độ chứng từ có giá, bảo đảm an toàn.

• Hóa đơn đã lập trong đơn vị kế toán: lưu trữ theo quy định về chứng từ kế toán của doanh nghiệp, đảm bảo tra cứu và đối chiếu dễ dàng.

• Hóa đơn đã lập trong tổ chức, hộ, cá nhân không phải đơn vị kế toán: lưu trữ như tài sản riêng của đơn vị, đảm bảo toàn vẹn và bảo mật.

Những quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn ngăn ngừa rủi ro sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính.

Công khai doanh nghiệp sử dụng hoá đơn bất hợp pháp

Theo Điều 29 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế có trách nhiệm công khai danh sách các doanh nghiệp sử dụng hoá đơn bất hợp pháp nhằm đảm bảo tính minh bạch và răn đe các hành vi vi phạm pháp luật về hóa đơn.

Cách tra cứu doanh nghiệp vi phạm

Người dân và các doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Cục Thuế. Việc tra cứu giúp nắm rõ danh sách các tổ chức sử dụng hóa đơn không hợp pháp, từ đó đưa ra quyết định hợp tác hoặc kiểm soát rủi ro trong kinh doanh.

Ý nghĩa của việc công khai danh sách doanh nghiệp vi phạm

• Tăng tính minh bạch: các giao dịch kinh doanh được theo dõi và giám sát chặt chẽ hơn.

• Răn đe hành vi vi phạm: doanh nghiệp biết rằng việc sử dụng hoá đơn bất hợp pháp sẽ bị phát hiện và công khai.

• Hỗ trợ cơ quan thuế và đối tác: giúp giám sát, phát hiện và phòng ngừa các rủi ro liên quan đến hóa đơn và chứng từ.

Việc công khai này là một trong những công cụ quan trọng giúp ngăn chặn và giảm thiểu việc sử dụng hoá đơn bất hợp pháp, đồng thời nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.

Hậu quả và rủi ro khi sử dụng hoá đơn bất hợp pháp

Việc sử dụng hoá đơn bất hợp pháp không chỉ vi phạm pháp luật mà còn kéo theo nhiều rủi ro nghiêm trọng cho doanh nghiệp và cá nhân liên quan:

Rủi ro pháp lý

• Bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

• Thu hồi hoặc hủy hóa đơn vi phạm, làm gián đoạn các hoạt động kế toán và báo cáo tài chính.

• Có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc trách nhiệm cá nhân/doanh nghiệp nếu vi phạm nghiêm trọng hoặc cố tình làm giả hóa đơn.

Ảnh hưởng đến kinh doanh và uy tín

• Hạn chế trong giao dịch kinh doanh với đối tác, khách hàng và ngân hàng.

• Mất đối tác do thiếu minh bạch trong quản lý hóa đơn.

• Ảnh hưởng đến tín dụng và khả năng vay vốn của doanh nghiệp.

Hình thức xử phạt và biện pháp khắc phục

• Phạt tiền theo mức quy định pháp luật đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

• Tịch thu hoặc hủy hóa đơn vi phạm để đảm bảo dữ liệu kế toán chính xác.

• Buộc doanh nghiệp thực hiện biện pháp khắc phục như lập lại hóa đơn hợp pháp, điều chỉnh chứng từ kế toán để hợp thức hóa các giao dịch.

Những hậu quả này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp, tuân thủ Quyết định 2799/QĐ-CT và các nghị định liên quan, đồng thời góp phần bảo vệ uy tín và hoạt động kinh doanh bền vững của doanh nghiệp.

Hỏi đáp thường gặp về hoá đơn bất hợp pháp

Làm sao để kiểm tra hóa đơn bất hợp pháp?

Doanh nghiệp và cá nhân có thể tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Cục Thuế. Việc này giúp xác định xem hóa đơn mình nhận hoặc phát hành có hợp pháp hay không, đồng thời phòng tránh rủi ro pháp lý.

Quy trình xử lý vi phạm hóa đơn điện tử ra sao?

Cơ quan thuế xử lý vi phạm theo Quyết định 2799/QĐ-CT, bao gồm:

• Tiếp nhận tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin hóa đơn điện tử.

• Cập nhật dữ liệu và giám sát việc sử dụng hóa đơn.

• Công khai danh sách doanh nghiệp và cá nhân sử dụng hoá đơn bất hợp pháp.

Quy trình này đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát chặt chẽ và răn đe các hành vi vi phạm.

Doanh nghiệp vô tình sử dụng hóa đơn bất hợp pháp có thể khắc phục không?

Doanh nghiệp có thể phối hợp với cơ quan thuế để điều chỉnh, bao gồm:

• Hủy hóa đơn không hợp pháp.

• Lập hóa đơn hợp pháp thay thế.

• Thực hiện các biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo dữ liệu kế toán và hóa đơn hợp pháp, đồng thời tránh các rủi ro pháp lý.

Việc nắm rõ các bước này giúp doanh nghiệp bảo vệ uy tín, giảm thiểu rủi ro và tuân thủ đúng pháp luật.

Kết luận và liên hệ tư vấn

Hóa đơn bất hợp pháp là những hóa đơn không được cơ quan thuế cấp phép, in khống, khai sai lệch nội dung hoặc không phản ánh giao dịch thực tế. Việc sử dụng hóa đơn này có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Để tránh rủi ro và bảo đảm tính minh bạch trong tài chính, doanh nghiệp cần có sự đồng hành từ các đơn vị chuyên môn. MAN – Master Accountant Network cung cấp dịch vụ kiểm toán chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp rà soát, phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề liên quan đến hóa đơn, chứng từ, đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý và kiểm soát hóa đơn, hãy liên hệ ngay với MAN để được tư vấn và hỗ trợ giải pháp tối ưu:

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh

• Mobile / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622

• Email: man@man.net.vn

MAN – Giải pháp kiểm toán và tư vấn tài chính an toàn, minh bạch và hiệu quả cho doanh nghiệp.

Tài liệu pháp lý và tham khảo

• Quyết định 2799/QĐ-CT ngày 6/8/2025 – Toàn văn Quy trình quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP – Quy định về hóa đơn, chứng từ.

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP – Sửa đổi, bổ sung các quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử.

• Điều 29 Nghị định 126/2020/NĐ-CP – Công khai danh sách người nộp thuế sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.