Hướng dẫn xác định tỷ giá xuất hóa đơn đúng quy định

Khi phát sinh các giao dịch mua bán bằng ngoại tệ, việc xác định tỷ giá xuất hóa đơn đóng vai trò trọng yếu trong việc xác định doanh thu và nghĩa vụ thuế. Nếu không nắm rõ các nguyên tắc hạch toán và quy định pháp lý hiện hành, doanh nghiệp rất dễ gặp rủi ro bị truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính khi cơ quan thuế thanh tra.

Tỷ giá xuất hóa đơn là tỷ giá giao dịch thực tế được doanh nghiệp sử dụng để quy đổi doanh thu, thuế và giá trị thanh toán bằng ngoại tệ trên hóa đơn theo quy định của pháp luật thuế và kế toán.

Nguyên tắc xác định tỷ giá xuất hóa đơn bằng ngoại tệ

Để ghi nhận chính xác giá trị giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán cần hiểu đúng bản chất của tỷ giá giao dịch thực tế. Doanh nghiệp không thể áp dụng một tỷ giá tùy ý mà phải dựa trên giao dịch thực tế trên thị trường tài chính ngân hàng tại thời điểm lập hóa đơn.

Khái niệm về tỷ giá giao dịch thực tế

Khi xác định tỷ giá giao dịch thực tế, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi:

• Sử dụng tỷ giá mua bán chuyển khoản thực tế của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản hoặc giao dịch thường xuyên nhất. Quy định này giúp phản ánh đúng giá trị giao dịch và tránh rủi ro khai sai lệch thuế.
• Lấy tỷ giá chính thức tại ngày lập hóa đơn làm căn cứ quy đổi tiền tệ để đồng bộ số liệu giữa sổ sách kế toán và chứng từ ngân hàng.
• Doanh nghiệp được phép áp dụng tỷ giá xấp xỉ để giảm tải việc theo dõi hàng ngày. Đây là tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại trong ngày giao dịch, với điều kiện chênh lệch không vượt quá +/- 1% so với tỷ giá giao dịch thực tế theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Hóa đơn ngoại tệ lấy tỷ giá ngày nào

Thời điểm xác định tỷ giá thường gây lúng túng cho kế toán do tỷ giá biến động hàng ngày. Tùy từng loại hình giao dịch, mốc áp dụng tỷ giá hóa đơn ngoại tệ cụ thể như sau:

• Đối với hàng hóa xuất khẩu: Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu thực hiện theo quy định về thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng và quy định hải quan liên quan. Thông thường, tỷ giá áp dụng là tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày cơ quan hải quan xác nhận thông quan trên tờ khai.
• Đối với dịch vụ bằng ngoại tệ: Sử dụng tỷ giá tại ngày hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc ngày lập hóa đơn theo quy định, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Đối với khoản nhận tiền tạm ứng trước: Doanh nghiệp ghi nhận phần doanh thu tương ứng với số tiền nhận trước theo tỷ giá tại ngày nhận tiền ứng trước. Phần còn lại hạch toán theo tỷ giá tại ngày lập hóa đơn thực tế.

Cách xác định tỷ giá xuất hóa đơn theo từng loại hình giao dịch

Tùy vào đặc thù của hoạt động xuất khẩu hàng hóa hay cung ứng dịch vụ, quy trình xử lý tỷ giá trên hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện theo các bước khác nhau.

Tỷ giá xuất hóa đơn xuất khẩu đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa

Khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu được căn cứ theo ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua. Về mặt thuế và hải quan, kế toán cần đồng bộ hóa ngày ghi nhận doanh thu với ngày thông quan trên tờ khai hải quan điện tử để tránh lệch pha kỳ khai thuế GTGT.

Nếu khách hàng nước ngoài thanh toán trước một phần tiền, kế toán xử lý theo quy trình sau:

• Xác định tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày tiền về tài khoản ngân hàng để ghi nhận phần doanh thu tương ứng với số tiền ứng trước.
• Quy đổi phần doanh thu còn lại theo tỷ giá của ngày thông quan thực tế.
• Hạch toán phần chênh lệch tỷ giá phát sinh vào tài khoản doanh thu tài chính hoặc chi phí tài chính theo đúng chế độ kế toán đang áp dụng (tỷ giá theo Thông tư 200 cho doanh nghiệp lớn hoặc tỷ giá theo Thông tư 133 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ).

Tỷ giá xuất hóa đơn đối với dịch vụ thu bằng ngoại tệ

Với dịch vụ xuất khẩu, doanh nghiệp phải lập hóa đơn ngay khi hoàn thành việc cung ứng dịch vụ cho đối tác nước ngoài. Doanh thu dịch vụ được ghi nhận tại thời điểm bàn giao kết quả bàn giao công việc, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Trường hợp khách hàng trả tiền trước hoặc trả tiền theo tiến độ cung cấp dịch vụ, kế toán thực hiện theo các nguyên tắc:

• Lập hóa đơn ngay tại ngày thu tiền thực tế đối với phần tiền nhận trước.
• Quy định này không áp dụng cho các khoản tiền cọc tạm ứng chỉ để bảo đảm thực hiện hợp đồng trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán, tư vấn đầu tư xây dựng.
• Tỷ giá ghi nhận trên hóa đơn cho phần doanh thu nhận trước này là tỷ giá mua bán chuyển khoản thực tế của ngân hàng thương mại tại ngày nhận tiền.

Bảng tổng hợp tỷ giá xuất hóa đơn cho từng loại hình giao dịch

Bảng đối chiếu dưới đây giúp kế toán nhanh chóng tra cứu loại tỷ giá áp dụng cho từng trường hợp phát sinh trong thực tế:

Loại hình giao dịch	Thời điểm lập hóa đơn	Tỷ giá áp dụng	Căn cứ pháp lý
Xuất khẩu hàng hóa	Ngày hoàn tất thủ tục hải quan (ngày thông quan trên tờ khai)	Tỷ giá mua bán chuyển khoản thực tế của ngân hàng tại ngày thông quan	Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 80/2021/TT-BTC
Cung cấp dịch vụ ngoại tệ	Ngày hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc ngày thu tiền trước	Tỷ giá mua bán chuyển khoản thực tế của ngân hàng tại ngày lập hóa đơn	Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Nhận tiền tạm ứng trước	Ngày nhận tiền ứng trước	Tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày nhận tiền ứng trước	Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Xuất hóa đơn điều chỉnh	Ngày phát hiện sai sót và đạt được thỏa thuận điều chỉnh	Tỷ giá giao dịch thực tế ghi trên hóa đơn gốc đã lập bị sai sót	Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Bảng tra cứu này giúp bộ phận kế toán hạn chế tối đa các sai sót khi nhập liệu thông tin ngoại tệ trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Quy định pháp luật về tỷ giá xuất hóa đơn mới nhất

Doanh nghiệp khi phát hành hóa đơn bằng ngoại tệ cần đối chiếu đồng thời các quy định tại Nghị định hướng dẫn của Chính phủ và Thông tư của Bộ Tài chính.

Quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 80/2021/TT-BTC

Các quy định pháp lý hiện hành yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ các điểm sau:

• Điểm c khoản 13 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định đồng tiền thể hiện trên hóa đơn là đồng Việt Nam (VND). Chỉ những trường hợp được phép bán hàng thu ngoại tệ theo quy định quản lý ngoại hối của Ngân hàng Nhà nước mới được viết hóa đơn bằng ngoại tệ và phải ghi rõ tỷ giá quy đổi ra VND.
• Khoản 2 Điều 4 Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn khi kê khai các sắc thuế có gốc ngoại tệ, doanh nghiệp phải thực hiện quy đổi doanh thu và chi phí bằng ngoại tệ tự do chuyển đổi ra VND theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh để làm căn cứ tính thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế GTGT chính xác.

Hướng dẫn thực tế từ Công văn 2880/CTH-QLDN1 và Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc khi xác định tỷ giá lập hóa đơn. Các văn bản dưới đây hướng dẫn cụ thể phương án xử lý:

• Công văn số 2880/CTH-QLDN1 ngày 21/04/2026 của Cục Thuế thành phố Cần Thơ nêu rõ doanh nghiệp khi cung cấp dịch vụ hoặc bán hàng bằng ngoại tệ phải lấy tỷ giá chuyển khoản của ngân hàng thương mại nơi giao dịch làm căn cứ tính doanh thu xuất hóa đơn, đảm bảo tính khớp đúng với sổ kế toán.
• Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định cụ thể về thời điểm lập hóa đơn khi phối hợp đồng bộ với Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp chủ động xác định đúng ngày lập chứng từ và tỷ giá áp dụng đi kèm.

Phương án xử lý sai sót khi ghi sai tỷ giá xuất hóa đơn

Nhập sai tỷ giá quy đổi là lỗi kế toán thường gặp. Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần bình tĩnh xử lý theo trình tự luật định thay vì tự ý điều chỉnh không có căn cứ.

Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử ngoại tệ bị sai tỷ giá

Khi hóa đơn đã ký số, được cơ quan thuế cấp mã hoặc đã gửi cho khách hàng mà phát hiện sai tỷ giá, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Tuyệt đối không tự ý hủy hóa đơn trên hệ thống một cách đơn phương. Quy trình xử lý bắt buộc phải tuân theo hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Doanh nghiệp nên chủ động gửi thông báo giải trình sai sót tỷ giá đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Các chuyên gia tư vấn tại MAN – Master Accountant Network lưu ý rằng việc phát hiện và tự khắc phục sớm trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể các khoản phạt hành chính phát sinh.

Các bước lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Để xử lý hóa đơn viết sai tỷ giá ngoại tệ, kế toán thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Thống nhất phương án điều chỉnh hoặc thay thế với đối tác mua hàng. Nếu chọn lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn mới phải ghi rõ nội dung điều chỉnh tăng hoặc giảm chỉ tiêu tỷ giá, số tiền quy đổi sang VND của hóa đơn gốc số mấy, ngày lập nào. Nếu chọn lập hóa đơn thay thế, hóa đơn mới phải ghi rõ thay thế cho hóa đơn gốc số mấy, lập ngày nào.
• Bước 2: Ký số và gửi hóa đơn mới lên hệ thống thuế để cấp mã (đối với doanh nghiệp dùng hóa đơn có mã).
• Bước 3: Lập thông báo sai sót hóa đơn điện tử theo mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để hoàn tất quy trình về mặt pháp lý.

Câu hỏi thường gặp về tỷ giá xuất hóa đơn ngoại tệ

Các giải đáp dưới đây sẽ giúp kế toán tháo gỡ nhanh các tình huống thực tế phát sinh trong ngày:

Doanh nghiệp được xuất hóa đơn bằng ngoại tệ trong trường hợp nào?

Doanh nghiệp chỉ được viết hóa đơn bằng ngoại tệ khi giao dịch đó thuộc diện được phép sử dụng ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam. Phổ biến nhất là giao dịch xuất khẩu ra nước ngoài hoặc mua bán giữa doanh nghiệp nội địa với doanh nghiệp chế xuất nằm trong khu phi thuế quan. Các giao dịch giữa hai doanh nghiệp nội địa thông thường bắt buộc phải thanh toán và xuất hóa đơn bằng VND.

Tỷ giá xuất hóa đơn xuất khẩu theo Thông tư 200 khác gì Thông tư 133?

Sự không giống nhau nằm ở cách chọn lựa ngân hàng thương mại để lấy tỷ giá thực tế. Thông tư 200 hướng dẫn kế toán lấy tỷ giá mua chuyển khoản của ngân hàng nơi doanh nghiệp chỉ định nhận tiền thanh toán từ đối tác nước ngoài. Trong khi đó, Thông tư 133 cho phép linh hoạt hơn khi doanh nghiệp có thể lấy tỷ giá của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên có giao dịch phát sinh nhất để ghi nhận doanh thu quy đổi.

Có được dùng tỷ giá Vietcombank để xuất hóa đơn không?

Doanh nghiệp hoàn toàn được dùng tỷ giá mua bán chuyển khoản do Vietcombank công bố tại ngày lập hóa đơn nếu doanh nghiệp có mở tài khoản thanh toán bằng ngoại tệ hoặc phát sinh giao dịch thường xuyên qua Vietcombank tại thời điểm lập hóa đơn đó.

Sai tỷ giá trên hóa đơn có bị phạt không?

Hành vi lập hóa đơn sai chỉ tiêu bắt buộc như tỷ giá quy đổi hoặc số tiền thanh toán quy đổi ra VND sẽ bị phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Mức phạt cụ thể tùy thuộc vào việc hành vi này có dẫn đến thiếu thuế hay không. Nếu doanh nghiệp tự phát hiện, chủ động xuất hóa đơn điều chỉnh và nộp mẫu 04/SS-HĐĐT trước khi cơ quan thuế thanh tra thì thường chỉ bị phạt cảnh cáo hoặc áp dụng các tình tiết giảm nhẹ

Kết luận

Xác định đúng tỷ giá xuất hóa đơn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa số liệu tài chính và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý về thuế. Kế toán cần liên tục cập nhật thời điểm lập hóa đơn theo quy định hải quan đối với hàng xuất khẩu và ngày cung ứng dịch vụ đối với mảng dịch vụ. Nếu doanh nghiệp thường xuyên phát sinh giao dịch ngoại tệ, kế toán nên xây dựng quy trình kiểm tra tỷ giá nội bộ và lưu trữ chứng từ ngân hàng đồng bộ với hóa đơn điện tử để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.

Thông tin liên hệ Man – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Nội dung được kiểm duyệt bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên & CEO Man, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.