Hóa đơn dưới 5 triệu có cần ghi số căn cước không

Theo quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn dưới 5 triệu không bắt buộc phải ghi số căn cước nếu khách hàng là cá nhân không kinh doanh và không cung cấp thông tin. Nghĩa vụ ghi số định danh chỉ phát sinh khi khách hàng chủ động cung cấp thông tin để lấy hóa đơn; nếu khách không cung cấp, người bán ghi “Khách lẻ” và để trống số căn cước mà không vi phạm quy định.

Tải File Tóm Tắt Bài Viết

Quy định mới về số căn cước trên hóa đơn theo Nghị định 70/2025

Theo quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/06/2025), việc thể hiện số định danh cá nhân (số căn cước) trên hóa đơn phụ thuộc hoàn toàn vào việc khách hàng có cung cấp thông tin đó hay không.

Cụ thể, tại Khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi nêu rõ: Trường hợp người mua cung cấp mã số thuế hoặc số định danh cá nhân thì trên hóa đơn bắt buộc phải thể hiện các thông tin này. Nếu khách hàng không cung cấp, người bán không có căn cứ để ghi và không bị coi là vi phạm quy định về lập hóa đơn.

Như vậy, câu trả lời cho việc hóa đơn dưới 5 triệu có cần ghi số căn cước không là: Không bắt buộc nếu khách hàng là cá nhân không kinh doanh và họ không cung cấp thông tin.

Sự thật về ngưỡng 5 triệu đồng trong kế toán

Hiện nay, nhiều người vẫn lầm tưởng rằng hóa đơn dưới 5 triệu đồng thì được miễn ghi thông tin người mua. Tuy nhiên, ngưỡng 5 triệu đồng thực chất liên quan đến quy định về thuế giá trị gia tăng (GTGT) hơn là hình thức hóa đơn.

Dựa trên Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC, ngưỡng 5 triệu đồng là điều kiện để xác định việc thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ nhằm mục đích khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Đây là quy định dành cho bên mua khi muốn tối ưu nghĩa vụ thuế, không phải là quy định miễn trừ ghi tên hay số định danh trên hóa đơn cho bên bán.

Phân biệt đối tượng khách hàng để xuất hóa đơn đúng luật

Việc xử lý thông tin trên hóa đơn cần được phân loại dựa trên đặc điểm của đối tượng mua hàng để đảm bảo tính pháp lý và tránh các rủi ro hậu kiểm.

Đối với khách hàng lẻ là người tiêu dùng cuối cùng

Trong trường hợp này, nếu khách hàng không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin cá nhân, doanh nghiệp xử lý như sau:

• Tên người mua: Ghi là Khách lẻ.
• Số căn cước/Mã số định danh: Để trống.
• Địa chỉ: Để trống hoặc ghi theo khu vực chung.

Lưu ý rằng dù khách hàng không lấy hóa đơn, người bán vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế theo đúng tinh thần của Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Việc “quên” lập hóa đơn với lý do khách không lấy có thể dẫn đến mức phạt hành chính nặng nề về hành vi trốn thuế hoặc lập hóa đơn sai thời điểm.

Đối với khách hàng là đại lý hoặc hộ kinh doanh

Đây là điểm quan trọng cần lưu ý về ràng buộc pháp lý. Nếu khách hàng mua hàng với mục đích về bán lại (đại lý, cửa hàng, hộ kinh doanh), họ phải tuân thủ việc xuất hóa đơn đầy đủ thông tin để phục vụ công tác quản lý thị trường và đối soát chuỗi cung ứng.

• Bắt buộc cung cấp: Tên đơn vị, địa chỉ và mã số thuế (hoặc số căn cước đối với cá nhân kinh doanh/hộ kinh doanh).
• Hệ quả: Nếu doanh nghiệp xuất hóa đơn cho đại lý dưới dạng “Khách lẻ” để lách quy định thông tin, cả người bán và người mua đều đối mặt với rủi ro khi cơ quan chức năng kiểm tra tính hợp lệ của hàng hóa lưu thông trên thị trường.

Các trường hợp đặc biệt không bắt buộc ghi thông tin người mua

Ngoài các quy định chung, một số trường hợp đặc thù vẫn được áp dụng quy định miễn ghi tên, địa chỉ và mã số định danh người mua trừ khi có yêu cầu:

• Hoạt động bán hàng tại các hệ thống siêu thị, trung tâm thương mại cho cá nhân không kinh doanh.
• Hoạt động bán xăng dầu lẻ cho cá nhân không kinh doanh.
• Các hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền (POS) có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Kết luận

Việc hiểu đúng bản chất của hóa đơn dưới 5 triệu đồng và quy định ghi số căn cước theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Tóm lại, nghĩa vụ ghi thông tin định danh cá nhân chỉ phát sinh khi khách hàng chủ động cung cấp thông tin để lấy hóa đơn. Đối với khách lẻ không cung cấp, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn nhưng được phép để trống thông tin định danh dưới danh nghĩa “Khách lẻ”. Ngược lại, đối với nhóm khách hàng kinh doanh hoặc đại lý, việc xuất hóa đơn đầy đủ thông tin là yêu cầu bắt buộc không thể bỏ qua để đảm bảo an toàn pháp lý cho cả hai bên.

Việc nắm vững các quy định về hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về xử phạt hành chính mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong việc quản lý doanh thu và minh bạch tài chính. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về quy trình kế toán theo Nghị định mới, doanh nghiệp nên liên hệ các đơn vị tư vấn thuế chuyên nghiệp như MAN – Master Accoutant Network.

Liên Hệ Nhận Tư Vấn

Thông tin liên hệ Man – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Nội dung được kiểm duyệt bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên & CEO Man, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.