Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và những quy định mới

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là từ khóa được cộng đồng kế toán và doanh nghiệp đặc biệt quan tâm sau khi Thông tư 20/2026/TT-BTC có hiệu lực. Quy định mới này không chỉ làm rõ các điều kiện hạch toán mà còn tháo gỡ nhiều nút thắt về hồ sơ chứng từ cho các khoản chi đặc thù như nghiên cứu khoa học, giảm phát thải khí nhà kính và thanh toán hộ qua thẻ cá nhân. Việc nắm vững các thay đổi này giúp doanh nghiệp tối ưu nghĩa vụ thuế và đảm bảo tính tuân thủ trong kỳ quyết toán năm 2026.

Điều kiện xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Để một khoản chi được công nhận là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp cần đảm bảo tính pháp lý và tính thực tế của giao dịch. Theo quy định mới về điều kiện hạch toán chi phí khi tính thuế TNDN, các khoản chi phải đáp ứng các tiêu chuẩn sau

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là mọi chi phí phải phục vụ mục tiêu tạo ra doanh thu hoặc duy trì bộ máy vận hành.
• Hệ thống hóa đơn và chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Hóa đơn phải được xuất đúng thời điểm, đúng đối tượng và đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc để bảo vệ chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT). Doanh nghiệp cần lưu ý việc tách nhỏ hóa đơn để thanh toán tiền mặt có thể dẫn đến rủi ro bị loại chi phí khi thanh tra.
• Trách nhiệm của người đại diện pháp luật đối với tính xác thực của bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ (Mẫu 02/TNDN). Đối với các mặt hàng mua của cá nhân không có hóa đơn, bảng kê này là căn cứ duy nhất để bảo vệ chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Các khoản chi phí không được trừ doanh nghiệp cần lưu ý

Bên cạnh các điều kiện được trừ, doanh nghiệp cũng cần đặc biệt thận trọng với các khoản chi thuộc danh mục loại trừ. Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã nêu rõ các trường hợp không được coi là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN bao gồm

• Danh mục các khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện về hóa đơn chứng từ hoặc hóa đơn không có giá trị sử dụng.
• Các khoản chi vượt định mức quy định của pháp luật hoặc không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, ví dụ như chi phí trang phục vượt mức 05 triệu đồng/người/năm.
• Phân biệt chi phí hợp lý và chi phí không được trừ đối với các khoản tiền phạt vi phạm hành chính hoặc lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu.

Dưới đây là bảng tổng hợp một số khoản chi không được trừ phổ biến để doanh nghiệp chủ động rà soát trước khi thực hiện quyết toán thuế

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng các khoản chi không được trừ nếu hạch toán sai sẽ dẫn đến việc truy thu thuế và phạt chậm nộp trong các đợt quyết toán chính thức.

Hồ sơ chứng từ cho chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo Thông tư 20/2026/TT-BTC

Thông tư 20/2026/TT-BTC ban hành ngày 12/03/2026 mang đến sự minh bạch hóa trong việc chuẩn bị hồ sơ chứng từ. Việc quy định chi tiết thành phần tài liệu giúp giảm thiểu tối đa các tranh chấp giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Các nhóm hồ sơ mới bao gồm

• Thành phần hồ sơ cho từng khoản chi đặc thù được chi tiết hóa nhằm tạo hành lang pháp lý rõ ràng cho doanh nghiệp khi hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Hồ sơ cho khoản chi nghiên cứu khoa học, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số (Điểm b6 Khoản 1 Điều 9 Luật Thuế TNDN) yêu cầu phải có dự án, kế hoạch và báo cáo kết quả cụ thể.
• Khoản chi giảm phát thải khí nhà kính (Điểm b11 Khoản 1 Điều 9 Luật Thuế TNDN) phục vụ cam kết Net Zero. Hồ sơ bắt buộc có quyết định phê duyệt dự án và các chứng nhận giảm phát thải liên quan để được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Hồ sơ đối với nhân sự biệt phái tại các tổ chức tín dụng đang trong diện kiểm soát đặc biệt (Điểm b8 Khoản 1 Điều 9 Luật Thuế TNDN).

Hạch toán các khoản chi chưa phát sinh doanh thu tương ứng

Một trong những điểm đột phá của quy định mới là cho phép hạch toán các chi phí phát sinh trước hoặc chưa tương ứng với doanh thu thực tế. Các bằng chứng cần chuẩn bị để bảo vệ chi phí được trừ khi tính thuế TNDN bao gồm

• Chi phí tham gia đấu thầu không trúng thầu: Hồ sơ gồm hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và thông báo kết quả từ chủ đầu tư.
• Chi phí nghiên cứu thị trường và phát triển sản phẩm mới không thành công: Doanh nghiệp cần chuẩn bị báo cáo nghiên cứu chi tiết để chứng minh tính hợp lý của chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Chi phí thuê đất và cơ sở hạ tầng khi chưa đi vào hoạt động: Yêu cầu có hợp đồng thuê, giấy chứng nhận đầu tư và hồ sơ xây dựng cơ bản.
• Khấu hao tài sản cố định cho thuê trong thời gian trống khách hàng: Được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN dựa trên thực tế kinh doanh bất động sản.
• Chi phí hủy hàng tồn kho, tài sản hỏng: Hồ sơ gồm quyết định xử lý, biên bản kiểm kê và biên bản của hội đồng xử lý tài sản.

Thanh toán hộ và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN cho cá nhân

Nhằm hỗ trợ tính linh hoạt trong quản lý, Thông tư 20/2026/TT-BTC đã chính thức công nhận cơ chế thanh toán hộ bằng thẻ cá nhân. Đây là thay đổi quan trọng giúp tối ưu chi phí được trừ khi tính thuế TNDN cho doanh nghiệp

• Chấp nhận chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với khoản chi trên 05 triệu đồng do người lao động thanh toán bằng thẻ cá nhân, sau đó doanh nghiệp chuyển khoản trả lại cho người lao động.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong trường hợp ủy quyền cho cá nhân phải được thể hiện rõ trong quy chế tài chính hoặc hợp đồng lao động.
• Hạch toán khoản thuế GTGT và TNCN doanh nghiệp nộp thay cho cá nhân khi thuê tài sản: Được coi là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu hợp đồng thỏa thuận doanh nghiệp chịu phần thuế này. Ngoài ra, cá nhân cho thuê tài sản có thể sử dụng dịch vụ hoàn thuế thu nhập cá nhân để đảm bảo quyền lợi tối đa về thuế.

Quản lý chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với nhà thầu nước ngoài

Sự phát triển của kinh tế số đòi hỏi các quy định về thuế phải bao quát được giao dịch xuyên biên giới. Các nội dung cập nhật tại Điều 7 Thông tư 20/2026/TT-BTC bao gồm

• Xác định doanh thu tính thuế đối với hoạt động thương mại điện tử và kinh doanh trên nền tảng số của nhà thầu nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
• Miễn thuế TNDN đối với giao dịch tái cơ cấu nội bộ tập đoàn (Khoản 2m Điều 7) nếu không làm thay đổi chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng và không làm phát sinh chênh lệch giá trị.
• Ưu đãi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với hoạt động bán nguyên vật liệu tại kho ngoại quan phục vụ sản xuất xuất khẩu (Khoản 2n Điều 7).

Dưới đây là bảng tóm tắt quy định đối với một số giao dịch nhà thầu đặc thù giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi

Sau khi thực hiện các giao dịch này, doanh nghiệp cần lưu giữ đủ chứng từ chuyển tiền và hợp đồng để hợp thức hóa chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Quỹ phát triển khoa học và quy định về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Quỹ phát triển khoa học và công nghệ là nguồn lực quan trọng để doanh nghiệp đổi mới. Hướng dẫn tại Điều 9 Thông tư 20/2026/TT-BTC giúp xử lý các khoản chi phí liên quan như sau

• Tài sản cố định hình thành từ quỹ khi chuyển mục đích sang phục vụ sản xuất kinh doanh: Doanh nghiệp hạch toán phần giá trị còn lại vào thu nhập khác, đồng thời được trích khấu hao vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Nghĩa vụ thông báo số vốn đăng ký đầu tư mở rộng: Doanh nghiệp phải nộp văn bản thông báo cùng thời điểm quyết toán thuế để bảo vệ quyền lợi ưu đãi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Kết luận

Những thay đổi tại Thông tư 20/2026/TT-BTC phản ánh sự thích nghi của chính sách thuế với thực tế vận hành của doanh nghiệp trong giai đoạn mới. Việc chuẩn hóa hồ sơ cho các khoản chi chưa có doanh thu hay chấp nhận hình thức thanh toán hộ qua thẻ cá nhân là những bước tiến lớn giúp minh bạch hóa chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại hệ thống chứng từ và cập nhật kịp thời các hướng dẫn mới để đảm bảo tối ưu nghĩa vụ thuế, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có trong kỳ quyết toán năm 2026.

Thông tin liên hệ Man – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Nội dung được kiểm duyệt bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên & CEO Man, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.