Hướng Dẫn Khai Hải Quan Điện Tử Khi Hệ Thống Gặp Sự Cố 2024

Tổng quan về khai hải quan điện tử

Khái niệm khai hải quan điện tử

Khai hải quan điện tử là phương thức khai báo thông tin hàng hóa xuất nhập khẩu thông qua hệ thống VNACCS/VCIS. Đây là quy trình hiện đại hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Vai trò của hệ thống khai hải quan điện tử

Tự động hóa quy trình thông quan

Giảm thiểu thời gian chờ đợi

Tăng tính minh bạch

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Xử lý vướng mắc khi hệ thống gặp sự cố

Kiểm tra chứng từ và giấy phép

Tra cứu trên hệ thống tổng cục hải quan
Sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến
Kiểm tra qua VNACCS

Xử lý C/O điện tử

Theo công văn 3794/TCHQ-GSQL, khi không tra cứu được C/O trên Cổng MCQG:

Kiểm tra trên website cơ quan cấp C/O nước xuất khẩu
Yêu cầu nộp bản C/O giấy có chữ ký số
Đối chiếu sau khi hệ thống phục hồi

Quy trình thực hiện khi hệ thống gặp sự cố

Xử lý vướng mắc về phương tiện vận tải xuất nhập cảnh

Theo Điều 17 Nghị định số 85/2019/NĐ-CP, trong thời gian khi khai hải quan điện tử hệ thống gặp sự cố:

Thực hiện khai báo bằng hồ sơ giấy
Áp dụng quy trình thủ công theo quy định
Cập nhật lại dữ liệu sau khi hệ thống phục hồi

Xử lý bản kê thông tin hàng hóa

Sử dụng mẫu BKTTHH/2021/NK
Nộp trực tiếp tại Chi cục Hải quan
Lưu trữ bản scan để đối chiếu sau

Quy trình niêm phong hải quan

Khi hệ thống seal định vị điện tử gặp sự cố:

Sử dụng niêm phong thủ công
Lập biên bản ghi nhận tình hình
Chụp ảnh làm bằng chứng

Giải pháp và khuyến nghị

Đối với doanh nghiệp

Chuẩn bị phương án dự phòng
Lưu trữ đầy đủ chứng từ giấy
Duy trì liên lạc với cơ quan hải quan

Đối với cơ quan hải quan

Thông báo kịp thời về sự cố
Hướng dẫn cụ thể quy trình thay thế
Ưu tiên xử lý sau khi hệ thống phục hồi

Câu hỏi thường gặp

Thời gian xử lý hồ sơ khi hệ thống gặp sự cố?

Thông thường mất 1-2 ngày làm việc, tùy thuộc vào tính chất của hàng hóa và mức độ sự cố của hệ thống.

Có phát sinh thêm chi phí không?

Không phát sinh thêm chi phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm bộ hồ sơ giấy.

Làm thế nào để theo dõi trạng thái hồ sơ?

Liên hệ trực tiếp với công chức hải quan phụ trách
Theo dõi qua email thông báo
Kiểm tra định kỳ trên hệ thống

Ví dụ minh họa

Tình huống 1: Kiểm tra C/O điện tử

Công ty A nhập khẩu hàng hóa từ Nhật Bản, không tra cứu được C/O trên Cổng một cửa Quốc gia (MCQG):

Kiểm tra trên website của JCC (Japan Chamber of Commerce)
Nộp bản scan C/O có chữ ký số
Đối chiếu sau khi hệ thống phục hồi

Tình huống 2: Xuất khẩu hàng hóa

Doanh nghiệp B xuất khẩu container hàng đi Singapore khi hệ thống VNACCS gặp sự cố:

Khai báo theo mẫu giấy
Chụp ảnh niêm phong
Cập nhật bổ sung sau

Căn cứ pháp lý

Thông tư 33/2023/TT-BTC ngày 31/5/2023

Nghị định 85/2019/NĐ-CP

Công văn 3794/TCHQ-GSQL ngày 8/8/2024

Kết luận

Việc khai hải quan điện tử gặp sự cố là tình huống có thể xảy ra, tuy nhiên với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đúng hướng dẫn, doanh nghiệp vẫn có thể thực hiện thông quan hàng hóa một cách thuận lợi.

Cần tư vấn chi tiết về thủ tục hải quan? Liên hệ ngay với MAN – Master Accountant Network để được: