Quy Định Về Thời Hạn Lưu Trữ Hồ Sơ Của Doanh Nghiệp Mới Nhất

Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Có nhiều lý do khiến doanh nghiệp cần phải lưu trữ hồ sơ một cách cẩn thận và khoa học:

Thứ nhất, việc lưu trữ hồ sơ là để đáp ứng yêu cầu của pháp luật. Các văn bản quy phạm pháp luật như Luật Kế toán, Luật Doanh nghiệp đều có những quy định cụ thể về nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ, tài liệu trong một khoảng thời gian nhất định mà doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ.

Thứ hai, hồ sơ, tài liệu là công cụ đắc lực hỗ trợ công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp. Nhờ việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ, hệ thống mà ban lãnh đạo có thể nắm bắt được tình hình hoạt động, từ đó có những đánh giá chính xác về kết quả kinh doanh, hiệu quả đầu tư. Đây cũng là căn cứ quan trọng để hoạch định chiến lược và đưa ra các quyết định quản trị hợp lý.

Thứ ba, hồ sơ được lưu trữ cẩn thận là để chứng minh tính hợp pháp, minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, hồ sơ, chứng từ sẽ đóng vai trò là bằng chứng pháp lý quan trọng để chứng minh và bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp, đặc biệt là khi có sự kiểm tra, thanh tra từ các cơ quan có thẩm quyền hoặc khi phát sinh tranh chấp.

Thứ tư, doanh nghiệp luôn phải sẵn sàng cung cấp thông tin, hồ sơ khi có yêu cầu từ các cơ quan chức năng như cơ quan thuế, thanh tra,… Việc lưu trữ hồ sơ khoa học, đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng, chính xác các yêu cầu này, tránh mất thời gian và bị xử phạt do cung cấp hồ sơ chậm trễ.

Chính vì tầm quan trọng đó, việc nắm rõ các quy định của pháp luật về thời hạn lưu trữ hồ sơ là vô cùng cần thiết với mỗi doanh nghiệp. Vậy cụ thể quy định này như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong phần tiếp theo nhé!

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo quy định pháp luật

Điều 41 Luật Kế toán 2015 đã quy định rõ ràng về thời hạn lưu trữ các loại tài liệu kế toán như sau:

Đối với báo cáo tài chính năm, báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; báo cáo tổng hợp quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành đã phê duyệt; các tài liệu quan trọng về tài chính, ngân sách nhà nước và các tài liệu khác có tính chất lịch sử, thời hạn lưu trữ là vĩnh viễn.
Đối với báo cáo tài chính quý, năm chưa được phê duyệt; báo cáo quyết toán ngân sách cấp chưa được duyệt; các chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có…; sổ kế toán như sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ theo dõi tài sản cố định…, thời hạn lưu trữ ít nhất là 10 năm.
Các tài liệu kế toán khác ngoài các loại đã nêu trên có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 5 năm.

Lưu ý:

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được tính kể từ ngày kết thúc năm tài chính mà tài liệu đó ghi nhận. Ví dụ, chứng từ phát sinh năm 2022 thì phải lưu đến hết năm 2032.
Trước khi hủy các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật. Đồng thời, việc hủy tài liệu nên được tận dụng để mang lại lợi ích kinh tế như bán phế liệu giấy.

Các tài liệu kế toán bao gồm chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải được đánh số và lưu trữ theo nguyên tắc lưu trữ và bảo quản an toàn trong quá trình sử dụng cũng như khi lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc trong các kho theo quy định của pháp luật lưu trữ. (Trích Điều 41, Luật Kế toán 2015)

thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp — Thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu khác

Hồ sơ lao động

Theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH, tùy vào tính chất, mức độ quan trọng mà hồ sơ người lao động sẽ có thời gian lưu trữ khác nhau.

Đối với các loại giấy tờ như: Tờ khai thông tin về người lao động; Giấy khám sức khỏe; Bản sao chứng minh thư/thẻ căn cước/hộ chiếu; Bản sao giấy khai sinh; Bản sao các văn bằng, chứng chỉ đào tạo; Quyết định nâng lương, thay đổi chức vụ; Quyết định khen thưởng, kỷ luật…, doanh nghiệp phải lưu giữ trong suốt thời gian người lao động làm việc.
Riêng đối với hợp đồng lao động và các văn bản liên quan đến chấm dứt hợp đồng, thời gian lưu trữ tối thiểu là 2 năm, kể từ ngày hợp đồng chấm dứt hoặc người lao động nghỉ việc.

Ví dụ: Anh A ký hợp đồng lao đông với thời hạn từ 1/1/2018 đến 31/12/2022, sau đó nghỉ việc. Công ty phải lưu giữ toàn bộ giấy tờ, hồ sơ liên quan đến Anh A đến hết ngày 31/12/2024. Các giấy tờ như sơ yếu lý lịch, bằng cấp chỉ cần lưu đến hết thời gian Anh A làm việc.

Hợp đồng kinh tế

Hợp đồng kinh tế ký với khách hàng, đối tác luôn chứa những thông tin, điều khoản quan trọng liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của các bên. Vì vậy, việc lưu trữ hợp đồng cần hết sức cẩn trọng và đúng quy định.

Các hợp đồng có giá trị pháp lý quan trọng, là căn cứ để giải quyết tranh chấp hoặc có ý nghĩa lịch sử với doanh nghiệp nên được lưu trữ vĩnh viễn.
Hợp đồng có thời hạn trên 10 năm phải được lưu giữ ít nhất 10 năm kể từ ngày thanh lý hoặc hết hạn hợp đồng. Ví dụ: Hợp đồng cho thuê văn phòng từ 2015-2030 thì cần lưu đến 2040.
Hợp đồng có thời hạn dưới 10 năm phải lưu tối thiểu 5 năm, tính từ thời điểm chấm dứt hợp đồng. Ví dụ: Hợp đồng cung ứng nguyên liệu từ 2021-2023 thì lưu đến 2028.

Với hơn 25 năm kinh nghiệm, đội ngũ chuyên gia tư vấn của chúng tôi sẽ đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp, an toàn và tuân thủ đúng pháp luật. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí!

Một số câu hỏi thường gặp về thời hạn lưu trữ hồ sơ

Hóa đơn, chứng từ phải lưu trữ bao lâu?

Hóa đơn là chứng từ kế toán nên áp dụng quy định chung về thời hạn lưu trữ đối với chứng từ:

Hóa đơn của kỳ kế toán nào thì phải lưu trữ trong vòng 10 năm kể từ khi kết thúc kỳ đó.
Ví dụ: Hóa đơn mua hàng phát sinh trong tháng 6/2022 phải được lưu giữ đến hết ngày 31/12/2032.

Hồ sơ nhân sự cần lưu trữ trong bao lâu?

Thời hạn lưu trữ hồ sơ nhân sự tùy thuộc vào loại giấy tờ:

Hợp đồng lao động và văn bản chấm dứt hợp đồng cần lưu 2 năm sau khi người lao động nghỉ việc.
Các giấy tờ khác như hồ sơ sức khỏe, bằng cấp, quyết định tiền lương… lưu trong suốt thời gian người lao động làm việc.

Thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán là bao lâu?

Hồ sơ, báo cáo kiểm toán được xếp vào nhóm tài liệu kế toán, do đó thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm theo quy định tại Luật Kế toán.
Thời hạn 10 năm được tính từ ngày 01/01 của năm tiếp theo năm kết thúc cuộc kiểm toán.

Nếu doanh nghiệp không tuân thủ thời hạn lưu trữ hồ sơ sẽ chịu mức xử phạt như thế nào?

Vi phạm quy định về lưu trữ hồ sơ, nhất là hồ sơ kế toán sẽ bị xử phạt theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP:

Phạt tiền từ 5-10 triệu đồng nếu không lưu trữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Phạt tiền từ 10-20 triệu đồng nếu vi phạm quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ dẫn đến việc cung cấp thông tin, số liệu báo cáo sai lệch.
Ngoài ra, tùy theo mức độ nghiêm trọng, doanh nghiệp còn có thể bị áp dụng các hình thức xử phạt bổ sung như: Đình chỉ hoạt động có thời hạn, đình chỉ hành nghề kế toán trưởng từ 1-12 tháng…

Chúng tôi là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, hỗ trợ trọn gói về mảng kế toán, thuế, kiểm toán cho doanh nghiệp. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, tận tâm, chúng tôi cam kết sẽ đồng hành và mang đến những giải pháp tối ưu để doanh nghiệp bạn tuân thủ pháp luật, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản trị. Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí!

Lợi ích từ việc lưu trữ hồ sơ đúng quy định

Thứ nhất, lưu trữ hồ sơ đúng quy định giúp doanh nghiệp đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của pháp luật về lưu giữ tài liệu như Luật Kế toán, Luật Doanh nghiệp, Luật Lao động… Điều này thể hiện sự tuân thủ pháp luật nghiêm túc, nâng cao uy tín và vị thế của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể tránh được những rủi ro không đáng có như bị xử phạt vi phạm hành chính, tạm đình chỉ hoạt động do cung cấp thông tin, hồ sơ chậm trễ, thiếu chính xác cho cơ quan chức năng.

Ví dụ: Khi đến hạn quyết toán thuế TNDN, cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp cung cấp báo cáo tài chính năm, chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nếu không lưu trữ đầy đủ, khoa học, doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm, tổng hợp hồ sơ, ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán, thậm chí còn không thể chứng minh được chi phí hợp lý, hợp lệ, dẫn đến bị truy thu, phạt thuế.

Thứ hai, lưu trữ hồ sơ cũng có ý nghĩa rất quan trọng đối với công tác quản trị doanh nghiệp. Việc sắp xếp hồ sơ một cách hệ thống, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu được các thông tin cần thiết để đánh giá tình hình hoạt động, từ đó đưa ra các phân tích, dự báo và quyết định quản lý một cách chính xác, kịp thời.

Ví dụ:

Khi cần kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến một khách hàng, ban lãnh đạo chỉ cần tìm tới bộ hồ sơ chứa các hợp đồng, hóa đơn, biên bản bàn giao… giao dịch với khách hàng đó để nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng.
Cuối kỳ kế toán, kế toán trưởng có thể dễ dàng lấy được toàn bộ sổ sách, chứng từ cần thiết để lập báo cáo tài chính một cách đầy đủ, chính xác.
Lưu trữ hồ sơ nhân viên như hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định khen thưởng, kỷ luật… sẽ giúp bộ phận nhân sự quản lý được quá trình làm việc, đánh giá năng lực của từng người lao động, phục vụ công tác đào tạo, bố trí nhân sự…

Thứ ba, lưu trữ hồ sơ đúng quy định sẽ bảo vệ tốt quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp khi có tranh chấp phát sinh với các bên liên quan. Trong các vụ việc thương mại, lao động… hồ sơ, giấy tờ sẽ là bằng chứng quan trọng, có giá trị pháp lý cao để chứng minh cho yêu cầu của doanh nghiệp là chính đáng. Ngược lại, nếu hồ sơ không được lưu trữ cẩn thận, đầy đủ, doanh nghiệp sẽ gặp bất lợi, mất cơ hội bảo vệ quyền lợi của mình trước tòa án, trọng tài.

Ví dụ: Khi có tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa với đối tác, việc cung cấp được bản hợp đồng gốc cùng với các văn bản sửa đổi, bổ sung, email, biên bản giao nhận hàng, biên bản đối chiếu công nợ… sẽ là cơ sở để doanh nghiệp chứng minh đối tác đã vi phạm nghĩa vụ hợp đồng và yêu cầu bồi thường thiệt hại.

Như vậy, lưu trữ hồ sơ có vai trò hết sức thiết yếu trong việc đảm bảo hoạt động tuân thủ pháp luật, nâng cao hiệu quả quản lý và bảo vệ quyền lợi chính đáng của doanh nghiệp. Để lưu trữ hồ sơ hiệu quả và an toàn, doanh nghiệp nên lưu ý một số điểm sau:

Các lưu ý để lưu trữ, bảo quản hồ sơ an toàn và khoa học

Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách hợp lý với hệ thống ký hiệu rõ ràng để dễ dàng tìm kiếm khi cần. Có thể phân chia hồ sơ theo các tiêu chí như bộ phận phòng ban, đối tượng khách hàng, năm phát sinh…
Nên ưu tiên sử dụng các tủ, kệ chuyên dụng có khóa để đảm bảo an toàn. Hồ sơ lưu trữ cần được để trong môi trường khô ráo, thoáng mát, tránh ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp, nấm mốc và côn trùng xâm hại.
Giới hạn số người được phép tiếp cận hồ sơ. Chỉ những nhân sự cần thiết mới được phép lấy hồ sơ ra khỏi nơi lưu trữ và phải ký sổ theo dõi để tránh thất lạc.
Sử dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo vệ hồ sơ điện tử như sao lưu (backup) định kỳ, mã hóa (encrypt), phần mềm diệt virus, tường lửa (firewall)…
Định kỳ rà soát, đánh giá chất lượng hồ sơ. Kịp thời tu sửa, thay thế những tài liệu bị rách nát, hư hỏng. Loại bỏ những hồ sơ đã hết giá trị theo đúng trình tự quy định.

Là một trong những đơn vị tư vấn thuế – kế toán hàng đầu tại Việt Nam, chúng tôi luôn luôn sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn cho doanh nghiệp những giải pháp lưu trữ hồ sơ hiệu quả, an toàn và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của pháp luật. Với kinh nghiệm hơn 25 năm trong lĩnh vực này, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn dịch vụ chất lượng và chuyên nghiệp nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn, hỗ trợ kịp thời nhất bạn nhé!

Câu hỏi thường gặp:

Hỏi: Doanh nghiệp phải lưu giữ hồ sơ gì cho năm tài chính?

Đáp: Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các loại hồ sơ quan trọng như: báo cáo tài chính, sổ sách – chứng từ kế toán, hồ sơ nhân sự, hợp đồng thương mại… theo đúng thời hạn quy định của pháp luật.

Hỏi: Hợp đồng kinh tế phải lưu trữ trong bao lâu?

Đáp: Tùy thuộc vào thời hạn của hợp đồng mà có thời gian lưu trữ khác nhau: Hợp đồng trên 10 năm phải lưu ít nhất 10 năm; Hợp đồng dưới 10 năm phải lưu ít nhất 5 năm. Riêng các hợp đồng quan trọng cần lưu vĩnh viễn.

Hỏi: Việc lưu trữ hồ sơ cẩn thận, khoa học mang lại lợi ích gì?

Đáp: Lưu trữ hồ sơ tốt sẽ giúp doanh nghiệp bảo đảm tính tuân thủ pháp luật, tránh bị xử phạt; Hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành; Bảo vệ quyền và lợi ích khi có tranh chấp với các bên liên quan.

Hỏi:Hậu quả nếu doanh nghiệp không lưu trữ hồ sơ đúng quy định?

Đáp: Nếu vi phạm các quy định về lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nhiều hậu quả nghiêm trọng như:

Thứ nhất, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt lên đến hàng chục triệu đồng theo quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP. Đặc biệt, nếu để xảy ra sai phạm nghiêm trọng, doanh nghiệp còn có thể bị tạm đình chỉ hoạt động hoặc thu hồi giấy phép kinh doanh trong một thời gian.
Thứ hai, việc lưu trữ hồ sơ không đầy đủ, thiếu khoa học sẽ gây ra những khó khăn, bất cập cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo sẽ không có đủ thông tin để đánh giá tình hình, đưa ra quyết định. Các phòng ban cũng sẽ gặp nhiều trở ngại trong việc phối hợp, trao đổi công việc. Điều này sẽ làm giảm năng suất, hiệu quả sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp.
Thứ ba, doanh nghiệp sẽ gặp bất lợi, thậm chí mất khả năng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp nếu phát sinh tranh chấp với khách hàng, đối tác, người lao động… mà không có hồ sơ, bằng chứng để chứng minh. Khi đó, doanh nghiệp có thể phải chấp nhận những thiệt hại không đáng có về uy tín và tài chính. Như vậy, lưu trữ hồ sơ đúng cách vừa là nghĩa vụ, vừa là việc làm cần thiết để doanh nghiệp vận hành an toàn, hiệu quả và bền vững.

Hỏi: Doanh nghiệp nên lưu trữ hồ sơ ở dạng bản giấy hay bản điện tử?

Đáp: Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn lưu trữ hồ sơ ở một trong hai hình thức là bản giấy hoặc bản điện tử. Một số loại hồ sơ quan trọng mang tính pháp lý cao như hợp đồng, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động… thì nên lưu cả bản gốc lẫn dữ liệu scan. Tuy nhiên, xu thế chung hiện nay là các doanh nghiệp đang dần chuyển sang sử dụng hồ sơ điện tử nhiều hơn. Bởi lẽ, tài liệu điện tử có nhiều ưu điểm vượt trội như:

- Tiết kiệm chi phí in ấn, sao chụp, thuê kho lưu trữ.
- Tìm kiếm thông tin nhanh chóng và dễ dàng hơn nhờ các công cụ tìm kiếm tự động.
- Dễ dàng sao lưu, khôi phục khi có sự cố.
- Bảo mật thông tin tốt hơn với sự trợ giúp của các phần mềm chuyên dụng.
- Nâng cao tính sẵn sàng và khả năng tiếp cận mọi lúc, mọi nơi thông qua các thiết bị công nghệ như smartphone, laptop, máy tính bảng…

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần có phương án dự phòng thích hợp để bảo vệ hồ sơ điện tử trước các nguy cơ như virus, hacker tấn công, hỏng hóc thiết bị…

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về quy định pháp luật và các lưu ý quan trọng khi lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có thêm nhiều kiến thức bổ ích để xây dựng một hệ thống lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp, hiệu quả, tuân thủ đúng quy định pháp luật và phục vụ tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty mình.

Hãy nhớ rằng, lưu trữ hồ sơ là một việc tuy đơn giản nhưng đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận và đặc biệt là sự kiên trì, bền bỉ áp dụng lâu dài. Bạn nên bắt đầu ngay từ những công việc nhỏ nhất như sắp xếp chứng từ hợp lý, lập danh mục hồ sơ… Dần dần, bạn sẽ xây dựng được thói quen và hình thành văn hóa lưu trữ hồ sơ tốt trong toàn công ty.

Nếu bạn vẫn còn điều gì thắc mắc hay cần thêm sự trợ giúp từ các chuyên gia hàng đầu thì đừng ngần ngại liên hệ ngay với công ty Quản Lý Tư Vấn Thuế MAN qua thông tin dưới đây nhé. Chúng tôi cam kết sẽ đem đến cho bạn những tư vấn, hướng dẫn kịp thời và phù hợp nhất để doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả, an toàn và bền vững.