Mẫu giấy phép kinh doanh và cách tra cứu thông tin doanh nghiệp

Khi bắt đầu khởi nghiệp hoặc thực hiện các giao dịch thương mại, việc tiếp cận và hiểu rõ mẫu Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (thường bị gọi nhầm theo thói quen là Giấy phép kinh doanh) là bước khởi đầu bắt buộc.

Tuy nhiên, rất nhiều chủ doanh nghiệp hiện nay vẫn đang nhầm lẫn giữa hai loại giấy tờ này, dẫn đến sai sót khi chuẩn bị hồ sơ hoặc kê khai thông tin. Bài viết dưới đây từ các chuyên gia pháp lý của MAN – Master Accountant Network sẽ cung cấp cho bạn các mẫu giấy chứng nhận hiện hành theo quy định, cách phân biệt chính xác và hướng dẫn tra cứu online nhanh chóng chỉ trong 1 phút.

Mẫu giấy phép kinh doanh giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp — Hình ảnh mẫu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp bởi cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định hiện hành.

Tổng quan về Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì? Phân biệt với Giấy phép kinh doanh

Để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có, trước tiên chúng ta cần làm rõ hai khái niệm rất dễ bị đánh tráo này:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN): Là văn bản bằng giấy hoặc bản điện tử mà cơ quan đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch và Đầu tư) cấp cho doanh nghiệp để ghi nhận thông tin về đăng ký thành lập tổ chức kinh tế. Đây chính là “giấy khai sinh” hợp pháp của doanh nghiệp. Tất cả doanh nghiệp khi thành lập đều phải có giấy này.
Giấy phép kinh doanh (Sub-license): Là loại giấy tờ cấp cho doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề kinh doanh có điều kiện (ví dụ: Giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm, Giấy phép lữ hành, Giấy phép kinh doanh vận tải…). Doanh nghiệp chỉ cần xin loại giấy này sau khi đã có GCNĐKDN và chuẩn bị đi vào hoạt động thực tế.

Lời khuyên từ chuyên gia MAN: Nếu bạn đang tìm kiếm mẫu hồ sơ để thành lập công ty nói chung, cái bạn cần tìm chính xác là Mẫu Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được ban hành theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT, chứ không phải các loại giấy phép con chuyên ngành.

Các thông tin bắt buộc thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp hiện hành, một GCNĐKDN tiêu chuẩn sẽ chỉ hiển thị các thông tin cốt lõi sau đây (các thông tin chi tiết khác như ngành nghề kinh doanh hay danh sách cổ đông đã được lược giản để tối ưu hóa thủ tục hành chính):

Tên doanh nghiệp: Bao gồm tên bằng tiếng Việt, tên bằng tiếng nước ngoài (nếu có) và tên viết tắt (nếu có).
Mã số doanh nghiệp: Đồng thời là mã số thuế và số định danh chính thức của doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động.
Địa chỉ trụ sở chính: Địa điểm thực tế đặt văn phòng, phải có địa chỉ rõ ràng (không được là căn hộ chung cư dùng để ở).
Vốn điều lệ: Số vốn do các thành viên, cổ đông cam kết góp trong thời hạn quy định (thường là 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận).
Thông tin người đại diện theo pháp luật: Họ tên, chức danh, số giấy tờ pháp lý cá nhân (CCCD/Hộ chiếu) của người có quyền nhân danh doanh nghiệp thực hiện các giao dịch.

Các mẫu Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo từng loại hình

Tùy vào mô hình tổ chức mà bạn lựa chọn khi thành lập công ty, Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành các biểu mẫu cụ thể tại Phụ lục IV của Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Dưới đây là hình ảnh trực quan và phân tích chi tiết cho từng loại mẫu GCNĐKDN hiện hành.

Bảng tổng hợp các loại hình doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Trước khi đi vào chi tiết các mẫu giấy, việc xác định rõ loại hình doanh nghiệp sẽ giúp bạn lựa chọn đúng biểu mẫu pháp lý cần thiết. Dưới đây là bảng so sánh các đặc tính cơ bản của từng loại hình theo Luật Doanh nghiệp hiện hành:

Loại hình doanh nghiệp	Tư cách pháp nhân	Số lượng thành viên	Đặc điểm chịu trách nhiệm
Doanh nghiệp tư nhân	Không có	Chỉ 1 cá nhân	Vô hạn (bằng toàn bộ tài sản cá nhân của chủ doanh nghiệp)
Công ty TNHH 1 Thành viên	Có tư cách pháp nhân	Chỉ 1 tổ chức hoặc cá nhân	Hữu hạn trong phạm vi số vốn điều lệ đã đăng ký
Công ty TNHH 2 Thành viên trở lên	Có tư cách pháp nhân	Từ 2 đến tối đa 50 thành viên	Hữu hạn trong phạm vi số vốn góp của từng thành viên
Công ty Cổ phần	Có tư cách pháp nhân	Tối thiểu 3 cổ đông (không giới hạn tối đa)	Hữu hạn trong phạm vi giá trị cổ phần đã sở hữu
Công ty Hợp danh	Có tư cách pháp nhân	Tối thiểu 2 thành viên hợp danh	Thành viên hợp danh chịu trách nhiệm vô hạn; Thành viên góp vốn chịu trách nhiệm hữu hạn

Mẫu cho Doanh nghiệp tư nhân

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp tư nhân

Đây là giấy đăng ký kinh doanh mẫu mới được thiết kế riêng cho loại hình Doanh nghiệp tư nhân. Vì đặc thù mô hình này do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình, trên mẫu giấy này sẽ không có mục “Vốn điều lệ” được chia theo tỷ lệ góp vốn như các mô hình công ty khác, mà thay vào đó là chỉ tiêu “Vốn đầu tư” của chủ doanh nghiệp. Doanh nghiệp tư nhân cũng không có tư cách pháp nhân độc lập. Việc đối chiếu chính xác mẫu này giúp chủ cơ sở tránh nhầm lẫn khi thực hiện các thủ tục mở tài khoản ngân hàng hoặc kê khai thuế ban đầu.

Mẫu cho Công ty TNHH Một thành viên

Mẫu giấy đăng ký doanh nghiệp của Công ty TNHH 1TV

Mẫu giấy phép kinh doanh công ty TNHH một thành viên là một trong những biểu mẫu pháp lý có tần suất xuất hiện nhiều nhất trên thị trường hiện nay. Mẫu này được Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp cho doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu. Bố cục chính của mẫu GCNĐKDN này sẽ hiển thị rõ ràng thông tin của chủ sở hữu cùng thông tin chi tiết của người đại diện theo pháp luật của công ty. Khi sử dụng mẫu giấy này tham gia ký kết hợp đồng, đối tác thường sẽ kiểm tra kỹ tính đồng nhất giữa thông tin người đại diện trên giấy và CCCD thực tế.

Mẫu cho Công ty TNHH Hai thành viên trở lên

Mẫu giấy đăng ký doanh nghiệp của Công ty TNHH 2TV

Đối với các mô hình kinh doanh có sự hợp tác từ 2 đến tối đa 50 thành viên góp vốn, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp mẫu giấy phép kinh doanh công ty TNHH hai thành viên trở lên. Một điểm đặc biệt quan trọng cần lưu ý trên giấy đăng ký kinh doanh mẫu mới của công ty TNHH từ hai thành viên trở lên là danh sách và tỷ lệ phần vốn góp của từng thành viên sẽ không còn hiển thị trực tiếp trên phôi giấy chính nữa (thông tin này được lưu trữ tập trung trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia). Sự cải tiến này giúp tinh giản tối đa các thủ tục hành chính khi doanh nghiệp phát sinh các giao dịch chuyển nhượng vốn nội bộ quy mô nhỏ.

Mẫu cho Công ty Cổ phần

Mẫu giấy đăng ký doanh nghiệp của Công ty Cổ phần

Đây là mẫu giấy phép kinh doanh công ty cổ phần được chuẩn hóa theo quy định pháp luật doanh nghiệp hiện hành. Điểm đặc trưng lớn nhất của mô hình này là toàn bộ vốn điều lệ được chia nhỏ thành các phần bằng nhau gọi là cổ phần. Trên mẫu GCNĐKDN dành cho công ty cổ phần, thông tin về các cổ đông sáng lập và tỷ lệ sở hữu cổ phần chỉ được ghi nhận trực tiếp trên phôi giấy tại thời điểm thành lập mới. Mọi biến động chuyển nhượng cổ phần của các cổ đông sau đó sẽ không in lại lên giấy chứng nhận mà được tự động cập nhật trên Cổng thông tin quốc gia. Điều này mang lại sự linh hoạt tối đa cho doanh nghiệp khi thực hiện các hoạt động huy động vốn lớn.

Mẫu cho Công ty Hợp danh & Đơn vị trực thuộc

Mẫu giấy đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh

Đây là giấy đăng ký kinh doanh mẫu mới dành riêng cho các đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp như chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các địa điểm kinh doanh trực thuộc. Khác với mẫu của công ty mẹ, biểu mẫu này ghi nhận các thông tin cụ thể về tên đơn vị trực thuộc, địa chỉ hoạt động thực tế, thông tin của người đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện và đặc biệt là mã số đơn vị phụ thuộc (thường có định dạng đuôi -xxx gắn sau mã số doanh nghiệp chính). Việc chuẩn hóa mẫu đăng ký hoạt động này giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng mạng lưới phân phối và chi nhánh kinh doanh trên toàn quốc một cách hợp pháp.

Hướng dẫn tra cứu và quy định thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp

Cách tra cứu Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp online nhanh nhất

Trong quá trình ký kết hợp đồng hoặc rà soát đối tác, việc kiểm tra tính pháp lý của GCNĐKDN là vô cùng quan trọng. Bạn có thể tra cứu hoàn toàn miễn phí và chính xác 100% theo các bước dưới đây:

Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: dangkykinhdoanh.gov.vn
Bước 2: Nhập Mã số doanh nghiệp (hoặc Tên doanh nghiệp) vào ô tìm kiếm ở góc trên cùng bên phải.
Bước 3: Nhấp vào kết quả hiển thị. Tại đây, bạn sẽ kiểm tra được: Tên chính thức của doanh nghiệp (tiếng Việt, tiếng Anh), Tình trạng hoạt động (Đang hoạt động, Đang tạm ngừng, hay Đã giải thể), Họ và tên người đại diện pháp luật và Ngành nghề kinh doanh đã đăng ký của doanh nghiệp đó (điều mà bản giấy GCNĐKDN hiện tại không hiển thị).

Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi nội dung Giấy chứng nhận?

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không có thời hạn sử dụng (có giá trị vô thời hạn cho đến khi doanh nghiệp giải thể). Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, nếu phát sinh các thay đổi sau, doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục thay đổi trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi:

Thay đổi tên doanh nghiệp (Tên tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tên viết tắt).
Thay đổi địa chỉ trụ sở chính (Chuyển quận, chuyển tỉnh hoặc thay đổi số nhà).
Thay đổi vốn điều lệ (Tăng hoặc giảm vốn).
Thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật (Thay đổi người mới hoặc cập nhật thông tin CCCD từ 9 số sang 12 số của người hiện tại).
Thay đổi loại hình doanh nghiệp (Ví dụ: Từ TNHH 1 TV lên TNHH 2 TV trở lên hoặc chuyển đổi thành Công ty Cổ phần).

Lưu ý quan trọng: Việc chậm trễ đăng ký thay đổi thông tin GCNĐKDN so với thời hạn luật định có thể bị xử phạt hành chính từ 3.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng tùy thuộc vào số ngày quá hạn (theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP).

Các câu hỏi thường gặp về Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Mất Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có bị phạt không và xử lý thế nào?

Việc làm mất giấy chứng nhận không bị phạt hành chính. Tuy nhiên, để thực hiện các giao dịch, bạn cần nộp hồ sơ xin cấp lại tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi cấp giấy trước đó. Thời gian xử lý thường từ 3 ngày làm việc.

Ngành nghề kinh doanh không ghi trên Giấy chứng nhận thì kiểm tra ở đâu?

Theo cải cách hành chính mới, ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp không còn in trên GCNĐKDN nữa. Để kiểm tra hoặc cung cấp cho đối tác, bạn cần thực hiện tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp như hướng dẫn ở trên.

Có bắt buộc phải nộp Hợp đồng thuê nhà khi đăng ký kinh doanh không?

Không. Trong bộ hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp nộp lên Sở KH&ĐT, Luật không yêu cầu bạn phải đính kèm Hợp đồng thuê nhà hay Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính hợp pháp và chính xác của địa chỉ trụ sở khai báo.

Kết luận

Hiểu đúng bản chất pháp lý và cập nhật đúng mẫu Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian, tránh các rủi ro phạt hành chính đáng tiếc khi vận hành công ty. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ thành lập hoặc cần thực hiện các thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh nhanh chóng, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của MAN – Master Accountant Network. Chúng tôi cung cấp giải pháp pháp lý và kế toán trọn gói chuyên nghiệp, giúp bạn an tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Đọc thêm các dịch vụ hỗ trợ của chúng tôi:

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.