Một số lưu ý quan trọng khi cung cấp số liệu về thuế TNCN đã nộp cho người lao động

Việc cung cấp thông tin thuế TNCN nộp thay là trách nhiệm bắt buộc của doanh nghiệp nhằm hỗ trợ người lao động quyết toán thuế chính xác. Theo hướng dẫn từ Cục Thuế TP. HCM và Thông tư 80/2021/TT-BTC, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình bóc tách dữ liệu chi tiết và gửi file qua hệ thống eTax để đảm bảo tính pháp lý và tránh các sai sót về nghĩa vụ thuế.

Tải ngay file tóm tắt bài viết tại đây

Trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc cung cấp thông tin thuế TNCN

Căn cứ theo Mục I trong tài liệu hướng dẫn của cơ quan thuế, tổ chức chi trả thu nhập (doanh nghiệp) có trách nhiệm cung cấp chi tiết số thuế TNCN đã khấu trừ và nộp thay cho từng cá nhân. Việc này không chỉ phục vụ công tác quản lý của cơ quan thuế mà còn giúp người lao động có căn cứ đối chiếu số liệu khi tự quyết toán.

Dữ liệu cung cấp phải dựa trên các chứng từ nộp thuế thực tế đã phát sinh. Doanh nghiệp không chỉ thông báo tổng số tiền nộp ngân sách nhà nước (NSNN) mà phải bóc tách chi tiết đến từng mã số thuế cá nhân. Điều này đảm bảo tính minh bạch và giúp cơ quan thuế ghi nhận chính xác nghĩa vụ thuế cho từng người nộp thuế.

Các loại dữ liệu cần cung cấp theo quy định

Theo Mục II hướng dẫn, file dữ liệu mà doanh nghiệp gửi lên hệ thống eTax phải bao gồm đầy đủ hai nhóm thông tin chính:

Thông tin chung của chứng từ: Bao gồm số chứng từ nộp NSNN, ngày nộp tiền và ký hiệu chứng từ. Đây là cơ sở để hệ thống đối soát với dữ liệu từ Kho bạc Nhà nước.

Thông tin chi tiết của từng cá nhân: Doanh nghiệp phải liệt kê danh sách người lao động kèm theo các chỉ tiêu quan trọng như:

Mã số thuế của người lao động.
Họ và tên người nộp thuế.
Số tiền thuế đã khấu trừ tại nguồn.
Số tiền thực tế đã nộp vào ngân sách nhà nước.
Số thuế nộp thừa từ kỳ trước được bù trừ vào kỳ này (nếu có).

Lưu ý rằng theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, các biểu mẫu này đã được chuẩn hóa. Doanh nghiệp cần cập nhật phiên bản HTKK mới nhất để đảm bảo các trường thông tin tương thích với hệ thống tiếp nhận của Tổng cục Thuế.

Quy trình thực hiện cung cấp thông tin nộp thay qua hệ thống eTax

Mục III của tài liệu hướng dẫn quy định rõ ba bước chính để doanh nghiệp thực hiện việc cung cấp dữ liệu. Quy trình này áp dụng công nghệ số để giảm thiểu thủ tục giấy tờ.

Bước 1: Lập file dữ liệu trên phần mềm HTKK Doanh nghiệp sử dụng phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) để nhập liệu. Để tiết kiệm thời gian, kế toán nên sử dụng chức năng “Import từ Excel”. Sau khi kiểm tra tính chính xác của số liệu, thực hiện kết xuất file dưới định dạng XML.

Bước 2: Truy cập và gửi file qua hệ thống eTax Người nộp thuế đăng nhập vào cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuanthue.gdt.gov.vn). Tại đây, doanh nghiệp thực hiện gửi file XML đã kết xuất.

Bước 3: Xử lý theo từng trường hợp cụ thể Quy trình sẽ chia thành hai tình huống nghiệp vụ:

Trường hợp đã có giấy nộp tiền: Doanh nghiệp thực hiện tra cứu chứng từ trên hệ thống và đính kèm danh sách chi tiết cá nhân tương ứng với chứng từ đó.
Trường hợp chưa có giấy nộp tiền (hoặc đang trong quá trình luân chuyển chứng từ): Doanh nghiệp chọn chức năng “Cung cấp thông tin nộp thay” để cập nhật dữ liệu tạm thời, sau đó bổ sung số chứng từ khi có thông báo từ ngân hàng hoặc kho bạc.

Tầm quan trọng của việc tuân thủ Thông tư 80/2021/TT-BTC

Thông tư 80/2021/TT-BTC đóng vai trò là khung pháp lý cao nhất về biểu mẫu và thủ tục khai nộp thuế từ ngày 01/01/2022. Việc chậm trễ hoặc cung cấp sai lệch thông tin nộp thay có thể dẫn đến việc người lao động bị từ chối hồ sơ quyết toán thuế cá nhân hoặc doanh nghiệp bị xử phạt hành chính về hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế.

Theo số liệu trích dẫn từ văn bản số 6354 của LuatVietnam cập nhật ngày 24/12/2025, các lỗi phổ biến thường gặp bao gồm sai sót mã số thuế cá nhân hoặc số tiền bù trừ không khớp với sổ sách kế toán. Do đó, việc rà soát kỹ lưỡng file dữ liệu trước khi ký số là bước không thể thiếu.

Tóm lại, việc cung cấp thông tin thuế TNCN nộp thay là một phần quan trọng trong quản trị rủi ro thuế của doanh nghiệp. Nắm vững quy trình từ HTKK đến eTax theo hướng dẫn của Cục Thuế TP. HCM sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
Email: man@man.net.vn

Các dịch vụ khác

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.