Quy định về hàng bán bị trả lại theo Công Văn 2121/TCT-CS và Công Văn 8999/CTTPHCM-TTHT

Hàng bán bị trả lại (sales returns) là vấn đề phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và quy trình kê khai thuế của doanh nghiệp. Bài viết này cung cấp cái nhìn tổng quan về khái niệm, quy định và hướng dẫn chi tiết liên quan đến hàng bán bị trả lại, dựa trên Công văn 2121/TCT-CS và Công văn 8999/CTTPHCM-TTHT. Nội dung sẽ khám phá các quy định pháp lý, quy trình xuất hóa đơn trả hàng, cùng với cách ghi thông tin trên hóa đơn một cách chính xác. Đồng thời, bài viết cũng giải đáp những câu hỏi thường gặp, giúp doanh nghiệp hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ trong việc xử lý hàng hóa trả lại. 

Hàng bán bị trả lại là gì?

Hàng bán bị trả lại (sales returns) là tình huống khi khách hàng không hài lòng với sản phẩm và yêu cầu trả lại. Nguyên nhân có thể do lỗi sản phẩm hoặc không đúng mô tả. Quản lý hàng hóa trả lại quan trọng vì ảnh hưởng đến doanh thu, yêu cầu tuân thủ quy định pháp lý và đánh giá chất lượng dịch vụ.

Tại sao hàng bán bị trả lại quan trọng?

Quản lý hàng bán bị trả lại là rất quan trọng vì nhiều lý do. Đầu tiên, hàng hóa bị trả lại có thể làm giảm doanh thu của doanh nghiệp. Ví dụ, một cửa hàng thời trang có thể chịu thiệt hại đáng kể nếu khách hàng thường xuyên trả lại sản phẩm. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu mà còn có thể tác động xấu đến hình ảnh thương hiệu.

Thứ hai, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến việc trả hàng. Việc xuất hóa đơn và kê khai thuế đúng cách là rất cần thiết. Nếu không tuân thủ, doanh nghiệp có thể đối mặt với các chế tài nghiêm khắc, gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh.

Cuối cùng, tình trạng hàng bán bị trả lại có thể phản ánh chất lượng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có tỷ lệ hàng trả lại cao cần xem xét để cải thiện chất lượng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách này, doanh nghiệp không chỉ cải thiện doanh thu mà còn xây dựng lòng tin từ phía khách hàng.

Quản lý hiệu quả hàng bán bị trả lại giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Thông tin liên qua về việc xuất hóa đơn trả hàng

Khi hàng hóa bị trả lại, bên bán cần xuất hóa đơn trả hàng. Điều này không chỉ giúp ghi nhận giao dịch trả hàng mà còn đảm bảo tính chính xác trong kê khai thuế.

Bên bán xuất hóa đơn

Theo quy định, bên bán phải xuất hóa đơn trả hàng để ghi nhận lại giao dịch. Hóa đơn này cần được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Nếu không xuất hóa đơn, bên bán có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh giao dịch và kê khai thuế.

Thuế suất khi xuất hóa đơn trả hàng

Khi xuất hóa đơn trả hàng, thuế suất cũng cần được xác định rõ ràng. Theo Công văn 2121/TCT-CS của Tổng cục Thuế và Công văn số 8999/CTTPHCM-TTHT của Cục Thuế TP Hồ Chí Minh, nếu hàng hóa được mua bán vào thời điểm thuế suất là 8% nhưng sau đó hàng hóa bị trả lại khi đã hết thời hạn giảm thuế, thì bên bán phải xuất hóa đơn trả hàng với mức thuế suất 8%.

Xem thêm về: Công văn số 8999/CTTPHCM-TTHT

Cách ghi thông tin trên hóa đơn hàng bán bị trả lại

Việc ghi thông tin trên hóa đơn hàng trả lại là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể:

Nếu bị trả lại một phần hàng hoá

Khi chỉ một phần hàng hóa bị trả lại, cần ghi nhận thông tin như sau:

• Cột số lượng: Ghi âm số lượng hàng hóa bị trả lại.
• Cột thành tiền: Ghi âm thành tiền tương ứng với số lượng hàng hóa trả lại.
• Cột cộng tiền hàng: Ghi âm tổng cộng tiền hàng sau khi trừ đi hàng hóa trả lại.
• Cột tiền thuế: Ghi âm số tiền thuế tương ứng với hàng hóa bị trả lại.
• Cột tổng tiền thanh toán: Ghi âm tổng số tiền sau khi đã trừ đi hàng hóa trả lại.
• Cột đơn giá: Bỏ trống.

Ví dụ: Giả sử một khách hàng đã mua 20 chiếc áo, mỗi chiếc có giá 100.000 VNĐ. Sau đó, khách hàng quyết định trả lại 5 chiếc áo do không vừa ý. Dưới đây là cách ghi nhận trên hóa đơn:

1. Cột Số lượng: Ghi âm -5 (để chỉ ra rằng 5 chiếc áo đã bị trả lại).
2. Cột Thành tiền: Ghi âm -500.000 VNĐ (5 chiếc áo x 100.000 VNĐ).
3. Cột Cộng tiền hàng: Giả sử tổng số tiền ban đầu là 2.000.000 VNĐ (20 chiếc x 100.000 VNĐ), sau khi trừ đi hàng hóa trả lại, sẽ ghi âm 1.500.000 VNĐ.
4. Cột Tiền thuế: Giả sử thuế suất là 10%, tổng số tiền thuế ban đầu là 200.000 VNĐ. Sau khi trừ đi hàng hóa trả lại (50.000 VNĐ), sẽ ghi âm 150.000 VNĐ (tương ứng với 1.500.000 VNĐ).
5. Cột Tổng tiền thanh toán: Tổng số tiền thanh toán sau khi đã trừ đi hàng hóa trả lại sẽ là 1.650.000 VNĐ (1.500.000 VNĐ cộng với 150.000 VNĐ thuế).
6. Cột Đơn giá: Bỏ trống.

Tổng hợp ghi nhận trên hóa đơn:

Việc ghi nhận chính xác các thông tin này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về kê khai thuế.

Nếu bị trả lại toàn bộ hàng hoá

Nếu toàn bộ hàng hóa hoặc toàn bộ hóa đơn bị trả lại, ghi nhận thông tin như sau:

• Cột số lượng: Ghi âm số lượng hàng hóa bị trả lại.
• Cột đơn giá: Bỏ trống.
• Cột thành tiền: Ghi âm tổng số tiền hàng hóa bị trả lại.
• Cột cộng tiền hàng: Ghi âm tổng cộng tiền hàng sau khi trừ đi hàng hóa trả lại.
• Cột tiền thuế: Ghi âm số tiền thuế tương ứng với hàng hóa bị trả lại.
• Cột tổng tiền thanh toán: Ghi âm tổng số tiền sau khi đã trừ đi hàng hóa trả lại.

Ví dụ: Giả sử một cửa hàng đã bán 10 sản phẩm, mỗi sản phẩm có giá 200.000 VNĐ. Sau một thời gian, khách hàng quyết định trả lại toàn bộ số hàng hóa đã mua. Dưới đây là cách ghi nhận trên hóa đơn:

1. Cột số lượng: Ghi âm -10 (để chỉ ra rằng 10 sản phẩm đã bị trả lại).
2. Cột đơn giá: Bỏ trống.
3. Cột thành tiền: Ghi âm -2.000.000 VNĐ (10 sản phẩm x 200.000 VNĐ).
4. Cột cộng tiền hàng: Giả sử tổng số tiền ban đầu là 2.000.000 VNĐ, sau khi trừ đi hàng hóa trả lại, sẽ ghi âm 0 VNĐ.
5. Cột tiền thuế: Nếu thuế suất là 10%, tổng số tiền thuế ban đầu là 200.000 VNĐ. Sau khi trừ đi hàng hóa trả lại, sẽ ghi âm -200.000 VNĐ.
6. Cột tổng tiền thanh toán: Tổng số tiền thanh toán sau khi đã trừ đi hàng hóa trả lại sẽ là 0 VNĐ.

Tổng hợp ghi nhận trên hóa đơn:

Việc ghi nhận chính xác các thông tin này là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể quản lý tốt hơn và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về kê khai thuế.

Câu hỏi thường gặp

• Hàng hóa nào có thể được trả lại?

Các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng hoặc không đúng mô tả đều có thể được trả lại. Doanh nghiệp cần có quy định rõ ràng về việc này.

• Thời gian nào là hợp lý để trả hàng?

Thời gian trả hàng thường phụ thuộc vào chính sách của từng doanh nghiệp, nhưng thông thường là từ 7 đến 30 ngày kể từ ngày mua.

• Doanh nghiệp cần làm gì nếu không xuất hóa đơn?

Nếu không xuất hóa đơn, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh giao dịch và kê khai thuế. Do đó, việc xuất hóa đơn là rất quan trọng.

Kết Luận

Hàng bán bị trả lại là một phần không thể tránh khỏi trong quá trình kinh doanh. Việc hiểu rõ quy định và cách thức xử lý hàng hóa trả lại không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh. Thực hiện đúng quy trình xuất hóa đơn và ghi nhận thông tin sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa doanh thu.

Hãy đảm bảo rằng bạn luôn cập nhật các quy định mới nhất để bảo vệ quyền lợi của bản thân và khách hàng. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý hàng hóa trả lại, hãy xem xét việc đầu tư vào một hệ thống quản lý chuyên nghiệp để nâng cao hiệu quả hoạt động.

Bên cạnh đó, người nộp thuế có thể liên hệ MAN – Master Accountant Network để nhận trao đổi và tư vấn nghiệp vụ giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và chính xác thông qua:

• Mobile / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn