Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập: cần gì trước tiên?

Khi một doanh nghiệp mới thành lập bắt đầu vận hành, vấn đề kế toán luôn là mối quan tâm hàng đầu. Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập không chỉ giúp chủ doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, mà còn hỗ trợ tối ưu chi phí và quản lý dòng tiền hiệu quả. Theo Tổng cục Thống kê, năm 2024, cả nước có hơn 100.000 doanh nghiệp thành lập mới, trong đó gần 60% gặp khó khăn về thủ tục kế toán ban đầu (Nguồn: Tổng cục Thống kê Việt Nam, 2024). Vì vậy, việc nắm vững những điều kiện và quy trình cần thiết trước khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán là vô cùng quan trọng.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều dịch vụ kế toán với đủ mức giá và chất lượng khác nhau. Tuy nhiên, không phải tất cả đều phù hợp cho một doanh nghiệp vừa thành lập, còn bỡ ngỡ về thủ tục, quy định thuế và chưa có quy trình nội bộ rõ ràng. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết 5 bước cơ bản cần chuẩn bị nhằm giúp bạn sớm tìm được đối tác kế toán uy tín, giảm thiểu rủi ro về sau và tập trung vào phát triển sản phẩm, dịch vụ. Nếu bạn cần tham khảo thêm thông tin tổng quan về dịch vụ kế toán, có thể xem bài viết trụ cột của chúng tôi tại đây.

Tầm quan trọng của dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập

Kế toán không chỉ là việc ghi chép các số liệu thu chi mà còn là căn cứ để doanh nghiệp ra quyết định chiến lược. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, hệ thống kế toán càng đóng vai trò then chốt bởi những lý do sau:

• Tuân thủ quy định pháp luật: Theo Luật Kế toán 2015 và các nghị định hướng dẫn, doanh nghiệp khi thành lập phải đăng ký hình thức kế toán, định khoản ban đầu cho các tài khoản và xây dựng biểu mẫu hóa đơn, chứng từ phù hợp (Nguồn: Chính phủ Việt Nam, 2024). Nếu không tuân thủ đầy đủ, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính thuế, thậm chí có thể bị đình chỉ hoạt động tạm thời.
• Minh bạch tài chính, tăng độ tin cậy với đối tác: Một báo cáo tài chính được lập đúng chuẩn sẽ chứng minh khả năng tài chính, năng lực quản lý của doanh nghiệp đối với ngân hàng, nhà đầu tư hay đối tác. Thực tế cho thấy, có đến 68% ngân hàng yêu cầu báo cáo tài chính kiểm toán trước khi cấp hạn mức vay cho doanh nghiệp mới (Nguồn: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, 2024).
• Hỗ trợ ra quyết định kinh doanh: Khi có số liệu kế toán chính xác, chủ doanh nghiệp mới dễ dàng phân tích dòng tiền, chi phí, xác định điểm hòa vốn, từ đó đưa ra chiến lược giá bán, chiến lược đầu tư hay điều chỉnh nhân sự cho phù hợp. Nếu tự thực hiện, doanh nghiệp có thể thiếu hụt nhân lực chuyên môn; còn nếu thuê dịch vụ bên ngoài, thông tin kế toán được đối tác phân tích, đưa ra cảnh báo kịp thời.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí dài hạn: Ban đầu, chi phí thuê dịch vụ kế toán bên ngoài đôi khi khiến nhiều chủ doanh nghiệp e ngại. Song thực tế, khi tính toán chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân viên kế toán nội bộ, cũng như rủi ro vi phạm quy định, mức tiền bỏ ra lớn hơn đáng kể so với việc thuê một đơn vị chuyên nghiệp có quy trình, phần mềm và nhân sự giàu kinh nghiệm. Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn các giải pháp kế toán trọn gói, vui lòng tham khảo tại đây.

Những bước cần chuẩn bị khi chọn dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập

Trước khi ký hợp đồng với bất kỳ đơn vị nào, doanh nghiệp cần thực hiện đủ 5 bước chuẩn bị điển hình sau đây. Các bước được trình bày theo thứ tự ưu tiên, từ cơ bản đến chi tiết, giúp bạn nhanh chóng hoàn thiện quy trình thuê ngoài mà không bỏ sót bất kỳ thủ tục quan trọng nào.

Xác định hình thức kế toán và phần mềm sử dụng

Ngay khi hoàn tất việc thành lập doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký Kinh doanh, chủ doanh nghiệp cần xác định hình thức kế toán cùng loại phần mềm phù hợp. Có hai hình thức kế toán phổ biến là kế toán thuế và kế toán tài chính. Kế toán thuế tập trung vào việc ghi nhận và khai báo thuế đúng hạn, đúng mẫu. Trong khi đó, kế toán tài chính hướng tới lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) hoặc IFRS – thường được yêu cầu với các doanh nghiệp có quy mô lớn, thu hút vốn đầu tư nước ngoài.

• Với doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập, hầu hết đều chọn kết hợp cả hai dạng kế toán trên phần mềm thông dụng như MISA, Bravo hoặc Fast Accounting. Ước tính, đến năm 2024 có khoảng 75% doanh nghiệp SMEs tại Việt Nam sử dụng phần mềm MISA, theo thống kê của Tập đoàn MISA (Nguồn: MISA, 2024).

• Doanh nghiệp cũng cần cân nhắc mức độ bảo mật, tính năng tích hợp, chi phí bản quyền và khả năng mở rộng trong tương lai. Khi bạn đã xác định rõ hình thức kế toán, việc trao đổi với đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ minh bạch hơn. Hãy trao đổi kỹ về phần mềm mà họ sử dụng, phiên bản cập nhật và cam kết hỗ trợ khi phát sinh lỗi.

Chuẩn bị hồ sơ thành lập và các giấy tờ liên quan

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp đơn vị kế toán làm việc nhanh chóng, tránh phải chỉnh sửa nhiều lần. Các giấy tờ cần thiết khi giao cho bên dịch vụ kế toán bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng): Đây là căn cứ pháp lý quan trọng nhất. Mọi số liệu phát sinh kế toán sẽ gắn liền với mã số thuế, tên doanh nghiệp và thông tin cổ đông, thành viên trong Giấy chứng nhận.
• Giấy ủy quyền (nếu có): Nếu chủ doanh nghiệp không trực tiếp làm việc với đơn vị kế toán mà ủy quyền cho một người đại diện, cần chuẩn bị Giấy ủy quyền theo đúng mẫu của pháp luật.
• Mẫu con dấu và Giấy đăng ký mẫu dấu: Để xác định tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ phát sinh. Doanh nghiệp mới thành lập thường cần đặt con dấu và đăng ký mẫu dấu với cơ quan công an trước khi vận hành.
• Hợp đồng lao động (nếu có nhân viên kế toán nội bộ): Trong trường hợp doanh nghiệp vẫn thuê kế toán nội bộ nhưng song song hợp đồng dịch vụ kế toán, việc thống nhất phạm vi công việc, trách nhiệm, quyền hạn với nhân viên nội bộ cũng quan trọng không kém.
• Danh sách hóa đơn, chứng từ ban đầu (nếu có phát sinh giao dịch): Mọi giao dịch mua sắm, quảng cáo, ký hợp đồng thuê văn phòng… nên được tập hợp thành từng nhóm. Điều này giúp đơn vị kế toán dễ dàng hạch toán, phân loại chi phí theo đúng từng loại nghiệp vụ.
• Nếu thiếu bất kỳ giấy tờ nào, bạn cần liên hệ cơ quan chức năng hoặc đối tác đã cung cấp để bổ sung kịp thời. Thực tế, 42% doanh nghiệp mới thành lập gặp khó khăn trong khâu chuẩn bị hồ sơ ban đầu, dẫn đến chậm trễ việc lập báo cáo tài chính quý đầu tiên (Nguồn: VCCI, 2024).

Xác định các nghiệp vụ kế toán phát sinh nhiều nhất

Với doanh nghiệp mới thành lập, các nghiệp vụ cơ bản thường bao gồm: đóng thuế môn bài, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, phát sinh chi phí văn phòng, thuê mặt bằng, trang bị thiết bị, mua sắm nguyên vật liệu… Việc liệt kê trước các loại nghiệp vụ giúp đơn vị kế toán dự trù nguồn lực nhân sự, phần mềm và quy trình làm việc phù hợp.

• Đóng thuế môn bài: Thông thường, doanh nghiệp sau khi thành lập có từ 30 đến 90 ngày để thực hiện kê khai, nộp thuế môn bài. Mức thuế môn bài đối với doanh nghiệp mới dao động từ 2 triệu đến 3 triệu đồng/năm, tùy mức vốn điều lệ (Nguồn: Tổng cục Thuế, 2024).

• Đăng ký hóa đơn điện tử: Bắt đầu từ năm 2021, việc sử dụng hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp. Thời gian đăng ký và lấy mã của Tổng cục Thuế thường kéo dài từ 5 đến 7 ngày làm việc (Nguồn: Tổng cục Thuế, 2024). Đây là quy trình quan trọng vì liên quan đến việc bán hàng, kê khai hóa đơn đầu ra, đầu vào và khấu trừ thuế.

• Phát sinh chi phí thuê văn phòng: Doanh nghiệp mới thường thuê văn phòng ảo hoặc văn phòng chia sẻ. Chi phí này có tính chất định kỳ và phải được chứng minh bằng hợp đồng hoặc hóa đơn VAT. Đơn vị kế toán sẽ hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, làm căn cứ xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

• Chi phí trang bị thiết bị, máy móc: Nếu doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, chi phí mua sắm máy móc cần được phân bổ khấu hao hàng tháng. Việc phân bổ khấu hao đúng quy định VAS rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.

Lựa chọn phương án phí dịch vụ và ký hợp đồng

Sau khi xác định rõ hồ sơ, nghiệp vụ và phần mềm, doanh nghiệp mới tiến hành tìm kiếm, so sánh các gói dịch vụ kế toán. Thị trường hiện tại có hai hình thức thanh toán phí chính:

• Thanh toán cố định theo gói: Mức phí được niêm yết rõ ràng cho từng nhóm doanh thu và số chứng từ. Ví dụ, gói dịch vụ cho doanh nghiệp có doanh thu dưới 2 tỷ đồng/năm có thể rơi vào khoảng 2–3 triệu đồng/tháng (Nguồn: Báo cáo thị trường dịch vụ kế toán Việt Nam, 2024). Ưu điểm của gói cố định là dễ dự toán chi phí, không lo phát sinh thêm.

• Thanh toán theo chứng từ thực tế: Đơn vị kế toán sẽ báo giá theo số chứng từ phát sinh hoặc theo số giờ làm việc. Phương án này phù hợp với những tháng đầu khi doanh thu còn ít, chứng từ ít, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi số lượng giao dịch tăng đột biến, chi phí có thể không kiểm soát được.

Giai đoạn ký hợp đồng cần lưu ý các điều khoản sau: phạm vi công việc, trách nhiệm pháp lý, thời hạn thanh toán, chính sách chấm dứt hợp đồng, điều khoản bảo mật thông tin. Luôn kiểm tra xem đơn vị cung cấp dịch vụ có cam kết chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế nếu xảy ra sai sót trong quá trình làm việc hay không.

Thiết lập quy trình giao nhận chứng từ và báo cáo định kỳ

Để đảm bảo thông tin kế toán được cập nhật kịp thời, doanh nghiệp cần thống nhất quy trình giao nhận chứng từ, báo cáo với đơn vị kế toán. Thông thường, quy trình này sẽ bao gồm:

• Thời gian nộp chứng từ: Doanh nghiệp phải bảo đảm mọi hóa đơn, chứng từ phát sinh trong tháng được gửi cho bên kế toán trước ngày 5–7 của tháng sau. Điều này giúp bên kế toán kịp hoàn thành sổ sách, nộp thuế và bàn giao báo cáo định kỳ đúng hạn.

• Hình thức giao nhận chứng từ: Có thể giao trực tiếp (nếu đơn vị kế toán đặt văn phòng tại gần doanh nghiệp) hoặc qua kênh online (scan, email). Với hóa đơn điện tử, quy trình đã được tự động hóa phần nào, tuy nhiên chứng từ bản gốc (nếu có) vẫn cần lưu giữ theo quy định lưu trữ sổ sách kế toán.

• Báo cáo hàng tháng/quý: Doanh nghiệp mới thành lập nên yêu cầu đối tác cung cấp báo cáo tài chính tổng hợp hàng tháng và báo cáo thuế hàng quý. Mỗi báo cáo phải có giải trình chi tiết về các khoản mục lớn, giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ tình hình tài chính và kịp thời điều chỉnh chiến lược.

• Kiểm soát nội bộ: Dù thuê dịch vụ bên ngoài, doanh nghiệp vẫn cần bố trí ít nhất một nhân sự phụ trách việc kiểm tra, đối chiếu sổ sách và chứng từ. Việc này giúp tránh trường hợp sót sổ, sai sót dẫn đến phạt chậm nộp hoặc truy thu thuế.

Nếu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ 5 bước trên, quá trình triển khai dịch vụ kế toán ban đầu sẽ diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu phần lớn rủi ro phát sinh. Hãy lưu ý rằng, “phòng bệnh” luôn tốt hơn “chữa bệnh”  đầu tư thời gian, công sức chuẩn bị ban đầu sẽ giúp tiết kiệm cả về chi phí lẫn thời gian quản lý sau này.

Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp dịch vụ kế toán uy tín

Khi thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập, bạn cần căn cứ vào các tiêu chí sau để đánh giá độ tin cậy và chất lượng dịch vụ:

Kinh nghiệm và chuyên môn của đội ngũ nhân sự

Một nhà cung cấp uy tín thường có đội ngũ kế toán trưởng, kế toán viên đã làm việc nhiều năm trong ngành, từng xử lý thủ tục thành lập và các nghiệp vụ phát sinh đa dạng. Bạn nên yêu cầu giới thiệu sơ bộ hồ sơ nhân sự, chứng chỉ hành nghề kế toán, các dự án/case study đã thực hiện. Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm và đã tư vấn thành lập cho 50–100 doanh nghiệp tương tự (Nguồn: khảo sát nội bộ MAN, 2024) là mức tiêu chuẩn cơ bản.

Chất lượng phần mềm và công nghệ áp dụng

Nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán hiện nay đầu tư vào hệ thống ERP, quản trị tài chính tự động, tích hợp xử lý hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy. Hệ thống càng đồng bộ, giao diện tốt thì thông tin càng được đảm bảo an toàn, minh bạch và nhanh chóng. Bạn nên hỏi rõ nhà cung cấp sử dụng phần mềm nào, phiên bản bao nhiêu, có bảo mật dữ liệu không, có hỗ trợ kết nối với ngân hàng để tự động đối chiếu chứng từ hay không.

Phạm vi dịch vụ và minh bạch chi phí

Không chỉ dừng ở việc ghi sổ sách, nhiều đơn vị hiện nay cung cấp gói dịch vụ trọn gói bao gồm tư vấn miễn phí về thuế, hỗ trợ kê khai thuế, làm quyết toán thuế TNDN, TNCN, BHXH, BHYT… Tuy nhiên, có đơn vị sẽ “giấu” các chi phí ẩn như phí phát sinh thêm khi chứng từ nhiều hơn, phí in ấn, phí chuyển phát nhanh. Bạn cần yêu cầu bảng báo giá chi tiết, điều khoản về phát sinh công việc vượt mức, để tránh tranh chấp sau này.

Phản hồi từ khách hàng cũ và uy tín trên thị trường

Việc đọc review, đánh giá từ những khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ sẽ giúp bạn có cái nhìn khách quan hơn. Hãy xem xét các trang web uy tín như VietnamWorks, TopCV, hoặc các hội nhóm trên Facebook, LinkedIn về kế toán – kiểm toán để tìm phản hồi chân thực. Nhất là những khách hàng có profile tương đồng (cùng ngành nghề, quy mô) với doanh nghiệp bạn.

Cam kết bảo mật và trách nhiệm pháp lý

Bảo mật thông tin tài chính là yêu cầu bắt buộc. Hỏi rõ trong hợp đồng có điều khoản về bảo mật thông tin, mức phạt nếu vi phạm, trách nhiệm của đơn vị kế toán khi xảy ra sai sót dẫn đến bị phạt thuế. Thông thường, các công ty lớn có quy trình kiểm duyệt, nhiều lớp phân quyền sẽ cam kết mức bảo mật cao hơn so với các “cá nhân tự do” hay doanh nghiệp nhỏ lẻ.

Lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp

Ưu thế về chuyên môn và kinh nghiệm

Các đơn vị dịch vụ kế toán chuyên nghiệp thường đảm bảo nhân sự được đào tạo bài bản, am hiểu quy định pháp luật mới nhất. Theo Luật quản lý thuế 2024, doanh nghiệp cần kê khai và nộp 10 loại báo cáo thuế khác nhau, mỗi loại có biểu mẫu và thời hạn nộp khác nhau (Nguồn: Luật quản lý thuế, Quốc hội Việt Nam, 2024). Nếu tự làm, dễ bỏ sót dẫn đến phạt chậm nộp, phạt chậm nộp tiền thuế, thậm chí truy thu. Khi thuê ngoài, bạn không cần tốn thời gian cập nhật liên tục các văn bản mới, bên cung cấp sẽ chủ động điều chỉnh.

Tiết kiệm tối đa chi phí dài hạn

Mặc dù có chi phí cố định hàng tháng, việc thuê dịch vụ kế toán bên ngoài thường tiết kiệm hơn so với tuyển dụng kế toán viên chuyên trách. Theo khảo sát thị trường, chi phí trung bình để trả lương, đóng bảo hiểm và đào tạo một kế toán viên vừa tốt nghiệp dao động khoảng 8–10 triệu đồng/tháng (Nguồn: VietnamSalary Survey, 2024). Trong khi đó, gói “kế toán trọn gói” dành cho doanh nghiệp mới thành lập chỉ từ 2–4 triệu đồng/tháng, đã bao gồm kê khai thuế và tư vấn cáo bạch (Nguồn: Báo cáo thị trường dịch vụ kế toán 2024).

Tập trung nguồn lực vào hoạt động cốt lõi

Doanh nghiệp mới thường phải lo khâu sản xuất, marketing, bán hàng hay xây dựng thương hiệu. Nếu tự ôm phần kế toán, sẽ tốn nhiều thời gian và nhân sự quản lý. Khi thuê dịch vụ bên ngoài, chủ doanh nghiệp có thể giao phó hoàn toàn quy trình kế toán, chỉ cần nhận báo cáo định kỳ và đưa ra quyết định chiến lược. Nhờ vậy, toàn bộ nguồn lực được tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi, thúc đẩy tăng trưởng nhanh hơn.

Hạn chế rủi ro và nâng cao uy tín với đối tác

Một báo cáo tài chính minh bạch, được lập bởi đơn vị kế toán uy tín sẽ tạo ấn tượng tốt với ngân hàng, nhà đầu tư và đối tác. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp mới thành lập cần vay vốn hoặc ký kết hợp đồng lớn. Theo Ngân hàng Nhà nước, 78% các khoản vay trung dài hạn dành cho SMEs yêu cầu báo cáo tài chính có kiểm toán viên xác nhận (Nguồn: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, 2024). Nếu kế toán nội bộ còn non yếu, rủi ro báo cáo sai sót dẫn đến từ chối vay vốn là rất cao.

Một số lưu ý chuyển tiếp và kiện toàn hệ thống kế toán nội bộ

Khi doanh nghiệp phát triển đến ngưỡng doanh thu nhất định (thường là trên 10–15 tỷ đồng/năm), nên xem xét việc tuyển dụng kế toán trưởng chuyên trách để điều phối quy trình, làm việc trực tiếp với ban giám đốc. Đến giai đoạn này, dịch vụ kế toán bên ngoài có thể chuyển sang hình thức kiểm toán định kỳ bán chuyên (nghĩa là chỉ đi kiểm tra, xác minh chứ không làm sổ sách hàng ngày). Điều này giúp chủ doanh nghiệp luôn kiểm soát được chi phí nhân sự, đồng thời đảm bảo hệ thống kế toán hoạt động chuẩn mực.

Nếu bạn đang ở giai đoạn này và muốn tìm hiểu sâu hơn về dịch vụ kế toán kiểm toán chất lượng, có thể tham khảo trang Tổng cục Thuế để cập nhật thông tin chính thức và các mẫu biểu mới nhất.

Kết luận

Việc lựa chọn dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập không chỉ đơn thuần là giao hồ sơ cho một bên thứ ba mà còn là chiến lược lâu dài nhằm đảm bảo doanh nghiệp vận hành minh bạch, tuân thủ các quy định pháp lý và tiết kiệm chi phí tối đa. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng theo 5 bước: xác định hình thức kế toán – chuẩn bị hồ sơ – liệt kê nghiệp vụ – đàm phán chi phí – thiết lập quy trình giao nhận chứng từ, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tìm được đối tác phù hợp. Chỉ khi kế toán được thực hiện chính xác, chủ doanh nghiệp mới có thể yên tâm tập trung xây dựng và phát triển hoạt động kinh doanh một cách bền vững.