Điều kiện và hồ sơ đăng ký giảm trừ người phụ thuộc mới nhất

Để hưởng quyền lợi giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc và tối ưu số thuế TNCN phải nộp, người lao động cần đáp ứng chính xác các điều kiện về thu nhập, độ tuổi và khả năng lao động. Bài viết dưới đây tổng hợp chi tiết thành phần hồ sơ và quy định mới nhất theo Công văn số 1766/VLO-QLDN3 của Cục Thuế tỉnh Vĩnh Long và Thông tư 111/2013/TT-BTC nhằm giúp cá nhân và doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, tránh các rủi ro pháp lý khi quyết toán thuế.

Tải ngay tóm tắt bài viết tại đây

Quy định chung về giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

Căn cứ theo Thông tư 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính, người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế. Tại Công văn số 1766/VLO-QLDN3, cơ quan thuế nhấn mạnh người lao động phải đáp ứng đồng thời cả điều kiện về đối tượng và có đầy đủ hồ sơ chứng minh theo quy định pháp luật.

Điều kiện để được tính là người phụ thuộc

Để một cá nhân được công nhận là người phụ thuộc của người nộp thuế, cần đáp ứng các tiêu chuẩn về độ tuổi, khả năng lao động và mức thu nhập bình quân.

Đối với người trong độ tuổi lao động

Người trong độ tuổi lao động chỉ được tính là người phụ thuộc nếu đáp ứng đồng thời hai điều kiện sau:

Bị khuyết tật, không có khả năng lao động (phải có giấy xác nhận của cơ quan y tế hoặc cơ quan có thẩm quyền).
Thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng (Căn cứ điểm đ, khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC).

Đối với người ngoài độ tuổi lao động

Người ngoài độ tuổi lao động (người đã hết tuổi lao động theo quy định của Bộ luật Lao động) được tính là người phụ thuộc khi:

Không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng (Căn cứ điểm đ, khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC).

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo từng đối tượng

Tùy vào mối quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc, hồ sơ cần chuẩn bị sẽ có sự khác biệt cụ thể.

Hồ sơ đối với con

Con dưới 18 tuổi: Cần bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân (nếu đã được cấp).
Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động: Ngoài bản chụp Giấy khai sinh và Căn cước công dân, bắt buộc phải có Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.
Con đang theo học tại các bậc học: Cần bản chụp Giấy khai sinh và thẻ sinh viên hoặc bản xác nhận của nhà trường về việc đang theo học tại các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề trong hoặc ngoài nước.
Con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng: Ngoài các giấy tờ nêu trên, người nộp thuế cần bổ sung các giấy tờ pháp lý chứng minh mối quan hệ như Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, bản sao sổ hộ khẩu hoặc quyết định của tòa án.

Hồ sơ đối với vợ hoặc chồng

Người nộp thuế cần cung cấp:

Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân.
Giấy xác nhận thông tin cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.
Trường hợp vợ/chồng trong độ tuổi lao động thì phải có thêm hồ sơ bệnh án hoặc Giấy xác nhận khuyết tật chứng minh không có khả năng lao động.

Hồ sơ đối với cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ, cha mẹ chồng, cha mẹ nuôi

Thành phần hồ sơ bao gồm:

Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân.
Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ giữa người phụ thuộc với người nộp thuế như Giấy khai sinh, sổ hộ khẩu (nếu còn giá trị) hoặc các giấy tờ xác nhận của cơ quan công an.
Nếu cha mẹ trong độ tuổi lao động, cần bổ sung giấy tờ chứng minh tình trạng không có khả năng lao động.

Hồ sơ đối với các cá nhân khác không nơi nương tựa

Các cá nhân khác như anh chị em ruột, ông bà nội ngoại, cô dì chú bác hoặc cháu ruột cần có:

Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc Giấy khai sinh.
Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (như Giấy xác nhận thông tin cư trú hoặc xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người phụ thuộc đang cư trú).
Giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động nếu đang trong độ tuổi lao động.

Trách nhiệm của người nộp thuế và đơn vị chi trả thu nhập

Một lưu ý quan trọng tại Thông tư 111/2013/TT-BTC mà người nộp thuế cần đặc biệt quan tâm là sự phân định trách nhiệm trong việc kê khai.

Người nộp thuế có trách nhiệm tự kê khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các nội dung trong hồ sơ đăng ký người phụ thuộc, bao gồm tình trạng thu nhập và khả năng lao động của người phụ thuộc.

Trong khi đó, Thủ trưởng đơn vị chi trả thu nhập (doanh nghiệp) chỉ chịu trách nhiệm đối với các thông tin về họ tên, năm sinh của người phụ thuộc và mối quan hệ giữa người phụ thuộc với người nộp thuế dựa trên hồ sơ đã tiếp nhận. Sự phân định này giúp minh bạch hóa quy trình hậu kiểm của cơ quan thuế sau này.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng hạn không chỉ giúp người lao động tối ưu hóa số thuế phải nộp mà còn hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, quyết toán thuế TNCN tại doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
Email: man@man.net.vn

Các dịch vụ khác

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.