Lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy tài liệu kế toán theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP

Trong công tác kế toán, tài liệu kế toán không chỉ là căn cứ ghi nhận giao dịch mà còn là bằng chứng pháp lý phục vụ kiểm tra, thanh tra và kiểm toán. Việc lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy các loại tài liệu này không chỉ cần đúng quy định mà còn phải tuân thủ quy trình chặt chẽ nhằm bảo đảm tính pháp lý và an toàn thông tin. Bài viết dưới đây phân tích chuyên sâu các nội dung liên quan, dựa trên Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Tài liệu: Nghị định 174/2016/NĐ-CP

Lựa chọn hình thức lưu trữ tài liệu kế toán

Căn cứ pháp lý: Khoản 3, Điều 9 – Nghị định 174/2016/NĐ-CP

“Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”

Quy định này trao quyền chủ động cho doanh nghiệp trong việc lựa chọn hình thức lưu trữ: truyền thống bằng giấy hoặc hiện đại trên phương tiện điện tử. Tuy nhiên, trách nhiệm đi kèm là không nhỏ. Nếu chọn lưu trữ điện tử, doanh nghiệp phải có biện pháp bảo đảm an toàn hệ thống, bảo mật dữ liệu và khả năng truy xuất khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Đây không chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà còn là yếu tố pháp lý, việc không đảm bảo khả năng cung cấp dữ liệu kịp thời đầy đủ có thể bị xem là vi phạm chế độ kế toán.

Điều kiện lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử

Căn cứ pháp lý: Điều 10 – Nghị định 174/2016/NĐ-CP

“Chứng từ kế toán và sổ kế toán của các đơn vị kế toán trước khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy để lưu trữ theo quy định trừ trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử. Việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.”

“Khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm toán theo quy định, đơn vị kế toán phải có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán) và đóng dấu (nếu có).”

Đây là quy định nền tảng cho các doanh nghiệp đang chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính – kế toán. Tuy nhiên, thực tiễn triển khai cho thấy nhiều đơn vị chưa đáp ứng đủ các yêu cầu tối thiểu:

• Hệ thống lưu trữ phải có khả năng sao lưu dữ liệu định kỳ, ngăn ngừa rủi ro mất mát hoặc sửa đổi trái phép.

• Cơ chế truy xuất thông tin cần hiệu quả, phục vụ kiểm tra nhanh khi có yêu cầu.

• Dữ liệu lưu trữ phải được in ra giấy có chữ ký, dấu xác nhận khi cần cung cấp cho cơ quan chức năng.

Một rủi ro phổ biến hiện nay là doanh nghiệp sử dụng phần mềm lưu trữ online không có cam kết rõ ràng về thời gian lưu trữ và kiểm soát dữ liệu theo chuẩn pháp lý Việt Nam. Điều này dễ dẫn đến hệ lụy khi có thanh tra hoặc tranh chấp pháp lý phát sinh.

Phân loại thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Căn cứ pháp lý: Điều 13 và Điều 14 – Nghị định 174/2016/NĐ-CP

Pháp luật phân loại thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán thành ba nhóm chính: lưu trữ tối thiểu 5 năm, tối thiểu 10 năm và lưu trữ vĩnh viễn. Bài viết này tập trung vào hai nhóm quan trọng nhất là 10 năm và vĩnh viễn.

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm ( Điều 13)

Căn cứ: Điều 13 – Nghị định 174/2016/NĐ-CP

Những tài liệu trên có ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác minh nghĩa vụ thuế, trách nhiệm tài chính, quyền lợi cổ đông, đối tác và người lao động. Việc lưu trữ tối thiểu 10 năm là yêu cầu bắt buộc nhằm phục vụ tra cứu, đối chiếu, thanh tra khi cần thiết.

Lưu trữ vĩnh viễn (Điều 14)

Theo quy định pháp luật, một số loại tài liệu kế toán có giá trị đặc biệt về pháp lý, lịch sử và quản lý nhà nước được xếp vào nhóm phải lưu trữ vĩnh viễn. Cụ thể bao gồm:

• Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước đã được Quốc hội phê chuẩn.

• Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương được Hội đồng nhân dân phê duyệt.

• Hồ sơ quyết toán các dự án đầu tư nhóm A, dự án quan trọng quốc gia.

• Tài liệu kế toán có tính sử liệu hoặc mang ý nghĩa đặc biệt về kinh tế, quốc phòng, an ninh.

Đây là những tài liệu không chỉ phản ánh tình hình tài chính tại một thời điểm nhất định mà còn mang giá trị lâu dài phục vụ công tác nghiên cứu, hoạch định chính sách và bảo vệ lợi ích quốc gia. Do đó, pháp luật yêu cầu phải lưu giữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu bị hủy hoại tự nhiên hoặc được tiêu hủy theo trình tự pháp lý chặt chẽ, không được tự ý hủy bỏ dưới bất kỳ hình thức nào.

Việc phân loại đúng và đầy đủ nhóm tài liệu này trong quá trình lưu trữ là yêu cầu bắt buộc đối với đơn vị kế toán, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, tổ chức chủ đầu tư và doanh nghiệp thực hiện dự án công.

Tiêu hủy tài liệu kế toán hết hạn lưu trữ

Căn cứ pháp lý: Điều 16 – Nghị định 174/2016/NĐ-CP

“Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.”

“Tùy theo điều kiện cụ thể… lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại.”

Tiêu hủy tài liệu kế toán là bước cuối cùng trong vòng đời lưu trữ nhưng không được thực hiện tùy tiện. Quy trình tiêu hủy phải:

• Có căn cứ thời gian rõ ràng: chỉ tiêu hủy khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định.

• Được người đại diện theo pháp luật quyết định và tổ chức.

• Bảo đảm tính không thể phục hồi dữ liệu, tránh rò rỉ thông tin nội bộ.

Trong thời đại số hóa, tiêu hủy cũng áp dụng cho tài liệu điện tử: xóa vĩnh viễn, định dạng ổ cứng, hủy mã hóa truy cập, không chỉ là xóa tạm thời.

Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán

Căn cứ pháp lý: Điều 17 – Nghị định 174/2016/NĐ-CP

“Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập ‘Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ’… Hội đồng phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại, lập danh mục tài liệu tiêu hủy và biên bản tiêu hủy.”

Tiêu hủy tài liệu bắt buộc phải thực hiện theo một quy trình rõ ràng và minh bạch:

• Rà soát toàn bộ tài liệu đã đến hạn tiêu hủy.

• Ra quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy.

• Lập danh mục tài liệu tiêu hủy theo loại, thời hạn và kỳ kế toán.

• Thực hiện tiêu hủy đúng hình thức đã lựa chọn.

• Lập biên bản tiêu hủy có đầy đủ thông tin và chữ ký các thành viên Hội đồng.

• Lưu biên bản tiêu hủy vào hồ sơ quản lý nội bộ.

Trường hợp không có biên bản hoặc không thành lập hội đồng, việc tiêu hủy có thể bị coi là sai quy trình và vi phạm pháp luật, nhất là khi liên quan đến hồ sơ thuế hoặc tranh chấp nội bộ.

Kết luận

Lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán là một chu trình không thể thiếu trong hệ thống vận hành kế toán của mỗi doanh nghiệp. Đây không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn là biện pháp thiết yếu nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp, phòng ngừa rủi ro và nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ. Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, các đơn vị kế toán cần chủ động xây dựng quy trình lưu trữ và tiêu hủy phù hợp với đặc thù hoạt động, đồng thời đảm bảo hệ thống lưu trữ điện tử đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý về an toàn, bảo mật và khả năng truy xuất thông tin.

Bên cạnh đó, việc đào tạo nhân sự kế toán và cán bộ lưu trữ về ý nghĩa, giá trị và trách nhiệm pháp lý của công tác lưu trữ là điều hết sức cần thiết. Việc tuân thủ nghiêm túc các quy định tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ pháp lý, mà còn là nền tảng quan trọng để xây dựng một hệ thống quản trị tài chính chuyên nghiệp, minh bạch và bền vững.