Vai trò của dịch vụ kế toán trong quản lý BHXH theo Luật BHXH và BHYT sửa đổi năm 2024

Từ ngày 1/1/2025, Luật Bảo hiểm xã hội (BHXH) số 41/2024/QH15 và Luật Bảo hiểm y tế (BHYT) số 51/2024/QH15 chính thức có hiệu lực, mang theo nhiều thay đổi đáng chú ý về đối tượng tham gia, thời hạn nộp hồ sơ, hành vi vi phạm và chế tài xử phạt. Trong bối cảnh đó, vai trò của dịch vụ kế toán trong quản lý BHXH không chỉ dừng lại ở việc thực hiện thủ tục, mà đã trở thành một trụ cột chiến lược giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, đảm bảo quyền lợi người lao động và phòng ngừa rủi ro pháp lý.

Một trong những thay đổi lớn là việc mở rộng các nhóm đối tượng tham gia BHXH, trong đó có cả người làm việc không trọn thời gian, chủ hộ kinh doanh hay người lao động làm việc theo thỏa thuận có trả lương. Điều này khiến việc xác định căn cứ đóng và nghĩa vụ báo cáo trở nên phức tạp hơn, đòi hỏi các kế toán viên phải cập nhật nhanh chóng và vận dụng đúng quy định. Đây chính là lúc vai trò của dịch vụ kế toán trong quản lý BHXH trở nên thiết yếu.

Dịch vụ kế toán giúp doanh nghiệp đáp ứng các quy định mới ra sao?

Kiểm soát thời hạn nộp hồ sơ và đóng BHXH

Theo Điều 23 của Luật BHXH sửa đổi, doanh nghiệp bắt buộc phải nộp hồ sơ tham gia BHXH cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ đóng. Nếu nộp trễ, doanh nghiệp không chỉ bị xử phạt hành chính mà còn đối mặt với nguy cơ bị truy thu và tính lãi chậm nộp. Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp đảm nhận vai trò theo dõi sát sao các mốc thời gian phát sinh nghĩa vụ BHXH, tự động nhắc việc và cảnh báo rủi ro chậm trễ cho phòng nhân sự hoặc lãnh đạo doanh nghiệp. Ngoài ra, đơn vị kế toán còn hỗ trợ lập danh sách người lao động mới, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký đúng biểu mẫu và cập nhật thay đổi trên phần mềm BHXH điện tử.

Hướng dẫn đóng BHXH cho người lao động nghỉ không hưởng lương

Từ năm 2025, pháp luật cho phép người lao động nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên có thể thỏa thuận tiếp tục đóng BHXH với doanh nghiệp trong tháng đó. Tuy nhiên, việc áp dụng thực tế không đơn giản. Phải xác định đúng thời gian nghỉ, mức lương làm căn cứ đóng, đồng thời đảm bảo không mâu thuẫn với bảng công và bảng lương. Dịch vụ kế toán không chỉ thực hiện khâu khai báo trên phần mềm BHXH mà còn là đơn vị tư vấn chính sách: có nên đóng hay không, đóng mức nào để tối ưu quyền lợi BHXH dài hạn, đồng thời tránh các rủi ro khi cơ quan BHXH kiểm tra chéo số liệu.

Tránh các hành vi vi phạm dẫn đến phạt hành chính hoặc hình sự

Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định chi tiết về mức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực BHXH, với mức phạt lên tới hàng trăm triệu đồng cho hành vi trốn đóng, chậm đóng hoặc khai báo sai lệch. Đặc biệt, theo Điều 216 Bộ luật Hình sự 2017, doanh nghiệp cố ý không đóng BHXH trong thời gian dài, gây thiệt hại lớn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Công văn 144/BHXH-QLT&PTNTG ngày 13/6/2025 còn làm rõ trách nhiệm liên đới của cá nhân tiếp tay, thông đồng vi phạm. Trong bối cảnh đó, dịch vụ kế toán đóng vai trò như hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình kê khai – đóng nộp chặt chẽ, lưu trữ hồ sơ điện tử có tính pháp lý và minh bạch để sẵn sàng đối chiếu khi thanh tra hoặc tố tụng.

Tư vấn tính hợp lệ của người lao động thuộc nhóm mới

Luật BHXH mới đã mở rộng các nhóm đối tượng bắt buộc tham gia BHXH, bao gồm người lao động bán thời gian, người quản lý doanh nghiệp có hưởng lương, người đại diện phần vốn Nhà nước, kiểm soát viên, cộng tác viên trả lương theo thời gian… Việc xác định ai thuộc diện bắt buộc, ai được tự nguyện không hề đơn giản và có thể thay đổi theo từng loại hợp đồng, mức lương và mô tả công việc. Dịch vụ kế toán là đơn vị phân tích hồ sơ từng lao động, kết hợp với hợp đồng và bảng lương để xác định nghĩa vụ đóng BHXH đúng pháp luật. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị phạt mà còn tránh rủi ro tranh chấp với người lao động về sau.

Tối ưu chi phí và dự phòng rủi ro nhờ dịch vụ kế toán chuyên nghiệp

Tính toán chi phí BHXH hợp lý, hợp lệ

Trong hoạt động sản xuất – kinh doanh, chi phí đóng BHXH là một khoản chi bắt buộc nhưng không vì thế mà được hạch toán một cách chủ quan. Để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, khoản chi này phải đảm bảo đúng đối tượng, đúng mức và đúng thời điểm. Một sai sót nhỏ như đóng thiếu tháng, sai mức lương cơ sở hay kê khai nhầm người lao động thời vụ thành nhân viên chính thức đều có thể khiến doanh nghiệp bị loại chi phí này khi quyết toán thuế.

Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp không chỉ thực hiện nghiệp vụ ghi nhận đơn thuần mà còn là người thiết lập cơ chế kiểm tra chéo giữa báo cáo thuế, bảng lương và hồ sơ BHXH. Khi hệ thống kế toán – nhân sự – BHXH được đồng bộ, doanh nghiệp có thể vừa đảm bảo tuân thủ, vừa tối ưu hóa khoản chi này một cách hợp lệ.

Phòng ngừa rủi ro thanh tra, kiểm toán

Trong bối cảnh Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội công bố kế hoạch thanh tra trọng điểm năm 2025 nhắm vào khối doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt là những đơn vị sử dụng lao động thời vụ, cộng tác viên, việc tuân thủ BHXH trở thành yếu tố sống còn. Một lần bị truy thu có thể kéo theo hậu quả dây chuyền: nộp phạt chậm, lãi phát sinh, ảnh hưởng đến dòng tiền và uy tín doanh nghiệp.

Dịch vụ kế toán đóng vai trò như một hệ thống cảnh báo sớm. Nhờ các công cụ kiểm tra định kỳ, so sánh báo cáo giữa các phòng ban và tư vấn cách xử lý hợp lệ trong trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể phòng tránh rủi ro trước khi cơ quan chức năng vào cuộc. Quan trọng hơn, đội ngũ kế toán chuyên nghiệp còn giúp doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ giải trình, tránh bị động khi thanh tra.

Hỗ trợ giải quyết tranh chấp với người lao động

Một rủi ro tiềm ẩn khác nhưng rất phổ biến trong môi trường lao động hiện nay là tranh chấp phát sinh từ việc không tham gia hoặc tham gia thiếu BHXH cho người lao động. Theo Điều 39 Luật BHXH sửa đổi, người lao động có quyền khởi kiện hoặc yêu cầu bồi thường nếu chứng minh được doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ đóng đúng quy định.

Trong tình huống này, bộ phận kế toán là tuyến đầu bảo vệ doanh nghiệp. Từ sổ lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động đến biên lai đóng BHXH đều là chứng cứ quan trọng để chứng minh sự tuân thủ hoặc đưa ra hướng khắc phục. Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp còn có thể hỗ trợ soạn thảo văn bản, giải trình với cơ quan chức năng và tư vấn phương án thương lượng phù hợp, giúp doanh nghiệp giữ vững uy tín và hạn chế thiệt hại tối đa.

Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp là cánh tay nối dài giữa doanh nghiệp và cơ quan BHXH

Tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi không có bộ phận nhân sự chuyên trách, dịch vụ kế toán chính là cầu nối chính với cơ quan BHXH. Nhờ có đội ngũ chuyên trách cập nhật văn bản, thông tư và công văn hướng dẫn mới nhất, vai trò của dịch vụ kế toán trong quản lý BHXH ngày càng trở nên then chốt.

Cụ thể, theo luatvietnam.net, Luật BHXH 2024 bổ sung nhiều hành vi bị cấm như mua bán, cầm cố sổ BHXH. Doanh nghiệp cần rà soát quy trình và đào tạo nội bộ về các hành vi rủi ro, và đây cũng là mảng mà dịch vụ kế toán có thể hỗ trợ trực tiếp thông qua văn bản hướng dẫn, tập huấn nội bộ.

Kết luận: Kế toán – người gác cổng tuân thủ BHXH trong doanh nghiệp

Luật BHXH và BHYT sửa đổi năm 2024 không chỉ là sự thay đổi pháp lý đơn thuần mà còn là phép thử về năng lực tuân thủ của doanh nghiệp. Trong bức tranh đó, vai trò của dịch vụ kế toán trong quản lý BHXH không còn là một vị trí hỗ trợ mà đã trở thành một mắt xích chiến lược, quyết định đến việc doanh nghiệp có vận hành đúng luật, đúng chuẩn và bền vững hay không.

Thay vì xử lý sự vụ từng phần, hãy đầu tư vào một hệ thống dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để kiểm soát toàn diện nghĩa vụ BHXH, BHYT và bảo hiểm thất nghiệp – đó chính là hành lang an toàn cho doanh nghiệp trước những thay đổi luật pháp ngày càng chặt chẽ.

👉 Đọc thêm về dịch vụ kế toán chuyên nghiệp tại đây để chuẩn bị lộ trình tuân thủ BHXH năm 2025 ngay từ hôm nay.

• Luật BHXH số 41/2024/QH15
• Luật BHYT số 51/2024/QH15
• Nghị định 12/2022/NĐ-CP
• Công văn 144/BHXH-QLT&PTNTG ngày 13/6/2025
• Bộ luật Hình sự sửa đổi 2017
• https://luatvietnam.net/vn/cac-diem-moi-cua-luat-bhxh-va-luat-bhyt-nam-2024-vbpl136411.html