Chi phí phúc lợi dưới 20 triệu có được thanh toán tiền mặt và tính vào chi phí hợp lý không?

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, các khoản chi phúc lợi cho người lao động như hỗ trợ ốm đau, hiếu hỷ, du lịch nội bộ… không chỉ là yếu tố duy trì văn hóa doanh nghiệp mà còn là chi phí cần được hạch toán hợp lý. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp vướng mắc khi thanh toán bằng tiền mặt. Vậy, chi phí phúc lợi dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) không? Câu trả lời đã được làm rõ tại Công văn 1253/CCTKV17-QLDN1 do Chi cục Thuế khu vực XVII ban hành ngày 30/5/2025.

Vướng mắc của doanh nghiệp trong thanh toán chi phúc lợi

Quy định hiện hành của pháp luật thuế, cụ thể tại Thông tư số 78/2014/TT-BTC và Thông tư số 96/2015/TT-BTC, nêu rõ: các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (mỗi lần) muốn được tính vào chi phí hợp lý thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là nguyên tắc quan trọng nhằm hạn chế rủi ro gian lận thuế và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.

Tuy nhiên, trong thực tế, không phải khoản chi nào cũng thuận tiện để thanh toán qua ngân hàng. Các khoản chi phúc lợi có tính chất gấp, nhỏ lẻ hoặc mang yếu tố xã hội thường được giải ngân nhanh bằng tiền mặt. Đặc biệt với các khoản chi dưới 20 triệu đồng, việc yêu cầu chuyển khoản không chỉ gây phát sinh thủ tục mà còn giảm tính linh hoạt trong điều hành doanh nghiệp.

Trong bối cảnh đó, nhiều kế toán đặt câu hỏi: nếu thanh toán bằng tiền mặt khoản chi phúc lợi không quá 20 triệu, có bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí hợp lý không? Từ lâu, câu hỏi này vẫn là “vùng xám” trong quá trình áp dụng luật.

Hướng dẫn rõ ràng từ Công văn 1253/CCTKV17-QLDN1

Ngày 30/5/2025, Chi cục Thuế khu vực XVII đã ban hành Công văn số 1253/CCTKV17-QLDN1 nhằm tháo gỡ trực tiếp vướng mắc nói trên. Theo nội dung công văn, nếu doanh nghiệp chi khoản phúc lợi có giá trị từ 20 triệu đồng trở xuống, được thanh toán bằng tiền mặt, thì vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Tuy nhiên, điều kiện bắt buộc là:

• Phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ, trong đó ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty.

• Tổng số chi có tính chất phúc lợi trong năm không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

Hướng dẫn này không chỉ rõ ràng về hình thức thanh toán mà còn giúp doanh nghiệp yên tâm trong việc chi các khoản phúc lợi cho người lao động. Đặc biệt, công văn đã chính thức hóa quan điểm cho phép chi phí phúc lợi dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt mà không cần chuyển khoản, miễn là đảm bảo đủ chứng từ và không vượt định mức.

Căn cứ pháp lý liên quan và mối liên kết chính sách

Để hiểu rõ hơn về cơ sở pháp lý, có thể thấy công văn số 1253/CCTKV17-QLDN1 dựa trên:

• Điểm c khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: quy định điều kiện để chi phí được trừ là phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu từ 20 triệu đồng trở lên.

• Khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC: cho phép doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý các khoản chi phúc lợi nếu không vượt quá 1 tháng lương bình quân trong năm.

Từ đó, có thể thấy: pháp luật chỉ yêu cầu bắt buộc chuyển khoản khi khoản chi đạt từ 20 triệu trở lên. Khoản chi thấp hơn, về nguyên tắc, không bị ràng buộc bởi hình thức thanh toán miễn là đảm bảo hóa đơn, chứng từ.

Tại thời điểm hiện tại, một số chi cục thuế địa phương cũng đã áp dụng tương tự để đảm bảo thống nhất trong toàn hệ thống ngành thuế. Nếu cần đối chiếu chính thức, bạn có thể tham khảo văn bản gốc tại LuatVietnam.net, nơi cập nhật đầy đủ công văn và hướng dẫn pháp lý liên quan.

Chi phí phúc lợi dưới 20 triệu và cách áp dụng thực tiễn trong doanh nghiệp

Từ hướng dẫn nêu trên, doanh nghiệp có thể yên tâm thực hiện các khoản chi phúc lợi nhỏ cho người lao động dưới ngưỡng 20 triệu đồng mà không cần phát sinh thêm quy trình chuyển khoản, đặc biệt trong các tình huống đột xuất, như:

• Hỗ trợ người lao động có hoàn cảnh khó khăn (ốm đau, thiên tai, tai nạn…),

• Chi mừng hiếu hỷ, sinh con, kết hôn,

• Hỗ trợ đi lại, tổ chức nghỉ mát hoặc sự kiện nội bộ,

• Mua quà tặng cho cán bộ nhân viên các dịp lễ tết.

Tuy nhiên, dù được phép thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp không thể lơ là yếu tố chứng từ hợp lệ. Điều này bao gồm:

• Hóa đơn mua hàng hoặc cung cấp dịch vụ (đầy đủ thông tin),

• Biên bản phê duyệt khoản chi,

• Danh sách người nhận tiền có chữ ký đầy đủ (nếu chi cho nhiều người),

• Bảng lương bình quân của năm tính thuế để làm cơ sở xác định mức giới hạn.

Một lưu ý quan trọng khác là phải tổng hợp và theo dõi toàn bộ khoản chi phúc lợi trong năm để đảm bảo không vượt trần 1 tháng lương bình quân. Việc này không chỉ giúp hợp lý hóa chi phí mà còn bảo vệ doanh nghiệp khi cơ quan thuế kiểm tra sau quyết toán.

Rủi ro khi áp dụng không đúng và cách phòng tránh

Nhiều doanh nghiệp bị loại chi phí phúc lợi không phải vì thanh toán bằng tiền mặt, mà vì thiếu chứng từ, vượt hạn mức hoặc mục đích chi không rõ ràng. Việc này không chỉ làm tăng thu nhập chịu thuế TNDN, mà còn khiến doanh nghiệp mất uy tín với cơ quan thuế.

Để phòng tránh, doanh nghiệp nên:

• Xây dựng quy chế chi phúc lợi rõ ràng, có văn bản nội bộ kèm theo,

• Hạch toán riêng từng khoản chi theo đối tượng và mục đích,

• Tư vấn định kỳ với đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán – kiểm toán chuyên nghiệp như MAN – Master Accountant Network để rà soát rủi ro và cập nhật chính sách kịp thời.

MAN hiện đang là một trong những đơn vị có nhiều kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu chi phí thuế hợp pháp, đặc biệt trong các khoản chi có yếu tố nhạy cảm như chi phúc lợi, chi hội nghị khách hàng, chi hoa hồng… giúp doanh nghiệp an tâm khi quyết toán.

Tổng kết: Chi phúc lợi dưới 20 triệu – được phép chi tiền mặt, miễn là đúng quy định

Với hướng dẫn tại Công văn 1253/CCTKV17-QLDN1, doanh nghiệp đã có một “hành lang pháp lý rõ ràng” để thực hiện khoản chi phí phúc lợi dưới 20 triệu bằng tiền mặt, miễn là đảm bảo điều kiện chứng từ và giới hạn mức chi. Đây là động thái tích cực giúp doanh nghiệp linh hoạt trong quản trị tài chính mà vẫn tuân thủ đúng quy định pháp luật thuế.

Việc cập nhật thường xuyên các văn bản hướng dẫn, cùng với thực hành kế toán – thuế bài bản sẽ giúp doanh nghiệp vừa bảo vệ được quyền lợi, vừa tiết kiệm thời gian trong các đợt kiểm tra thuế. Hãy tận dụng các cơ hội chính sách linh hoạt như thế này để tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp một cách bền vững.