Công văn 1902/CT-CĐS: Lập danh sách khách hàng dùng phần mềm kế toán

Công văn 1902/CT-CĐS được Cục Thuế ban hành ngày 31/3/2026 nhằm ngăn chặn hành vi sử dụng song song hai hệ thống sổ kế toán tài chính để gian lận thuế. Theo yêu cầu mới nhất, các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán phải hoàn tất việc lập danh sách khách hàng gửi về cơ quan thuế trước ngày 08/4/2026. Đây là biện pháp quyết liệt để tạo môi trường kinh doanh bình đẳng và chống thất thu ngân sách nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số ngành thuế đang diễn ra mạnh mẽ. Việc thực hiện đúng quy định Công văn 1902/CT-CĐS không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý nghiêm trọng mà còn khẳng định uy tín của nhà cung cấp dịch vụ trên thị trường hiện nay.

Thời hạn nộp danh sách khách hàng theo Công văn 1902/CT-CĐS

Theo nội dung tại Công văn 1902/CT-CĐS, các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế có trách nhiệm báo cáo dữ liệu người dùng. Cụ thể, các đơn vị này phải lập danh sách toàn bộ khách hàng đã sử dụng phần mềm sổ kế toán tài chính tính đến hết ngày 31/3/2026.

Thời hạn cuối cùng để gửi báo cáo này về Cục Thuế được ấn định là trước ngày 08/4/2026. Sau đợt báo cáo tổng lực đầu tiên theo Công văn 1902/CT-CĐS, các tổ chức cần duy trì chế độ báo cáo định kỳ. Trước ngày mồng 5 của tháng tiếp theo, đơn vị phải chủ động gửi thông tin cập nhật các trường hợp thay đổi mới, điều chỉnh hoặc dừng sử dụng về địa chỉ thư điện tử baocao.pmkt@gdt.gov.vn. Việc chậm trễ hoặc sai sót trong báo cáo có thể khiến các tổ chức cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm liên đới trước pháp luật theo hướng dẫn tại Công văn 1902/CT-CĐS.

Biện pháp ngăn chặn hành vi gian lận hai hệ thống sổ kế toán

Cục Thuế đề nghị các tổ chức công nghệ thực hiện các giải pháp kỹ thuật triệt để nhằm loại bỏ nguy cơ gian lận thuế ngay từ khâu cung cấp công cụ. Các biện pháp trọng tâm trong Công văn 1902/CT-CĐS bao gồm các nội dung sau đây:

• Tuyệt đối không phát triển, tích hợp hoặc hỗ trợ triển khai các tính năng cho phép vận hành song song nhiều hệ thống sổ kế toán tài chính cho cùng một đơn vị kinh doanh trong một kỳ kế toán năm.
• Chủ động tích hợp các cơ chế cảnh báo thông minh và ghi nhận chi tiết lịch sử thay đổi dữ liệu (log file) để tự động phát hiện các dấu hiệu bất thường theo tinh thần Công văn 1902/CT-CĐS.
• Đảm bảo việc kết nối giữa phần mềm quản lý bán hàng, kế toán và hóa đơn điện tử được vận hành thông suốt, truyền dữ liệu tự động về hệ thống của cơ quan thuế theo từng giao dịch thực tế.

Sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà cung cấp giải pháp và cơ quan quản lý sẽ giúp nhận diện sớm các doanh nghiệp có ý đồ che giấu doanh thu hoặc quy mô hoạt động thực tế thông qua việc thực thi Công văn 1902/CT-CĐS.

Quy định xử phạt hành vi lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính

Hành vi lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên nhằm bỏ ngoài sổ sách tài sản, nguồn vốn hoặc kinh phí của đơn vị là vi phạm đặc biệt nghiêm trọng được nêu rõ tại Công văn 1902/CT-CĐS. Tùy theo tính chất và mức độ thiệt hại, cá nhân và tổ chức vi phạm sẽ bị xử lý theo các khung pháp lý nghiêm khắc.

Xử phạt hành chính và trách nhiệm thuế

Việc tuân thủ đúng quy định về sổ sách là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp vận hành an toàn. Dưới đây là bảng tổng hợp các căn cứ pháp lý xử phạt hành chính đối với hành vi liên quan đến sổ kế toán và quản lý thuế hiện nay:

Bảng các mức xử phạt vi phạm hành chính về sổ kế toán và quản lý thuế

Căn cứ pháp lý	Nội dung vi phạm	Hình thức xử lý
Luật Kế toán 2015	Lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên	Xử phạt theo quy định về hành vi bị nghiêm cấm
Luật Quản lý thuế 2019	Không ghi chép trong sổ kế toán các khoản thu liên quan đến thuế	Xác định là hành vi trốn thuế, truy thu và phạt chậm nộp
Luật Quản lý thuế 2024	Khai không chính xác, trung thực các hồ sơ thuế	Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của dữ liệu

Lưu ý rằng, ngoài việc bị xử phạt tiền, doanh nghiệp còn bị đưa vào danh sách đen về xếp hạng rủi ro cao, ảnh hưởng trực tiếp đến việc thanh tra thuế. Để hạn chế tối đa rủi ro vi phạm Công văn 1902/CT-CĐS, hệ thống MAN – Master Accountant Network luôn khuyến nghị các doanh nghiệp thực hiện soát xét định kỳ dữ liệu để đảm bảo tính đồng nhất.

Truy cứu trách nhiệm hình sự

Đặc biệt, theo Điều 221 Bộ luật Hình sự 2015 (được sửa đổi năm 2017), cá nhân vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng có thể đối mặt với án phạt tù lên đến 20 năm. Các hành vi lập hai hệ thống sổ nhằm trốn thuế với số tiền từ 100 triệu đồng trở lên sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự, tùy theo mức độ gian lận mà tòa án sẽ đưa ra phán quyết nghiêm minh dựa trên các chứng cứ từ Công văn 1902/CT-CĐS.

Quyền truy cập dữ liệu phần mềm kế toán của cơ quan thuế

Một trong những điểm mới đáng chú ý nhất liên quan đến Công văn 1902/CT-CĐS là quyền hạn của cơ quan quản lý thuế. Từ ngày 1/7/2026, theo quy định tại Điều 23 Luật Quản lý thuế 2025, cơ quan thuế chính thức có quyền truy cập vào dữ liệu phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử và máy tính tiền của người nộp thuế khi có dấu hiệu trốn thuế.

Thủ trưởng cơ quan quản lý thuế các cấp có thẩm quyền ban hành quyết định kiểm tra và trực tiếp yêu cầu truy xuất dữ liệu từ hệ thống phần mềm của doanh nghiệp. Các tổ chức liên quan, bao gồm cả đơn vị cung cấp phần mềm, có trách nhiệm phối hợp và cung cấp dữ liệu trung thực, đúng thời hạn. Quy định này giúp nâng cao tính chính xác trong việc xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp theo tinh thần Công văn 1902/CT-CĐS.

Nội dung chính bắt buộc phải có trong sổ kế toán hiện nay

Để đảm bảo tính hợp lệ theo Công văn 1902/CT-CĐS và các văn bản pháp luật hiện hành, sổ kế toán của đơn vị phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Điều 24 Luật Kế toán 2015. Theo kinh nghiệm từ đội ngũ chuyên gia tại MAN – Master Accountant Network, sổ kế toán chuẩn mực phải bao gồm các nội dung cốt lõi sau:

• Ngày, tháng, năm ghi sổ phải trùng khớp với trình tự phát sinh nghiệp vụ.
• Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…) làm căn cứ ghi sổ.
• Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh một cách rõ ràng, dễ hiểu.
• Số tiền của nghiệp vụ phải được ghi chính xác vào các tài khoản kế toán tương ứng.
• Phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.

Ngoài ra, về mặt hình thức, sổ kế toán tài chính phải ghi rõ tên đơn vị, tên sổ, ngày lập và ngày khóa sổ. Sổ đóng thành quyển phải có đóng dấu giáp lai và đầy đủ chữ ký của người đại diện theo pháp luật theo đúng hướng dẫn Công văn 1902/CT-CĐS.

Câu hỏi thường gặp về rà soát phần mềm sổ kế toán tài chính

Dưới đây là một số giải đáp thắc mắc trọng tâm cho doanh nghiệp và nhà cung cấp giải pháp liên quan đến đợt rà soát theo Công văn 1902/CT-CĐS:

Thời hạn cuối cùng để gửi danh sách khách hàng sử dụng phần mềm là khi nào?

Các tổ chức cung cấp dịch vụ phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử phải gửi danh sách khách hàng về Cục Thuế chậm nhất là trước ngày 08/4/2026. Sau đó, các thông tin thay đổi cần được cập nhật định kỳ theo Công văn 1902/CT-CĐS.

Việc lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính bị xử phạt như thế nào?

Hành vi này bị nghiêm cấm theo Luật Kế toán. Nếu gây hậu quả thiệt hại lớn, người vi phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự với hình phạt tù nghiêm khắc dựa trên các sai phạm đối chiếu với Công văn 1902/CT-CĐS.

Cơ quan thuế có quyền truy cập trực tiếp vào phần mềm kế toán của doanh nghiệp không?

Có, từ ngày 1/7/2026, cơ quan thuế được phép truy cập vào dữ liệu phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử và máy tính tiền của người nộp thuế nếu phát hiện có dấu hiệu trốn thuế hoặc vi phạm pháp luật thuế.

Doanh nghiệp cần làm gì để tránh rủi ro khi triển khai Công văn 1902/CT-CĐS?

Người nộp thuế nên rà soát lại toàn bộ hệ thống chứng từ, đảm bảo mọi nghiệp vụ chỉ ghi chép trên một hệ thống sổ kế toán tài chính duy nhất. Việc sử dụng dịch vụ tại MAN - Master Accountant Network giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro tốt hơn.

Nhà cung cấp phần mềm có trách nhiệm gì theo quy định tại Công văn 1902/CT-CĐS?

Nhà cung cấp không được hỗ trợ vận hành hai hệ thống sổ song song, phải tích hợp tính năng lưu vết lịch sử dữ liệu và cung cấp danh sách người dùng về cơ quan thuế đúng thời hạn quy định.

Kết luận về việc triển khai Công văn 1902/CT-CĐS

Việc triển khai Công văn 1902/CT-CĐS là bước đi quan trọng trong lộ trình minh bạch hóa dữ liệu tài chính của doanh nghiệp Việt Nam. Qua đó, cơ quan thuế không chỉ ngăn chặn triệt để hành vi trốn thuế thông qua việc sử dụng phần mềm mà còn tạo ra nền tảng dữ liệu số đồng nhất. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại hệ thống sổ kế toán tài chính, loại bỏ các sai sót trong ghi chép và phối hợp chặt chẽ với các đơn vị cung cấp giải pháp uy tín. Sự tuân thủ pháp luật và thực hiện nghiêm túc Công văn 1902/CT-CĐS từ sớm sẽ là “lá chắn” an toàn nhất giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và tránh được những chế tài nghiêm khắc từ cơ quan quản lý.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.