Những điều cần biết về việc kê khai số thuế TNCN đã nộp thay cho người lao động

Việc quyết toán thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) luôn là một trong những thủ tục hành chính phức tạp nhất đối với cả doanh nghiệp (Tổ chức chi trả thu nhập) và người lao động. Để tăng cường tính minh bạch, tạo thuận lợi tối đa cho cá nhân khi tự quyết toán thuế và đồng thời chuẩn hóa quy trình quản lý thuế, Tổng cục Thuế và Cục Thuế đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn chi tiết.

Bài viết này, dựa trên Công văn số 5435/CT-NVT ngày 21/11/2025 của Cục Thuế và Công văn số 828/TCT-KK ngày 25/02/2025 của Tổng cục Thuế, sẽ giải đáp tường tận những vướng mắc thường gặp, giúp doanh nghiệp bạn thực hiện đúng và đủ trách nhiệm kê khai “Danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” cho từng người lao động.

Đây là thông tin cực kỳ quan trọng, giúp người lao động có đầy đủ cơ sở để thực hiện nghĩa vụ thuế năm một cách chính xác.

Căn cứ pháp lý và Mục tiêu của việc kê khai số thuế đã nộp thay

Mục tiêu cốt lõi của quy định mới

Cơ quan thuế ban hành quy định này nhằm đạt được hai mục tiêu chính:

• Tăng tính minh bạch: Đảm bảo số thuế TNCN đã được Tổ chức chi trả nộp thay được ghi nhận chính xác, chi tiết tới từng cá nhân, tránh tình trạng khai báo chung chung.
• Tạo thuận lợi cho người lao động: Cung cấp đầy đủ chứng từ, thông tin cần thiết, giúp cá nhân có thể tự quyết toán thuế một cách dễ dàng, nhanh chóng mà không cần phải chờ đợi hoặc yêu cầu xác nhận từ doanh nghiệp.

Trách nhiệm kê khai theo Công văn 828/TCT-KK và 5435/CT-NVT

Các Công văn này đề nghị các Cục Thuế, Chi cục Thuế đôn đốc, hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện việc cung cấp thông tin số thuế TNCN đã nộp thay chi tiết cho từng người lao động.

Việc kê khai này được thực hiện thông qua việc cung cấp “Danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” đính kèm tờ khai thuế theo kỳ hoặc quyết toán năm.

Phạm vi và thời điểm bắt đầu cung cấp “Danh sách chi tiết”

Quy định đã nêu rõ về thời điểm bắt đầu và điều kiện để Tổ chức chi trả phải cung cấp danh sách này:

Thời điểm bắt đầu áp dụng

Theo khoản 1, Phụ lục 1 đính kèm Công văn 5435/CT-NVT, các tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm cung cấp “Danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” từ kỳ tháng 1/2025, quý I/2025 trở đi, tương ứng với số thuế đã nộp theo chứng từ nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước (NSNN) của từng kỳ.

Trường hợp KHÔNG phải cung cấp Danh sách chi tiết

Nếu doanh nghiệp bạn không phát sinh số thuế TNCN phải nộp trong kỳ (ví dụ: không phát sinh thu nhập chịu thuế, hoặc đã trích nhưng chưa nộp…), thì không phải cung cấp danh sách này (theo câu hỏi 2, Phụ lục 1).

Tóm lại: Chỉ khi doanh nghiệp có phát sinh số thuế TNCN thực nộp vào NSNN trong kỳ (có chứng từ nộp tiền) thì mới phải lập và nộp Danh sách chi tiết.

Giải đáp chuyên sâu về các tình huống vướng mắc thường gặp

Công văn 5435/CT-NVT cũng giải đáp cụ thể 3 vướng mắc phức tạp nhất liên quan đến việc kê khai này:

Đăng ký thuế cho cá nhân chưa có Mã số thuế (MST)

Việc khai báo chi tiết số thuế đã nộp thay bắt buộc phải gắn với MST của từng cá nhân.

• Trách nhiệm của Doanh nghiệp: Trường hợp chi trả thu nhập cho cá nhân chưa có mã số thuế (ví dụ: người nước ngoài không cư trú hoặc cá nhân vãng lai), doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thuế thay hoặc hướng dẫn cá nhân tự đăng ký để được cấp mã số thuế.
• Căn cứ: Quy định này nhằm đảm bảo tuân thủ Điều 30 Luật Quản lý thuế về việc đăng ký thuế trước khi phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước (câu hỏi 4, Phụ lục 1).

Xử lý khi có số nộp thừa và thực hiện Bù trừ (Quan trọng nhất)

Tình huống bù trừ số thuế nộp thừa từ năm trước vào kỳ hiện tại là vướng mắc phổ biến. Cơ quan Thuế đã đưa ra hướng dẫn chi tiết qua các ví dụ sau:

Trường hợp 1: Bù trừ toàn bộ, không có chứng từ nộp NSNN trong kỳ

• Ví dụ: Quyết toán thuế TNCN năm 2024 có số nộp thừa là 100 triệu VND. Doanh nghiệp quyết định sử dụng số thừa này để bù trừ toàn bộ vào nghĩa vụ thuế phát sinh của tháng 1/2025 (giả sử là 80 triệu VND).
• Thực hiện: Tháng 1/2025, doanh nghiệp không phát sinh chứng từ nộp tiền vào NSNN.
• Kết luận: Doanh nghiệp không phải cung cấp “Danh sách chi tiết” cho kỳ tháng 1/2025 này.

Trường hợp 2: Có bù trừ và nộp bổ sung, phát sinh chứng từ nộp NSNN trong kỳ

• Ví dụ: Tháng 2/2025, nghĩa vụ thuế phát sinh là 150 triệu VND. Doanh nghiệp bù trừ nốt số thừa 20 triệu VND còn lại (từ Quyết toán 2024) và nộp bổ sung 130 triệu VND vào NSNN (có chứng từ nộp).
• Thực hiện: Doanh nghiệp phải cung cấp “Danh sách chi tiết” cho kỳ tháng 2/2025.

Danh sách này phải bao gồm cả số phát sinh phải nộp của tháng 1/2025 (80 triệu VND) mà trước đó chưa lập danh sách do không có chứng từ nộp thuế (Trường hợp 1).

Nguyên tắc Bù trừ trong Danh sách chi tiết

Khi thực hiện bù trừ, doanh nghiệp phải tự xác định số tiền nộp vào NSNN và số nộp thừa được bù trừ đối với từng cá nhân, đảm bảo nguyên tắc:

Trong đó:

• Cột [5]: Tổng số tiền trên chứng từ nộp thuế (phần nộp bằng tiền vào NSNN).
• Cột [6]: Tổng số tiền đã bù trừ (phần bù trừ từ số nộp thừa).

Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp phải phân bổ chính xác số tiền bù trừ và số tiền nộp theo chứng từ cho từng cá nhân, đảm bảo tổng số đã nộp cho mỗi người lao động là chính xác nhất.

Hướng dẫn nộp Danh sách chi tiết khi nộp thuế qua Kho bạc

Một vướng mắc kỹ thuật thường gặp là khi doanh nghiệp nộp thuế qua Kho bạc Nhà nước.

• Vấn đề: Doanh nghiệp nộp thuế qua Kho bạc thường không tra cứu được chứng từ nộp thuế trên hệ thống Etax để đính kèm “Danh sách chi tiết”.
• Giải pháp: Trong trường hợp này, doanh nghiệp thực hiện nộp danh sách chi tiết tại tab “Nộp DS chi tiết thuế TNCN XML” nằm trong chức năng Nộp thuế trên hệ thống Etax (theo câu hỏi 5, Phụ lục 1).

Quy trình này giúp doanh nghiệp vẫn đảm bảo nghĩa vụ kê khai kịp thời mà không bị cản trở bởi việc chậm trễ cập nhật chứng từ nộp tiền.

Kết luận

Việc kê khai chi tiết số thuế TNCN đã nộp thay theo Công văn 5435/CT-NVT và 828/TCT-KK là bước tiến quan trọng nhằm tạo môi trường thuế minh bạch và thuận lợi hơn cho người lao động.

Tôi hy vọng những giải đáp chuyên sâu trên, đặc biệt là các tình huống phức tạp về bù trừ và nộp thừa, đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng và đầy đủ nhất. Bạn hãy lưu ý về mốc thời gian bắt đầu áp dụng (kỳ tháng 1/2025, quý I/2025) và nguyên tắc bù trừ tại cột [5] + cột [6] để tránh sai sót trong quá trình kê khai.

Nếu bạn cần tôi phân tích kỹ hơn về một ví dụ cụ thể trong trường hợp bù trừ, hoặc muốn biết thêm chi tiết về quy trình đăng ký MST thay cho người nước ngoài, hãy cho tôi biết nhé!

Lưu ý: Bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo, không thay thế cho việc tư vấn chuyên môn. Doanh nghiệp cần tham khảo các văn bản pháp luật hiện hành và Công văn số 5435/CT-NVT và 828/TCT-KK để thực hiện đúng quy định.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) và CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.

Ban biên tập MAN – Master Accountant Network