Văn Bản Giải Trình Thuế TNCN : Hướng Dẫn Chi Tiết

Tổng quan về văn bản giải trình thuế TNCN

Văn bản giải trình thuế TNCN là gì?

Văn bản giải trình thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một loại công văn giải trình mà các cá nhân hoặc tổ chức gửi tới cơ quan thuế để:

• Làm rõ các vấn đề liên quan đến việc kê khai, tính và nộp thuế TNCN của người nộp thuế
• Bổ sung thông tin, tài liệu chứng minh để chứng minh tính chính xác, trung thực của số thuế TNCN đã kê khai, khấu trừ, nộp…
• Đề nghị điều chỉnh thông tin tờ khai thuế TNCN khi có sai sót

Văn bản giải trình thuế TNCN là một phần quan trọng trong giao dịch với cơ quan thuế, giúp cá nhân, tổ chức thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Mục đích của việc lập văn bản giải trình thuế TNCN

Lập và gửi văn bản giải trình thuế TNCN tới cơ quan thuế nhằm:

• Bổ sung thông tin, hồ sơ để chứng minh số thuế TNCN đã kê khai, khấu trừ, nộp là chính xác, đầy đủ.
• Giải thích rõ nguyên nhân của việc kê khai, tính toán thuế còn sai sót, chưa chính xác.
• Đề xuất với cơ quan thuế xem xét giảm mức xử phạt vi phạm hành chính đối với các lỗi sai đã được phát hiện, tự giác khắc phục.
• Làm cơ sở để cơ quan thuế điều chỉnh số thuế TNCN phải nộp, hoàn trả số thuế nộp thừa cho người nộp thuế.

Đối tượng phải lập văn bản giải trình thuế TNCN

Theo quy định, các đối tượng sau cần gửi văn bản giải trình về thuế TNCN cho cơ quan thuế:

• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trên 11 triệu đồng/tháng
• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công dưới 11 triệu đồng/tháng nhưng thuộc diện tự nguyện quyết toán thuế
• Cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán
• Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế TNCN

Ngoài ra, các trường hợp cá nhân, tổ chức phát hiện sai sót trong việc kê khai, khấu trừ, quyết toán thuế TNCN cũng cần lập văn bản giải trình gửi cơ quan thuế để được hướng dẫn điều chỉnh, bổ sung.

Cấu trúc và nội dung văn bản giải trình thuế TNCN

Một văn bản giải trình thuế TNCN cơ bản sẽ bao gồm các phần chính sau đây:

Phần mở đầu: Thông tin người nộp thuế, cơ quan thuế

• Tiêu đề văn bản “V/v: Giải trình về việc…”
• Thông tin người nộp thuế gồm: họ tên, mã số thuế, địa chỉ liên hệ
• Thông tin cơ quan thuế nhận văn bản gồm: tên cơ quan thuế, địa chỉ
• Lời mở đầu, đề nghị của người nộp thuế

Phần nội dung: Nêu rõ lý do giải trình, cơ sở pháp lý liên quan

• Mô tả chi tiết nội dung vấn đề cần giải trình, lý giải
• Trình bày rõ nguyên nhân dẫn đến sai sót trong việc kê khai, nộp thuế (nếu có)
• Dẫn chiếu các quy định pháp luật thuế TNCN, văn bản hướng dẫn liên quan để làm cơ sở cho các nội dung giải trình
• Cung cấp số liệu cụ thể, chi tiết bổ sung cho nội dung giải trình (nếu cần)

Phần kết luận: Đề xuất, kiến nghị gửi cơ quan thuế

• Tóm tắt nội dung chính đã trình bày
• Nêu đề xuất, kiến nghị của người nộp thuế gửi cơ quan thuế như: xác nhận không phát sinh thuế TNCN, hoàn trả thuế nộp thừa, miễn giảm tiền phạt…
• Cam kết của người nộp thuế về việc chấp hành pháp luật thuế
• Lời kết thúc, chào hỏi và cảm ơn cơ quan thuế

📋 Cần tư vấn chi tiết về cách soạn văn bản?
Liên hệ: 0903 963 163 Địa chỉ: Số 19A, đường 43, P.Bình Thuận, Q.7, TP.HCM

Các trường hợp cần lập văn bản giải trình thuế TNCN

Cá nhân giải trình số thuế TNCN đã khấu trừ, đã nộp thừa/thiếu

• Người lao động có thu nhập 2 nơi bị khấu trừ thuế TNCN ở cả 2 nơi, số thuế khấu trừ nhiều hơn số thuế phải nộp → Lập công văn đề nghị hoàn thuế nộp thừa
• Cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán muốn được giảm mức thuế phải nộp do ảnh hưởng của dịch bệnh, thiên tai → Gửi công văn giải trình và cung cấp bằng chứng để được giảm thuế

Cá nhân giải trình về việc đăng ký thuế, quyết toán thuế

• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trên 11 triệu đồng/tháng chưa đăng ký mã số thuế → Gửi công văn giải trình kèm theo hồ sơ đăng ký mã số thuế
• Cá nhân đã đăng ký mã số thuế nhưng muốn thay đổi thông tin người phụ thuộc, tình trạng hôn nhân… → Lập công văn giải trình và nộp kèm hồ sơ cập nhật thông tin tại Chi cục Thuế

Tổ chức giải trình việc khấu trừ thuế TNCN của nhân viên

• Công ty phát hiện tính toán, khấu trừ thuế TNCN của nhân viên không chính xác, thiếu trùng… → Gửi công văn giải trình và đề nghị điều chỉnh số thuế đã khấu trừ, nộp thừa/thiếu
• Tổ chức có nhiều nhân viên là người nước ngoài, chuyên gia nước ngoài hưởng các loại thu nhập đặc thù → Lập văn bản giải trình và đề xuất hướng xử lý với cơ quan thuế

Mẫu văn bản giải trình thuế TNCN chi tiết cho từng trường hợp

Mẫu công văn giải trình thuế TNCN 2 nơi

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Kính gửi: Chi cục Thuế Quận X

V/v: Giải trình về việc khấu trừ thuế TNCN tại 2 nơi và đề nghị hoàn thuế

Tôi tên là: Nguyễn Văn A
Mã số thuế: 8123456789
Địa chỉ: 123 Nguyễn Văn Cừ, Quận 1, TP.HCM Số CMND: 079200001234

Trong năm 2022, tôi có làm việc tại 2 công ty và cùng bị khấu trừ thuế TNCN:

• Công ty X: 01/01/2022 đến 31/03/2022 với mức lương 30 triệu đồng/tháng.
• Công ty Y: 01/04/2022 đến 31/12/2022 với mức lương 25 triệu đồng/tháng.

Cả 2 công ty đều đã khấu trừ thuế TNCN của tôi theo biểu lũy tiến từng phần. Tuy nhiên khi quyết toán thuế TNCN, tôi thấy số thuế đã bị khấu trừ (120 triệu đồng) lớn hơn số thuế TNCN phải nộp (90 triệu đồng). Vì vậy, kính đề nghị Quý Chi cục xem xét lại và hoàn trả lại số tiền thuế TNCN tôi đã nộp thừa là 30 triệu đồng.

Tôi xin cam đoan những thông tin trên hoàn toàn đúng sự thật. Nếu có gì sai sót, tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Kính mong Quý Chi cục xem xét và giải quyết.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

TP.HCM, ngày … tháng … năm … Người giải trình
(Ký và ghi rõ họ tên)

Mẫu công văn giải trình không phát sinh thuế TNCN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Kính gửi: Chi cục Thuế Quận Y

V/v: Giải trình không phát sinh khấu trừ thuế TNCN tháng 6/2023

Tên tôi là: Trần Thị B
Mã số thuế: 0123456789
Nghề nghiệp: Chủ cửa hàng tạp hoá Địa chỉ: 456 Nguyễn Tri Phương, Quận 10, TP.HCM

Thời gian qua, tôi nộp thuế TNCN theo phương pháp khoán với mức thuế phải nộp là 1,5 triệu đồng/tháng.

Tuy nhiên do ảnh hưởng của dịch Covid-19, trong tháng 6 vừa qua tôi phải tạm đóng cửa hàng nên không phát sinh doanh thu. Vì vậy số thuế thu nhập cá nhân phải nộp trong tháng này là 0 đồng.

Tôi làm công văn này gửi tới Quý cơ quan thuế để giải trình về việc không có số thuế TNCN phải khấu trừ, nộp trong tháng 6/2023.

Kính mong Quý cơ quan xem xét và chấp nhận.

Tôi xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ của Quý cơ quan!

TP.HCM, ngày … tháng … năm … Người giải trình
(Ký và ghi rõ họ tên)

📝 Cần mẫu văn bản chuẩn? CÔNG TY TNHH QUẢN LÝ TƯ VẤN THUẾ MAN Hotline: 0903 963 163

Mẫu công văn giải trình điều chỉnh thông tin đăng ký thuế TNCN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Kính gửi: Chi cục Thuế Quận Z

V/v: Đăng ký thay đổi thông tin người nộp thuế TNCN

Họ và tên người nộp thuế: Phạm Thị C
Mã số thuế: 8765432109 Địa chỉ: 789 Sư Vạn Hạnh, Quận 5, TP.HCM
Số CCCD: 079299123456

Tôi đã thực hiện đăng ký thuế TNCN từ tháng 01/2023 với tình trạng hôn nhân là “độc thân”, không có người phụ thuộc.

Nay tôi làm đơn này kính gửi Quý cơ quan để đăng ký bổ sung thêm thông tin về việc kết hôn và có 01 người phụ thuộc (con nhỏ dưới 18 tuổi) để được tính giảm trừ gia cảnh khi tính thuế TNCN từ tháng 7/2023.

Tôi cam đoan những thông tin kê khai trên là đúng sự thật. Nếu sai tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Rất mong nhận được sự chấp thuận của Quý cơ quan.

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

TP.HCM, ngày … tháng … năm …
Người làm đơn (Ký và ghi rõ họ tên)

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) 

Hỏi: Nộp văn bản giải trình thuế TNCN cho cơ quan nào?

Trả lời: Thông thường, văn bản giải trình thuế TNCN được nộp cho Chi cục Thuế quản lý trực tiếp người nộp thuế. Ví dụ: cá nhân có hộ khẩu thường trú tại quận X, TP.HCM thì nộp văn bản giải trình đến Chi cục Thuế quận X.

Hỏi: Có bắt buộc phải làm văn bản giải trình khi có sai sót về thuế TNCN không?

Trả lời: Tuy không bắt buộc, nhưng việc chủ động gửi văn bản giải trình khi phát hiện sai sót về thuế sẽ thể hiện sự chân thành, tích cực hợp tác của người nộp thuế. Điều này có thể giúp giảm các hình thức xử phạt (nếu có) của cơ quan thuế.

Hỏi: Cần chuẩn bị gì khi nộp văn bản giải trình thuế TNCN?

Trả lời: Ngoài văn bản giải trình theo đúng mẫu, người nộp thuế cần chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu liên quan để chứng minh cho nội dung đang giải trình như:

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN
• Hoá đơn, phiếu lương…
• Tờ khai đăng ký thuế, thay đổi thông tin đăng ký thuế
• Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc…

Hỏi: Thời gian cơ quan thuế giải quyết văn bản giải trình là bao lâu?

Trả lời: Căn cứ theo Điều 42 Luật Quản lý thuế 2019, trong thời hạn 10 ngày kể từ khi nhận được văn bản giải trình của người nộp thuế, cơ quan thuế phải ra thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận nội dung giải trình. Nếu quá thời hạn trên mà chưa nhận được phản hồi, người nộp thuế có quyền gửi văn bản đến cơ quan thuế cấp trên để được giải quyết.

Trên đây là thông tin về công văn giải trình thuế thu nhập cá nhân được cập nhật mới nhất. Hy vọng bài viết đã giải đáp được các thắc mắc của quý bạn đọc về việc giải trình thuế. Nếu cần tư vấn miễn phí hãy liên hệ trực tiếp đến MAN – Master Accountant Network để được tư vấn MIỄN PHÍ

THÔNG TIN LIÊN HỆ
MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Bình Thuận, Quận 7, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn