Chi phí tiền lương trên 5 triệu đồng phải thanh toán không dùng tiền mặt

Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/12/2025 mang đến những thay đổi quan trọng đối với cộng đồng doanh nghiệp:

Hạ ngưỡng bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt từ 20 triệu đồng xuống còn 5 triệu đồng.
Quy định áp dụng cho cả chi phí tiền lương, tiền công, thuê tài sản và mua hàng hóa dịch vụ.
Để được tính là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và hồ sơ chứng minh đi kèm.

Tải ngay tóm tắt bài viết

Quy định mới về ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt tại Nghị định 320

Theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, điều kiện để các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đã có sự thay đổi về định mức giá trị thanh toán. Cụ thể, doanh nghiệp được trừ các khoản chi nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.

Trước đây, ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt thường được áp dụng là 20 triệu đồng. Tuy nhiên, kể từ khi Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực, ngưỡng này đã được hạ xuống còn 5 triệu đồng. Điều này đồng nghĩa với việc các giao dịch thanh toán có giá trị thấp hơn trước đây rất nhiều cũng phải thực hiện qua ngân hàng hoặc các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ khác.

Chi phí tiền lương trên 5 triệu đồng có bắt buộc chuyển khoản không

Dựa trên nội dung giải đáp của Bộ Tài chính tại Hội nghị đối thoại người nộp thuế năm 2025, tiền lương được xếp vào nhóm “các khoản thanh toán khác” quy định tại Điều 9 của Nghị định này.

Cụ thể, trường hợp doanh nghiệp chi trả tiền lương cho người lao động từng lần từ 5 triệu đồng trở lên mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì khoản chi này sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Quy định này áp dụng cho từng cá nhân trong mỗi lần chi trả thực tế. Nếu một nhân viên có mức lương thực lĩnh trong kỳ trên 5 triệu đồng, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển khoản hoặc dùng các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt để bảo vệ tính hợp lệ của chi phí.

Quy định đối với hóa đơn không chịu thuế và chi phí thuê tài sản

Nhiều doanh nghiệp thắc mắc liệu các hóa đơn mua hàng hóa dịch vụ không chịu thuế hoặc có thuế suất 0% có thuộc phạm vi điều chỉnh hay không. Theo hướng dẫn từ Cục Thuế, dù là hóa đơn không chịu thuế giá trị gia tăng nhưng nếu giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được tính là chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN.

Tương tự, các khoản chi phí khác như tiền thuê nhà, thuê xe của cá nhân hoặc tổ chức phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, nếu giá trị thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên cũng phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng tinh thần của Nghị định 320.

Trường hợp cá nhân tự thanh toán khi đi công tác

Nghị định 320/2025/NĐ-CP tại khoản 8 Điều 10 có quy định mở cho trường hợp nhân viên đi công tác. Nếu phát sinh chi phí từ 5 triệu đồng trở lên mà nhân viên thanh toán bằng dịch vụ không dùng tiền mặt của cá nhân như thẻ cá nhân, khoản chi này vẫn được tính là chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện:

Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp từ người cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và hóa đơn.
Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán cá nhân bằng hình thức không dùng tiền mặt và sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Lưu ý về việc cộng dồn hóa đơn và chia nhỏ lần chi trả

Một vấn đề quan trọng được người nộp thuế quan tâm là việc xử lý các hóa đơn dưới 5 triệu đồng. Theo nguyên tắc, nếu doanh nghiệp mua hàng hóa dịch vụ của cùng một nhà cung cấp trong cùng một ngày mà tổng giá trị trên 5 triệu đồng thì phải chuyển khoản.

Đối với tiền lương, doanh nghiệp không nên chia nhỏ kỳ trả lương (ví dụ chia làm nhiều lần dưới 5 triệu đồng trong tháng) nếu tổng mức lương thực tế một lần chi trả định kỳ của nhân viên đó vượt quá ngưỡng quy định. Cơ quan thuế có thể xem xét bản chất của giao dịch để đánh giá tính hợp lệ của chứng từ thanh toán.

Những lưu ý về hiệu lực và hồ sơ quyết toán thuế

Theo Điều 24 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại điểm c khoản 1 Điều 9 áp dụng từ ngày Nghị định có hiệu lực thi hành là ngày 15/12/2025. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý:

Các khoản chi lương và mua hàng từ ngày 15/12/2025 có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải chuyển khoản.
Chi tiền lương hạch toán vào chi phí nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý.
Mức dự phòng quỹ tiền lương hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện. Việc trích lập phải đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ.

Việc nắm vững quy định về thanh toán không dùng tiền mặt đối với chi phí lương từ 5 triệu đồng trở lên theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP là yêu cầu cấp thiết để doanh nghiệp tối ưu hóa số thuế phải nộp và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế hiện hành.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
Email: man@man.net.vn

Các dịch vụ khác

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.