Xuất vật tư bảo hành có phải xuất hóa đơn không?

Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, không ít doanh nghiệp băn khoăn trước câu hỏi: Xuất vật tư để bảo hành có cần lập hóa đơn không? Đây không chỉ là vấn đề nghiệp vụ mà còn liên quan trực tiếp đến quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ và cách xử lý chi phí hợp lý cho doanh nghiệp.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng trường hợp cụ thể, căn cứ pháp lý áp dụng và hướng dẫn xử lý đúng quy định, tránh rủi ro thuế và sai sót kế toán.

Căn cứ pháp lý: Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa)…”

Từ nguyên tắc này, việc xuất vật tư để bảo hành có phải lập hóa đơn hay không sẽ được phân định dựa vào tính chất cụ thể của từng trường hợp.

Trường hợp KHÔNG phải xuất hóa đơn khi bảo hành

Doanh nghiệp không phải xuất hóa đơn khi thực hiện sửa chữa hoặc thay thế linh kiện/phụ tùng trong quá trình bảo hành một phần sản phẩm. Trong trường hợp này, vật tư được sử dụng chỉ nhằm mục đích hoàn thiện lại sản phẩm bị lỗi cho khách hàng, không phát sinh doanh thu và không có yếu tố mua bán, trao đổi hàng hóa. Do đó, hoạt động này không thuộc các trường hợp phải lập hóa đơn theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đồng thời không làm thay đổi quyền sở hữu hay giá trị hàng hóa được luân chuyển trên sổ sách.

Chứng từ cần có để hợp thức hóa nghiệp vụ:

Loại chứng từ	Mục đích sử dụng
Phiếu xuất kho linh kiện	Ghi nhận việc xuất vật tư từ kho
Phiếu bảo hành	Ghi rõ tên, địa chỉ người nhận, số hóa đơn gốc kèm theo sản phẩm
Biên bản giao nhận	Có chữ ký xác nhận của cả hai bên (bên bán và bên nhận bảo hành)

Ghi chú: Trong hồ sơ, cần lưu đầy đủ thông tin về lý do bảo hành, mã sản phẩm, ngày giao nhận, nội dung thay thế/sửa chữa.

Trường hợp PHẢI xuất hóa đơn khi bảo hành

Áp dụng khi:

Doanh nghiệp đổi mới hoàn toàn sản phẩm cho khách hàng vì sản phẩm cũ bị lỗi không thể sửa chữa.
Việc thay thế này có thể làm phát sinh các quyền lợi thuế hoặc cần ghi nhận luân chuyển hàng hóa mới.

Quy trình thực hiện:

Bên mua (khách hàng)	Bên bán (doanh nghiệp)
Xuất hóa đơn trả hàng (ghi rõ lý do trả do bảo hành)	Xuất hóa đơn mới, ghi chú “Hàng xuất bảo hành, không thu tiền”

Lưu ý: Dù không thu tiền nhưng hóa đơn vẫn phải lập đầy đủ thông tin (tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng) để theo dõi và phục vụ công tác kế toán – thuế sau này.

Một số lưu ý quan trọng về chi phí bảo hành

Doanh nghiệp được phép trích trước chi phí bảo hành dựa trên ước tính tỷ lệ sản phẩm bán ra có khả năng phát sinh nghĩa vụ bảo hành trong tương lai. Việc trích lập này không tùy tiện mà cần căn cứ vào dữ liệu thực tế, bao gồm: tỷ lệ sản phẩm phát sinh lỗi trong các năm trước, tỷ lệ lỗi trung bình theo thống kê nội bộ hoặc ngành nghề, cùng với chính sách bảo hành đã được công bố rõ ràng với khách hàng. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp hạch toán chi phí một cách hợp lý và phù hợp với nguyên tắc kế toán dồn tích.

Chi phí phát sinh thực tế cho bảo hành như linh kiện, tiền công sửa chữa,… cũng được ghi nhận là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, miễn là có đầy đủ chứng từ hợp lệ.

Nội dung	Quy định áp dụng
Trích trước chi phí bảo hành	Điều 4 Thông tư 200/2014/TT-BTC: Khoản chi phí bảo hành được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp
Hạch toán	Có thể định khoản vào TK 352 – Dự phòng phải trả hoặc hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ tùy theo phương pháp kế toán áp dụng

Kết luận

Xuất vật tư bảo hành có phải xuất hóa đơn không? Câu trả lời là tùy thuộc vào bản chất của nghiệp vụ phát sinh. Nếu doanh nghiệp chỉ sửa chữa hoặc thay thế linh kiện nhỏ trong quá trình bảo hành thì không cần lập hóa đơn. Tuy nhiên, nếu bảo hành theo hình thức đổi sản phẩm mới hoàn toàn thì bắt buộc phải lập hóa đơn, kể cả khi không thu tiền từ khách hàng.

Việc xác định đúng từng trường hợp sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật về hóa đơn và chứng từ, đồng thời hạch toán chi phí bảo hành một cách hợp lý. Từ đó, doanh nghiệp có thể chủ động phòng tránh rủi ro về thuế, đặc biệt là nguy cơ bị truy thu hoặc xử phạt trong các đợt thanh tra kiểm tra của cơ quan chức năng.