Các lỗi về hóa đơn hay gặp như:

  • Mẹo sửa hóa đơn viết sai?
  • Hủy hóa đơn đã kê khai của năm trước?
  • Biên bản điều chỉnh hóa đơn?
  • Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?
  • Cách viết hóa đơn điều chỉnh sai nội dung?
  • Cách viết hóa đơn điều chỉnh sai ngày tháng?

…sẽ được tham khảo trong bài viết dưới đây.

Những lỗi thường gặp khi ghi hóa đơn

Một hóa đơn phát hành hợp pháp nhưng nếu vướng một số lỗi dưới đây có thể bị xem là hóa đơn lập sai, bắt buộc thu hồi và phát hành lại theo quy định của Khoản 2 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Một số trường hợp có thể không bị xem là hóa đơn lập sai nhưng không ghi đủ “các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định” cũng sẽ dẫn đến mức phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền khoảng 600.000 đồng theo quy định tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư số 10/2014/TT-BTC, dành cho bên phát hành hóa đơn.

Hàng xuất vào khu chế xuất chưa hẳn đã được dùng hóa đơn thương mại

Về nguyên tắc, hàng xuất khẩu phải sử dụng hóa đơn thương mại. Tuy nhiên, hàng hóa hoặc dịch vụ bán vào khu phi thuế quan được xem là xuất khẩu nhưng phải sử dụng hóa đơn… GTGT (khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC).

Chỉ khi nào xuất (khẩu) ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc xuất khẩu tại chỗ theo chỉ định thì mới được sử dụng hóa đơn thương mại (Công văn số 16809/BTC-TCT ngày 25/11/2016).

(Công văn số 10713/CT-TTHT ngày 17/10/2018)

Hóa đơn đầu vào chỉ hợp pháp nếu ghi đủ các chỉ tiêu

Một hóa đơn đầu vào chỉ được coi là hợp pháp khi thể hiện đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu (khoản 2 Điều 25 Thông tư 39/2014/TT-BTC). Theo đó, các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán; tên, số lượng hàng hóa, dịch vụ phải ghi đầy đủ, chính xác thì hóa đơn đầu vào đó mới được chấp nhận.

Một hóa đơn đầu vào hợp pháp sẽ có các giá trị sau (khoản 1 Điều 25 Thông tư 39/2014/TT-BTC):

  • Chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ
  • Hưởng chế độ khuyến mại, hậu mãi hoặc được bồi thường thiệt hại
  • Hạch toán chi phí mua hàng hóa, dịch vụ
  • Kê khai các loại thuế
  • Đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa
  • Thanh toán vốn ngân sách nhà nước

(Công văn số 10399/CT-TTHT ngày 11/10/2018)

Hóa đơn ghi sai địa chỉ, trường hợp nào phải điều chỉnh?

Quy định hiện hành tại khoản 7b. Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC cho phép lập biên bản điều chỉnh sai sót về địa chỉ của bên mua trên hóa đơn.

Tuy nhiên, nếu địa chỉ ghi không giống hoàn toàn với Giấy chứng nhận ĐKKD nhưng về cơ bản vẫn xác định địa chỉ đó vẫn đúng thì hóa đơn đó vẫn được chấp nhận và không cần (biên bản) điều chỉnh.

Chỉ khi nào bên mua đã dời trụ sở sang địa chỉ mới trong khi hóa đơn vẫn ghi theo địa chỉ cũ thì mới phải lập thêm biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Riêng đối với địa chỉ của bên bán, nếu có sự khác biệt giữa các liên (địa chỉ trên liên 1, liên 3 khác với địa chỉ đóng dấu trên liên 2) nhưng nếu bên bán và bên mua đã kê khai thuế thì được đóng dấu lại địa chỉ trên liên 1, liên 3 đảm bảo trùng khớp với liên 2.

(Công văn số 67254/CT-TTHT ngày 4/10/2018)

Hóa đơn chỉ cần 1 chữ ký của bên bán

Hóa đơn nếu phía bên bán có đến 2 tiêu thức ký tên là Người bán hàng và Thủ trưởng đơn vị thì chỉ cần ký một trong hai tiêu thức đó. Trong đó, nếu ký hóa đơn theo ủy quyền thì chỉ ký ở tiêu thức “Người bán hàng”, bỏ trống “Thủ trưởng đơn vị”. Ngược lại, nếu Đại diện pháp luật tự ký hóa đơn thì chỉ ký ở “Thủ trưởng đơn vị” và bỏ trống “Người bán hàng”.

(Công văn số 82451/CT-TTHT ngày 26/12/2017)

Hàng giao nhiều lần cho cùng bên mua cũng không được lập hóa đơn tổng

Cục Thuế TP. HCM căn cứ điểm a khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC để cho rằng nếu hàng được giao thành nhiều lần trong tháng thì mỗi lần giao đều phải lập hóa đơn, không được lập hóa đơn tổng vào cuối tháng.

(Công văn số 11569/CT-TTHT ngày 27/11/2017)

Hàng hóa ghi trên hóa đơn phải có tên tiếng Việt

Tên hàng hóa ghi trên hóa đơn bắt buộc là tiếng Việt (khoản 1 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC).

Nếu hàng hóa có tên bằng tiếng nước ngoài thì phải biên dịch sang tiếng Việt, đồng thời có thể ghi thêm tên gốc trong dấu ngoặc đơn (). Riêng tên nhãn hiệu nước ngoài, nếu đã đăng ký với cơ quan chức năng thì được miễn biên dịch.

(Công văn số 5760/CT-TTHT ngày 20/6/2017)

Hóa đơn bán lẻ phải lập vào cuối mỗi ngày

Quy định hiện hành tại Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC cho phép việc lập bảng kê đối với hàng hóa, dịch vụ bán ra trong ngày có giá trị dưới 200.000 đ nhưng cuối ngày phải lập một hóa đơn tổng.

Cần lưu ý là hóa đơn tổng trong trường hợp này phải lập vào thời điểm cuối mỗi ngày, không cho phép lập định kỳ vào cuối tháng.

(Công văn số 3976/CT-TTHT ngày 3/5/2017)

Tên tiếng Anh phải ghi sau hoặc đặt trong dấu ngoặc đơn

Tên tiếng Anh của hàng hóa trên hóa đơn, nếu có, phải đảm bảo đặt trong dấu ngoặc đơn hoặc ghi ngay dưới tên tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.

(Công văn số 35076/CT-HTr ngày 26/5/2016)

Trước năm 2015, ghi tiếng Việt không dấu trên hóa đơn phải được cơ quan Thuế chấp thuận

Trước năm 2015, nếu không thể ghi tiếng Việt có dấu trên hóa đơn (các phần mềm kế toán, bán hàng của nước ngoài thường có nhược điểm này) thì doanh nghiệp phải có văn bản đăng ký với cơ quan thuế (điểm k Khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC).

Từ sau 2015, quy định trên đã bãi bỏ (khoản 1 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC), chỉ cần đảm bảo câu chữ tiếng Việt không bị hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

(Công văn số 636/CT-TTHT ngày 21/1/2016)

“Đơn vị tính” của một loại hàng hóa trên hóa đơn phải thống nhất

Cục Thuế TP. HCM cho rằng, khi lập hóa đơn tại cột “Đơn vị tính”, doanh nghiệp phải sử dụng thống nhất một loại đơn vị tính cho một loại hàng hóa, không được sử dụng và quy đổi theo nhiều đơn vị tính khác nhau.

Cần biết thêm là quy định của điểm g khoản 1 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC về cách ghi tên hàng, đơn vị tính… trên hóa đơn đã được sửa đổi tại Khoản 2a Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC như sau:

“g) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Trường hợp tổ chức kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của công ty mẹ là Tập đoàn đa quốc gia thì tiêu thức “đơn vị tính” được sử dụng bằng tiếng Anh theo hệ thống phần mềm của Tập đoàn.”

(Công văn số 9651/CT-TTHT ngày 26/10/2015)

Ngoài xăng dầu, không được lập hóa đơn tổng cho hàng hóa trên 200.000 đồng

Theo quy định tại điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC , việc lập hóa đơn tổng vào cuối ngày cho số lượng hàng hóa trên 200.000 đồng người mua không lấy hóa đơn chỉ áp dụng riêng với cửa hàng bán lẻ xăng dầu, không bao gồm các cửa hàng bán lẻ sản phẩm khác. Theo đó, nếu mặt hàng bán lẻ trong ngày không phải là xăng dầu, nếu có giá trị từ 200.000 đ trở lên bắt buộc phải lập hóa đơn, bất kể người mua không lấy.

(Công văn số 8680/CT-TTHT ngày 28/9/2015)

Hóa đơn dịch vụ có được bỏ trống “đơn vị tính” và “số lượng” ?

Theo Cục Thuế TP. HCM, đối với dịch vụ, nếu không xác định được đơn vị tính và số lượng thì bỏ trống không ghi.

(Công văn số 4353/CT-TTHT ngày 29/5/2015)

Hóa đơn in từ máy tính tiền phải đảm bảo có đủ 7 chữ số

Hóa đơn in từ máy tính tiền cũng được xem là hóa đơn tự in. Thông tư số 39/2014/TT-BTC dành riêng một điều khoản để quy định về loại hóa đơn đặc thù này.

Khi nhận một tờ hóa đơn in từ máy tính tiền, hãy chắc chắn có đủ các thông tin sau:

  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán;
  • Tên cửa hàng, quầy hàng thuộc cơ sở kinh doanh;
  • Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán;
  • Tên nhân viên thu ngân, số thứ tự của phiếu (là số nhảy liên tục), ngày, giờ in hóa đơn. Số thứ tự phải có đủ 7 chữ số.

(Công văn số 1347/CT-TTHT ngày 3/2/2015)

Số tiền bằng chữ trên hóa đơn phải viết liên tục

Theo quy định tại tiết k khoản 1 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, việc ghi dấu chấm, dấu phẩy sau chữ số hàng đơn vị, hàng nghìn, triệu, tỷ … trên hóa đơn chỉ áp dụng với số tiền viết bằng số.

Riêng phần số tiền viết bằng chữ phải ghi liên tục không sử dụng dấu phẩy.

(Công văn số 502/CT-TTHT ngày 16/1/2015)

Không được phép ghi thêm sau phần trống đã gạch chéo

Theo Cục thuế TP.HCM, sau phần trống đã gạch chéo trên hóa đơn thì không được ghi thêm. Các hóa đơn thêm sau phần gạch chéo đều bị xem là hóa đơn lập sai, phải thu hồi và phát hành lại.

(Công văn số 7684/CT-TTHT ngày 18/9/2014)

Ghi thêm thông tin trên phần còn trống phải đảm bảo ghi trước phần gạch chéo

Bên mua khi nhận hóa đơn có thể ghi bổ sung thông tin nội bộ (như số đơn đặt hàng, số hợp đồng…) để quản lý. Tuy nhiên, phải đảm bảo các thông tin bổ sung này chỉ được ghi ở cột “Tên hàng hóa, dịch vụ” và trước dấu gạch chéo, nếu có.

Cần biết thêm là từ sau 1/6/2014, mặc dù các hóa đơn lập bằng máy tính không bắt buộc gạch chéo phần còn trống nhưng các hóa đơn viết tay vẫn phải gạch chéo phần còn trống (điểm b Khoản 1 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC).

(Công văn số 5235/CT-TTHT ngày 4/7/2014)

Từ sau 1/6/2014, hóa đơn viết tay vẫn phải gạch chéo phần còn trống

Các hóa đơn lập trước ngày 1/6/2014 vẫn yêu cầu phải có dấu gạch chéo phần còn trống theo quy định của Thông tư số 64/2013/TT-BTC.

Từ sau ngày 1/6/2014, quy định về việc gạch chéo phần còn trống (nếu có) trên hóa đơn vẫn được bảo lưu nhưng loại trừ trường hợp lập hóa đơn bằng máy tính (điểm b Khoản 1 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC).

Như vậy, hiện nay, hóa đơn viết tay vẫn phải gạch chéo phần còn trống.

(Công văn số 4611/CT-TTHT ngày 17/6/2014)

Hóa đơn in bằng máy tính, không chấp nhận có thêm nét chữ viết tay

Cục Thuế TP. HCM cho rằng nét chữ viết tay trên hóa đơn lập bằng máy tính không đảm bảo không đảm bảo nguyên tắc lập hóa đơn theo khoản 1b Điều 14 Thông tư 64/2013/TT-BTC, nay là Khoản 1b Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

(Công văn số 8746/CT-TTHT ngày 29/10/2013)

Ghi thêm thông tin riêng trên hóa đơn, trường hợp nào được chấp nhận?

Về nguyên tắc phần còn trống trên hóa đơn đã được gạch chéo thì không được ghi thêm.

Tuy nhiên, nếu vì lý do quản lý nội bộ, doanh nghiệp cần ghi thêm một số các thông tin như “theo PXK số ….. ngày …/…../…..” thì chỉ có thể ghi trước (phía trên) phần gạch chéo và đảm bảo không gây hiểu nhầm thì hóa đơn đầu vào mới được xem là hợp lệ.

(Công văn số 7773/CT-TTHT ngày 4/10/2013)

CÔNG TY TNHH QUẢN LÝ TƯ VẤN THUẾ MAN

  • Hỗ trợ tư vấn: Nguyễn Thị Kim Ngân – Director
  • Tel: 0903 428 622
  • Email: ngannguyen.pp@gmail.com

Ban biên tập: Man.net.vn

5/5 - (1 bình chọn)
Chúng tôi sử dụng cookie và các công nghệ tracking khác như Google Analytics... để cải thiện trải nghiệm duyệt web của bạn trên trang web của Man.net.vn
error: Thông báo: Nội dung được bảo vệ !!