Hướng dẫn thủ tục thuê kiểm toán trong xây dựng công trình đầy đủ từ A-Z

Trong hoạt động đầu tư xây dựng, việc tổ chức kiểm toán là khâu không thể thiếu nhằm đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và tuân thủ pháp luật tài chính. Tuy nhiên, không phải chủ đầu tư nào cũng nắm rõ thủ tục thuê kiểm toán trong xây dựng công trình từ hồ sơ pháp lý đến quy trình triển khai thực tế. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một bức tranh toàn diện, giúp bạn tránh rủi ro và lựa chọn đúng đối tác kiểm toán.

Vì sao cần thuê kiểm toán trong công trình xây dựng?

Không chỉ là một yêu cầu mang tính pháp lý trong các dự án sử dụng vốn nhà nước, hoạt động kiểm toán công trình còn là công cụ giúp chủ đầu tư đánh giá hiệu quả đầu tư, kiểm soát chi phí và giảm thiểu thất thoát ngân sách.

Trong bối cảnh cơ quan quản lý ngày càng siết chặt quy trình thẩm tra, quyết toán dự án, việc thực hiện thủ tục thuê kiểm toán xây dựng công trình một cách bài bản, đúng quy định sẽ là “tấm khiên” pháp lý bảo vệ chủ đầu tư trước các cuộc thanh kiểm tra.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động thuê kiểm toán xây dựng

Để đảm bảo đúng quy trình, cần hiểu rõ các văn bản pháp luật điều chỉnh hoạt động này. Một số văn bản chính bao gồm:

• Luật Xây dựng năm 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2020)

• Luật Kiểm toán độc lập năm 2011

• Nghị định số 10/2021/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng

• Thông tư 10/2023/TT-BTC quy định về quyết toán vốn đầu tư thuộc nguồn vốn nhà nước

Những văn bản này không chỉ xác định nghĩa vụ kiểm toán mà còn quy định cụ thể về quy trình lựa chọn đơn vị kiểm toán, nội dung kiểm toán và cách thức phối hợp trong quá trình thực hiện.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục thuê kiểm toán trong xây dựng công trình

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, khoa học sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh bị yêu cầu bổ sung, gây chậm tiến độ.

Một bộ hồ sơ cơ bản gồm:

1. Văn bản đề nghị thuê kiểm toán, có chữ ký của người có thẩm quyền.

2. Quyết định phê duyệt dự án đầu tư, quyết định phê duyệt thiết kế – dự toán.

3. Hợp đồng xây dựng và các phụ lục liên quan.

4. Báo cáo tình hình thực hiện dự án, bao gồm tiến độ và khối lượng đã thi công.

5. Hồ sơ thanh toán, quyết toán tạm ứng, hoàn ứng, nếu có.

6. Hồ sơ nghiệm thu khối lượng hoàn thành, bản vẽ hoàn công.

7. Tài liệu pháp lý của chủ đầu tư, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, điều lệ công ty (nếu là doanh nghiệp).

8. Các hồ sơ pháp lý liên quan khác theo yêu cầu của đơn vị kiểm toán.

Lưu ý: Tùy vào quy mô và loại hình dự án (dự án vốn ngân sách, vốn vay ODA hay vốn tư nhân), hồ sơ có thể được điều chỉnh phù hợp.

Quy trình chuẩn trong việc thuê đơn vị kiểm toán công trình

Để triển khai đúng và hiệu quả, chủ đầu tư nên tuân thủ theo 5 bước cơ bản dưới đây trong quá trình thuê kiểm toán:

Bước 1: Lập kế hoạch kiểm toán

Ngay từ giai đoạn chuẩn bị quyết toán, chủ đầu tư cần lập kế hoạch tổ chức kiểm toán. Kế hoạch này phải nêu rõ thời điểm kiểm toán, phạm vi công việc, yêu cầu về năng lực đơn vị kiểm toán và phương thức lựa chọn.

Bước 2: Lựa chọn đơn vị kiểm toán đủ điều kiện

Theo quy định, đơn vị kiểm toán phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện cung cấp dịch vụ kiểm toán trong xây dựng. Ngoài ra, cần ưu tiên các tổ chức có kinh nghiệm trong lĩnh vực công trình, am hiểu pháp lý xây dựng và có đội ngũ kiểm toán viên chuyên môn cao.

Việc lựa chọn có thể thực hiện theo hình thức chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh hoặc đấu thầu rộng rãi, tùy quy mô gói kiểm toán và nguồn vốn.

Bước 3: Ký kết hợp đồng kiểm toán

Hợp đồng cần ghi rõ các nội dung chính sau:

• Mục tiêu và phạm vi kiểm toán

• Thời gian thực hiện và thời hạn bàn giao báo cáo

• Trách nhiệm và nghĩa vụ của hai bên

• Đơn giá, chi phí kiểm toán, phương thức thanh toán

• Điều khoản phạt vi phạm, xử lý tranh chấp

Nội dung hợp đồng nên được rà soát bởi bộ phận pháp chế hoặc tư vấn pháp lý để đảm bảo ràng buộc pháp luật đầy đủ.

Bước 4: Phối hợp thực hiện kiểm toán

Đây là giai đoạn quan trọng nhất. Chủ đầu tư cần cử đầu mối chuyên trách để phối hợp cung cấp hồ sơ, giải trình kịp thời và hỗ trợ đo đạc, kiểm tra thực tế cùng đơn vị kiểm toán.

Nên có biên bản họp khởi động (kick-off meeting) để thống nhất cách thức làm việc và thời gian kiểm tra thực địa nếu có.

Bước 5: Nghiệm thu và sử dụng kết quả kiểm toán

Sau khi nhận được báo cáo kiểm toán, chủ đầu tư cần rà soát các ý kiến, kiến nghị điều chỉnh hồ sơ quyết toán theo yêu cầu. Báo cáo này là cơ sở bắt buộc để lập hồ sơ quyết toán gửi cơ quan thẩm tra.

Những rủi ro thường gặp nếu thực hiện sai thủ tục thuê kiểm toán xây dựng công trình

Thực tế triển khai cho thấy, không ít chủ đầu tư gặp vướng mắc do:

• Lựa chọn đơn vị kiểm toán không đủ điều kiện hành nghề, bị cơ quan thẩm tra từ chối kết quả.

• Hồ sơ kiểm toán thiếu chặt chẽ, dẫn đến bị yêu cầu kiểm toán lại, làm chậm tiến độ quyết toán.

• Thiếu hợp đồng rõ ràng, gây tranh chấp về nghĩa vụ cung cấp hồ sơ và thanh toán chi phí.

• Phối hợp kém trong quá trình kiểm toán, gây ra hiểu nhầm, đánh giá sai lệch giữa các bên.

Việc nắm vững thủ tục thuê kiểm toán xây dựng công trình sẽ giúp chủ đầu tư chủ động phòng tránh những vấn đề này.

Tiêu chí lựa chọn đơn vị kiểm toán phù hợp

Để tránh sai sót, khi lựa chọn đối tác kiểm toán, chủ đầu tư nên cân nhắc các yếu tố sau:

• Tư cách pháp nhân rõ ràng, nằm trong danh sách tổ chức đủ điều kiện hành nghề kiểm toán xây dựng được công bố trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tài chính.

• Số năm kinh nghiệm và hồ sơ năng lực, đặc biệt là trong các dự án tương tự (dự án hạ tầng, giao thông, dân dụng…).

• Khả năng phối hợp và hỗ trợ xử lý hồ sơ quyết toán, không chỉ dừng ở việc lập báo cáo kiểm toán.

• Chi phí hợp lý, được thuyết minh rõ trong hồ sơ chào giá, không mập mờ chi phí phát sinh.

Tham khảo thêm danh sách các tổ chức kiểm toán có uy tín: tại đây.

Khi lựa chọn đơn vị kiểm toán phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều yếu tố như năng lực chuyên môn, kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng, cũng như uy tín và quy trình làm việc chuyên nghiệp. Để hiểu rõ hơn về các loại dịch vụ kiểm toán hiện có và cách lựa chọn phù hợp cho từng nhu cầu, bạn có thể tham khảo chi tiết tại dịch vụ kiểm toán.

Kết luận: Hành trang không thể thiếu trước khi quyết toán

Trong môi trường đầu tư hiện đại, nơi yêu cầu về minh bạch và trách nhiệm giải trình ngày càng cao, việc tổ chức kiểm toán là bước đi chiến lược chứ không đơn thuần là thủ tục bắt buộc. Hiểu rõ thủ tục thuê kiểm toán trong xây dựng công trình không chỉ giúp chủ đầu tư chủ động trong công tác quyết toán mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Nếu bạn đang chuẩn bị quyết toán cho công trình và tìm kiếm sự hỗ trợ bài bản, hãy tham khảo thêm thông tin tại bài viết chính về dịch vụ kiểm toán để có góc nhìn đầy đủ và chuyên sâu hơn