Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì? hướng dẫn thủ tục & lưu ý

Hoàn thuế được áp dụng trong những trường hợp như khoản thuế thu nhập cá nhân đã nộp nhiều hơn mức phải nộp, thu nhập chịu thuế thấp hơn mức thuế yêu cầu phải nộp… Vậy điều kiện để được hoàn trả khoản thuế nhập cá nhân đã đóng là gì? Thủ tục hoàn thuế ra sao? Tất cả sẽ được giải đáp và hướng dẫn chi tiết trong bài viết sau đây của MAN.

Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?

Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tức là cá nhân sẽ được Nhà nước hoàn trả một phần tiền thuế đã thu trong năm quyết toán nếu thuộc diện được hoàn thuế theo quy định của pháp luật.

Theo Điều 23 của Thông tư số 92/2015/TT-BTC, có một số điều kiện đặt ra đối với người có yêu cầu hoàn thuế TNCN:

• Chỉ áp dụng với những người đã được cấp mã số thuế (MST) tại thời điểm yêu cầu hoàn thuế
• Nếu cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho cá nhân, tổ chức trả thu nhập thì sẽ được tiến hành thông qua cá nhân hoặc tổ chức trả thu nhập đó.
• Cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế cần kê khai thu nhập trực tiếp với cơ quan thuế hoặc nộp bù thuế trong kỳ kế tiếp.

Trường hợp được hoàn thuế thu nhập cá nhân

Có 3 trường hợp cá nhân được hoàn thuế TNCN, đó là:

• Khoản thuế TNCN đã nộp vượt quá số tiền thuế được yêu cầu nộp trong năm phát sinh thu nhập
• Cá nhân đã nộp thuế tuy nhiên thu nhập thực tế chưa đạt đến ngưỡng phải nộp thuế
• Những trường hợp khác căn cứ trên quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn báo cáo thuế hàng tháng, hàng quý

Cách tính thuế TNCN được hoàn

Công thức tính thuế TNCN được hoàn trả như sau:

• Số tiền thuế TNCN được hoàn = Số tiền thuế TNCN đã nộp (1) – Số tiền thuế TNCN phải nộp theo thực tế quyết toán thuế (2)
• Nếu phép tính trên cho ra kết quả dương thì bạn đã nộp thừa so với mức thuế phải nộp. Nếu nhận được kết quả âm tức là bạn đã nộp thiếu tiền thuế.

Trong công thức trên:

(1) Số tiền thuế TNCN đã nộp sẽ căn cứ vào chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu là cá nhân) và giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước (nếu là cá nhân hoặc doanh nghiệp đã nộp thuế TNCN vào ngân sách nhà nước bằng MST của người có nghĩa vụ nộp thuế).

(2) Số tiền thuế TNCN phải nộp theo thực tế quyết toán thuế = [(Tổng thu nhập phải chịu thuế – Tổng các khoản được giảm trừ) / 12 tháng] x thuế suất lũy tiến từng phần x 12 tháng

Trong đó:

• Thu nhập chịu thuế: Tổng tiền lương mà cá nhân nhận được từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm quyết toán
• Các khoản giảm trừ: Bao gồm các khoản đóng góp từ thiện, bảo hiểm bắt buộc, gia cảnh khó khăn (đối với cá nhân và người phụ thuộc)…

Cách kê khai thuế, làm thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân cho doanh nghiệp được ủy quyền

Bước 1: Trước tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ hoàn thuế dựa trên yêu cầu của khoản 1 Điều 53 Thông tư số 156/2013/TT-BTC có sửa đổi, bổ sung theo Điều 23 Thông tư 92/2015/TT-BTC. Cụ thể, hồ sơ bao gồm:

• Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước (NSNN) – Mẫu 01/ĐNHT được ban hành cùng với Thông tư 156/2013/TT-BTC.
• Bản sao của các loại chứng từ, biên lai đóng thuế TNCN có chữ ký và cam kết chịu trách nhiệm của người đại diện hợp pháp cho cá nhân, tổ chức trả thu nhập.
• Giấy ủy quyền quyết toán thuế – Mẫu 02/UQ-QTT-TNCN

Bước 2: Rà soát lại toàn bộ hồ sơ hoàn thuế xem đã đầy đủ chưa. Sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan thuế có thẩm quyền quản lý trực tiếp.

Bước 3: Trong vòng 6 ngày làm việc tính từ thời điểm tiếp nhận đủ hồ sơ, người đứng đầu cơ quan thuế các cấp sẽ phát hành Thông báo chuyển hồ sơ sang bộ phận kiểm tra trước. Sau đó hoàn trả thuế cho cá nhân theo quy định của điểm a khoản 3 Điều 58 thuộc Thông tư số 156/2013/TT-BTC.

Cách kê khai thuế, làm thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân tự quyết toán thuế TNCN

Bước 1: Đăng nhập vào trang Thuế điện tử

Truy cập website Thuế Việt Nam của Tổng cục Thuế. Sau đó bạn đăng nhập bằng cách điền mã số thuế, mã kiểm tra rồi nhấn nút Tiếp tục.

Lúc này, MST của bạn sẽ được dùng làm tên đăng nhập. Bạn chỉ cần điền mật khẩu và nhấn Đăng nhập để vào website.

Bước 2: Điền thông tin tờ khai trực tuyến

Sau khi đăng nhập thành công, bạn click vào mục Quyết toán thuế ở menu phía trên rồi chọn tiếp Kê khai trực tuyến.

Tại trang Thông tin tờ khai, bạn lần lượt điền các mục dưới đây:

• Tên người nộp thuế: Họ & tên cá nhân tự quyết toán thuế
• Địa chỉ liên hệ: Địa chỉ tạm trú hoặc thường trú
• Điện thoại liên lạc: Số điện thoại (SĐT) của cá nhân tự quyết toán thuế
• Địa chỉ email: Email của cá nhân tự quyết toán thuế
• Chọn tờ khai: Mẫu 02/QTT-TNCN-Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân
• Chọn cơ quan quyết toán: Lựa chọn theo từng trường hợp cụ thể
• Tại ô trống bên dưới, bạn điền MST của cơ quan khấu trừ tại nguồn và cơ quan quyết toán có MST tương ứng sẽ tự động hiện lên
• Loại từ khai: Tờ khai chính thức
• Năm kê khai: Chọn năm kê khai hiện tại
• Nếu thuộc trường hợp được giảm trừ thuế TNCN do bệnh hiểm nghèo, tai nạn, hỏa hoạn, thiên tai… thì cá nhân nộp thêm hồ sơ xét giảm thuế cho cơ quan thuế.

Bước 3: Điền tờ khai quyết toán thuế

Sau khi đã kê khai xong thông tin, bạn nhấn vào nút Tiếp tục để được điều hướng đến trang tờ khai quyết toán thuế. Tại đây, bạn tiến hành điền các mục như sau:

[01] đến [06]: Được điền tự động

[07] đến [08]: Chọn tỉnh/thành phố tại mục [08] rồi mới chọn quận huyện tại mục [07] [09]: Điền SĐT của cá nhân nộp thuế (bắt buộc)

[10]: Điền số Fax (không bắt buộc)

[11]: Điền email của cá nhân nộp thuế (bắt buộc)

[12]: Số tài khoản ngân hàng (không bắt buộc)

[12a]: Điền chi nhánh mở tài khoản ngân hàng

[13] đến [21]: Tên đại lý thuế (không bắt buộc

[22]: Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT) trong kỳ: [22] = [23]  + [26] [23]: Tổng TNCT phát sinh tại Việt Nam: Đây được hiểu là tổng các khoản TNCT gồm tiền công, tiền lương và những khoản TNCT khác (mang tính chất tiền công tiền lương) phát sinh tại Việt Nam, tính cả những khoản TNCT từ tiền công và tiền lương nhận được khi làm việc trong khu kinh tế và TNCT được miễn căn cứ trên Hiệp định tránh đánh thuế hai lần.

• Người nộp thuế (NNT) có thể cộng toàn bộ các khoản thu nhập chịu thuế đã nộp ở mục 16 tại chứng từ khấu trừ thuế nơi cá nhân làm việc để nhận được kết quả.
• Nếu doanh nghiệp không trừ thuế TNCN, cá nhân nộp thuế cần cộng thêm khoản tiền tại mục 16 thuộc chứng từ khấu trừ thuế với khoản tiền tại mục Tổng thu nhập chịu thuế ở năm có trong Thư xác nhận thu nhập.
• Đơn vị trả thu nhập xuất chứng từ cho NNT và NNT sẽ dựa trên những chứng từ đó để nhập thông tin vào tờ khai.

[24]: Tổng TNCT làm căn cứ tính giảm thuế: Là tổng các khoản TNCT gồm tiền công, tiền lương và những khoản TNCT khác (mang tính chất tiền công tiền lương) mà NNT nhận được khi làm việc trong khu kinh tế, không tính khoản thu nhập được miễn căn cứ trên Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có).

[25]: Tổng TNCT được miễn giảm theo Hiệp định: Là tổng các khoản TNCT gồm tiền công, tiền lương và những khoản TNCT khác (mang tính chất tiền công tiền lương) mà NNT nhận được theo diện miễn thuế căn cứ trên Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có).

[26]: Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam: Tổng các khoản TNCT gồm tiền công, tiền lương và những khoản TNCT khác (mang tính chất tiền công tiền lương) phát sinh ngoài Việt Nam (nếu có).

[27]: Số người phụ thuộc: Được tính toán tự động. Nếu đã đăng ký với cơ quan thuế về người phụ thuộc, NNT hãy kéo xuống phía dưới và click vào link 02-1/BK-QTT-TNCN rồi tiến hành kê khai.

Tại Bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, bạn điền thông tin của những người phụ thuộc đã đăng ký.

Sau khi điền xong thông tin vào Bảng kê, ở mục 30 hệ thống sẽ tính khấu trừ đối với người phụ thuộc. Để quay lại tờ khai quyết toán thuế, bạn nhấn vào nút Tờ khai ở góc dưới bên trái và tiếp tục điền thông tin.

[28], [29] và [30]: Tính toán tự động.

[31]: Từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Đây là những khoản đóng góp cho các quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học được lập nên và hoạt động đúng với quy định của Nhà nước.

[32]: Bảo hiểm được trừ: Những khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp… Người nộp thuế (NNT) có thể tra cứu các khoản này trong Thư xác nhận thu nhập hoặc chứng từ khấu trừ thuế.

[33]: Khoản đóng hưu trí tự nguyện được trừ: Tổng các khoản đóng góp cho Quỹ hưu trí tự nguyện trên thực tế, tối đa không quá 3 triệu đồng/tháng (nếu có).

[34], [35] và [36]: Điền tự động.

[37]: Đã khấu trừ: Tổng số thuế đã được cơ quan trả thu nhập khấu trừ từ tiền công, tiền lương của NNT theo thuế suất Biểu thuế lũy tiến từng phần trong kỳ cùng với tổng số thuế được cơ quan trả thu nhập khấu trừ theo thuế suất 10% trong kỳ, dựa trên chứng từ khấu trừ thuế của cơ quan trả thu nhập. Thông tin này được nêu trong mục TNCN tạm thu trong thư xác nhận thu nhập hoặc mục 17 của chứng từ khấu trừ thuế.

[38]: Đã tạm nộp: Là số tiền thuế được NNT trực tiếp kê khai và tạm nộp ở Việt Nam, dựa trên những chứng từ nộp thuế cho NSNN.

[39]: Đã nộp ở nước ngoài được giảm trừ: Là khoản thuế đã nộp tại nước ngoài, ứng với tỷ lệ thu nhập từ nước ngoài so với tổng nguồn thu nhập tuy nhiên không vượt quá mức [35] x {[26]/([22] –[25])}x 100%.

[40]: Đã khấu trừ hoặc tạm nộp trùng do quyết toán vắt năm: Được hiểu là số tiền thuế thực tế phát sinh đã khấu trừ, đã nộp trên chứng từ đã kê khai thuộc Tờ khai quyết toán thuế những năm trước đó.

[41], [42]: Điền tự động.

[43]: Tổng số thuế TNCN được giảm khác: Đây là số tiền thuế được giảm trừ bởi đã được bao gồm trong kỳ tính thuế trước đó.

[44], [45] và [46]: Điền tự động. Nếu mục 44 hiển thị kết quả 0 và mục 45 là một con số nhất định thì NNT sẽ được hoàn thuế TNCN đã nộp thừa bằng với khoản tiền ở mục 45. Nếu đóng thiếu thuế TNCN thì bạn phải nộp bù số tiền tương ứng ở chỉ tiêu 44.

[47]: Số thuế hoàn trả vào tài khoản NNT: Cá nhân nộp thừa thuế điền số thuế nộp thừa muốn được hoàn trả vào ô này. Nếu không yêu cầu hoàn trả thì không điền.

[48]: Số thuế bù trừ cho khoản phải nộp NSNN khác: Người nộp thừa thuế và muốn bù trừ khoản nộp thừa cho các khoản phải đóng vào NSNN khác. Ví dụ như nợ ngân sách, khoản phát sinh phải nộp của thuế tiêu thụ đặc biệt, môn bài, giá trị gia tăng…

[49]: Điền tự động.

Bước 5: Kiểm tra thông tin và Hoàn thành kê khai

Sau khi đã nhập xong các chỉ tiêu cần thiết, bạn rà soát lại toàn bộ tờ khai. Kéo xuống dưới và tick vào ô vuông trước dòng “Tôi cam đoan số liệu đã khai và hồ sơ đính kèm là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã khai và hồ sơ đính kèm”. Nhấn nút Thêm phụ lục để gửi bổ sung một số giấy tờ liên quan (nếu có). Cuối cùng click vào nút Hoàn thành kê khai.

Bước 6: Kết xuất XML và Nộp tờ khai

Kiểm tra tính chính xác của các thông tin trong tờ khai. Sau đó bạn nhấn nút Kết xuất XML để lưu tờ khai về máy. Nhấn Nộp tờ khai để tiến hành gửi tờ khai.

Tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu xác thực nộp tờ khai. Hãy điền mã kiểm tra rồi nhấn nút Tiếp tục. Nếu các thông tin trên tờ khai đã đầy đủ thì hệ thống sẽ báo tờ khai đã được nộp thành công.

In tờ khai đã được kết xuất XML thành 2 bản. Sau đó bạn nộp tờ khai đã in cùng với giấy tờ tùy thân và chứng từ khấu trừ thuế tại Bộ phận một cửa của cơ quan thuế tiếp nhận tờ khai online.

Thời hạn giải quyết hồ sơ

Căn cứ trên Luật quản lý thuế 78/2006/QH11, tính từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ từ NNT, thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế được quy định như sau:

• Hoàn thuế trong tối đa 06 ngày: Áp dụng cho những đối tượng thuộc diện “hoàn thuế trước, kiểm tra sau”.
• Hoàn thuế trong tối đa 40 ngày: Áp dụng cho những đối tượng thuộc diện “kiểm tra trước, hoàn thuế sau”.
• Hoàn thuế trong tối đa 05 ngày: Áp dụng cho những đối tượng đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận nộp thừa thuế. Trong trường hợp này, NNT sẽ nhận được khoản nộp thừa trong ngày cuối cùng của thời gian giải quyết hoàn thuế TNCN.

Nếu chậm trễ trong việc ban hành quyết định hoàn thuế thì cơ quan thuế sẽ phải hoàn trả số tiền nộp thừa của NNT cùng với tiền lãi 0.03%/ngày của số tiền phải hoàn trả.

Những lưu ý khi làm thủ tục hoàn thuế TNCN

Dựa vào Điều 44 của Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế TNCN được quy định như sau:

• Nộp hồ sơ quyết toán thuế năm muộn nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 tính từ ngày kết thúc năm tài chính hoặc năm dương lịch; nộp hồ sơ kê khai thuế năm muộn nhất là ngày cuối cùng trong tháng đầu tiên của năm tài chính hoặc năm dương lịch.
• Cá nhân quyết toán thuế trực tiếp nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN muộn nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 4 tính từ ngày kết thúc năm dương lịch.
• Cá nhân tự kê khai quyết toán thuế TNCN phải điền đầy đủ các thông tin bao gồm: Địa chỉ liên hệ, SĐT, email, mã số thuế, họ tên… Với hồ sơ hoàn thuế cần chỉ rõ số tài khoản ngân hàng và mở tại ngân hàng, chi nhánh nào.

Trên đây là một số những thông tin hữu ích xoay quanh vấn đề hoàn thuế thu nhập cá nhân. Nếu có bất cứ vướng mắc nào trong quá trình kê khai và làm hồ sơ hoàn thuế TNCN, hoàn thuế giá trị gia tăng, hoàn thuế TNDN, hãy liên hệ với MAN theo hotline: +84 (0) 903 963 163 để được tư vấn tận tình nhất.

Ban biên tập: Man.net.vn