Công văn số 1138/KHH-QLDN3: hướng dẫn về chi phí thuế và hóa đơn

Công văn số 1138/KHH-QLDN3 của Cục Thuế tỉnh Khánh Hòa ban hành ngày 17/3/2026 là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc thực thi Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025. Trong đó, điểm đáng chú ý nhất tại văn bản này là quy định siết chặt các khoản chi tiêu bằng tiền mặt và điều kiện để chi phí được tính vào diện khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp cần nắm vững các thay đổi trong Công văn số 1138 để tránh rủi ro bị loại chi phí khi thực hiện quyết toán thuế năm 2026.

Quy định mới về ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt 5 triệu đồng

Nội dung trọng tâm của Công văn số 1138 tập trung vào việc áp dụng ngưỡng thanh toán mới đối với các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Đây là một bước đi được cơ quan thuế nhấn mạnh nhằm minh bạch hóa dòng tiền và tăng cường quản lý thuế trong kỷ nguyên số.

Điều kiện xác định khoản chi được trừ theo Luật Thuế mới

Theo quy định tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, doanh nghiệp được trừ các khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh nếu có đủ hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Công văn số 1138 làm rõ rằng ngưỡng thanh toán bắt buộc qua ngân hàng hiện nay đã được áp dụng cho các giao dịch từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.

Việc hạ ngưỡng thanh toán từ 20 triệu đồng xuống 5 triệu đồng đòi hỏi bộ phận kế toán phải kiểm soát chặt chẽ hơn các phiếu chi nội bộ. Bất kỳ khoản chi nào vượt định mức quy định mà không có ủy nhiệm chi hoặc chứng từ chuyển khoản tương đương đều đứng trước nguy cơ bị loại khỏi chi phí hợp lý khi thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 1138.

Thủ tục thu mua nông sản trực tiếp từ người sản xuất

Đối với các mặt hàng nông, lâm, thủy sản mua trực tiếp từ người dân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng thuế, doanh nghiệp thường sử dụng bảng kê thay cho hóa đơn. Tuy nhiên, nội dung hướng dẫn tại Công văn số 1138 nhấn mạnh doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời các điều kiện khắt khe để được công nhận chi phí.

Dưới đây là bảng tổng hợp các điều kiện cần thiết để hạch toán chi phí khi thu mua nông sản từ người dân theo hướng dẫn của Cục Thuế:

Lưu ý: Theo tinh thần của Công văn số 1138, bảng kê thu mua phải ghi rõ địa chỉ, số định danh cá nhân của người bán và số lượng thực tế giao dịch. Tại hệ thống MAN – Master Accountant Network, chúng tôi luôn khuyến nghị khách hàng tuân thủ nghiêm quy định bằng cách lưu trữ thêm hình ảnh thực tế tại địa điểm thu mua để gia tăng tính tin cậy cho hồ sơ thuế.

Quy tắc thanh toán không dùng tiền mặt cho tiền lương và nhân sự

Quy định tại Công văn số 1138 cũng ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức chi trả thu nhập cho người lao động, một mảng chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu vận hành của mỗi đơn vị.

Hạch toán chi phí tiền lương và tiền công hợp lệ

Căn cứ Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản tiền lương, tiền công đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định sẽ bị loại khi tính thuế. Công văn số 1138 nhấn mạnh các khoản chi trả từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải được thực hiện thông qua các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt. Điều này đồng nghĩa với việc các khoản thưởng vượt mức 5 triệu đồng đều phải thực hiện qua hệ thống ngân hàng để đảm bảo tính hợp lệ.

Xử lý các khoản chi lẻ có tổng giá trị lớn trong ngày

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý trường hợp mua hàng hóa hoặc chi trả cho cùng một người bán nhiều lần trong ngày. Nếu tổng giá trị các lần giao dịch này đạt mức từ 5 triệu đồng trở lên, cơ quan thuế yêu cầu toàn bộ các khoản chi đó phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng theo đúng tinh thần của Công văn số 1138.

Mục tiêu của quy định này bao gồm các yếu tố sau:

• Ngăn chặn tình trạng cố tình chia nhỏ hóa đơn để lách quy định thanh toán tiền mặt.
• Đảm bảo tính nhất quán trong quản lý chi phí đầu vào của doanh nghiệp theo hệ thống pháp luật mới.
• Giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát dòng tiền thực tế giữa các chủ thể kinh doanh theo hướng dẫn của Công văn số 1138.

Hướng dẫn nghiệp vụ lập hóa đơn và sử dụng bảng kê kèm theo

Ngoài chính sách thuế, Công văn số 1138 cũng hướng dẫn cụ thể về việc thực hiện hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho người mua. Quy định tại Công văn số 1138 này áp dụng cho cả các trường hợp đặc thù như:

• Hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu.
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng hoặc trao đổi.
• Xuất hàng hóa để trả thay lương cho người lao động được đề cập tại Công văn số 1138.

Quy định về sử dụng bảng kê đối với các dịch vụ đặc thù

Đối với các loại hàng hóa, dịch vụ có tính chất đặc thù, Công văn số 1138 cho phép doanh nghiệp sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn để giảm bớt áp lực thủ tục hành chính.

Các dịch vụ cụ thể được áp dụng bao gồm:

• Dịch vụ điện, nước, viễn thông và công nghệ thông tin.
• Dịch vụ truyền hình, bưu chính và chuyển phát nhanh hướng dẫn bởi Cục Thuế.
• Hoạt động ngân hàng, chứng khoán và bảo hiểm quy định trong văn bản hướng dẫn.

Theo Công văn số 1138, các đơn vị này được phép lập hóa đơn theo kỳ quy ước. Tuy nhiên, bảng kê phải được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ công tác kiểm tra theo đúng hướng dẫn của cơ quan chức năng.

Các biện pháp quản trị rủi ro thuế cho doanh nghiệp năm 2026

Dựa trên hướng dẫn của Công văn số 1138, doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại hệ thống chứng từ. Việc chuẩn hóa các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho mọi giao dịch trên 5 triệu đồng là giải pháp an toàn nhất.

Để tối ưu hóa quản trị rủi ro, đội ngũ chuyên gia tại MAN – Master Accountant Network gợi ý kế toán nên thực hiện các bước sau:

• Kiểm tra định kỳ các bảng kê thu mua nông sản để đảm bảo không có giao dịch tiền mặt vượt ngưỡng 5 triệu đồng cho cùng một đối tượng trong ngày.
• Chuyển đổi hoàn toàn việc trả lương qua ngân hàng để đáp ứng các tiêu chuẩn thanh toán mới và dễ dàng đối soát khi quyết toán.
• Cập nhật kịp thời định dạng hóa đơn điện tử để tránh sai sót so với yêu cầu của Công văn số 1138.

Kết luận về hướng dẫn tại Công văn 1138

Việc tuân thủ nghiêm túc Công văn số 1138 không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt mà còn xây dựng được uy tín. Với ngưỡng thanh toán 5 triệu đồng, văn bản này đánh dấu sự thay đổi lớn trong năm 2026, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để đảm bảo mọi khoản chi đều hợp lệ theo đúng tinh thần Công văn số 1138.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.