So sánh kế toán nội bộ và thuê ngoài: Doanh nghiệp nên chọn phương án nào?

So sánh kế toán nội bộ và thuê ngoài là vấn đề nhận được sự quan tâm lớn của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt trong bối cảnh tối ưu hóa chi phí và nguồn lực. Câu hỏi được đặt ra là: Nên làm kế toán dịch vụ hay nội bộ? Có nên thuê kế toán dịch vụ khi doanh nghiệp đang trong giai đoạn mở rộng? Để đưa ra quyết định đúng đắn, doanh nghiệp cần hiểu rõ sự khác nhau giữa hai hình thức này về chuyên môn, chi phí, pháp lý và mức độ kiểm soát nội bộ.

Hiểu đúng về kế toán nội bộ và kế toán thuê ngoài

Theo Luật Kế toán 2015, kế toán là bộ phận ghi chép, phản ánh toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, về hình thức tổ chức, doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Kế toán nội bộ: Nhân sự kế toán là người làm việc trực tiếp, toàn thời gian trong doanh nghiệp. Họ phụ trách toàn bộ công việc kế toán phát sinh hằng ngày đến báo cáo tài chính.
• Kế toán thuê ngoài (dịch vụ kế toán): Là hình thức doanh nghiệp ký hợp đồng với đơn vị chuyên nghiệp như MAN – Master Accountant Network để thực hiện toàn bộ hoặc một phần công việc kế toán.

Bảng so sánh kế toán nội bộ và thuê ngoài

Để giúp doanh nghiệp có cái nhìn trực quan hơn, dưới đây là bảng tổng hợp các tiêu chí quan trọng trong việc so sánh kế toán nội bộ và thuê ngoài. Bảng thể hiện rõ sự khác biệt về chi phí, chuyên môn, trách nhiệm pháp lý và khả năng kiểm soát.

Như vậy, mỗi mô hình đều có ưu – nhược điểm riêng. Trong khi kế toán nội bộ mang lại sự chủ động và kiểm soát sâu sát, thì kế toán thuê ngoài lại tối ưu về chi phí và chuyên môn. Việc lựa chọn mô hình nào phụ thuộc vào quy mô, ngân sách và mức độ sẵn sàng kiểm soát của doanh nghiệp tại từng giai đoạn.

Khía cạnh pháp lý và nhân sự theo luật hiện hành

Theo Điều 4, Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp có thể tự tổ chức bộ máy kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán theo quy định. Tuy nhiên, người chịu trách nhiệm cuối cùng vẫn là người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền.

Về nhân sự, theo Điều 132, Bộ luật Lao động 2019, khi tuyển dụng nhân viên kế toán nội bộ, doanh nghiệp phải đảm bảo nghĩa vụ về đóng BHXH, nghỉ phép, thai sản, thôi việc… Đây là các khoản chi phí ẩn cần được tính đến trong bài toán ngân sách. Trong khi đó, với nhân viên kế toán dịch vụ, toàn bộ trách nhiệm pháp lý và phúc lợi sẽ do đơn vị dịch vụ gánh vác.

Có nên thuê kế toán dịch vụ trong giai đoạn đầu?

Câu trả lời là có. Theo khảo sát năm 2024 của SME Finance Monitor, 67% doanh nghiệp mới thành lập lựa chọn dịch vụ kế toán thuê ngoài để tiết kiệm chi phí và tránh sai sót trong giai đoạn đầu hoạt động. Thực tế cho thấy, dịch vụ kế toán có tính linh hoạt cao, hỗ trợ doanh nghiệp kịp thời trong các thời điểm quyết toán thuế, rà soát sổ sách cuối năm.

Khi nào doanh nghiệp nên chuyển sang mô hình kế toán nội bộ?

Việc chuyển sang mô hình kế toán nội bộ không nên dựa trên cảm tính, mà cần gắn liền với các chỉ số vận hành cụ thể. Theo kinh nghiệm thực tiễn từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khi doanh thu hằng năm vượt ngưỡng 20 tỷ đồng hoặc đội ngũ nhân sự đạt từ 20 người trở lên, đây là thời điểm thích hợp để doanh nghiệp cân nhắc xây dựng một phòng kế toán nội bộ bài bản.

Lý do là ở quy mô này, doanh nghiệp bắt đầu phát sinh các nghiệp vụ phức tạp như: quản lý chi phí theo phòng ban, kiểm soát dòng tiền nội bộ, báo cáo quản trị định kỳ cho cổ đông… Việc có một đội kế toán làm việc tại chỗ giúp tăng cường khả năng kiểm soát, phản ứng nhanh với các yêu cầu kiểm toán thanh tra thuế, đồng thời phối hợp hiệu quả với các phòng ban khác trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, ngay cả khi đã có phòng kế toán nội bộ, nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì hợp tác với đơn vị kế toán dịch vụ để hỗ trợ kiểm tra định kỳ, rà soát sổ sách cuối năm hoặc tư vấn chính sách thuế mới – đây chính là cách tối ưu chi phí và nguồn lực nhân sự mà nhiều công ty đang áp dụng.

Tình huống thực tế: Lựa chọn kế toán nào với doanh nghiệp sản xuất và thương mại?

Một công ty thương mại tại TP.HCM, có quy mô dưới 15 nhân sự, đã chọn thuê kế toán dịch vụ trong 2 năm đầu hoạt động. Kết quả là doanh nghiệp không phải lo lắng về báo cáo thuế, được tư vấn kịp thời về hóa đơn, chi phí, giảm thiểu rủi ro phạt chậm nộp. Tuy nhiên, khi doanh số vượt mốc 25 tỷ và bắt đầu có các giao dịch nội bộ phức tạp, công ty đã tuyển thêm kế toán trưởng nội bộ để phối hợp với đơn vị dịch vụ. Mô hình kết hợp này giúp họ vừa kiểm soát được rủi ro nội bộ, vừa giảm tải công việc kỹ thuật.

Việc này cho thấy sự lựa chọn không cố định mà cần tùy biến linh hoạt theo từng giai đoạn.

Nhân viên kế toán dịch vụ có đáng tin cậy?

Nhiều doanh nghiệp lo ngại về mức độ bảo mật và trách nhiệm của nhân viên kế toán dịch vụ. Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 57, Luật Kế toán, tổ chức cung cấp dịch vụ kế toán bắt buộc phải có bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp và cấp chứng chỉ hành nghề cho kế toán viên. Điều này góp phần đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp nếu có rủi ro xảy ra.

Một số tiêu chí lựa chọn đơn vị dịch vụ kế toán uy tín

Lựa chọn đúng đối tác kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp yên tâm về tính chính xác sổ sách, mà còn tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, giảm thiểu rủi ro pháp lý. Dưới đây là những tiêu chí doanh nghiệp nên cân nhắc khi chọn đơn vị kế toán dịch vụ:

• Có Giấy chứng nhận đủ điều kiện hành nghề kế toán, được cấp bởi Bộ Tài chính, đảm bảo tuân thủ quy định tại Điều 59, Luật Kế toán 2015.

• Đội ngũ kế toán viên sở hữu CPA (Chứng chỉ hành nghề kế toán) hoặc các chứng chỉ chuyên môn khác được Bộ Tài chính công nhận.

• Kinh nghiệm làm việc thực tế với các doanh nghiệp trong cùng lĩnh vực, giúp hiểu rõ đặc thù ngành và linh hoạt trong xử lý tình huống.

• Ứng dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp, có khả năng kết nối dữ liệu từ xa và đảm bảo tính bảo mật cao theo chuẩn ISO hoặc tương đương.

• Quy trình làm việc rõ ràng, hợp đồng minh bạch, có điều khoản cam kết về trách nhiệm và thời hạn hoàn thành.

Tham khảo thêm tại: Dịch vụ kế toán MAN – Tối ưu chi phí và pháp lý cho doanh nghiệp

Giải đáp thực tế về so sánh kế toán nội bộ và thuê ngoài (FAQ)

Tham khảo thêm bài viết chuyên sâu từ VnEconomy: Kế toán nội bộ và kế toán dịch vụ: Doanh nghiệp nên chọn cái nào?

Kết luận: Nên làm kế toán dịch vụ hay nội bộ?

Không có mô hình nào là tối ưu tuyệt đối cho mọi doanh nghiệp. Kế toán nội bộ phù hợp khi doanh nghiệp cần kiểm soát sâu, còn kế toán thuê ngoài lại tối ưu chi phí và chuyên môn trong giai đoạn khởi đầu. Việc lựa chọn nên dựa vào quy mô, ngân sách và khả năng quản trị rủi ro của từng doanh nghiệp.

Trong nhiều trường hợp, mô hình kết hợp giữa nội bộ và thuê ngoài chính là giải pháp cân bằng – vừa đảm bảo tính linh hoạt, vừa giữ được sự kiểm soát cần thiết trong vận hành tài chính.