Hướng dẫn đăng ký VNeID tổ chức (Định danh doanh nghiệp) – Trước 01/07/2025

Từ ngày 01/7/2025, mọi doanh nghiệp bắt buộc phải có tài khoản định danh điện tử tổ chức (VNeID tổ chức) để thực hiện các giao dịch với cơ quan nhà nước như khai thuế, nộp bảo hiểm, sử dụng hóa đơn điện tử, đấu thầu, và các dịch vụ công trực tuyến.

Quy định này căn cứ theo:

• Nghị định 59/2022/NĐ-CP ngày 05/9/2022 của Chính phủ, có hiệu lực từ 20/10/2022, về định danh và xác thực điện tử;

• Thông tư 86/2024/TT-BCA ngày 22/12/2024 của Bộ Công an, có hiệu lực từ 06/02/2025, hướng dẫn cấp tài khoản định danh điện tử tổ chức.

Doanh nghiệp Việt Nam (giám đốc là công dân Việt Nam)

Đối với doanh nghiệp có người đại diện pháp luật là công dân Việt Nam, việc đăng ký tài khoản định điện tử tổ chức trên VNeID mức 2 được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 86/2024/TT-BCA.

Hồ sơ bao gồm:

• Căn cước công dân gắn chip còn hiệu lực của người đại diện pháp luật

• Bản sao y Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

• Đơn đề nghị cấp tài khoản định danh tổ chức (mẫu theo Phụ lục Thông tư 86/2024/TT-BCA)

Nơi nộp:
Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội (PC06) – Công an cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Thời gian giải quyết:
Từ 5 đến 7 ngày làm việc, tính từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.

Hướng dẫn đăng ký VNeID tổ chức (Định danh doanh nghiệp) theo hình thức online

Người dùng có thể thực hiện đăng ký định danh doanh nghiệp theo các bước sau:

Xem thêm hướng dẫn tại: Hướng dẫn đăng ký định danh điện tử cho doanh nghiệp online trên VNeID

Doanh nghiệp có giám đốc là người nước ngoài – Trường hợp đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam

Với các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, nếu giám đốc đang sinh sống hợp pháp tại Việt Nam, việc đăng ký tài khoản định danh điện tử tổ chức có thể thực hiện thông qua tài khoản VNeID cá nhân cấp độ 2.

Điều kiện thực hiện:
Người đại diện pháp luật là người nước ngoài đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam, có thẻ tạm trú hoặc thẻ thường trú còn hiệu lực do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Việt Nam cấp.

Quy trình thực hiện:

• Giám đốc mang theo hộ chiếu và thẻ cư trú đến Phòng Quản lý xuất nhập cảnh thuộc Công an cấp tỉnh hoặc thành phố để đăng ký tài khoản VNeID cá nhân cấp độ 2;

• Sau khi được cấp tài khoản cá nhân, tiếp tục sử dụng thông tin này để đăng ký VNeID tổ chức tại cơ quan Công an nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc trực tiếp trên appp VNeID

Ví dụ minh họa:
Công ty TNHH Nhật Việt hoạt động tại Hà Nội, giám đốc là ông Saito – quốc tịch Nhật Bản, đang tạm trú dài hạn tại Việt Nam theo diện quản lý doanh nghiệp. Ông Saito mang hộ chiếu và thẻ tạm trú đến Phòng Quản lý xuất nhập cảnh – Công an TP. Hà Nội để đăng ký VNeID cá nhân. Sau khi có tài khoản, ông tiếp tục thực hiện đăng ký định danh điện tử tổ chức cho công ty trên nền tảng VNeID theo đúng quy định.

Doanh nghiệp có giám đốc là người nước ngoài – Trường hợp không cư trú tại Việt Nam

Đối với các doanh nghiệp có giám đốc là người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam, tức không có thẻ tạm trú hoặc thường trú do cơ quan Việt Nam cấp, cá nhân đó không đủ điều kiện để đăng ký VNeID cá nhân cấp độ 2. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương án sau để thực hiện thủ tục định danh tổ chức.

Phương án 1: Ủy quyền cho người khác tại Việt Nam

Doanh nghiệp có thể lập giấy ủy quyền cho một cá nhân khác đang sinh sống tại Việt Nam để đại diện nộp hồ sơ đăng ký VNeID tổ chức. Người được ủy quyền phải là người có tài khoản VNeID cá nhân cấp độ 2, đáp ứng điều kiện xác thực qua Căn cước công dân gắn chip hoặc hộ chiếu/thẻ cư trú (nếu là người nước ngoài).

Lưu ý:
Nếu giám đốc ký giấy ủy quyền ở nước ngoài, văn bản cần được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam về công chứng.

Ví dụ minh họa:
Công ty TNHH ABC Korea đặt trụ sở tại Đà Nẵng, giám đốc người Hàn Quốc hiện đang điều hành từ Hàn Quốc và chưa từng nhập cảnh vào Việt Nam. Doanh nghiệp lập giấy ủy quyền hợp lệ cho bà Trần Thị B – kế toán trưởng tại Việt Nam – người đã có tài khoản VNeID cá nhân cấp độ 2. Bà B thay mặt công ty thực hiện thủ tục đăng ký tài khoản định danh tổ chức tại Công an TP. Đà Nẵng.

Phương án 2: Đăng ký chữ ký số cá nhân và thực hiện định danh theo phương thức pháp nhân

Trong trường hợp không thể ủy quyền, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục định danh tổ chức thông qua chữ ký số cá nhân của giám đốc. Các bước thực hiện gồm:

• Đăng ký chữ ký số cá nhân cho giám đốc thông qua một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số tại Việt Nam (ví dụ: Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA…);

• Sử dụng thiết bị Token hoặc phương thức Smart OTP để định danh tổ chức theo hình thức pháp nhân trên nền tảng VNeID.

Phương án này cho phép doanh nghiệp hoàn tất thủ tục mà không cần giám đốc có mặt tại Việt Nam, với điều kiện đã hoàn tất việc cấp chứng thư số hợp lệ.

Ví dụ minh họa:
Công ty TNHH XYZ có giám đốc là công dân Singapore, hiện đang quản lý công ty từ nước ngoài. Công ty đăng ký chữ ký số cá nhân cho giám đốc qua Viettel-CA và nhận thiết bị Token. Thông qua chứng thư số này, doanh nghiệp tiến hành định danh tổ chức mà không cần người đại diện pháp luật trực tiếp đến cơ quan công an.

Lưu ý quan trọng và khuyến nghị:

• Doanh nghiệp cần hoàn tất việc đăng ký VNeID tổ chức trước ngày 01/07/2025 để tránh gián đoạn trong việc thực hiện các nghĩa vụ bắt buộc như kê khai thuế, nộp bảo hiểm xã hội, sử dụng hóa đơn điện tử, tham gia đấu thầu qua mạng hoặc xin cấp phép hoạt động.

• Trong trường hợp người đại diện pháp luật là người nước ngoài không thể cư trú lâu dài tại Việt Nam, doanh nghiệp nên xem xét bổ sung một người đại diện pháp luật là công dân Việt Nam để đảm bảo việc xử lý các thủ tục hành chính được thuận lợi và không phụ thuộc vào yếu tố quốc tịch hay điều kiện lưu trú.

• Tài khoản VNeID tổ chức sẽ đóng vai trò là định danh pháp lý duy nhất của doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch điện tử với các cơ quan nhà nước, bao gồm: hệ thống dịch vụ công quốc gia, cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Tổng cục Hải quan và các hệ thống hành chính chuyên ngành khác.

Tổng hợp phương án đăng ký VNeID theo từng tình huống doanh nghiệp

Để giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định phương án phù hợp khi thực hiện thủ tục định danh tổ chức, dưới đây là bảng tổng hợp các tình huống phổ biến theo quốc tịch và tình trạng cư trú của người đại diện pháp luật, kèm hướng xử lý tương ứng:

Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị hồ sơ phù hợp và lựa chọn phương án đăng ký hiệu quả nhất. Việc hoàn tất định danh tổ chức đúng hạn không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn góp phần đảm bảo hoạt động hành chính – pháp lý diễn ra thông suốt trong môi trường số hoá.

Từ ngày 01/7/2025, tài khoản định danh điện tử tổ chức (VNeID tổ chức) sẽ trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, căn cứ theo Nghị định 59/2022/NĐ-CP và Thông tư 86/2024/TT-BCA. Tài khoản này đóng vai trò là danh tính pháp lý duy nhất của doanh nghiệp khi giao dịch trên các nền tảng dịch vụ công trực tuyến, bao gồm khai thuế, bảo hiểm, hóa đơn điện tử, đấu thầu và nhiều thủ tục khác.

Việc lựa chọn phương án đăng ký phù hợp phụ thuộc vào quốc tịch và tình trạng cư trú của giám đốc doanh nghiệp. Trong đó, các trường hợp có yếu tố nước ngoài cần đặc biệt lưu ý đến quy trình ủy quyền, chữ ký số và hợp pháp hóa hồ sơ để tránh phát sinh rủi ro hành chính.

Doanh nghiệp cần chủ động hoàn tất thủ tục đăng ký trước thời hạn, nhằm đảm bảo hoạt động quản trị không bị gián đoạn trong môi trường số hóa ngày càng toàn diện.

Nếu cần hỗ trợ chuyên sâu về thủ tục định danh tổ chức, đặc biệt trong các tình huống có yếu tố FDI hoặc giám đốc người nước ngoài, MAN sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp.

📩 Liên hệ ngay để được trao đổi và tư vấn phù hợp với doanh nghiệp của bạn.