Phát hành hóa đơn khi hàng bán bị trả lại: Hướng dẫn theo Công văn 941/CCTKV.XII

Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng chặt chẽ và minh bạch, việc tuân thủ quy định về hóa đơn đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý, minh bạch trong giao dịch và tránh rủi ro tranh chấp với cơ quan thuế. Gần đây, Chi cục Thuế khu vực XII ban hành Công văn số 941/CCTKV.XII-QLDN4-QNA ngày 24/4/2025 về việc xử lý hóa đơn đối với hàng bán bị trả lại, khẳng định rõ: người bán phải phát hành hóa đơn ngay cả khi bị trả hàng.

Bài viết này phân tích chi tiết nội dung công văn, cơ sở pháp lý và hướng dẫn thực hiện “phát hành hóa đơn khi hàng bán bị trả lại”, giúp người bán hàng và doanh nghiệp vận dụng đúng, đủ, nâng cao hiệu quả quản trị và tuân thủ nghĩa vụ thuế.

Cơ sở pháp lý liên quan

Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nguyên tắc và thời điểm lập, phát hành hóa đơn điện tử được quy định rõ: khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử và gửi cho người mua, bất kể việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ có bị trả lại sau đó hay không. Việc lập hóa đơn phải được thực hiện đúng thời điểm theo quy định, đảm bảo tính kịp thời và minh bạch trong giao dịch.

Trong khi đó, điểm b khoản 2 Điều 19 của Nghị định này quy định về cách xử lý hóa đơn trong trường hợp hàng hóa, dịch vụ đã bán bị trả lại một phần hoặc toàn bộ. Theo đó, nếu việc trả lại đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý về hàng hóa bị trả lại (ví dụ như hàng còn nguyên trạng, có biên bản xác nhận giữa hai bên), thì người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn mới theo quy định, phản ánh đúng tình trạng giao dịch sau khi phát sinh việc trả lại.

Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14

Việc trả lại hàng hóa, dịch vụ sau khi đã phát hành hóa đơn, nếu phát sinh sai sót trong kê khai thuế, sẽ được xử lý theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Cụ thể, trường hợp người nộp thuế phát hiện có sai sót trong hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế đã nộp, bao gồm cả các sai lệch do việc trả lại hàng hóa, thì phải thực hiện kê khai bổ sung để điều chỉnh cho đúng. Việc kê khai bổ sung này cần thực hiện trong thời hạn luật định, đảm bảo nghĩa vụ thuế được thực hiện đầy đủ, chính xác và tránh các rủi ro pháp lý phát sinh.

Nghị định 126/2020/NĐ-CP

Theo khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, trường hợp người nộp thuế phát hiện sai sót trong hồ sơ khai thuế đã nộp, bao gồm các nội dung liên quan đến hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, thì phải thực hiện kê khai bổ sung, điều chỉnh theo quy định. Việc khai bổ sung phải được thực hiện kịp thời, đúng mẫu biểu và trình tự thủ tục do cơ quan thuế hướng dẫn, nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thực của nghĩa vụ thuế và tránh bị xử phạt hành chính do kê khai sai. Quy định này là cơ sở pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp điều chỉnh các sai sót phát sinh trong quá trình xuất hóa đơn, đặc biệt trong các trường hợp phát sinh trả lại hàng hóa hoặc điều chỉnh giá trị giao dịch.

Bên cạnh đó, ngày 24 tháng 4 năm 2025, Chi cục Thuế khu vực XII ban hành Công văn số 941/CCTKV.XII‑QLDN4‑QNA, trong đó hướng dẫn chi tiết việc lập và phát hành hóa đơn đối với các giao dịch hàng hóa đã bán nhưng bị trả lại, quy định rõ trình tự, mẫu hóa đơn và căn cứ pháp lý để doanh nghiệp thực hiện đúng và kịp thời.

Nội dung chủ yếu của Công văn 941/CCTKV.XII-QLDN4-QNA

Công văn 941/CCTKV.XII‑QLDN4‑QNA khẳng định rõ ràng rằng ngay khi phát sinh sự kiện hàng hóa bị trả lại – dù chỉ là một phần hay toàn bộ giá trị lô hàng – người bán vẫn phải lập “hóa đơn ghi nhận việc trả lại hàng hóa” theo đúng mẫu mẫu số, ký hiệu do cơ quan thuế quy định, nhằm ghi nhận đầy đủ thông tin về lượng hàng trả lại, đơn giá, thành tiền và lý do trả hàng. Việc này không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong sổ sách kế toán mà còn bảo vệ quyền lợi của các bên khi xuất trình chứng từ với cơ quan thuế hoặc trong trường hợp có tranh chấp phát sinh.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn bán hàng ban đầu trước khi có sự kiện trả hàng, Công văn hướng dẫn việc lập hóa đơn điều chỉnh để giảm trừ doanh thu và số thuế GTGT đầu ra tương ứng. Trên hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp phải ghi rõ số và ngày phát hành của hóa đơn gốc, nêu cụ thể giá trị điều chỉnh (theo số lượng hàng trả lại và đơn giá đã thỏa thuận), đồng thời thể hiện lý do và căn cứ pháp lý (tham chiếu Công văn 941 và quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP). Nếu hóa đơn ban đầu có sai sót nghiêm trọng về thông tin bên bán, bên mua hoặc nội dung hóa đơn, doanh nghiệp phải lập hóa đơn thay thế, đảm bảo mọi thông tin trên hóa đơn mới khớp với dữ liệu thực tế và quy định.

Sau khi hoàn tất việc phát hành hóa đơn trả hàng hoặc hóa đơn điều chỉnh/thay thế, doanh nghiệp phải tiến hành kê khai bổ sung tại kỳ tính thuế phát sinh sự kiện trả hàng theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ‑CP. Công văn yêu cầu kê khai bổ sung phải được thực hiện kịp thời, đúng mẫu biểu và trình tự do cơ quan thuế hướng dẫn, nhằm điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu ra và doanh thu tính thuế TNDN cho phù hợp với thực tế giao dịch. Việc này giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt do khai sai, đồng thời duy trì hồ sơ thuế chặt chẽ, đáng tin cậy khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán viên kiểm tra.

Khi nào phải “phát hành hóa đơn khi hàng bán bị trả lại”

Để áp dụng quy định về phát hành hóa đơn khi hàng bán bị trả lại, trước hết lô hàng hoàn trả phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về pháp lý: sản phẩm còn nguyên vẹn, chưa qua sử dụng hoặc hư hỏng ngoài ý muốn, kèm theo phiếu trả hàng và biên bản đối chiếu giữa bên mua và bên bán xác nhận số lượng, chất lượng hàng hóa trả lại. Đồng thời, doanh nghiệp và người mua phải có thỏa thuận rõ ràng về việc trả lại hàng, được thể hiện bằng chứng từ hợp pháp như biên bản xác nhận, hợp đồng bổ sung hoặc các văn bản tương đương, để làm căn cứ lập hóa đơn “ghi nhận việc trả lại hàng hóa” và kê khai bổ sung thuế theo quy định.

Quy trình thực hiện chi tiết

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ

Khi phát sinh sự kiện trả lại hàng, kế toán cần thu thập và đối chiếu đầy đủ các giấy tờ liên quan: hóa đơn bán hàng gốc (phiếu xuất kho, hợp đồng, hóa đơn điện tử), phiếu trả hàng cùng biên bản đối chiếu giữa bên mua và bên bán. Việc này giúp xác nhận số lượng, giá trị và lý do trả hàng trước khi lập hóa đơn mới.

Bước 2: Lập “hóa đơn ghi nhận việc trả lại hàng hóa”

Sử dụng mẫu hóa đơn điện tử theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP, mục “Lĩnh vực: Hàng bán bị trả lại”. Trình tự nhập liệu bao gồm: số và ngày hóa đơn gốc (nếu có), thông tin người bán – người mua (tên, mã số thuế), chi tiết hàng trả lại (tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền) và lý do trả hàng kèm căn cứ pháp lý (thêm tham chiếu đến Công văn 941).

Bước 3: Áp dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (nếu cần)

Trong trường hợp hóa đơn bán hàng ban đầu đã phát hành và sau đó phát sinh trả hàng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh để giảm trừ doanh thu và số thuế GTGT tương ứng. Nếu hóa đơn gốc có sai sót nghiêm trọng (như thông tin bên bán, bên mua hoặc nội dung hóa đơn không chính xác), cần lập hóa đơn thay thế với đầy đủ thông tin sửa đổi và chú thích hóa đơn bị thay thế.

Bước 4: Kê khai bổ sung nghĩa vụ thuế

Sau khi phát hành hóa đơn trả hàng hoặc điều chỉnh, doanh nghiệp tiến hành kê khai bổ sung thuế GTGT đầu ra và điều chỉnh doanh thu tính thuế TNDN tại kỳ phát sinh trả hàng. Việc này thực hiện theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ‑CP, bao gồm nộp tờ khai phụ lục và điều chỉnh số liệu trên tờ khai thuế.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ, chứng từ

Cuối cùng, toàn bộ giấy tờ và hóa đơn bán hàng gốc, hóa đơn ghi nhận trả hàng hoặc hóa đơn điều chỉnh/thay thế, phiếu trả hàng, biên bản đối chiếu cùng hồ sơ kê khai bổ sung phải được lưu giữ theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán, nhằm phục vụ kiểm tra, đối chiếu hoặc thanh tra sau này.

Một số lưu ý quan trọng

Việc lập hóa đơn trả hàng phải được thực hiện ngay khi phát sinh sự kiện trả lại để tránh rủi ro bị xử phạt do chậm trễ. Mọi thông tin trên hóa đơn, từ số lượng và đơn giá đến lý do trả hàng, cần khớp chính xác với phiếu trả hàng và biên bản đối chiếu để tránh mâu thuẫn khi kiểm tra. Doanh nghiệp cũng nên phân biệt rõ ràng hóa đơn bán hàng, hóa đơn trả hàng và hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế nhằm thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm soát và lưu trữ. Đồng thời, việc kê khai bổ sung thuế GTGT và thuế TNDN phải được thực hiện kịp thời, đúng mẫu tờ khai và trong thời hạn quy định để đảm bảo nghĩa vụ thuế không bị sai sót hay chậm trễ. Xây dựng một quy trình nội bộ chặt chẽ, xác định rõ trách nhiệm và trình tự xử lý trả hàng, phát hành hóa đơn và kê khai thuế sẽ giúp doanh nghiệp minh bạch, tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa rủi ro trong quản lý thuế.

Kết luận

Việc phát hành hóa đơn khi hàng bán bị trả lại không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc theo Công văn 941/CCTKV.XII-QLDN4-QNA ngày 24/4/2025 của Chi cục Thuế khu vực XII, mà còn là biện pháp phòng ngừa tranh chấp, bảo đảm minh bạch, minh định nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp cần nắm vững cơ sở pháp lý từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và Nghị định 126/2020/NĐ-CP để thực hiện chính xác, tránh sai sót.

Áp dụng quy trình tiếp nhận, lập hóa đơn trả hàng, điều chỉnh, kê khai bổ sung và lưu trữ chứng từ một cách bài bản sẽ giúp doanh nghiệp:

• Tuân thủ đúng quy định thuế, tránh bị phạt vi phạm.
  
• Quản lý dòng tiền, doanh thu rõ ràng, bảo vệ quyền lợi người bán và người mua.
  
• Nâng cao uy tín và hiệu quả hoạt động kinh doanh.
  

Hãy triển khai ngay quy trình này trong hệ thống kế toán – thuế của doanh nghiệp để luôn chủ động và an tâm trước mọi kiểm tra, thanh tra từ cơ quan thuế.

Bên cạnh đó, người đọc có thể liên hệ MAN – Master Accountant Network để nhận trao đổi và tư vấn nghiệp vụ giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và chính xác thông qua:

• Mobile / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn