Hướng dẫn lập hồ sơ quốc gia Local file trong giao dịch liên kết

Trong bối cảnh cơ quan thuế Việt Nam đang thắt chặt quản lý đối với hoạt động chuyển giá, việc chuẩn bị Local file (Hồ sơ quốc gia) không còn là lựa chọn mà đã trở thành nghĩa vụ bắt buộc đối với nhiều doanh nghiệp. Local file đóng vai trò như một lá chắn pháp lý quan trọng, giúp doanh nghiệp chứng minh tính minh bạch trong các giao dịch với bên liên kết, từ đó hạn chế tối đa rủi ro bị ấn định thuế và phạt vi phạm hành chính trong các kỳ thanh tra.

Để hiểu nhanh về nội dung này, doanh nghiệp cần nắm rõ: Local file là hồ sơ chi tiết về các giao dịch liên kết và phương pháp định giá tại Việt Nam, bắt buộc phải lập hàng năm đối với các doanh nghiệp vượt ngưỡng doanh thu/giao dịch quy định nhằm mục đích chứng minh tính tuân thủ nguyên tắc giá thị trường và tránh bị cơ quan thuế ấn định thuế.

Local file là gì và vai trò trong hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết

Theo quy định tại Nghị định 132/2020/ND-CP, Local file hay Hồ sơ quốc gia là bộ tài liệu chi tiết về các giao dịch liên kết, phương pháp xác định giá và thông tin hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tại nước sở tại. Đây là một trong ba thành phần chính của bộ Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết, bao gồm:

• Local file (Hồ sơ quốc gia).
• Master file (Hồ sơ toàn cầu).
• Báo cáo lợi nhuận liên quốc gia (CbCR).

Trong mối quan hệ này, Local file đóng vai trò là tài liệu trọng tâm nhất đối với cơ quan thuế địa phương. Nếu Master file cung cấp cái nhìn tổng thể về chiến lược của tập đoàn đa quốc gia, thì Local file đi sâu vào từng con số, từng hợp đồng và từng phương pháp phân tích cụ thể tại Việt Nam để đánh giá rủi ro thất thu ngân sách nhà nước.

Sự khác biệt cốt lõi giữa Local file và Master file

Doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa hai loại hồ sơ này, dẫn đến việc chuẩn bị nội dung sơ sài hoặc chồng chéo. Dưới đây là bảng so sánh giúp phân biệt rõ ràng hai loại hồ sơ này để đảm bảo tính chính xác khi triển khai:

Lưu ý sau bảng so sánh: Doanh nghiệp cần đảm bảo tính nhất quán về số liệu giữa hai loại hồ sơ này. Mọi sự sai lệch về thông tin chiến lược hay số liệu tài chính giữa Local file và Master file đều có thể trở thành căn cứ để cơ quan thuế đặt nghi vấn về tính trung thực của hồ sơ và dẫn đến việc kiểm tra sâu hơn.

Cấu trúc chi tiết của một bộ hồ sơ quốc gia Local file chuẩn

Một bộ hồ sơ Local file đầy đủ không chỉ đáp ứng yêu cầu về mặt hình thức mà phải có nội dung logic, chặt chẽ qua các phần sau:

Thông tin chi tiết về người nộp thuế và cấu trúc quản lý

Phần này giúp cơ quan thuế hiểu rõ về thực thể đang hoạt động. Nội dung cần chuẩn bị bao gồm:

• Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý, nhân sự chủ chốt và quy trình báo cáo của doanh nghiệp tại Việt Nam.
• Danh mục các đối tượng cạnh tranh trực tiếp đang cùng hoạt động trong phân khúc thị trường địa phương.
• Phân tích sâu về chiến lược kinh doanh, định hướng phát triển và các sự kiện tái cấu trúc (nếu có) ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh trong kỳ.

Mô tả chi tiết các giao dịch liên kết phát sinh

Doanh nghiệp phải liệt kê đầy đủ tất cả các luồng giao dịch với các bên liên quan, cụ thể:

• Các loại hình giao dịch phổ biến như mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, vay vốn nội bộ, hoặc chuyển giao công nghệ.
• Mô tả chi tiết luồng thanh toán, dòng tiền và phương thức hạch toán kế toán cho từng giao dịch.
• Danh mục các thỏa thuận kinh tế, hợp đồng kinh tế và các cam kết bằng văn bản đã ký kết với bên liên kết.

Phân tích kinh tế và phương pháp xác định giá chuyển nhượng

Đây là linh hồn của Local file, nơi doanh nghiệp thực hiện các bước:

• Lựa chọn một trong năm phương pháp định giá phù hợp nhất dựa trên bản chất giao dịch và tính sẵn có của dữ liệu so sánh.
• Thực hiện quy trình tìm kiếm, sàng lọc các công ty so sánh (Comparable companies) có mức độ tương đồng cao về chức năng, tài sản và rủi ro.
• Tiến hành các điều chỉnh trọng yếu về rủi ro và vốn lưu động để đưa biên lợi nhuận về mức tương đương với thị trường tự do.

Tài liệu hỗ trợ và báo cáo tài chính liên quan

Để tăng tính thuyết phục cho hồ sơ, doanh nghiệp cần đính kèm các tài liệu chứng minh như:

• Báo cáo tài chính đã được kiểm toán bởi các công ty kiểm toán độc lập uy tín.
• Các phụ lục tính toán số liệu chi tiết và các dữ liệu trích xuất từ các cơ sở dữ liệu quốc tế hoặc nội địa để chứng minh tính hợp lý của bộ mẫu so sánh.

Mục đích và lợi ích cốt lõi của việc lưu trữ Local file

Việc thiết lập Local file không đơn thuần là thủ tục hành chính mà mang lại những giá trị thực tế cho doanh nghiệp:

• Tuân thủ nguyên tắc giá thị trường (Arm’s length principle), đảm bảo các giao dịch liên kết được thực hiện như các giao dịch giữa các bên độc lập.
• Giảm thiểu tối đa rủi ro bị cơ quan thuế ấn định thuế thu nhập doanh nghiệp, một tình huống thường dẫn đến chi phí thuế rất lớn và các khoản phạt chậm nộp.
• Xây dựng nền tảng dữ liệu giải trình vững chắc, giúp doanh nghiệp tự tin và chủ động khi làm việc với đoàn thanh tra giá giao dịch liên kết.
• Khẳng định tính minh bạch và uy tín của doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế với quốc gia.

Đối tượng bắt buộc phải lập và nghĩa vụ chứng minh của doanh nghiệp

Theo Luật quản lý thuế hiện hành, hầu hết các doanh nghiệp có phát sinh giao dịch liên kết đều thuộc diện phải chuẩn bị Local file, trừ một số trường hợp được miễn trừ.

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về trách nhiệm chứng minh. Khác với các tranh tụng thông thường, trong giao dịch liên kết, nghĩa vụ chứng minh giá giao dịch là giá thị trường thuộc về doanh nghiệp. Nếu hồ sơ Local file không đủ tính thuyết phục hoặc thiếu dữ liệu so sánh tương đồng, cơ quan thuế có quyền bác bỏ dữ liệu của doanh nghiệp và sử dụng dữ liệu của chính cơ quan quản lý để ấn định mức thuế phải nộp.

Các trường hợp được miễn lập Local file thường bao gồm doanh nghiệp có doanh thu và giá trị giao dịch liên kết dưới ngưỡng quy định (ví dụ: doanh thu dưới 50 tỷ đồng và giá trị giao dịch liên kết dưới 30 tỷ đồng theo Nghị định 132/2020/ND-CP) hoặc đã ký kết Thỏa thuận trước về phương pháp xác định giá (APA).

Lưu ý quan trọng về thời hạn và quy cách trình bày hồ sơ

Tính tuân thủ về mặt hình thức và thời gian cũng quan trọng không kém nội dung bên trong hồ sơ:

• Doanh nghiệp phải hoàn thành Local file trước thời điểm nộp Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp năm.
• Hồ sơ phải được lưu trữ tại doanh nghiệp và xuất trình trong vòng 15 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu của đoàn thanh tra.
• Ngôn ngữ trình bày bắt buộc là tiếng Việt. Các tài liệu, hợp đồng gốc bằng tiếng nước ngoài phải được dịch thuật và công chứng theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam để đảm bảo tính pháp lý.

Kinh nghiệm thực tế khi lập Local file để tránh bị bác bỏ dữ liệu

Dựa trên thực tiễn thanh tra tại Việt Nam trong những năm gần đây, chúng tôi rút ra một số kinh nghiệm quý báu cho doanh nghiệp:

• Các ngành nghề có biên lợi nhuận biến động lớn hoặc thường xuyên thua lỗ dù doanh thu tăng trưởng (như dệt may, điện tử, gia công) thường nằm trong tầm ngắm kiểm tra rủi ro cao của cơ quan thuế.
• Về dữ liệu so sánh, cơ quan thuế Việt Nam có xu hướng bác bỏ hoặc hạn chế chấp nhận dữ liệu từ các thị trường nước ngoài nếu doanh nghiệp không thể chứng minh tính tương đồng tuyệt đối. Lý do chính là sự khác biệt về môi trường kinh tế, chi phí nhân công và chính sách quản lý. Do đó, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng bộ mẫu so sánh là các doanh nghiệp hoạt động tại thị trường nội địa.
• Sai lầm phổ biến nhất là sự mất kết nối thông tin giữa các thực thể. Số liệu trên Local file phải khớp tuyệt đối với Tờ khai giao dịch liên kết, Báo cáo tài chính và cả thông tin trong Master file của tập đoàn.
• Doanh nghiệp nên chủ động sử dụng Local file như một công cụ để giải trình các yếu tố đặc thù của thị trường Việt Nam ảnh hưởng tạm thời đến lợi nhuận như chi phí logistics tăng đột biến, lạm phát hoặc sự thay đổi chính sách ngành.

Kết luận

Local file không chỉ là một bộ hồ sơ tuân thủ mà là công cụ quản trị rủi ro thuế then chốt của mỗi doanh nghiệp có giao dịch liên kết. Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng số hóa và minh bạch, việc chủ động chuẩn bị một bộ hồ sơ quốc gia chuẩn chỉnh, chặt chẽ về mặt kinh tế và pháp lý là giải pháp tối ưu nhất để doanh nghiệp phát triển bền vững. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát và cập nhật Local file hàng năm để luôn trong tư thế sẵn sàng giải trình và bảo vệ quyền lợi chính đáng trước các đợt thanh tra thuế.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Các dịch vụ khác

• Kiểm toán: Dịch vụ Kiểm Toán, Dịch vụ Kiểm toán xây dựng, Dịch vụ kiểm toán BCTC
• Kế toán và Thuế: Dịch vụ kế toán thuế, Báo cáo thuế, Tư vấn Chuyển giá. Dịch Vụ Kế Toán Thuế, Dịch vụ báo cáo thuế, Dịch vụ Chuyển Giá, Dịch Vụ Giao Dịch Liên Kết
• Pháp lý: Dịch vụ giấy phép lao động, Dịch vụ chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy Chứng Nhận Đầu Tư 
• Khác: Dịch vụ Chuyển Giá, Dịch Vụ Giao Dịch Liên Kết, Dịch vụ Tư vấn Hoạt động Doanh nghiệp

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.