Quy trình kiểm toán khoản mục chi phí: 5 bước chuẩn và lưu ý thực tế

Quy trình kiểm toán khoản mục chi phí là yếu tố trọng tâm trong việc đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực và minh bạch tài chính doanh nghiệp. Chi phí là yếu tố sống còn quyết định hiệu quả hoạt động và lợi nhuận ròng. Trong bối cảnh kiểm soát nội bộ ngày càng được chú trọng, việc thực hiện kiểm toán khoản mục chi phí không còn là lựa chọn, mà là yêu cầu bắt buộc đối với các đơn vị có quy mô và sự tuân thủ cao. Vậy quy trình kiểm toán khoản mục chi phí 2025 có gì thay đổi? Làm sao để doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả, phát hiện sai sót và đảm bảo tính hợp lý khi hạch toán? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy trình và các cập nhật quan trọng.

Tổng quan về khoản mục chi phí và kiểm toán khoản mục chi phí

Trong hệ thống kế toán tài chính, khoản mục chi phí là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm phục vụ mục tiêu tạo doanh thu, duy trì bộ máy và mở rộng kinh doanh. Các khoản mục này được phân chia thành nhiều nhóm, trong đó phổ biến nhất là: chi phí hoạt động, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và chi phí thuế TNDN.

Tổng quan về khoản mục chi phí và kiểm toán khoản mục chi phí

Việc thực hiện kiểm toán khoản mục chi phí là một phần hành kiểm toán bắt buộc nhằm xác minh mức độ hợp lý, hợp lệ và trung thực của các khoản chi này được trình bày trên báo cáo tài chính. Đây cũng là cơ sở để xác định đúng đắn lợi nhuận trước thuế và đảm bảo tính minh bạch trong công bố thông tin tài chính.

Kiểm toán chi phí hoạt động là gì?

Chi phí hoạt động là nhóm chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động sản xuất – kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp, bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, nhân công, điện nước, bảo trì máy móc, logistic…

Kiểm toán chi phí hoạt động tập trung vào các thủ tục:

Kiểm tra hóa đơn, hợp đồng, chứng từ đầu vào.
Soát xét sự phù hợp giữa chi phí phát sinh và kế hoạch ngân sách.
Phân tích tỷ lệ chi phí hoạt động trên tổng doanh thu để phát hiện bất thường.

Kiểm toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí bán hàng thường bao gồm các khoản mục như chi phí marketing, khuyến mãi, hoa hồng nhân viên bán hàng, phí vận chuyển…

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm lương hành chính, chi phí thuê văn phòng, chi phí đào tạo, chi phí pháp lý và các khoản chi hành chính khác.

Kiểm toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nhằm đánh giá:

Tính chính xác trong phân loại và ghi nhận chi phí.
Tính phù hợp về kỳ kế toán.
Sự đầy đủ và hợp lệ của chứng từ đi kèm.

Một số rủi ro thường gặp khi kiểm toán hai khoản mục này:

Ghi nhận sai kỳ kế toán.
Sử dụng hóa đơn không hợp lệ hoặc không đầy đủ thông tin pháp lý.
Phân bổ sai chi phí giữa các bộ phận, làm sai lệch tỷ trọng chi phí quản lý.

Quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hiện nay

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA), quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hiện nay được tổ chức thành ba giai đoạn cơ bản nhưng mang tính hệ thống cao. Dưới đây là bảng mô tả chi tiết:

Giai đoạn	Nội dung công việc chính	Mục tiêu thực hiện
Bước 1 – Lập kế hoạch kiểm toán	– Thu thập báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh. – Xác định trọng yếu cho từng nhóm chi phí. – Phân tích sơ bộ biến động chi phí qua các kỳ. – Xây dựng chương trình kiểm toán chi tiết.	Đảm bảo xác định đúng trọng yếu và rủi ro kiểm toán liên quan đến từng khoản mục chi phí.
Bước 2 – Thực hiện kiểm toán chi tiết	– Kiểm tra chứng từ như phiếu chi, hóa đơn, hợp đồng. – Kiểm tra chính sách kế toán nội bộ liên quan đến chi phí. – Thực hiện thủ tục phân tích biến động (analytical procedure). – Đối chiếu với ngân sách đã lập. – Gửi thư xác nhận nếu cần xác minh bên thứ ba.	Xác minh tính hợp lệ, hợp lý, đầy đủ của các khoản chi; phát hiện sai sót và gian lận nếu có.
Bước 3 – Tổng hợp và lập báo cáo kiểm toán	– Đánh giá phát hiện: chi phí không hợp lý, chi phí vượt ngân sách. – Đưa ra ý kiến kiểm toán: chấp nhận toàn phần, có ngoại trừ hoặc từ chối. – Đề xuất chỉnh sửa sổ sách, khuyến nghị quản trị chi phí.	Kết luận kiểm toán và tư vấn cải tiến hệ thống chi phí doanh nghiệp.

Đánh giá phát hiện: chi phí không hợp lý, chi phí vượt ngân sách.
Đưa ra ý kiến kiểm toán: chấp nhận toàn phần, chấp nhận có ngoại trừ hoặc từ chối.
Đề xuất chỉnh sửa sổ sách, khuyến nghị quản trị chi phí.

Kiểm toán chi phí quản lý doanh nghiệp trong thực tế

Trong thực tiễn kiểm toán, chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những khoản mục dễ bị khai sai hoặc hợp thức hóa nhằm mục đích làm tăng chi phí được trừ, làm giảm lợi nhuận chịu thuế. Dưới đây là một số ví dụ thường gặp mà kiểm toán viên cần đặc biệt lưu ý:

Loại chi phí	Mô tả vấn đề thường gặp	Nguy cơ sai phạm
Chi phí thuê ngoài	Hợp đồng thuê tư vấn không rõ ràng, đơn giá cao hơn mặt bằng thị trường, không có biên bản nghiệm thu	Làm tăng chi phí không hợp lý, không được trừ khi tính thuế TNDN
Chi phí công tác phí	Lập khống chuyến công tác, thời gian đi trùng với kỳ nghỉ, hóa đơn taxi/khách sạn trùng nhau giữa nhiều nhân viên	Rủi ro lập khống hoặc chi sai đối tượng
Chi phí lương nhân viên	Phân bổ sai lương quản lý giữa các bộ phận, không có bảng lương hoặc thỏa thuận lao động rõ ràng	Làm sai lệch tỷ lệ chi phí quản lý và chi phí sản xuất

Để kiểm tra tính trung thực của các khoản chi phí này, kiểm toán viên sẽ áp dụng các thủ tục như:

Phân tích xu hướng tăng/giảm chi phí quản lý qua các năm;
Đối chiếu chứng từ ngẫu nhiên với kế hoạch ngân sách;
So sánh định mức chi phí nội bộ với mức chi phí bình quân ngành;
Phỏng vấn nội bộ và gửi thư xác nhận (nếu cần) với nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài.

Hạch toán chi phí kiểm toán báo cáo tài chính

Chi phí kiểm toán là một khoản chi bắt buộc đối với doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của kiểm toán độc lập – đặc biệt trong các trường hợp lập báo cáo tài chính bắt buộc kiểm toán theo quy định. Việc hạch toán chi phí kiểm toán báo cáo tài chính được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:

Trường hợp	Hạch toán cụ thể	Tài khoản sử dụng
Chi phí phục vụ hoạt động thường xuyên, quản lý	Hạch toán như chi phí quản lý doanh nghiệp	Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 331 – Phải trả cho nhà cung cấp
Chi phí bất thường: cổ phần hóa, kiểm tra đặc biệt…	Hạch toán vào chi phí khác	Nợ TK 811 – Chi phí khác Có TK 331

Để đảm bảo khoản chi này được ghi nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ hồ sơ gồm:

Hợp đồng dịch vụ kiểm toán;
Biên bản nghiệm thu dịch vụ;
Hóa đơn GTGT hợp pháp theo quy định.

Việc hạch toán đúng và đủ chi phí kiểm toán không chỉ đảm bảo tính minh bạch sổ sách mà còn giúp tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Các phần hành kiểm toán liên quan đến chi phí

Phần hành	Nội dung kiểm toán	Rủi ro thường gặp
Chi phí trả trước	Khấu hao CCDC, phân bổ tài sản thuê	Phân bổ sai kỳ, thiếu hồ sơ
Chi phí tài chính	Chi phí lãi vay, chi phí tỷ giá	Ghi sai chi phí vốn hóa
Chi phí thuế TNDN	Tạm tính thuế, chi phí không được trừ	Thiếu căn cứ pháp lý

Bảng tổng hợp quy trình kiểm toán khoản mục chi phí

Bước	Nội dung	Tài liệu kiểm tra	Lưu ý đặc biệt
1	Lập kế hoạch	Dự toán chi phí, kế hoạch ngân sách	Xác định mức trọng yếu
2	Thu thập dữ liệu	Hồ sơ chi phí, hóa đơn	Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ
3	Phân tích & so sánh	Bảng cân đối, P&L	Dùng tỷ lệ biến động
4	Kiểm tra chi tiết	Phiếu chi, hợp đồng	Đối chiếu thực tế
5	Báo cáo & đề xuất	Báo cáo kiểm toán	Nêu rõ phát hiện & khuyến nghị

Việc tuân thủ quy trình này giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát tài chính và hạn chế rủi ro bị loại trừ chi phí khi quyết toán thuế.

Những sai sót và gian lận thường gặp khi kiểm toán chi phí

Trong thực tế kiểm toán, nhiều sai sót và gian lận liên quan đến khoản mục chi phí thường xuyên bị phát hiện. Các hành vi này không chỉ làm sai lệch báo cáo tài chính mà còn dẫn đến rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế:

Ghi nhận chi phí không đúng kỳ (backdate chứng từ nhằm tăng chi phí kỳ hiện tại).
Ghi nhận chi phí không có hóa đơn hợp lệ (sử dụng hóa đơn nội bộ, photocopy hoặc không có hóa đơn).
Trùng lặp chi phí do sai mã tài khoản, hạch toán nhiều lần.
Lập khống chi phí thuê ngoài hoặc chi phí đi lại không phát sinh thực tế.

Các dấu hiệu cảnh báo kiểm toán viên cần lưu ý:

Tỷ lệ chi phí tăng đột biến so với cùng kỳ năm trước mà không có lý do rõ ràng.
Cơ cấu chi phí không tương ứng với quy mô doanh thu hoặc sản lượng hoạt động.
Phát sinh chi phí từ nhà cung cấp mới, nhưng thiếu hợp đồng và hồ sơ pháp lý rõ ràng.

Việc xác định các dấu hiệu này giúp kiểm toán viên khoanh vùng rủi ro, từ đó thực hiện thủ tục kiểm toán chuyên sâu nhằm phát hiện sai sót và đề xuất điều chỉnh phù hợp.

Lưu ý cập nhật cho kiểm toán khoản mục chi phí năm 2025

Luật Thuế TNDN sửa đổi: giới hạn chi phí quảng cáo, khuyến mãi được trừ.
Thông tư 10/2023/TT-BTC: hướng dẫn chi tiết về chi phí thuê tư vấn, chi phí dịch vụ không có hóa đơn điện tử.
Chuyển đổi số: kiểm toán viên cần khai thác dữ liệu từ ERP, phần mềm kế toán.

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy trình lưu trữ chứng từ, chính sách chi phí nội bộ để đảm bảo tuân thủ khi kiểm toán.

Kết luận và khuyến nghị cho doanh nghiệp

Trong năm 2025, kiểm toán khoản mục chi phí không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp lý mà còn là công cụ chiến lược để doanh nghiệp đánh giá hiệu quả vận hành, minh bạch tài chính và tối ưu thuế. Một quy trình kiểm toán bài bản sẽ giúp phát hiện sớm các sai sót, gian lận và rủi ro tiềm ẩn liên quan đến chi phí hoạt động, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần:

Tuân thủ đầy đủ quy trình kiểm toán theo chuẩn VSA;
Cập nhật kịp thời các thay đổi trong pháp luật thuế và kế toán;
Chuẩn hóa hệ thống kế toán, lưu trữ chứng từ và quy trình phê duyệt chi phí.

Đặc biệt, hợp tác với đơn vị kiểm toán chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ vượt qua kỳ kiểm toán suôn sẻ mà còn nâng cao năng lực kiểm soát nội bộ và chất lượng quản trị tài chính.

Liên hệ dịch vụ kiểm toán chuyên nghiệp

MAN – Master Accountant Network là đơn vị tiên phong cung cấp dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính và kiểm toán khoản mục chi phí theo chuẩn mực kiểm toán mới nhất. Chúng tôi hỗ trợ rà soát, điều chỉnh và tối ưu chi phí hợp lý, tuân thủ luật thuế.