Hướng dẫn cách kê khai giao dịch liên kết mượn tiền giám đốc

Cách kê khai giao dịch liên kết mượn tiền giám đốc là nội dung trọng tâm trong hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2026. Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 132/2020/NĐ-CP và Quyết định 1047/QĐ-BTC giúp kế toán thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, tránh rủi ro bị loại chi phí lãi vay và xử phạt hành chính do kê khai thiếu thông tin quan hệ liên kết.

Xác định mượn tiền giám đốc có phải là giao dịch liên kết không?

Trước khi thực hiện cách kê khai giao dịch liên kết mượn tiền giám đốc, doanh nghiệp cần đối chiếu khoản mượn tiền với các tiêu chí xác định quan hệ liên kết. Không phải mọi khoản mượn tiền từ giám đốc đều phát sinh nghĩa vụ kê khai. Việc xác định này dựa trên hai yếu tố cốt lõi là chức vụ của cá nhân và tỷ lệ giá trị khoản vay so với vốn chủ sở hữu thực tế tại thời điểm phát sinh.

Để hiểu rõ hơn về bản chất, bạn cần nắm được khái niệm giao dịch liên kết là gì và các tiêu chí cụ thể bao gồm:

• Tiêu chí về cá nhân điều hành: Giám đốc hoặc Tổng giám đốc được xác định là cá nhân điều hành, kiểm soát doanh nghiệp.
• Tiêu chí về ngưỡng vốn góp: Căn cứ điểm l khoản 2 Điều 5 Nghị định 132/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp phát sinh giao dịch vay, mượn tiền ít nhất 10% vốn góp của chủ sở hữu tại thời điểm phát sinh trong kỳ tính thuế với giám đốc thì được xác định là có quan hệ liên kết.

Để giúp bạn hình dung rõ hơn về cách kê khai giao dịch liên kết mượn tiền giám đốc, hãy cùng xem xét ví dụ thực tế dưới đây:

Ví dụ minh họa: Một doanh nghiệp có vốn điều lệ thực góp là 2 tỷ đồng. Trong năm 2025, doanh nghiệp mượn của giám đốc số tiền 300 triệu đồng. Vì 300 triệu đồng chiếm 15% vốn chủ sở hữu (lớn hơn ngưỡng quy định 10%), nên đây được xác định là giao dịch liên kết và phải thực hiện kê khai theo đúng quy định.

Hồ sơ quyết toán thuế cho giao dịch liên kết mượn tiền giám đốc

Khi khoản mượn tiền thỏa mãn điều kiện là giao dịch liên kết, doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn bị và nộp hồ sơ kèm theo tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Việc tìm hiểu cách kê khai giao dịch liên kết mượn tiền giám đốc bao gồm cả việc chuẩn bị các phụ lục chi tiết nhằm minh bạch hóa quan hệ kinh tế giữa cá nhân điều hành và pháp nhân.

Thành phần hồ sơ đầy đủ bao gồm các danh mục sau:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp: Sử dụng mẫu 03/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
• Phụ lục I về thông tin quan hệ liên kết: Biểu mẫu này dùng để liệt kê danh mục các bên liên kết và giá trị giao dịch mượn tiền thực tế phát sinh.
• Các phụ lục về hồ sơ xác định giá: Tùy theo quy mô doanh thu và giá trị giao dịch để nộp thêm Phụ lục II (hồ sơ quốc gia) hoặc Phụ lục III (hồ sơ toàn cầu).

Căn cứ pháp lý mới nhất hiện nay là các mẫu biểu và thành phần hồ sơ thực hiện theo hướng dẫn tại Phần II Phụ lục của Quyết định 1047/QĐ-BTC có hiệu lực từ ngày 27/03/2025. Đây là điểm mới quan trọng mà kế toán cần cập nhật khi thực hiện cách kê khai giao dịch liên kết mượn tiền giám đốc trong kỳ quyết toán này.

Hướng dẫn chi tiết cách kê khai Phụ lục I cho khoản mượn tiền

Doanh nghiệp thực hiện điền thông tin vào Phụ lục I nộp kèm tờ khai quyết toán thuế theo các bước cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Việc thực hiện sai cách kê khai giao dịch liên kết mượn tiền giám đốc không chỉ dẫn đến rủi ro bị ấn định thuế mà còn có thể làm mất đi quyền được hưởng các ưu đãi miễn lập hồ sơ xác định giá nếu doanh nghiệp thuộc diện được xét.

Kế toán cần thực hiện trình tự kê khai như sau:

• Kê khai mục I về thông tin các bên liên kết: Điền đầy đủ họ tên giám đốc, mã số thuế cá nhân và tích chọn vào ô hình thức quan hệ liên kết tương ứng tại điểm l khoản 2 Điều 5.
• Kê khai mục III về xác định giá giao dịch liên kết: Tại chỉ tiêu về giao dịch vay và cho vay, kế toán điền tổng giá trị khoản mượn tiền thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế.

Một điểm cực kỳ quan trọng về lãi suất trong cách kê khai giao dịch liên kết mượn tiền giám đốc là: Ngay cả khi mượn tiền không lãi suất, doanh nghiệp vẫn phải kê khai giá trị giao dịch. Cơ quan thuế có quyền ấn định thu nhập chịu thuế đối với các khoản vay mượn không lãi suất giữa các bên liên kết nếu xác định giá giao dịch không phù hợp với nguyên tắc giá thị trường.

Nghĩa vụ lập và lưu giữ hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết

Bên cạnh việc thực hiện cách kê khai giao dịch liên kết mượn tiền giám đốc trên phần mềm, doanh nghiệp còn có trách nhiệm chuẩn bị bộ hồ sơ chứng minh tại trụ sở. Đây là nghĩa vụ mang tính chất tuân thủ lâu dài nhằm đảm bảo tính khách quan trong các giao dịch với cá nhân điều hành doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần lưu ý các mốc thời gian và trách nhiệm sau:

• Trách nhiệm chuẩn bị: Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết phải được lập trước thời điểm nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm theo quy định tại khoản 4 Điều 18 Nghị định 132/2020/NĐ-CP.
• Đối tượng phải lưu giữ: Áp dụng cho tất cả doanh nghiệp có giao dịch liên kết, trừ các trường hợp được miễn lập hồ sơ theo điều kiện cụ thể.
• Thời hạn cung cấp: Doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ hồ sơ trong vòng 15 ngày làm việc khi nhận được yêu cầu từ cơ quan quản lý thuế.

Các trường hợp được miễn lập hồ sơ nhưng phải thực hiện kê khai

Pháp luật quy định một số trường hợp đơn giản hóa nghĩa vụ cho doanh nghiệp nhỏ nhằm giảm bớt áp lực về chi phí tuân thủ. Tuy nhiên, việc nắm rõ cách kê khai giao dịch liên kết mượn tiền giám đốc vẫn bắt buộc thực hiện thông qua Phụ lục I để cơ quan thuế nắm bắt được bức tranh tổng thể về các quan hệ liên kết.

Dưới đây là bảng tóm tắt điều kiện miễn lập hồ sơ nhưng vẫn phải thực hiện kê khai thông tin:

Lưu ý sau bảng: Khi doanh nghiệp thuộc trường hợp trên, dù được miễn lập hồ sơ xác định giá nhưng trong cách kê khai giao dịch liên kết mượn tiền giám đốc, kế toán vẫn phải nộp Phụ lục I và tích vào mục căn cứ miễn lập hồ sơ tương ứng để thông báo cho cơ quan thuế.

Quy định về khống chế chi phí lãi vay trong giao dịch liên kết

Một rủi ro tiềm ẩn khi áp dụng cách kê khai giao dịch liên kết mượn tiền giám đốc có lãi suất là việc chi phí lãi vay bị loại trừ do vượt ngưỡng quy định. Đây là quy định nhằm ngăn chặn việc đẩy chi phí lãi vay quá cao vào doanh nghiệp để giảm thu nhập chịu thuế.

Nguyên tắc khống chế chi phí lãi vay được quy định như sau:

• Mức khống chế tối đa: Tổng chi phí lãi vay phát sinh được trừ không vượt quá 30% tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh cộng chi phí lãi vay và chi phí khấu hao trong kỳ (EBITDA).
• Cơ chế chuyển chi phí lãi vay: Phần chi phí lãi vay vượt mức 30% sẽ được phép chuyển sang kỳ tính thuế tiếp theo nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện, thời gian chuyển tối đa không quá 5 năm liên tục.

Giải đáp thắc mắc về cách kê khai giao dịch liên kết mượn tiền giám đốc

Trong quá trình thực hiện cách kê khai giao dịch liên kết mượn tiền giám đốc, nhiều kế toán thường gặp phải các tình huống khó xử lý. Dưới đây là giải đáp cho những thắc mắc phổ biến nhất dựa trên quy định mới nhất năm 2026. Các vấn đề thường gặp bao gồm:

Kết luận về kê khai giao dịch liên kết khi mượn tiền giám đốc

Việc nắm vững cách kê khai giao dịch liên kết mượn tiền giám đốc là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo tính tuân thủ và tối ưu hóa quản trị rủi ro thuế trong kỳ quyết toán năm 2026. Bằng việc thực hiện đúng trình tự từ khâu xác định quan hệ liên kết đến việc hoàn thiện các phụ lục theo mẫu biểu tại Quyết định 1047/QĐ-BTC, doanh nghiệp không chỉ bảo vệ được quyền lợi về chi phí hợp lý mà còn tạo dựng uy tín với cơ quan quản lý.

Kế toán cần lưu ý các nội dung cốt lõi:

• Luôn rà soát ngưỡng 10% vốn góp thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch để xác định nghĩa vụ kê khai kịp thời.
• Thực hiện kê khai đầy đủ Phụ lục I ngay cả khi thuộc diện miễn lập hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết.
• Theo dõi sát sao trần chi phí lãi vay 30% EBITDA để có phương án điều chỉnh thu nhập chịu thuế phù hợp.

Hy vọng những hướng dẫn chi tiết về cách kê khai giao dịch liên kết mượn tiền giám đốc trên đây đã giúp bạn thực hiện quyết toán thuế năm 2026 một cách an toàn và chính xác. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng số liệu và hồ sơ đi kèm sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Thông tin liên hệ Man – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Nội dung được kiểm duyệt bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên & CEO Man, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính..