Tổng quan về quy trình hoàn thuế TNCN tự động và Công văn số 914/TCT-DNNCN

Trong bối cảnh hiện đại, quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tự động đang trở thành một trong những vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp và người lao động. Công văn số 914/TCT-DNNCN ngày 28/2/2025 của Tổng cục Thuế đã chính thức thông báo về việc triển khai quy trình này, đồng thời nhấn mạnh trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc thực hiện các bước hoàn thuế tự động một cách hiệu quả và chính xác.

Quy trình hoàn thuế TNCN tự động là gì?

Quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tự động là hệ thống tự động hóa các bước hoàn thuế, giúp giảm thiểu thủ tục hành chính và thời gian xử lý. Quy trình này bao gồm các bước: kê khai thuế, nộp hồ sơ yêu cầu hoàn thuế, xử lý hồ sơ, ra quyết định hoàn thuế và chuyển tiền hoàn thuế. Mục tiêu của quy trình là tăng cường hiệu quả quản lý thuế, bảo vệ quyền lợi người nộp thuế và giảm sai sót. Với quy trình này, người nộp thuế sẽ được hoàn trả các khoản thuế nộp thừa một cách nhanh chóng và chính xác.

Các căn cứ pháp lý về việc hoàn thuế TNCN tự động

Quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tự động được thiết lập dựa trên hai văn bản pháp lý quan trọng, đó là Công văn số 914/TCT-DNNCN và Quyết định số 108/QĐ-TCT. Hai văn bản này đóng vai trò nền tảng trong việc triển khai và quản lý quy trình hoàn thuế TNCN tự động, giúp đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và thuận lợi cho cả doanh nghiệp và người nộp thuế.

Công văn số 914/TCT-DNNCN

Công văn số 914/TCT-DNNCN, được ban hành ngày 28/2/2025, là tài liệu hướng dẫn cụ thể từ Tổng cục Thuế về việc triển khai quy trình hoàn thuế TNCN tự động. Nội dung của công văn này nhấn mạnh:

Mục tiêu triển khai: Công văn nêu rõ mục tiêu của việc hoàn thuế TNCN tự động là nhằm giảm thiểu thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý thuế và bảo vệ quyền lợi của người nộp thuế.
Yêu cầu đối với các cơ quan thuế: Tổng cục Thuế yêu cầu các cơ quan thuế địa phương phối hợp và đôn đốc doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai và nộp thuế. Đồng thời, công văn cũng đề cập đến trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời để đảm bảo quy trình hoàn thuế diễn ra suôn sẻ.

Xem thêm: Công văn số 914/TCT-DNNCN

Quyết định số 108/QĐ-TCT

Quyết định số 108/QĐ-TCT, có hiệu lực từ ngày 24/1/2025, là văn bản quy phạm pháp luật quan trọng quy định chi tiết về quy trình hoàn thuế TNCN tự động. Nội dung của quyết định này bao gồm:

Phạm vi áp dụng: Quyết định này áp dụng cho kỳ quyết toán thuế TNCN năm 2024, đánh dấu một bước chuyển mình quan trọng trong quản lý thuế tại Việt Nam.
Nâng cấp hệ thống thông tin: Quyết định nêu rõ rằng hệ thống thông tin của cơ quan thuế sẽ được nâng cấp và hoàn thiện trước ngày 31/3/2025. Việc này nhằm đảm bảo rằng hệ thống có thể xử lý nhanh chóng và chính xác các yêu cầu hoàn thuế, từ đó hỗ trợ tốt nhất cho quy trình hoàn thuế tự động.
Yêu cầu về dữ liệu: Quyết định cũng quy định các yêu cầu về việc thu thập và quản lý dữ liệu liên quan đến thuế TNCN, đảm bảo rằng thông tin được lưu trữ và xử lý một cách an toàn và hiệu quả.

Hai văn bản pháp lý này không chỉ tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho quy trình hoàn thuế TNCN tự động, mà còn hướng dẫn các bên liên quan trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế. Việc hiểu rõ các căn cứ pháp lý này sẽ giúp doanh nghiệp và người nộp thuế chuẩn bị tốt hơn cho quy trình hoàn thuế, từ đó đảm bảo quyền lợi của mình trong hệ thống thuế.

Quy trình hoàn thuế TNCN tự động

Quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tự động được thiết lập nhằm tối ưu hóa các bước hoàn thuế, giúp doanh nghiệp và người lao động tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế. Đầu tiên, doanh nghiệp cần rà soát dữ liệu thuế của từng nhân viên, kiểm tra các khoản thu nhập, chi phí hợp lý và các khoản giảm trừ gia cảnh để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin trước khi nộp hồ sơ hoàn thuế. Đồng thời, việc xác minh số dư nợ thuế là cần thiết để xác nhận rằng tất cả các khoản thuế TNCN đã khấu trừ từ lương của người lao động đều được nộp đầy đủ vào ngân sách nhà nước, tránh tình trạng nộp thừa hoặc thiếu thuế, ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.

Các căn cứ pháp lý về việc hoàn thuế TNCN tự động

Tiếp theo, doanh nghiệp phải chuẩn bị tờ khai quyết toán thuế TNCN cho từng cá nhân theo mẫu quy định, phản ánh đầy đủ các khoản thu nhập và chi phí được phép khấu trừ. Nếu có các khoản giảm trừ cho người phụ thuộc, thông tin này cũng cần được kê khai đầy đủ và chính xác. Tờ khai quyết toán thuế cần được gửi đến cơ quan thuế đúng thời hạn quy định để đảm bảo rằng quá trình hoàn thuế diễn ra suôn sẻ.

Doanh nghiệp cũng có trách nhiệm cung cấp thông tin cho cơ quan thuế về số thuế TNCN đã khấu trừ và nộp thay cho các cá nhân, thông tin này rất quan trọng để xác định số tiền hoàn thuế mà người lao động được nhận. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên hỗ trợ nhân viên trong việc kê khai thông tin thuế, đảm bảo mọi thông tin đều được điền đầy đủ và chính xác.

Cuối cùng, doanh nghiệp cần theo dõi quá trình xử lý hồ sơ hoàn thuế trên hệ thống của cơ quan thuế để kịp thời nắm bắt thông tin và phản hồi nếu có yêu cầu bổ sung. Sau khi có quyết định hoàn thuế từ cơ quan thuế, doanh nghiệp thông báo cho nhân viên về số tiền hoàn thuế và thời gian nhận tiền, số tiền này sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng của người lao động hoặc trả bằng hình thức khác theo quy định.

Quy trình hoàn thuế TNCN tự động không chỉ giúp doanh nghiệp và người lao động thực hiện nghĩa vụ thuế một cách hiệu quả mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế. Doanh nghiệp cần nắm rõ thời gian áp dụng và các yêu cầu cụ thể để đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế được bảo vệ.

Trách nhiệm của doanh nghiệp

Rà soát dữ liệu nợ thuế TNCN

Doanh nghiệp cần thực hiện rà soát dữ liệu nợ thuế TNCN trên hệ thống để đảm bảo rằng tất cả các khoản thuế đã khấu trừ của người lao động đều được nộp đầy đủ vào ngân sách nhà nước. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị phạt mà còn bảo vệ quyền lợi cho người nộp thuế, đặc biệt là trong trường hợp có số thuế nộp thừa cần được hoàn hoặc bù trừ.

Kê khai quyết toán thuế TNCN

Doanh nghiệp cần thực hiện kê khai quyết toán thuế TNCN đúng thời hạn và chính xác theo thực tế phát sinh. Điều này có nghĩa là không được sử dụng thông tin của cá nhân khác để kê khai quyết toán, tránh gây ra những rắc rối không cần thiết cho cả doanh nghiệp và người lao động.

Cung cấp thông tin thuế TNCN

Theo hướng dẫn tại Công văn số 828/TCT-KK, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin về số thuế TNCN đã khấu trừ và nộp thay cho các cá nhân. Việc này rất quan trọng để đảm bảo rằng thông tin được cập nhật và chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hoàn thuế tự động.

Kê khai bổ sung thông tin định danh cá nhân

Doanh nghiệp cũng cần tuân thủ quy định tại Thông tư 86/2024/TT-BTC, trong đó yêu cầu kê khai bổ sung thông tin số định danh cá nhân. Điều này không chỉ giúp kiểm soát thông tin cá nhân mà còn hỗ trợ trong việc giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc. Doanh nghiệp cần hướng dẫn người lao động thực hiện các bước kê khai này một cách đầy đủ và chính xác.

Tài liệu tham khảo

Công văn số 914/TCT-DNNCN ngày 28/2/2025 của Tổng cục Thuế.
Quyết định số 108/QĐ-TCT ngày 24/1/2025.
Công văn số 828/TCT-KK ngày 25/2/2025.
Thông tư 86/2024/TT-BTC và Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Kết luận

Quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tự động không chỉ mang lại lợi ích thiết thực cho người lao động mà còn đặt ra những trách nhiệm lớn lao cho các doanh nghiệp. Việc tuân thủ đầy đủ các quy định và hướng dẫn từ Tổng cục Thuế là rất cần thiết để đảm bảo rằng quy trình hoàn thuế diễn ra hiệu quả và chính xác.

Doanh nghiệp không chỉ cần nắm vững các bước cần thực hiện mà còn phải chủ động rà soát và cung cấp thông tin đúng hạn, từ đó bảo vệ quyền lợi của người nộp thuế. Sự sẵn sàng và nghiêm túc trong việc áp dụng quy trình hoàn thuế tự động sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo dựng niềm tin với người lao động, góp phần vào sự phát triển bền vững của môi trường kinh doanh.

Bên cạnh đó, người nộp thuế có thể liên hệ MAN – Master Accountant Network để nhận trao đổi và tư vấn nghiệp vụ giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và chính xác thông qua: