Các điểm mới về ký hiệu hóa đơn áp dụng từ 1/6/2025

Từ ngày 1/6/2025, doanh nghiệp và tổ chức sử dụng hóa đơn sẽ cần cập nhật theo Thông tư 32/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Một trong những thay đổi trọng yếu là hệ thống ký hiệu hóa đơn được bổ sung và điều chỉnh rõ ràng hơn, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số và mô hình thương mại điện tử.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết các điểm mới trong ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử, cấu trúc liên hóa đơn và các quy định bổ sung để doanh nghiệp có thể kịp thời điều chỉnh hệ thống xuất hóa đơn.

Ký hiệu mẫu số: Bổ sung 3 loại hóa đơn mới

Theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, từ ngày 1/6/2025, hệ thống mẫu số hóa đơn sẽ có thêm 3 ký hiệu mới, gồm:

• Mẫu số 7: Hóa đơn thương mại điện tử
• Mẫu số 8: Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu thuế, phí
• Mẫu số 9: Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí

Sự bổ sung này phản ánh nhu cầu thực tế trong quản lý hóa đơn và hỗ trợ cơ quan thuế trong việc kiểm tra, đối chiếu dữ liệu. Đây là lần đầu tiên hóa đơn thương mại điện tử được quy định một mẫu số riêng biệt, khẳng định tầm quan trọng của xu hướng kinh doanh trực tuyến.

Theo Tổng cục Thuế, trong năm 2024 đã có hơn 3,2 tỷ hóa đơn điện tử được phát hành, tăng 45% so với năm 2023 (Nguồn: Tổng cục Thuế, tháng 12/2024).

Ký hiệu hóa đơn điện tử: Thêm ký tự phân biệt hóa đơn thương mại điện tử

Thông tư mới cũng quy định rõ về cấu trúc ký hiệu hóa đơn điện tử. Cụ thể, ký hiệu sẽ được bổ sung ký tự X để nhận diện hóa đơn thương mại điện tử, giúp phân biệt với các loại hóa đơn điện tử thông thường khác.

Việc thêm ký tự X không chỉ đơn thuần là thay đổi ký hiệu mà còn mang ý nghĩa hỗ trợ công tác quản lý, kiểm tra của cơ quan thuế trong bối cảnh các giao dịch thương mại điện tử ngày càng phổ biến và phức tạp.

Đây là điểm mới so với Thông tư 78/2021/TT-BTC – văn bản đang còn hiệu lực cho đến trước ngày 1/6/2025 – vốn không quy định ký hiệu riêng cho hóa đơn TMĐT.

Cấu trúc liên hóa đơn: Làm rõ quy định cho tem, vé, thẻ

Với các hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in, Thông tư 32/2025/TT-BTC tiếp tục giữ nguyên cấu trúc 11 ký tự trong ký hiệu hóa đơn, nhưng bổ sung quy định rõ hơn về việc phân biệt loại hóa đơn qua 3 ký tự đầu tiên.

Ví dụ:

• “AA/22T” có thể là hóa đơn GTGT
• “BB/22X” là hóa đơn thương mại điện tử

Điểm nhấn mới là tem, vé, thẻ do cơ quan thuế đặt in cũng phải thể hiện rõ 3 ký tự đầu để phân biệt loại hóa đơn. Điều này nhằm hạn chế sai sót, tránh nhầm lẫn khi kiểm tra chứng từ, đặc biệt là trong các lĩnh vực dịch vụ công hoặc vận tải.

So sánh Thông tư 32/2025 với các văn bản trước

Bảng so sánh quy định về ký hiệu hóa đơn giữa Thông tư 78/2021 và 32/2025

Việc mở rộng mã số và ký hiệu hóa đơn lần này cho thấy sự phát triển của hạ tầng quản lý thuế, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ về hóa đơn chứng từ theo Luật Quản lý thuế.

Lộ trình chuyển đổi cho doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm cũ

Doanh nghiệp hiện đang sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử phiên bản cũ (chưa hỗ trợ ký hiệu mẫu số 7, 8, 9 hoặc chưa có ký tự “X”) cần lên kế hoạch chuyển đổi ngay trong quý I/2025. Dưới đây là lộ trình gợi ý:

• Tháng 1–2/2025: Rà soát phần mềm, làm việc với nhà cung cấp để đánh giá khả năng đáp ứng Thông tư mới.
• Tháng 3/2025: Thử nghiệm phát hành hóa đơn với mẫu số và ký hiệu mới.
• Tháng 4–5/2025: Tổ chức đào tạo nội bộ, điều chỉnh quy trình nội bộ.
• Trước 31/5/2025: Đảm bảo toàn bộ hóa đơn phát hành sau ngày 1/6/2025 áp dụng đúng quy định.

Case study giả định: Doanh nghiệp bị xử phạt vì không cập nhật ký hiệu hóa đơn

Công ty TNHH ABC chuyên kinh doanh nội thất tại TP.HCM đã không cập nhật phần mềm hóa đơn để bổ sung ký hiệu mẫu số 7 và ký tự “X” cho hóa đơn thương mại điện tử. Trong tháng 6/2025, công ty này vẫn phát hành hóa đơn thương mại điện tử với mẫu cũ. Sau khi kiểm tra, Chi cục Thuế TP.HCM xác định vi phạm về ký hiệu hóa đơn.

Kết quả:

• Bị phạt hành chính 5 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Yêu cầu hủy toàn bộ hóa đơn đã phát hành sai ký hiệu, phát hành lại hóa đơn đúng mẫu.
• Mất 2 tuần gián đoạn trong khâu thanh toán với đối tác.

Bài học: Doanh nghiệp không chỉ chịu thiệt hại tài chính mà còn bị ảnh hưởng đến uy tín và tiến độ kinh doanh. Việc cập nhật kịp thời là tối quan trọng.

Doanh nghiệp cần làm gì trước 1/6/2025?

1. Rà soát hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử để đảm bảo cập nhật đúng các ký hiệu mới.
2. Tập huấn nội bộ cho kế toán viên và bộ phận phát hành hóa đơn về các thay đổi liên quan.
3. Làm việc với đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ nâng cấp hệ thống đúng chuẩn.
4. Cập nhật quy trình kiểm tra nội bộ để tránh sai sót khi xuất hóa đơn.

Theo Bộ Tài chính, mọi sai sót trong việc áp dụng sai ký hiệu hóa đơn sẽ bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 2 – 8 triệu đồng/lần vi phạm.

FAQ về ký hiệu hóa đơn mới áp dụng từ 1/6/2025

Ký hiệu mẫu số 7, 8, 9 có bắt buộc không?

Có. Từ 1/6/2025, tất cả tổ chức, doanh nghiệp sử dụng các loại hóa đơn tương ứng phải áp dụng đúng mẫu số mới theo Thông tư 32/2025.

Nếu doanh nghiệp chưa áp dụng ký hiệu mới sẽ bị xử lý ra sao?

Sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

Hóa đơn TMĐT có thể sử dụng ký hiệu cũ không?

Không. Bắt buộc phải dùng ký tự “X” để phân biệt kể từ 1/6/2025.

Phần mềm hóa đơn có cần cập nhật không?

Có. Doanh nghiệp cần liên hệ nhà cung cấp phần mềm để đảm bảo tính năng cập nhật theo Thông tư mới.

Thông tư 32/2025/TT-BTC có áp dụng cho hộ kinh doanh cá thể?

Áp dụng cho tất cả tổ chức, cá nhân có nghĩa vụ lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Kết luận

Những thay đổi về ký hiệu hóa đơn từ ngày 1/6/2025 không chỉ là sự điều chỉnh mang tính kỹ thuật, mà còn là bước tiến quan trọng trong quá trình hiện đại hóa quản lý thuế và tăng cường tính minh bạch trong giao dịch. Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật phần mềm, rà soát quy trình nội bộ và phối hợp với đối tác công nghệ để đảm bảo tuân thủ đúng quy định mới.

Nếu bạn đang cần một đơn vị đồng hành tin cậy trong việc rà soát hệ thống hóa đơn – kế toán – kiểm toán, MAN – Công ty Kiểm toán uy tín luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp từ tư vấn đến triển khai thực tế.

Bạn cũng có thể theo dõi các hướng dẫn chính thức tại Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính để nắm rõ các quy định và văn bản cập nhật mới nhất.