Thuế TNCN nộp thừa: Doanh nghiệp cần làm gì theo Công văn 783?

Trong quá trình thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), không ít doanh nghiệp phát sinh tình trạng thuế TNCN nộp thừa so với số thuế phải nộp thực tế. Điều này có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân, bao gồm việc tạm khấu trừ cao hơn thực tế trong năm, thay đổi mức thu nhập của người lao động, hoặc do điều chỉnh chính sách thuế từ cơ quan quản lý. Việc xử lý các khoản thuế TNCN nộp thừa nếu không được thực hiện đúng quy định, có thể gây ảnh hưởng đến dòng tiền, báo cáo tài chính và thậm chí dẫn đến rủi ro về pháp lý trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.

Ngày 08/05/2025, Chi cục Thuế khu vực XVII ban hành Công văn số 783/CCTKV17-QLDN1 nhằm hướng dẫn cụ thể về việc xử lý thuế TNCN nộp thừa trong kỳ quyết toán năm 2024 và cách thức cấn trừ vào kỳ sau. Văn bản này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong công tác kế toán, tài chính. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết nội dung công văn, cơ sở pháp lý liên quan, cách hạch toán, quy trình xử lý thực tế, cũng như những lưu ý doanh nghiệp cần nắm rõ khi áp dụng.

Thuế TNCN nộp thừa là gì và vì sao cần xử lý đúng cách?

Thuế TNCN nộp thừa là khoản tiền mà doanh nghiệp hoặc cá nhân đã nộp vượt quá so với nghĩa vụ thuế thực tế phải nộp trong kỳ quyết toán thuế TNCN. Khoản nộp thừa này có thể phát sinh từ việc khấu trừ sai tỷ lệ, khai sai thu nhập, hoặc do điều chỉnh sau khi quyết toán năm.

Việc để tồn đọng các khoản thuế TNCN nộp thừa không chỉ gây ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng dòng tiền của doanh nghiệp mà còn tiềm ẩn nhiều hệ quả tiêu cực nếu không xử lý kịp thời. Nếu không có phương án sử dụng hợp lý, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục hoàn thuế – một quy trình phức tạp, đòi hỏi chứng từ đầy đủ và thời gian xử lý kéo dài. Trong khi đó, nếu có thể cấn trừ hợp lý vào nghĩa vụ thuế kỳ tiếp theo, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn tiền và giảm thiểu thủ tục hành chính.

Cơ sở pháp lý cho việc xử lý thuế TNCN nộp thừa

Hiện nay, hành lang pháp lý cho việc xử lý thuế TNCN nộp thừa đã được quy định rõ ràng trong Thông tư 80/2021/TT-BTC, đặc biệt tại Điều 25. Cụ thể, khoản 1 điều này nêu rõ: “Trường hợp người nộp thuế có số thuế nộp thừa sau quyết toán thì được cấn trừ vào nghĩa vụ thuế của kỳ tiếp theo, với điều kiện khoản nộp thừa đó cùng tiểu mục và địa bàn thu ngân sách.”

Ngoài ra, Công văn 828/TCT-KK ngày 25/02/2025 của Tổng cục Thuế cũng hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, chứng từ cần thiết trong trường hợp doanh nghiệp quyết toán thay cho người lao động theo hình thức ủy quyền, đặc biệt đối với phần thuế TNCN nộp thừa phát sinh trong năm.

Trên cơ sở đó, Công văn 783/CCTKV17-QLDN1 từ Chi cục Thuế khu vực XVII được ban hành nhằm hướng dẫn cụ thể việc cấn trừ phần thuế TNCN nộp thừa trong thực tế, giúp doanh nghiệp áp dụng thống nhất, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Nội dung chính của Công văn 783/CCTKV17-QLDN1

Công văn 783 nhấn mạnh rằng, nếu trong năm 2024 doanh nghiệp phát sinh số thuế TNCN nộp thừa, thì có thể cấn trừ số tiền này vào nghĩa vụ thuế kỳ tiếp theo mà không cần phải thực hiện thủ tục hoàn thuế. Tuy nhiên, việc cấn trừ chỉ được chấp thuận nếu đảm bảo đúng mã tiểu mục và địa bàn nộp ngân sách nhà nước.

Công văn cũng đưa ra hướng dẫn rõ ràng trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện quyết toán thay cho người lao động theo ủy quyền. Khi đó, nếu phát sinh phần thuế TNCN nộp thừa và doanh nghiệp không phát sinh thêm chứng từ nộp tiền mới thì không bắt buộc phải lập và nộp “Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay” như hướng dẫn trước đây trong Công văn 828.

Điểm quan trọng trong văn bản này là cho phép doanh nghiệp tự động ghi nhận cấn trừ, thay vì phải chờ phản hồi hay xác nhận từ cơ quan thuế, miễn là đảm bảo điều kiện pháp lý về mã số thuế, tiểu mục và địa bàn.

Quy trình xử lý thuế TNCN nộp thừa trên hệ thống kế toán

Về mặt kế toán, quá trình xử lý phần thuế TNCN nộp thừa cần được thực hiện minh bạch và theo dõi chính xác trên hệ thống sổ sách.

Tại thời điểm quyết toán thuế TNCN năm tài chính, kế toán doanh nghiệp cần tổng hợp toàn bộ số thuế đã tạm nộp trong năm thông qua các chứng từ nộp tiền, biên lai hoặc hệ thống khai thuế điện tử. Sau đó, so sánh với số thuế thực tế phải nộp sau khi quyết toán để xác định phần chênh lệch nộp thừa.

Phần thuế TNCN nộp thừa được ghi nhận là tài sản hoặc khoản tạm ứng tại thời điểm phát sinh. Trong kỳ tiếp theo, khi phát sinh nghĩa vụ thuế mới, doanh nghiệp có thể cấn trừ trực tiếp khoản này bằng cách ghi giảm nghĩa vụ thuế tương ứng. Điều quan trọng là phải có hệ thống theo dõi chi tiết để đảm bảo không nhầm lẫn giữa các khoản đã nộp thừa và khoản chưa nộp.

Ví dụ về hạch toán có thể bao gồm: ghi Nợ tài khoản 3335 (thuế TNCN phải nộp), ghi Có tài khoản 3335 (thuế đã nộp thừa kỳ trước) khi thực hiện cấn trừ.

Tình huống thực tế: Khi nào doanh nghiệp được cấn trừ thuế TNCN nộp thừa?

Giả sử Công ty XYZ trong năm 2024 đã thực hiện tạm khấu trừ thuế TNCN tổng cộng 300 triệu đồng cho toàn bộ lao động trong năm. Sau khi thực hiện quyết toán vào tháng 03/2025, doanh nghiệp xác định số thuế thực tế phải nộp chỉ là 280 triệu đồng, dẫn đến phát sinh khoản thuế TNCN nộp thừa là 20 triệu đồng.

Trong trường hợp này, Công ty XYZ hoàn toàn có thể sử dụng số tiền 20 triệu đồng này để cấn trừ vào kỳ khai thuế TNCN quý I/2025. Việc cấn trừ không yêu cầu lập giấy nộp tiền mới hay chứng từ bổ sung, miễn là doanh nghiệp không thay đổi địa bàn nộp thuế và sử dụng đúng mã tiểu mục trong tờ khai.

Nếu khoản thuế nộp thừa liên quan đến phần thuế mà công ty đã nộp thay cho người lao động, thì vẫn được cấn trừ tương tự và không cần nộp danh sách chi tiết nếu không phát sinh chứng từ nộp mới.

Những lợi ích khi áp dụng đúng hướng dẫn cấn trừ thuế TNCN nộp thừa

Việc cho phép tự động cấn trừ thuế TNCN nộp thừa giúp doanh nghiệp giảm đáng kể thủ tục hành chính và thời gian xử lý hồ sơ. Không cần nộp hồ sơ hoàn thuế, không yêu cầu lập giấy nộp tiền mới hoặc gửi danh sách chi tiết cho cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong công tác kế toán và tối ưu hóa dòng tiền.

Bên cạnh đó, việc tuân thủ đúng hướng dẫn từ cơ quan thuế giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị phạt vi phạm hành chính do sai sót trong kê khai. Với hệ thống kế toán rõ ràng, dễ kiểm tra và có khả năng truy xuất thông tin, doanh nghiệp cũng sẽ thuận lợi hơn trong quá trình thanh tra, kiểm tra sau này.

Đặc biệt, trong bối cảnh số lượng lao động lớn, số tiền thuế TNCN phát sinh nhiều, thì khả năng kiểm soát và sử dụng hiệu quả các khoản thuế TNCN nộp thừa là yếu tố quan trọng trong quản trị tài chính doanh nghiệp.

Những lưu ý khi áp dụng chính sách cấn trừ thuế TNCN nộp thừa

Mặc dù công văn đã đơn giản hóa đáng kể thủ tục, doanh nghiệp vẫn cần lưu ý các yếu tố then chốt để việc cấn trừ thuế TNCN nộp thừa được chấp nhận khi kiểm tra:

• Khoản thuế TNCN nộp thừa phải cùng mã tiểu mục và cùng địa bàn thu ngân sách với kỳ đang cấn trừ. Nếu không cùng địa bàn, cần thực hiện hoàn thuế thay vì cấn trừ.
  
• Chỉ áp dụng cấn trừ khi không phát sinh thêm chứng từ nộp tiền mới. Nếu có, phải nộp danh sách theo Công văn 828.
  
• Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ chứng từ gốc liên quan đến khoản nộp thừa, bao gồm cả biên lai nộp tiền, tờ khai quyết toán và bảng tính xác định số thuế chênh lệch.
  
• Hệ thống kế toán cần có ghi chú rõ ràng để tránh nhầm lẫn giữa các khoản nộp thừa và khoản chưa nộp, đặc biệt trong các kỳ phát sinh thay đổi nhân sự.
  

Kết luận

Việc xử lý đúng phần thuế TNCN nộp thừa không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn là một phần quan trọng trong quản trị tài chính hiệu quả của doanh nghiệp. Công văn 783/CCTKV17-QLDN1 đã tạo hành lang pháp lý rõ ràng, cho phép doanh nghiệp cấn trừ thuế TNCN nộp thừa một cách linh hoạt và chủ động, mà không cần thực hiện thủ tục hoàn thuế phức tạp.

Khi áp dụng đúng hướng dẫn, đảm bảo tính đồng bộ về tiểu mục, địa bàn thu ngân sách và lưu trữ chứng từ đầy đủ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể an tâm tận dụng khoản nộp thừa cho các kỳ tiếp theo. Đây là cơ hội để giảm áp lực dòng tiền, nâng cao hiệu quả kế toán – thuế và tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính nội bộ.

Bên cạnh đó, người đọc có thể liên hệ MAN – Master Accountant Network để nhận trao đổi và tư vấn nghiệp vụ giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và chính xác thông qua:

• Mobile / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn