Công văn số 2284/CTH-QLDN1: Hướng dẫn khấu trừ thuế TNCN và hạch toán công tác phí

Ngày 15/9/2025, Cục Thuế Thành phố Cần Thơ ban hành Công văn số 2284/CTH-QLDN1 về thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với công tác phí, cung cấp hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp về tính thuế và điều kiện hạch toán chi phí công tác. Dưới đây là những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp thực hiện đúng và hiệu quả.

Tài liệu: Công văn số 2284/CTH-QLDN1

Thu nhập chịu thuế TNCN đối với công tác phí

Theo Cục Thuế TP. Cần Thơ, các khoản công tác phí khoán sẽ trở thành thu nhập chịu thuế TNCN nếu vượt quá hạn mức quy định hiện hành. Cụ thể:

Đối với người lao động trong các tổ chức kinh doanh, văn phòng đại diện tại Việt Nam: Hạn mức khoán công tác phí được áp dụng dựa trên mức xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Ví dụ: Nếu hạn mức quy định là 500.000 đồng/ngày, phần chi vượt quá 500.000 đồng/ngày sẽ được coi là thu nhập chịu thuế TNCN.
Đối với người lao động trong các tổ chức quốc tế hoặc văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài: Hạn mức khoán công tác phí thực hiện theo quy định của tổ chức quốc tế hoặc văn phòng đại diện.
Ví dụ: Một tổ chức quốc tế khoán 100 USD/ngày cho chi phí công tác; phần chi vượt quá mức này sẽ được tính là thu nhập chịu thuế TNCN.

Tham khảo chi tiết: điểm đ.4 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ bao gồm quyết định khoán công tác phí và các chứng từ chi trả để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Hạch toán chi phí công tác và điều kiện trừ khi tính thuế TNDN

Cục Thuế TP. Cần Thơ hướng dẫn các khoản chi phí công tác có thể được hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN như sau:

a. Chi phí đi lại và thuê chỗ ở

Các khoản chi phí đi lại, thuê khách sạn hoặc chỗ ở cho nhân viên đi công tác được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện:

Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
Thực hiện đúng quy chế tài chính/nội bộ của doanh nghiệp về chi phí công tác.

b. Thanh toán chi phí công tác bằng thẻ ngân hàng cá nhân

Đối với chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, bao gồm vé máy bay, doanh nghiệp được hạch toán chi phí nếu:

Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
Có quyết định hoặc văn bản cử người đi công tác.
Quy chế tài chính/nội bộ của doanh nghiệp cho phép nhân viên thanh toán bằng thẻ cá nhân và được hoàn trả.

c. Mua vé máy bay qua website thương mại điện tử

Doanh nghiệp vẫn có thể hạch toán chi phí khi mua vé máy bay qua các website thương mại điện tử, với các chứng từ hợp lệ bao gồm:

Vé máy bay điện tử (e-ticket).
Thẻ lên máy bay (boarding pass).
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp.

Thực tiễn áp dụng và lưu ý

Trong thực tiễn, để quản lý công tác phí hiệu quả và tuân thủ quy định thuế, doanh nghiệp cần xây dựng quy chế tài chính/nội bộ chi tiết. Quy chế này nên nêu rõ các vấn đề như hạn mức khoán công tác phí, phương thức thanh toán và các loại chứng từ hợp lệ. Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và tránh phát sinh các khoản chi không hợp pháp.

Các khoản chi vượt quá hạn mức quy định sẽ được coi là thu nhập chịu thuế TNCN đối với người lao động. Do đó, việc xác định rõ hạn mức và theo dõi chặt chẽ các khoản chi là rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Bên cạnh đó, lưu trữ hồ sơ đầy đủ là yếu tố then chốt khi doanh nghiệp đối diện với kiểm tra thuế. Các hồ sơ cần thiết bao gồm quyết định cử đi công tác, hóa đơn, chứng từ thanh toán và boarding pass. Việc chuẩn bị đầy đủ sẽ giúp chứng minh chi phí hợp lệ và giảm thiểu rủi ro phát sinh.

Cuối cùng, sự phối hợp chặt chẽ giữa nhân viên và bộ phận kế toán là cần thiết để đảm bảo quy trình thanh toán minh bạch, đúng quy định và tuân thủ luật thuế. Việc này không chỉ bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro pháp lý mà còn nâng cao hiệu quả quản lý chi phí công tác.

Kết luận

Quản lý công tác phí một cách chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hợp pháp, mà còn giảm thiểu rủi ro liên quan đến thuế TNCN và TNDN. Việc xây dựng và thực hiện quy chế tài chính/nội bộ rõ ràng, kết hợp với việc lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ và quyết định cử đi công tác, sẽ đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hạch toán kế toán.

Doanh nghiệp nên tham khảo Công văn số 2284/CTH-QLDN1 và Thông tư 111/2013/TT-BTC để áp dụng đúng quy định, đồng thời tận dụng các giải pháp quản lý chi phí hiệu quả. Tại MAN, các doanh nghiệp được hỗ trợ xây dựng hệ thống quản lý công tác phí minh bạch, tối ưu hóa chi phí và đáp ứng đầy đủ yêu cầu về kế toán và thuế, giúp doanh nghiệp yên tâm vận hành và phát triển bền vững.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
Email: man@man.net.vn

Ngoài ra, quý doanh nghiệp và người đọc có thể tham khảo thêm các thông tin liên quan tại các website chuyên về thuế và giao dịch của MAN:

Các trang này cung cấp đầy đủ hướng dẫn, tài liệu và công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý chi phí, công tác phí và thực hiện nghĩa vụ thuế một cách minh bạch và hiệu quả.

Ban biên tập MAN – Master Accountant Network