5 lợi ích khi so sánh kế toán thuê ngoài và kế toán nội bộ

Trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp SME, startup và tập đoàn cân nhắc tối ưu chi phí và nâng cao tính chuyên nghiệp, việc so sánh kế toán thuê ngoài và kế toán nội bộ đóng vai trò then chốt. Bài viết dưới đây phân tích năm khác biệt quan trọng nhất giữa hai hình thức, dựa trên các tiêu chí chi phí, chuyên môn, linh hoạt, bảo mật và tuân thủ pháp luật. Qua đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định phù hợp, đồng thời tận dụng tối đa lợi ích từ dịch vụ chuyên nghiệp. Để tham khảo dịch vụ trọn gói, bạn có thể xem thêm dịch vụ kế toán của MAN.

Định nghĩa: so sánh kế toán thuê ngoài và kế toán nội bộ

Định nghĩa kế toán nội bộ

Kế toán nội bộ (in-house accounting) là quy trình ghi chép, hạch toán và tổng hợp báo cáo do chính nhân viên kế toán tuyển dụng và quản lý trực tiếp bởi doanh nghiệp. Đội ngũ này chịu trách nhiệm lập và quản lý sổ sách kế toán, hạch toán chi phí và doanh thu, công nợ phát sinh hằng ngày, đồng thời chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế. Họ cũng phải tương tác trực tiếp với các phòng ban kinh doanh, sản xuất để thu thập chứng từ và thông tin phục vụ việc hạch toán.

Lợi ích chính của việc giữ bên trong đội ngũ kế toán là khả năng kiểm soát chặt chẽ quy trình và bảo mật thông tin. Nhân sự nắm vững đặc thù doanh nghiệp, quy trình nội bộ, và có thể đưa ra cảnh báo kịp thời nếu phát sinh chi phí bất thường hoặc rủi ro thiếu minh bạch. Tuy nhiên, để duy trì, doanh nghiệp buộc phải chi trả lương cơ bản dao động từ 8–15 triệu đồng/tháng cho mỗi kế toán viên tại các thành phố lớn như Hà Nội hay TP. HCM, kèm theo các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chế độ phép năm và chi phí đào tạo thường xuyên. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải đầu tư phần mềm kế toán (MISA, Fast, Bravo, SAP) và máy móc, thiết bị cùng với nhân viên IT hỗ trợ.

Theo khảo sát của Tạp chí Công Thương (tháng 12/2023), chi phí trung bình cho một kế toán viên ở các thành phố lớn vào khoảng 8–15 triệu đồng/tháng, chưa kể các khoản thưởng và phụ cấp, công ty còn phải đầu tư 3–5 triệu đồng/năm cho phần mềm kế toán cơ bản . Tỷ lệ kế toán viên nhảy việc tại các công ty hiện khoảng 20–25%/năm, dẫn đến chi phí tuyển dụng, đào tạo lặp lại liên tục.

Định nghĩa kế toán thuê ngoài

Kế toán thuê ngoài (outsourced accounting) là dịch vụ do các công ty chuyên nghiệp hoặc cá nhân độc lập thực hiện công việc kế toán, lập sổ sách và báo cáo thuế cho doanh nghiệp. Thay vì tự xây dựng đội ngũ nội bộ, doanh nghiệp bàn giao toàn bộ hoặc một phần nghiệp vụ kế toán qua hợp đồng dịch vụ. Đơn vị bên ngoài sẽ tiếp nhận, xử lý chứng từ, hạch toán sổ sách, lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế định kỳ theo quy định pháp luật. Họ cũng thường đi kèm tư vấn luật thuế, hỗ trợ giải trình khi thanh tra hoặc kiểm toán.

Thị trường dịch vụ kế toán thuê ngoài tại Việt Nam đang phát triển mạnh với hơn 1.271 kế toán viên đạt chứng chỉ hành nghề tính đến ngày 31/12/2023, trong đó 450 người (35%) làm việc tại các công ty dịch vụ kế toán . Nhiều doanh nghiệp SME chọn thuê ngoài để giảm gánh nặng nhân sự, tận hưởng chuyên môn sâu và tiếp cận phần mềm điện toán đám mây hiện đại. Nhờ vậy, họ có thể tập trung nguồn lực vào hoạt động cốt lõi, giảm rủi ro vi phạm quy định.

Chi phí: so sánh kế toán thuê ngoài và kế toán nội bộ

Chi phí nhân sự và phúc lợi

Với kế toán nội bộ, doanh nghiệp phải chi trả mức lương cơ bản từ 8–15 triệu đồng/tháng cho một kế toán viên có kinh nghiệm tại Hà Nội hoặc TP. HCM. Ngoài lương, còn có các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và chế độ phép năm. Việc tuyển dụng một kế toán viên mới có thể tiêu tốn 2–5 triệu đồng cho chi phí đăng tin và phỏng vấn, trong khi đào tạo nội bộ có thể phát sinh 1–2 triệu đồng/người cho mỗi khóa. Bên cạnh đó, phần mềm kế toán như MISA, Fast hay Bravo yêu cầu phí bản quyền 3–5 triệu đồng/năm. Khi tính tổng chi phí cố định, mỗi nhân sự kế toán nội bộ có thể ngốn 12–20 triệu đồng/tháng, chưa kể chi phí đầu tư ERP, máy chủ và IT support.

Ngược lại, kế toán thuê ngoài thường áp dụng mức phí dịch vụ cố định, tính theo gói hoặc theo số lượng chứng từ phát sinh. Đối với doanh nghiệp nhỏ, gói dịch vụ cơ bản có thể chỉ từ 3–6 triệu đồng/tháng; với doanh nghiệp vừa và lớn, gói nâng cao rơi vào khoảng 8–15 triệu đồng/tháng tùy quy mô và tính chất nghiệp vụ. Mỗi gói đã bao gồm toàn bộ chi phí nhân sự, phúc lợi, đào tạo và hạ tầng phần mềm điện toán đám mây. Theo nghiên cứu của VCCI – VINASME (năm 2022), doanh nghiệp SME giảm 20–30% chi phí vận hành khi dùng dịch vụ thuê ngoài, tương đương giảm 2–3 nhân viên nội bộ .

Chi phí hạ tầng, phần mềm và công nghệ

Khi sử dụng kế toán nội bộ, doanh nghiệp phải đầu tư hạ tầng IT như máy chủ, máy tính, thiết bị sao lưu và UPS với tổng chi phí ước tính 10–20 triệu đồng cho một bộ cơ bản. Phần mềm kế toán bản quyền như MISA, Fast, Bravo có chi phí 3–5 triệu đồng/năm, trong khi SAP, Oracle hay Odoo có thể lên đến vài chục triệu. Nếu triển khai ERP, tổng chi phí ban đầu có thể dao động từ 200–500 triệu đồng, chưa kể chi phí đào tạo nhân viên (10–20 triệu đồng) và tùy chỉnh quy trình.

Trong khi đó, kế toán thuê ngoài cung cấp gói dịch vụ đã bao gồm tất cả hạ tầng điện toán đám mây, phần mềm tự động và hệ thống lưu trữ an toàn. Doanh nghiệp không cần lo vấn đề mua mới, nâng cấp, bảo trì hay thuê nhân viên IT. Theo báo cáo Global Market Insights quý IV/2023, thị trường dịch vụ thuê ngoài toàn cầu đạt 261,9 tỷ USD năm 2022 và dự kiến tăng lên 544,8 tỷ USD vào năm 2032, trong đó Đông Nam Á tăng trưởng mạnh nhất do xu hướng số hóa .

Chuyên môn và chất lượng: so sánh kế toán thuê ngoài và kế toán nội bộ

Đội ngũ nhân sự và trình độ chuyên môn

Đội ngũ kế toán nội bộ thường thấu hiểu đặc thù doanh nghiệp, quy trình kinh doanh và tính chất ngành nghề, nhờ làm việc lâu dài cùng phòng ban khác. Tuy nhiên, mỗi cá nhân có giới hạn về kiến thức chuyên sâu, đặc biệt với những nghiệp vụ phức tạp như chuyển giá, hạch toán FDI hay công cụ tài chính. Doanh nghiệp cần ít nhất 1–2 tháng để đào tạo nhân viên mới về nghiệp vụ cơ bản, và 3–6 tháng để họ thành thạo quy trình phức tạp.

Trái ngược, đội ngũ kế toán thuê ngoài thường là những kế toán viên có chứng chỉ hành nghề (CPA), kinh nghiệm đa ngành và được đào tạo chuyên sâu về các quy định mới nhất. Tính đến cuối tháng 12/2023, Việt Nam có 1.271 người đạt chứng chỉ hành nghề kế toán viên, trong đó 450 người (35%) làm việc tại các công ty dịch vụ kế toán . Do đó, khi sử dụng dịch vụ thuê ngoài, doanh nghiệp sẽ tiếp cận ngay đội ngũ có kinh nghiệm phong phú, am hiểu chuẩn mực Việt Nam và tiêu chuẩn IFRS, đồng thời tiết kiệm thời gian đào tạo nội bộ.

Tính minh bạch và quy trình kiểm soát

Với kế toán nội bộ, tính minh bạch phụ thuộc vào hệ thống kiểm soát nội bộ (Internal Control) mà doanh nghiệp xây dựng. Nếu quy trình phân quyền chưa chặt chẽ hoặc chưa cập nhật kịp thời các văn bản mới như Thông tư 200/2014/TT-BTC (cập nhật tháng 12/2023) và Thông tư 133/2016/TT-BTC (cập nhật tháng 6/2024), dễ dẫn đến sai sót hoặc gian lận. Những sai sót thường gặp bao gồm kê khống chi phí, lập khống hóa đơn hoặc ghi nhận sai tài khoản, từ đó dẫn đến chậm nộp báo cáo, bị phạt tiền hoặc ảnh hưởng uy tín.

Ngược lại, kế toán thuê ngoài thường áp dụng quy trình kiểm soát chất lượng nội bộ nghiêm ngặt, gồm kiểm soát chéo (internal review) giữa các cấp, đảm bảo tuân thủ chuẩn mực và quy định mới nhất. Khi doanh nghiệp gặp thanh tra hoặc kiểm toán, đội ngũ thuê ngoài sẽ hỗ trợ giải trình đầy đủ, chuẩn hóa chứng từ theo chuẩn VAS hoặc IFRS. Nếu có sai sót do phía nhà cung cấp, hợp đồng dịch vụ quy định họ chịu trách nhiệm khắc phục và bồi thường, giảm thiểu rủi ro tài chính và uy tín cho khách hàng.

Khả năng mở rộng, linh hoạt: so sánh kế toán thuê ngoài và kế toán nội bộ

Điều chỉnh quy mô nhân sự

Kế toán nội bộ khi mở rộng hoặc thu hẹp số lượng kế toán viên thường mất 1–2 tháng để tuyển dụng, onboarding và đào tạo. Trong giai đoạn cao điểm (cuối tháng, cuối quý, cuối năm), doanh nghiệp buộc phải bố trí tăng ca, thuê cộng tác viên hoặc nhờ đối tác bên ngoài, dẫn đến phát sinh chi phí không lường trước. Khi quy mô giảm, vẫn phải duy trì biên chế tối thiểu để sẵn sàng cho các nghiệp vụ thường xuyên, dù khối lượng chứng từ ít.

Trong khi đó, kế toán thuê ngoài có thể linh hoạt điều chỉnh quy mô gói dịch vụ theo số lượng chứng từ và nhu cầu thực tiễn. Ví dụ, doanh nghiệp ngành du lịch có thể tăng gói 20–30% trong mùa cao điểm, rồi giảm lại sau khi kết thúc. Quy trình điều chỉnh nhanh chóng, không mất thời gian tuyển hay nghỉ việc, cũng không phát sinh chi phí bảo hiểm, phúc lợi khi nhu cầu giảm.

Linh hoạt về thời gian và địa điểm

Nhân viên kế toán nội bộ thường làm việc theo giờ hành chính (8:00–17:00), ít có khả năng xử lý ngoài giờ. Khi khối lượng công việc đột xuất tăng, họ phải tăng ca, đôi khi phải thuê nhân sự part-time hoặc phải chờ đến ngày hôm sau mới xử lý xong, dẫn đến trễ hạn nộp báo cáo.

Trái lại, đội ngũ kế toán thuê ngoài có thể làm việc linh hoạt cả ngoài giờ hành chính hoặc cuối tuần. Nhiều công ty dịch vụ áp dụng phần mềm điện toán đám mây, cho phép truy cập và xử lý chứng từ mọi lúc mọi nơi. Nhờ vậy, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian chuyển chứng từ, đẩy nhanh quá trình lập báo cáo và đảm bảo kịp nộp khi có yêu cầu gấp.

Bảo mật thông tin và kiểm soát nội bộ: so sánh kế toán thuê ngoài và kế toán nội bộ

Ưu thế bảo mật của kế toán nội bộ

Với kế toán nội bộ, mọi thông tin tài chính—bao gồm báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận và dữ liệu khách hàng—đều lưu trữ trong hệ thống nội bộ. Doanh nghiệp có thể thiết lập phân quyền truy cập chặt chẽ, hạn chế người dùng và đảm bảo rủi ro rò rỉ tối thiểu. Khi có các nghiệp vụ nội bộ nhạy cảm như thương vụ M&A hoặc dự án đầu tư, thông tin không phải đi qua bên thứ ba. Hệ thống sao lưu, mã hóa dữ liệu và nhân viên IT nội bộ đảm bảo tính sẵn sàng và an toàn.

Quy trình bảo mật của kế toán thuê ngoài

Các công ty kế toán thuê ngoài uy tín ký hợp đồng NDA (Non-Disclosure Agreement) cam kết giữ kín dữ liệu của khách hàng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 27001 về quản lý an toàn thông tin. Họ xây dựng quy trình sao lưu định kỳ, mã hóa dữ liệu khi trao đổi qua kênh SFTP hoặc VPN. Khi kết thúc hợp đồng, đơn vị cung cấp dịch vụ phải bàn giao toàn bộ chứng từ gốc, báo cáo điện tử và thực hiện xóa mọi bản sao lưu theo yêu cầu doanh nghiệp. Tuy nhiên, rủi ro rò rỉ vẫn tồn tại nếu đối tác chưa được đánh giá năng lực kỹ lưỡng. Đối với những ngành yêu cầu bảo mật cao như y tế, quốc phòng hoặc công nghệ cao, doanh nghiệp có thể kết hợp: giữ lại một số chức danh kế toán nội bộ cho nghiệp vụ nhạy cảm, còn lại thuê ngoài các phần hạch toán đơn giản.

Tuân thủ pháp luật và rủi ro: so sánh kế toán thuê ngoài và kế toán nội bộ

Rủi ro khi duy trì đội ngũ kế toán nội bộ

Pháp luật kế toán và thuế của Việt Nam thường xuyên cập nhật. Chẳng hạn, Luật Kế toán 2015, Thông tư 200/2014/TT-BTC (cập nhật tháng 12/2023), Thông tư 133/2016/TT-BTC (cập nhật tháng 6/2024) và Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp sửa đổi (có hiệu lực từ 01/01/2025). Nếu đội ngũ “in-house” không cập nhật kịp thời, doanh nghiệp dễ bị phạt chậm nộp hồ sơ, kê khai sai dẫn đến bị phạt tiền từ 1–5% số thuế kê khai thiếu, thậm chí bị phạt hành vi trốn thuế. Khi cơ quan thuế thanh, kiểm tra, nếu có sai sót, doanh nghiệp phải chịu phạt, nộp lãi chậm nộp và chi phí thuê luật sư, chuyên gia kiểm toán để giải trình.

Lợi ích pháp lý từ kế toán thuê ngoài

Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán thuê ngoài thường có bộ phận pháp chế chuyên trách, theo dõi liên tục các Thông tư, Nghị định và Văn bản mới. Khi có thay đổi (chẳng hạn Thông tư 96/2024/TT-BTC hướng dẫn mới về hóa đơn điện tử, có hiệu lực 01/03/2025), họ nhanh chóng điều chỉnh quy trình, gửi thông báo và đào tạo ngắn gọn cho khách hàng. Hợp đồng dịch vụ quy định rõ trách nhiệm pháp lý: nếu nhà cung cấp không tuân thủ, dẫn đến doanh nghiệp bị phạt, họ phải chịu bồi thường. Ngoài ra, họ hỗ trợ giải trình khi thanh tra, kiểm toán, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian khắc phục sai sót. Toàn bộ hoạt động thuê ngoài đều tuân thủ Luật Kế toán 2015 và các Thông tư hướng dẫn, giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung kinh doanh.

Số liệu minh chứng cho việc so sánh kế toán thuê ngoài và kế toán nội bộ

Để tăng độ thuyết phục, dưới đây là một số số liệu và nguồn tham khảo cụ thể:

• Tính đến ngày 31/12/2023, tổng số kế toán viên đạt chứng chỉ hành nghề tại Việt Nam là 1.271 người, trong đó 450 người (35%) làm việc tại các công ty dịch vụ kế toán . Con số này cho thấy nguồn nhân lực chất lượng cho dịch vụ thuê ngoài khá dồi dào.

• Thị trường dịch vụ thuê ngoài toàn cầu năm 2022 có giá trị 261,9 tỷ USD, dự báo tăng lên 544,8 tỷ USD vào năm 2032 (tốc độ tăng trưởng bình quân 8,5%/năm), trong đó Đông Nam Á tăng trưởng nhanh nhất . Xu hướng này phản ánh nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp về thuê ngoài để tập trung kinh doanh cốt lõi.

• Theo khảo sát VCCI – VINASME (tháng 6/2022), 45% doanh nghiệp SME Việt Nam đã áp dụng một phần hoặc toàn bộ dịch vụ thuê ngoài cho kế toán, nhân sự và IT, tăng từ 30% năm 2020. Việc này giúp giảm 20–30% chi phí vận hành, tương đương giảm 2–3 nhân viên nội bộ .

• Chi phí trung bình thuê kế toán ngoài năm 2024 phân theo quy mô: doanh nghiệp nhỏ (dưới 50 nhân sự, dưới 1.000 chứng từ/tháng) trả 3–6 triệu đồng/tháng; doanh nghiệp vừa (50–200 nhân sự, 1.000–3.000 chứng từ/tháng) trả 8–12 triệu đồng/tháng; doanh nghiệp lớn (trên 200 nhân sự, trên 3.000 chứng từ/tháng) trả 12–20 triệu đồng/tháng cho gói nâng cao, bao gồm audit trail và tư vấn báo cáo quản trị.

• Các doanh nghiệp SME giảm trung bình 30% chi phí vận hành bộ phận kế toán khi chuyển từ nội bộ sang thuê ngoài (KPMG Vietnam – Báo cáo Q2/2023) . Đồng thời, thời gian hoàn thành báo cáo tài chính và nộp thuế được rút ngắn từ 15 ngày xuống còn 7–10 ngày (theo khảo sát nội bộ của MAN, tháng 12/2023).

Ví dụ thực tiễn: case study doanh nghiệp áp dụng thuê ngoài

Để minh họa rõ hơn, dưới đây là trường hợp của Công ty TNHH Sản xuất Giày X – Bình Dương:

Ban đầu, Công ty Giày X (120 nhân sự, sản xuất 5.000 đôi giày/tháng) giữ đội ngũ kế toán nội bộ gồm hai người, chưa sử dụng ERP và làm hầu hết thủ công. Chi phí vận hành bộ phận kế toán lên đến 26 triệu đồng/tháng, bao gồm 16 triệu lương, 5 triệu phí phần mềm, 3 triệu phụ cấp và 2 triệu cho chi phí IT. Trung bình, việc lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế mất 20–25 ngày, thường phát sinh lỗi do thiếu chuyên môn về thuế thu nhập doanh nghiệp và chuyển giá.

Từ tháng 01/2023, Công ty Giày X ký hợp đồng gói dịch vụ kế toán thuê ngoài với MAN, mức phí 10 triệu đồng/tháng cho gói doanh nghiệp vừa. Toàn bộ nghiệp vụ hạch toán chi phí nguyên vật liệu, doanh thu xuất xưởng, công nợ khách hàng và ngân hàng được xử lý tự động qua phần mềm điện toán đám mây. Đội ngũ nội bộ còn một người để giám sát, tương tác với MAN.

Sau sáu tháng, Công ty Giày X giảm 60% chi phí vận hành kế toán (từ 26 triệu xuống 10 triệu đồng/tháng). Thời gian hoàn thành báo cáo tài chính và quyết toán thuế rút ngắn từ 20 ngày xuống còn 7–10 ngày. Tỷ lệ sai sót giảm 90%, không bị phạt chậm nộp thuế. Họ không phải đầu tư thêm phần mềm hoặc thiết bị, vì MAN hỗ trợ kết nối ERP và cập nhật kịp thời Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC ngay khi có hiệu lực.

Kết luận và khuyến nghị

Qua việc so sánh kế toán thuê ngoài và kế toán nội bộ, có thể tóm tắt năm điểm khác biệt chính:

• Chi phí tổng thể: Kế toán nội bộ dễ phát sinh chi phí cố định cao, trong khi kế toán thuê ngoài có chi phí linh hoạt theo gói, tiết kiệm 20–40% chi phí vận hành.

• Chuyên môn và chất lượng: Đội ngũ nội bộ am hiểu quy trình nhưng hạn chế chuyên sâu, còn đội ngũ thuê ngoài luôn cập nhật chuẩn mực mới và có kinh nghiệm đa ngành.

• Khả năng mở rộng và linh hoạt: Nội bộ mất thời gian tuyển và đào tạo khi tăng/giảm nhân sự, trong khi thuê ngoài có thể điều chỉnh gói nhanh chóng.

• Bảo mật thông tin: Nội bộ giữ bí mật tuyệt đối trong nội bộ, còn thuê ngoài ký NDA và tuân thủ ISO 27001, nhưng doanh nghiệp phải đánh giá đối tác kỹ lưỡng.

• Tuân thủ pháp luật và rủi ro: Đội ngũ nội bộ dễ bị lạc hậu khi văn bản mới, trong khi thuê ngoài liên tục cập nhật và chịu trách nhiệm khắc phục khi sai sót.

Khuyến nghị chung

Doanh nghiệp nhỏ, SME hoặc startup nên cân nhắc kế toán thuê ngoài để tiết kiệm chi phí, tiếp cận chuyên môn nhanh, giảm rủi ro và tập trung vào kinh doanh. Các doanh nghiệp lớn, yêu cầu bảo mật cao hoặc có quy trình phức tạp có thể áp dụng mô hình hybrid: giữ lại kế toán trưởng nội bộ, thuê ngoài một phần nghiệp vụ hạch toán để tận dụng chuyên môn và công nghệ. Trước khi quyết định, doanh nghiệp nên khảo sát khối lượng chứng từ, so sánh báo giá và đánh giá năng lực đối tác thông qua báo cáo mẫu, hợp đồng NDA và quy trình kiểm soát chất lượng.

Để tìm hiểu thêm và được tư vấn giải pháp phù hợp, bạn có thể tham khảo dịch vụ kế toán của MAN hoặc đọc chi tiết các văn bản kế toán, thuế tại trang chính thức của Bộ Tài chính.

Chú thích nguồn:

• Tạp chí Công Thương, “Báo cáo ngành kế toán Việt Nam”, số tháng 12/2023 .

• Global Market Insights, “Outsourcing Market Report 2023”, quý IV/2023 .

• VCCI – VINASME, “Khảo sát dịch vụ thuê ngoài của doanh nghiệp SME”, tháng 6/2022 .

• KPMG Vietnam, “Báo cáo chi phí vận hành kế toán 2023”, quý II/2023 .