Giám định hàng giả mạo nhãn hiệu quy trình và hồ sơ 2026

Giám định hàng giả mạo nhãn hiệu đang trở thành bước nghiệp vụ then chốt mỗi khi một lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu hay quá cảnh bị nghi ngờ vi phạm quyền sở hữu trí tuệ. Khi mức độ tinh vi của hàng nhái ngày càng tăng, ranh giới giữa hàng thật và hàng vi phạm không còn dễ nhận ra bằng mắt thường, và đây chính là lúc kết luận giám định trở thành cơ sở pháp lý để cơ quan chức năng xử lý. Công văn số 17640/CHQ-GSQL ngày 18/6/2026 của Cục Hải quan vừa làm rõ thêm nhiều điểm quan trọng trong cách thực hiện hoạt động này, đặc biệt là khi nào cần trưng cầu giám định và khi nào không. Bài viết phân tích đầy đủ bản chất, quy trình và những thay đổi đáng chú ý mà doanh nghiệp lẫn cán bộ nghiệp vụ cần nắm.

Giám định hàng giả mạo nhãn hiệu là gì?

Hiểu một cách ngắn gọn, giám định hàng giả mạo nhãn hiệu là hoạt động đánh giá chuyên môn nhằm xác định một sản phẩm có gắn dấu hiệu trùng hoặc tương tự đến mức gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đang được bảo hộ hay không. Khác với việc kiểm tra thông thường, công việc này đòi hỏi người thực hiện phải đối chiếu mẫu vật với phạm vi bảo hộ ghi trong văn bằng, phân tích yếu tố cấu thành nhãn hiệu và đưa ra nhận định có giá trị làm chứng cứ.

Trên thực tế, nhiều người vẫn dùng lẫn lộn ba khái niệm vốn có ranh giới pháp lý khác nhau, và việc gọi sai tên ngay từ đầu có thể dẫn đến hướng xử lý sai. Bảng dưới đây hệ thống lại điểm khác biệt cốt lõi giữa ba nhóm hàng hóa thường bị nhầm lẫn.

Như vậy, giả mạo nhãn hiệu chỉ là một nhánh trong phạm vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ. Việc phân định đúng nhóm ngay từ đầu quyết định loại giám định cần thực hiện cũng như căn cứ pháp lý áp dụng về sau.

Giá trị lớn nhất của hoạt động này nằm ở tính pháp lý của kết luận. Một kết luận giám định khách quan có thể trở thành căn cứ để cơ quan hải quan ra quyết định xử phạt, để quản lý thị trường lập biên bản, hoặc để tòa án giải quyết tranh chấp. Chính vì sức nặng đó, mọi sai sót trong khâu lấy mẫu hay xác định phạm vi bảo hộ đều có thể khiến cả vụ việc bị lật ngược.

Cơ quan thực hiện giám định

Tại Việt Nam, tổ chức đầu ngành được Bộ Khoa học và Công nghệ cấp phép thực hiện chức năng này là Viện Khoa học Sở hữu trí tuệ (VIPRI), có trụ sở tại số 21 ngõ 67 phố Đỗ Quang, quận Cầu Giấy, Hà Nội. Đây là đơn vị có thẩm quyền đưa ra kết luận giám định về sở hữu công nghiệp được công nhận rộng rãi trong các vụ việc liên quan đến hàng giả mạo nhãn hiệu.

Bên cạnh tổ chức đầu ngành, hệ thống còn có các tổ chức giám định và giám định viên độc lập về sở hữu công nghiệp. Danh sách này được gửi kèm theo Công văn 17640/CHQ-GSQL để các Chi cục Hải quan khu vực chủ động liên hệ khi cần. Sự tồn tại của nhiều đầu mối giúp rút ngắn thời gian chờ đợi, nhất là với những lô hàng cần xử lý gấp tại cửa khẩu.

Một chủ thể thường bị bỏ quên nhưng lại có vai trò quyết định là chủ sở hữu quyền hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Trong nhiều tình huống, chính họ mới là bên nắm rõ đặc điểm kỹ thuật để phân biệt hàng chính hãng với hàng nhái. Theo kinh nghiệm tư vấn của MAN – Master Accountant Network khi đồng hành cùng doanh nghiệp có thương hiệu bị xâm phạm, việc chuẩn bị sẵn hồ sơ chứng minh quyền và bộ tiêu chí nhận diện hàng thật ngay từ trước thường giúp quá trình xử lý tại hải quan diễn ra nhanh và thuận lợi hơn đáng kể.

Hồ sơ yêu cầu giám định hàng giả mạo nhãn hiệu

Chất lượng của một bộ hồ sơ ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ tiếp nhận và độ chính xác của kết luận. Trước khi nộp yêu cầu giám định hàng giả mạo nhãn hiệu, bên yêu cầu cần chuẩn bị đơn theo mẫu quy định, trong đó nêu rõ đối tượng cần giám định và nội dung đề nghị làm rõ. Đơn càng cụ thể thì giám định viên càng dễ khoanh vùng vấn đề cần đánh giá.

Một bộ hồ sơ đầy đủ thường gồm những thành phần sau:

• Đơn yêu cầu giám định theo mẫu quy định, nêu rõ đối tượng và nội dung cần làm rõ.
• Văn bằng bảo hộ hoặc Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, là tài liệu xác lập phạm vi quyền và thước đo để đối chiếu.
• Mẫu vật hàng thật đặt cạnh mẫu vật hàng nghi giả để giám định viên so sánh trực tiếp.
• Tài liệu chứng minh tư cách như hợp đồng ủy quyền hoặc giấy phép sử dụng nhãn hiệu, trong trường hợp người nộp đơn không phải chủ sở hữu quyền.

Trong số này, mẫu vật hàng thật là thành phần dễ bị xem nhẹ nhưng lại quan trọng bậc nhất, bởi không có hàng chính hãng để đối chứng thì việc kết luận hàng nghi giả sẽ thiếu cơ sở vững chắc.

Sai sót thường gặp không nằm ở giấy tờ pháp lý mà ở khâu mẫu vật, chẳng hạn nộp mẫu đã bị bóc tem, biến dạng hoặc không còn nguyên trạng. Khi đó, giám định viên buộc phải yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian và đôi khi làm lỡ thời hạn xử lý lô hàng đang bị tạm giữ. Đầu tư đúng mức cho khâu chuẩn bị hồ sơ vì vậy không phải là thủ tục hình thức mà là yếu tố tiết kiệm thời gian thực sự.

Quy trình giám định hàng giả mạo nhãn hiệu

Toàn bộ hoạt động được vận hành qua bốn bước có liên kết chặt chẽ với nhau, và hiểu rõ trình tự này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong từng giai đoạn. Ở bước đầu tiên, bên yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến tổ chức giám định có thẩm quyền.

Sau khi tiếp nhận, đơn vị giám định tiến hành thẩm định tính hợp lệ của hồ sơ và thông báo chi phí. Đây là thời điểm để hai bên thống nhất phạm vi công việc, tránh phát sinh tranh cãi về sau. Khi hồ sơ đã đầy đủ, chuyên gia bước vào giai đoạn thực hiện giám định, đối chiếu dấu hiệu trên sản phẩm với phạm vi bảo hộ, phân tích mẫu mã, kiểu dáng và các yếu tố cấu thành nhãn hiệu để xác định có hành vi xâm phạm hay không.

Bước cuối cùng là trả kết quả dưới dạng kết luận giám định. Văn bản này không chỉ dừng ở việc khẳng định hàng thật hay hàng giả, mà còn trở thành căn cứ để cơ quan công an, quản lý thị trường, tòa án hoặc cơ quan hải quan tiếp tục xử lý vụ việc. Chính vì kết luận có thể dẫn tới quyết định hành chính hoặc tố tụng, nên mỗi nhận định trong đó đều cần được lập luận chặt chẽ và dựa trên bằng chứng kiểm tra cụ thể.

Lưu ý mới khi giám định theo Công văn 17640/CHQ-GSQL

Điểm khiến Công văn 17640/CHQ-GSQL đáng chú ý là việc làm rõ ba tình huống nghiệp vụ mà trước đây dễ gây lúng túng cho các Chi cục Hải quan khu vực. Thay vì mặc định mọi trường hợp nghi ngờ đều phải trưng cầu giám định, công văn đặt ra ranh giới rõ ràng dựa trên mức độ chắc chắn của căn cứ xử lý.

Tình huống thứ nhất là khi chủ sở hữu quyền hoặc người được ủy quyền hợp pháp đã có văn bản xác nhận sản phẩm, nhãn hiệu bị xâm phạm. Lúc này cơ quan hải quan tiến hành xử lý theo quy định và không thực hiện trưng cầu giám định. Đây là thay đổi giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, bởi khi chính chủ thể quyền đã khẳng định vi phạm thì việc giám định lại trở nên không cần thiết.

Tình huống thứ hai xảy ra khi chưa có cơ sở để khẳng định hàng hóa xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ. Khi đó cơ quan hải quan lấy mẫu để tiến hành giám định, hoặc trao đổi với các cơ quan chức năng để làm cơ sở xử lý tiếp vụ việc. Cách tiếp cận này tránh được rủi ro xử lý oan đối với hàng hóa hợp pháp, đồng thời bảo đảm vụ việc vẫn được làm rõ đến cùng.

Chi phí giám định thuộc về ai

Tình huống thứ ba liên quan trực tiếp đến gánh nặng tài chính. Nếu cơ quan hải quan thỏa thuận được với chủ sở hữu quyền hoặc người được ủy quyền hợp pháp bằng văn bản, thì có thể xem xét việc chủ sở hữu quyền thanh toán các khoản chi phí giám định. Quy định này hợp lý ở chỗ chủ thể quyền chính là bên hưởng lợi trực tiếp khi hàng vi phạm bị ngăn chặn, nên việc chia sẻ chi phí là công bằng. Trong thực tiễn hỗ trợ doanh nghiệp, MAN – Master Accountant Network thường khuyến nghị các bên thống nhất rõ điều khoản chi phí ngay từ đầu để tránh vướng mắc khi lô hàng đã bị tạm giữ và thời gian xử lý bị giới hạn.

Để tiện đối chiếu khi xử lý thực tế, ba tình huống nêu trên có thể tóm lược trong bảng sau.

Cần lưu ý rằng các hướng dẫn trên áp dụng chung cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu và cả hàng quá cảnh có dấu hiệu giả mạo hoặc xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ. Phạm vi rộng này cho thấy cơ quan quản lý muốn bịt kín mọi kẽ hở mà hàng vi phạm có thể lợi dụng để đi qua lãnh thổ Việt Nam.

Kết luận

Giám định hàng giả mạo nhãn hiệu không chỉ là một thủ tục kỹ thuật mà là mắt xích bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ và sự lành mạnh của thị trường. Công văn 17640/CHQ-GSQL đã giúp các Chi cục Hải quan khu vực thực hiện công việc này linh hoạt và tiết kiệm hơn, đồng thời nhắc nhở doanh nghiệp về vai trò chủ động của chủ sở hữu quyền trong việc cung cấp chứng cứ và chia sẻ chi phí. Với những vụ việc có giá trị thương hiệu lớn hoặc tình tiết phức tạp, việc đồng hành cùng đơn vị tư vấn giàu kinh nghiệm như MAN – Master Accountant Network sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu và xử lý kịp thời trong khung thời gian hạn chế tại cửa khẩu.

Thông tin liên hệ dịch vụ tại MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn
• Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network 
• LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia  Lê Hoàng Tuyên 

Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Tài chính doanh nghiệp.

MAN – Master Accountant Network cam kết cung cấp thông tin chuyên môn minh bạch, cập nhật theo quy định pháp luật hiện hành và tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp trong lĩnh vực kế toán – kiểm toán – thuế.

Câu hỏi thường gặp