Cách xử lý hóa đơn khi bên mua trả lại hàng

Trong hoạt động kinh doanh, có thể xảy ra trường hợp bên mua trả lại hàng hóa đã mua cho bên bán vì nhiều lý do như hàng hóa không đúng chất lượng, không đúng yêu cầu, không còn nhu cầu sử dụng… Khi đó, bên bán cần xử lý hóa đơn đã lập theo quy định của cơ quan thuế để tránh những rủi ro về thuế.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý hóa đơn khi bên mua trả lại hàng, dựa trên Công văn số 2411/TCT-CS ngày 14/6/2023 của Tổng cục Thuế.

Quy định chung về hóa đơn

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC ngày 30/7/2019 của Bộ Tài chính, hóa đơn là một loại chứng từ kế toán được lập ra khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ để chứng minh quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan. Hóa đơn có thể là hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử.

Hóa đơn phải được lập theo mẫu hóa đơn do Bộ Tài chính ban hành hoặc theo mẫu hóa đơn do người bán tự thiết kế và được cơ quan thuế thông báo cho phép sử dụng. Hóa đơn phải ghi rõ các thông tin như số hiệu, ngày tháng, tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán và người mua, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT…

Hóa đơn phải được lập trước khi giao hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ hoặc không muộn hơn 24 giờ kể từ khi giao hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ. Hóa đơn phải được gửi cho người mua và cơ quan thuế theo quy định.

Tài liệu: Công văn số 2411/TCT-CS

Quy định về xuất hóa đơn hoàn trả hàng hóa

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp trả lại hàng hóa đã mua cho bên bán thì phải xuất hóa đơn hoàn trả hàng hóa. Hóa đơn hoàn trả hàng hóa là loại hóa đơn được lập khi doanh nghiệp trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa đã mua cho bên bán.

Hóa đơn hoàn trả hàng hóa phải ghi rõ số hiệu và ngày tháng của hóa đơn ban đầu, số tiền trước và sau khi hoàn trả, số tiền hoàn trả và lý do hoàn trả. Hóa đơn hoàn trả hàng hóa phải được gửi cho bên bán và cơ quan thuế như hóa đơn ban đầu.

Bên bán không được điều chỉnh hay thu hồi hóa đơn đã lập khi bên mua trả lại hàng. Bên bán chỉ được điều chỉnh hay thu hồi hóa đơn khi có sai sót về hóa đơn ban đầu theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 68/2019/TT-BTC. Theo đó, bên bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế ghi rõ số hiệu và ngày tháng của hóa đơn cần điều chỉnh hoặc thay thế, nội dung điều chỉnh hoặc thay thế và lý do điều chỉnh hoặc thay thế. Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải được gửi cho bên mua và cơ quan thuế như hóa đơn ban đầu.

Kết luận

Hóa đơn là một loại chứng từ kế toán quan trọng, liên quan đến việc kê khai và nộp thuế của doanh nghiệp. Khi có trường hợp bên mua trả lại hàng hóa cho bên bán, bên bán cần xử lý hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế để tránh những rủi ro về thuế.

Nếu bạn cần thêm thông tin về chính sách thuế hay các vấn đề liên quan đến kế toán, thuế, bạn có thể liên hệ với Man – Master Accountant Network. Man là một mạng lưới các chuyên gia kế toán, kiểm toán, tư vấn thuế uy tín và chất lượng, sẽ giúp bạn giải quyết mọi thắc mắc và vướng mắc về kế toán, thuế.