Hướng dẫn đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc 2026

Khi thực hiện thủ tục đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh thuế thu nhập cá nhân, người nộp thuế có thể lựa chọn đăng ký thông qua cơ quan chi trả thu nhập hoặc trực tiếp đăng ký với cơ quan thuế. Ngày 20/07/2026, Bộ Tài chính ban hành Quyết định 1933/QĐ-BTC công bố các thủ tục hành chính được thay thế trong lĩnh vực quản lý thuế, chính thức áp dụng quy trình và biểu mẫu thống nhất cho cả hai phương thức đăng ký này.

Thủ tục mang mã số thủ tục hành chính 1.008498, với tên đầy đủ là “Đăng ký thuế lần đầu đối với người nộp thuế là cá nhân, người phụ thuộc” tại Mục 2 Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1933/QĐ-BTC.

Đăng ký thông qua cơ quan chi trả thu nhập

Cá nhân có phát sinh thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế cho người phụ thuộc. Trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ nhiều nguồn chỉ được phép ủy quyền đăng ký thuế cho người phụ thuộc tại một cơ quan chi trả thu nhập duy nhất.

Cá nhân có trách nhiệm thông báo số định danh cá nhân của người phụ thuộc là người Việt Nam, hoặc mã số thuế đã cấp cho người phụ thuộc là người nước ngoài đến các cơ quan chi trả thu nhập còn lại để phục vụ công tác khấu trừ, kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân.

Hồ sơ cá nhân cần chuẩn bị và gửi cho cơ quan chi trả thu nhập gồm 01 bộ tài liệu với các thành phần sau:

• Văn bản ủy quyền theo Mẫu số 41/UQ-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư 90/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng theo Mẫu số 07/XN-NPT-TNCN (nếu thuộc trường hợp quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 47 Nghị định 253/2026/NĐ-CP).
• Bản sao các giấy tờ xác định người phụ thuộc theo quy định pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.
• Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực hoặc bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác còn hiệu lực (nếu không có hộ chiếu) đối với người phụ thuộc là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.

Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp dữ liệu vào Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp người phụ thuộc theo Mẫu số 20-ĐKT-TH và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp cơ quan chi trả thu nhập. Thời hạn gửi hồ sơ tổng hợp chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh.

Cá nhân trực tiếp đăng ký với cơ quan thuế

Người nộp thuế có thể tự lập và gửi hồ sơ đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc trực tiếp đến cơ quan thuế quản lý để phục vụ kỳ quyết toán thuế TNCN. Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký trực tiếp chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế.

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế được phân định cụ thể theo nguồn phát sinh thu nhập của cá nhân:

• Thuế tỉnh, thành phố nơi cá nhân làm việc tiếp nhận hồ sơ nếu cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam chi trả nhưng chưa thực hiện khấu trừ thuế.
• Thuế tỉnh, thành phố nơi phát sinh công việc tại Việt Nam tiếp nhận hồ sơ nếu cá nhân có thu nhập do tổ chức, cá nhân tại nước ngoài chi trả.

Hồ sơ đăng ký thuế trực tiếp bao gồm 01 bộ tài liệu với các thành phần cụ thể sau:

• Tờ khai đăng ký thuế Mẫu số 20-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư 90/2026/TT-BTC.
• Bảng kê khai người trực tiếp nuôi dưỡng Mẫu số 07/XN-NPT-TNCN (nếu thuộc đối tượng áp dụng).
• Bản sao các giấy tờ xác định người phụ thuộc theo quy định.
• Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực hoặc bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác còn hiệu lực (nếu không có hộ chiếu) đối với người phụ thuộc là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.
• Bản sao điện tử của các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ trường hợp người nộp thuế thực hiện nộp bằng phương thức điện tử.

Bảng so sánh hai hình thức đăng ký thuế cho người phụ thuộc

Sự khác biệt cơ bản giữa hai phương thức thực hiện thủ tục đăng ký thuế được thể hiện qua các tiêu chí dưới đây:

Phương thức nộp và thời hạn giải quyết hồ sơ

Thủ tục đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc theo Quyết định 1933/QĐ-BTC được thực hiện qua các hình thức tiếp nhận linh hoạt, không thu phí hay lệ phí và có thời hạn giải quyết trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ đăng ký thuế theo quy định. Việc áp dụng giao dịch điện tử thực hiện theo lộ trình của cơ quan thuế.

Người nộp thuế có thể thực hiện nộp hồ sơ đăng ký thuế bằng một trong các phương thức sau:

• Trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) hoặc Hệ thống thông tin quản lý thuế.
• Trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh hoặc cấp xã.
• Thông qua dịch vụ bưu chính công ích, dịch vụ thuê ngoài hoặc ủy quyền.

Đối với hồ sơ nộp bằng phương thức điện tử, cơ quan thuế gửi thông báo tiếp nhận hoặc không tiếp nhận trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi hệ thống ghi nhận việc nộp hồ sơ. Trường hợp từ chối tiếp nhận, thông báo phải nêu rõ lý do để người nộp thuế hoàn thiện lại hồ sơ.

Kết quả đăng ký thuế và quy định dữ liệu dân cư

Quy trình trả kết quả thủ tục đăng ký thuế được cơ quan thuế thực hiện phân loại theo nhóm đối tượng người phụ thuộc:

• Người phụ thuộc là người Việt Nam: Cơ quan thuế gửi thông báo kết quả kiểm tra khớp đúng thông tin đến địa chỉ thư điện tử hoặc số điện thoại đăng ký của cá nhân.
• Người phụ thuộc là người nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài chưa có số định danh cá nhân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư: Cơ quan thuế cấp Thông báo mã số thuế cá nhân theo Mẫu số 14-MST.

Cá nhân là người Việt Nam có trách nhiệm kê khai chính xác họ tên, ngày tháng năm sinh và số định danh cá nhân theo dữ liệu lưu trữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp người phụ thuộc chưa được cấp số định danh cá nhân, người nộp thuế cần liên hệ Công an cấp xã để cập nhật thông tin và được cấp số định danh trước khi thực hiện đăng ký thuế.

Lưu ý thực hiện từ MAN – Master Accountant Network

Để bảo đảm quá trình thực hiện thủ tục diễn ra thuận lợi, bộ phận kế toán doanh nghiệp và cá nhân người nộp thuế cần chú ý một số điểm quan trọng theo khuyến nghị của MAN – Master Accountant Network:

• Đối soát thông tin định danh: Cá nhân cần kê khai chính xác họ tên, ngày tháng năm sinh và số định danh cá nhân theo thông tin được lưu trữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để phục vụ công tác đối soát dữ liệu.
• Thời hạn nộp hồ sơ tổng hợp: Đơn vị chi trả thu nhập cần lưu ý mốc thời gian gửi Mẫu 20-ĐKT-TH đến cơ quan thuế chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh.
• Nguyên tắc ủy quyền duy nhất: Người lao động có phát sinh thu nhập tại nhiều nơi chỉ thực hiện ủy quyền đăng ký thuế cho người phụ thuộc tại một cơ quan chi trả thu nhập duy nhất và thông báo thông tin định danh cho các cơ quan chi trả còn lại.

Kết luận

Thực hiện đúng quy trình đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc theo Quyết định 1933/QĐ-BTC giúp người nộp thuế bảo đảm đầy đủ quyền lợi giảm trừ gia cảnh theo quy định pháp luật. Doanh nghiệp và cá nhân nên chủ động rà soát thông tin định danh dân cư và chuẩn bị đúng mẫu biểu để hoàn thành thủ tục đúng thời hạn.