Hướng dẫn mới từ Nghị định 181/2025/NĐ-CP: Có được khấu trừ thuế GTGT khi thanh toán tiền mặt dưới 5 triệu đồng?

Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 181/2025/NĐ-CP, quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng 2024. Trong đó, một nội dung đáng chú ý liên quan trực tiếp đến hoạt động khấu trừ thuế GTGT đầu vào của doanh nghiệp: chỉ các hóa đơn có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên mới bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế.

Đổi mới này vừa là sự nới lỏng linh hoạt đối với các chi phí nhỏ, nhưng đồng thời lại là một thách thức lớn về kỷ luật chứng từ cho các giao dịch lớn. Đối với bộ phận kế toán, việc hiểu rõ ngưỡng 5 triệu đồng sẽ giúp tối ưu hóa dòng tiền và tránh rủi ro phạt thuế không đáng có sau ngày 01/7/2025. Bài viết này sẽ đi sâu vào cách xác định chứng từ hợp lệ trong từng trường hợp cụ thể.

Xem thêm: Tổng hợp các chính sách mới có hiệu lực từ 01/7/2025

Điểm nổi bật của Nghị định 181/2025/NĐ-CP

Đối với hoá đơn trên 5 triệu đồng

Theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi:

Giao dịch hàng hóa, dịch vụ mua vào có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), và
Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định 52/2024/NĐ-CP.

Theo đó, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là tài liệu chứng minh việc thanh toán qua các phương tiện không sử dụng tiền mặt, bao gồm chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử, thanh toán điện tử… Tuy nhiên, việc người mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của người bán sẽ không được chấp nhận là phương thức thanh toán không dùng tiền mặt.

Trích dẫn Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định:

“Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05  triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng. Trong đó, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ‑CP… trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.”

Rủi ro Kế toán cần tránh: Nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán

Kinh nghiệm thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn nhầm lẫn việc nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của người bán được coi là thanh toán không dùng tiền mặt. Kế toán cần lưu ý: Để giao dịch trên 5 triệu đồng được khấu trừ, tiền phải chuyển từ tài khoản ngân hàng chính thức của người mua sang tài khoản người bán.

Mục đích của quy định là chứng minh nguồn tiền chi ra thuộc về doanh nghiệp mua hàng. Khi một cá nhân nộp tiền mặt, bản chất giao dịch không khác gì thanh toán tiền mặt truyền thống.

Giải pháp an toàn: Nếu bắt buộc phải sử dụng tiền mặt cho các chi phí lớn:

Thanh toán Bù trừ Công nợ: Áp dụng theo hướng dẫn đặc thù của Nghị định (nếu có thể).
Quản lý Rủi ro Giao dịch: Nếu cần giao dịch tiền mặt, giải pháp an toàn là tách giao dịch thành các khoản dưới 5 triệu đồng (nếu hợp lý về mặt kinh doanh và không bị coi là lách luật) hoặc chỉ áp dụng cho các giao dịch dưới ngưỡng ngay từ đầu.

Các trường hợp đặc thù được đề cập trong khoản này bao gồm thanh toán bù trừ, vay mượn, thanh toán qua bên thứ ba. Nghị định 181/2025/NĐ-CP đã hướng dẫn cụ thể tại Điều 26 về cách xác lập hồ sơ chứng minh khi áp dụng các phương thức đặc biệt này.

Đối với hoá đơn dưới 5 triệu đồng

Một trong những điểm tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong quy định mới là việc không bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị dưới 5 triệu đồng.

Căn cứ theo khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT 2024, nghĩa vụ sử dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt chỉ đặt ra với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT). Điều đó có nghĩa:

Với những hóa đơn đầu vào có tổng giá trị dưới 5 triệu đồng, doanh nghiệp có thể thanh toán bằng tiền mặt mà vẫn được khấu trừ thuế GTGT, nếu đáp ứng các điều kiện khác về hóa đơn, chứng từ, mục đích sử dụng và sự liên quan đến hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Văn bản luật không quy định cụ thể cho trường hợp dưới 5 triệu đồng, nhưng giá trị pháp lý được suy diễn ngược lại từ phạm vi áp dụng của khoản 2 Điều 14, vốn chỉ áp dụng cho hóa đơn từ 5 triệu trở lên. Điều này cũng được hiểu thống nhất trong hướng dẫn tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, khi toàn bộ yêu cầu về thanh toán không dùng tiền mặt chỉ áp dụng cho giao dịch vượt ngưỡng.

Chính sự linh hoạt này giúp doanh nghiệp tránh được áp lực hành chính không cần thiết đối với các khoản chi nhỏ, vốn thường xuyên phát sinh như chi phí văn phòng phẩm, công cụ tiêu hao, hoặc thanh toán mua hàng nội địa nhỏ lẻ. Đây cũng là điểm mà bộ phận kế toán – tài chính cần đặc biệt lưu ý để đảm bảo không bỏ sót quyền khấu trừ thuế chính đáng cho doanh nghiệp trong các giao dịch dưới ngưỡng quy định.

Phân tích Thẩm quyền và Tính Thực tiễn

Lợi ích cốt lõi của việc nới lỏng ngưỡng 5 triệu đồng là nhằm giảm gánh nặng hành chính và tạo điều kiện cho các giao dịch nhỏ lẻ. Điều này cũng phù hợp với định hướng quản lý rủi ro thuế của cơ quan thuế, tập trung kiểm soát chặt chẽ hơn các giao dịch có giá trị lớn.

Tuy nhiên, dù được phép thanh toán tiền mặt, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo chứng từ chi tiêu nội bộ (phiếu chi, biên nhận) được lập đầy đủ và rõ ràng, chứng minh tính hợp lý của chi phí theo Luật Kế toán.

Các tình huống thanh toán đặc thù vẫn được khấu trừ

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp vẫn có thể khấu trừ thuế dù không có chứng từ chuyển khoản trực tiếp, nếu chứng minh được tính chất thanh toán hợp pháp, minh bạch:

Trường hợp bù trừ công nợ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra, hoặc vay mượn hàng hóa: phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận thanh toán giữa hai bên.
Trường hợp bù trừ công nợ qua bên thứ ba: cần có biên bản bù trừ công nợ ba bên làm căn cứ khấu trừ.
Trường hợp vay, mượn tiền để thanh toán, hoặc nhờ bên mua chi hộ tiền: phải có hợp đồng bằng văn bản lập trước đó, kèm theo chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay sang bên vay.

Việc chuẩn bị đầy đủ các loại hợp đồng, biên bản và chứng từ thanh toán hợp lệ sẽ là điều kiện bắt buộc nếu không sử dụng hình thức chuyển khoản trực tiếp.

Bạn có thể tham khảo toàn văn Nghị định 181/2025/NĐ-CP tại Thư viện Pháp Luật

Cách tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Tại Điều 11 Luật Thuế GTGT 2024, phương pháp khấu trừ tiếp tục được duy trì với công thức:

Số thuế GTGT phải nộp = Số thuế GTGT đầu ra – Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Trong đó:

Thuế GTGT đầu ra được xác định dựa trên hóa đơn giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ bán ra.
Thuế GTGT đầu vào là tổng thuế trên hóa đơn mua vào, chứng từ nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu hoặc nộp thay khi mua dịch vụ xuyên biên giới, và phải đáp ứng các điều kiện tại Điều 14 Luật Thuế GTGT 2024.

Việc áp dụng đúng phương pháp tính này không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, mà còn tối ưu hóa dòng tiền thông qua việc khấu trừ thuế hợp pháp.

Ai được áp dụng phương pháp khấu trừ?

Theo Khoản 2 Điều 11 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, phương pháp khấu trừ thuế chỉ được áp dụng cho một số đối tượng nhất định, tùy thuộc vào quy mô doanh thu và khả năng thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo quy định.

Dưới đây là bảng phân tích chi tiết các điều kiện áp dụng phương pháp khấu trừ, bổ sung thêm phần Lý do và Tác động để tăng cường tính thẩm quyền và hữu ích (Nội dung Đã Update):

Đối tượng áp dụng	Điều kiện cụ thể	Lý do và Tác động (Nội dung Đã Update)
Doanh nghiệp có DT từ 1 tỷ đồng/năm trở lên	Doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đạt từ 1 tỷ đồng/năm trở lên. Không áp dụng với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.	Đây là ngưỡng bắt buộc: Đảm bảo các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và áp dụng hệ thống quản lý thuế chuyên nghiệp, góp phần minh bạch hóa nền kinh tế.
Doanh nghiệp tự nguyện áp dụng	Được lựa chọn nếu doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật.	Quan trọng về năng lực: Cơ quan thuế cho phép doanh nghiệp quy mô nhỏ hơn áp dụng (để được khấu trừ thuế) nhưng đòi hỏi phải có hệ thống kế toán đủ mạnh. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến việc bị chuyển sang phương pháp trực tiếp khi thanh tra.
Tổ chức, cá nhân nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực dầu khí	Cung cấp hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động tìm kiếm, thăm dò, khai thác dầu khí. Việc kê khai, khấu trừ và nộp thuế do phía Việt Nam thực hiện thay.	Đặc thù ngành: Đây là quy định đặc thù nhằm đơn giản hóa việc quản lý thuế cho các bên nước ngoài, đảm bảo tính liên tục và hiệu quả của các dự án năng lượng quan trọng.

Nội dung trên được quy định tại Khoản 2 Điều 11 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, là căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp xác định đúng phương pháp tính và nộp thuế GTGT. Việc áp dụng sai phương pháp có thể dẫn đến sai lệch nghĩa vụ thuế và phát sinh xử phạt trong quá trình thanh – kiểm tra thuế.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Với hiệu lực từ ngày 01/7/2025, Nghị định 181/2025/NĐ-CP đặt ra yêu cầu rõ ràng về việc thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán – tài chính, cần nhanh chóng rà soát lại toàn bộ quy trình thanh toán, đồng thời chuẩn bị đầy đủ chứng từ, hóa đơn và hợp đồng liên quan để đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Trường hợp doanh nghiệp thanh toán tiền mặt cho các hóa đơn có giá trị vượt ngưỡng quy định mà không có chứng từ hợp lệ, khoản thuế GTGT đầu vào tương ứng có thể bị loại khỏi chi phí được khấu trừ, dẫn đến phát sinh chi phí thuế không đáng có và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.

Trong bối cảnh các quy định thuế ngày càng chặt chẽ, việc hợp tác với đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ kế toán hoặc kiểm toán chuyên nghiệp là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Bạn đọc có thể tham khảo dịch vụ kế toán doanh nghiệp để được hỗ trợ cập nhật chính sách thuế mới, hoặc dịch vụ kiểm toán độc lập phù hợp cho doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.

Kết luận

Nghị định 181/2025/NĐ-CP chính thức làm rõ nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT: chỉ những hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên mới bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế đầu vào. Doanh nghiệp vẫn có thể khấu trừ với các hóa đơn nhỏ hơn nếu thanh toán bằng tiền mặt, miễn là tuân thủ đúng quy định về chứng từ.

Việc chuyển đổi này đòi hỏi sự chuyên nghiệp trong khâu quản lý chứng từ. Để đảm bảo doanh nghiệp bạn tuân thủ tuyệt đối Nghị định 181/2025/NĐ-CP và tối ưu hóa việc khấu trừ thuế, hãy liên hệ ngay với MAN – Master Accountant Network.

Chúng tôi không chỉ cung cấp Dịch vụ Kiểm toán và Dịch vụ Kế toán Thuế mà còn hỗ trợ xây dựng lại quy trình thanh toán nội bộ để tránh rủi ro cho các giao dịch trên 5 triệu đồng có hiệu lực từ 01/7/2025.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.